Møtedato: Sak nr:

Transkript

1 Saksfremlegg for prosjektstyret Møtedato: Sak nr: Sakstype: Vedtakssak Saksbehandler: Nils Hjorthol Fullmaktstruktur Trykte vedlegg: Prosedyre D10105 Intern delegering av fullmakter ved SIV HF, revisjon Utrykte vedlegg: Ingen. Bakgrunn for saken / sammendrag: Det skal fastsettes regler for økonomiske og kontraktuelle fullmakter for Tønsbergprosjektet. Saken beskriver hvordan fullmakter skal organiseres og delegeres i Tønsbergprosjektet. Forslag til vedtak: Prosjektstyret slutter seg til den fremlagte fullmaktstruktur for Tønsbergprosjektet. Saken legges frem for prosjekteier for godkjenning. Revidert og konkretisert versjon av fullmaktstrukturen for gjennomføringsfasen skal legges frem for behandling i prosjektstyret i forbindelse med beslutningspunkt B4. Tønsberg Johan Arnt Vatnan Prosjektdirektør Side 1

2 Saksfremlegg / drøfting: 1 Formål Dette dokumentet definerer økonomiske og kontraktuelle fullmakter i Tønsbergprosjektet og regler for utøvelse av fullmaktene. Denne fullmaktmatrisen er utarbeidet med formål å kunne anvendes både i forprosjektfasen og i gjennomføringsfasen forutsatt positivt utbyggingsvedtak (beslutningspunkt B4). Dog skal detaljering av prosjektdirektørs videredelegering av sin fullmakt for gjennomføringsfasen, konkretiseres når modell og organisering av gjennomføringsfasen er besluttet. Ny revisjon av denne fullmaktprosedyren skal da legges frem for prosjektstyret for ny behandling. 2 Intern delegering av fullmakter ved SIV HF Reglene for intern delegering av fullmakter ved SIV er nedfelt i prosedyren D10105 og vedlagt dette saksfremlegget. Vårt forslag til fullmaktstruktur for Tønsbergprosjektet er avledet av denne prosedyren og tilpasset for å passe med prosjektets mandat, organisering og styringssystem. 3 Mandat, rammer og organisering Mandatet for forprosjekt Tønsbergprosjektet angir rammer og mål for prosjektet. Føringer for prosjektet er gitt av: Styrevedtak i Sykehuset i Vestfold datert (sak 023/2014 og 028/2014) Styrevedtak i Helse Sør-øst om videreføring av planene for Tønsbergprosjektet inn i en forprosjektfase, med de føringer som fremgår av saken datert (sak ). Mandatet angir hva som er prosjektets økonomiske ramme (finansieringsramme) og at nødvendige reserver og marginer skal innarbeides innenfor denne rammen. Sykehuset Vestfold v/administrerende direktør er prosjekteier. Prosjekteier har opprettet eget prosjektstyre og prosjektdirektør organiserer og leder prosjektet. 4 Definisjoner Med fullmakt menes rett til å ta beslutninger innen det gitte fullmaktsområde. Med delegering av fullmakt menes leder som har fullmakt innen et område gir denne retten videre til leder som rapporterer til seg, alternativt til sideordnet medarbeider. Side 2

3 5 Beskrivelse 5.1 Fullmakter på overordnet nivå Det foreslås at prosjektstyret gis delegert fullmakt fra prosjekteier til å inngå forpliktelser innenfor rammen av godkjent budsjett, og at prosjektstyret videredelegerer fullmakt til prosjektdirektør. Denne matrisen beskriver hvilke fullmaktgrenser som gjelder i prosjektorganisasjon. Styret i Sykehuset Vestfold har i sak vedtatt mandat for gjennomføring av forprosjekt. I saken er gitt et budsjettestimat for forprosjektfasen på mill. kroner. Det er senere blant annet i forbindelse med med økonomisk langtidsplan lagt til grunn et budsjett for forprosjektet på 114 mill. kroner. Den overordnede målsetningen med forprosjektfasen, er å utvikle et best mulig beslutningsgrunnlag for å kunne beslutte gjennomføring av prosjektet innenfor den definerte ramme på MNOK (prisnivå januar 2014). For å sikre at beslutninger kan fattes i tråd med prosjektets fremdriftsplan, har prosjekteier gjennom prosjektets mandat gitt prosjektstyret fullmakt til å inngå økonomiske forpliktelser og foreta økonomiske disposisjoner i henhold til prosjektets fremdriftsplan, så lenge disse er innenfor prosjektets gjeldende budsjett og vedtatte planer. Dette innebærer at det gjøres avvik fra sykehusets prosedyre Intern delegering av fullmakter kapittel 3 Anskaffelser (vedrørende valg av anskaffelsesprosedyre, tilbudsevaluering, inngåelse av kontrakter og innkjøp mv.) både mht. beløpsgrenser og at anskaffelsene må ligge innenfor budsjettåret. Det foreslås at prosjektstyret delegerer deler av sin fullmakt videre til prosjektdirektør slik at prosjektdirektør kan gjøre forpliktelser inntil NOK 50 mill. eks. mva. innenfor godkjent budsjett. Forpliktelser over NOK 50 mill. eks. mva. skal forelegges prosjektstyret for godkjennelse, hvoretter prosjektdirektør har fullmakt til å signere kontrakten. Generelt gis stillinger med kontraktansvar signaturfullmakt for brev, bestillinger og dokumenter som krever oppdragsgivers eller tiltakshavers signatur. Brev skal som hovedregel signeres både av saksbehandler og hans nærmeste overordnede. 5.2 Fullmaktgrenser i prosjektorganisasjonen Prosjektdirektør vil delegere deler av sin fullmakt videre internt i prosjektorganisasjonen. For forprosjektfasen gis prosjektledere, prosjekteringsleder og annet personell med kontraktansvar fullmakt med beløpsgrense inntil 1 MNOK eks. mva. innenfor godkjent budsjett. Forpliktelser over 1 MNOK eks. mva. skal forelegges prosjektdirektør for godkjennelse. Side 3

4 Detaljering av prosjektdirektørs videredelegering av sin fullmakt for gjennomføringsfasen, vil bli konkretisert når modell og organisering av gjennomføringsfasen er besluttet. Fullmaktgrensene ovenfor forutsetter at det er umiddelbar rapportering til overordnet. Ved bruk av fullmakt gjelder følgende: 1. Fullmakten gjelder både ved inngåelse av nye kontrakter og endringer til tidligere inngåtte kontrakter. 2. Beløpsgrensene gjelder enkeltbestillinger. 3. Fullmakten gjelder kun under forutsetning av at den er innenfor budsjett for den enkelte kontrakt/arbeidspakke. 4. At det ikke er andre spesielle forhold som tilsier at avtaleinngåelsen skal avklares med overordnede (kan gi konflikter, kan gi merkostnader, uegnet leverandør o.l.). 5. Fullmaktbegrensningene gjelder uavhengig av om hele forpliktelsen skal belastes Tønsbergprosjektet eller om kontrakten inneholder kostnader som skal dekkes av andre. 6. At arbeidene/leveransen inngår i ansvarsområdet som er avtalt for den enkelte stilling. 7. Byggherrens representant i et kontraktsforhold skal alltid signere bestillinger i et kontraktsforhold. 5.3 Reserver Reserver vil bli håndtert på 2-3 definerte nivåer i budsjettstrukturen. Prosedyren vil bli konkretisert i neste revisjon av dokumentet for gjennomføringsfasen. Prosjektdirektørs reserve Innenfor prosjektdirektørs budsjettramme, skal det etablert en reservepost som disponeres av prosjektdirektør. Prosjektdirektør kan overføre midler fra denne posten til kontrakter ved behov, eller tilsvarende styrke denne posten med midler som blir frigitt fra kontrakter eller fra reserveposter på lavere nivå i budsjettstrukturen. Kontraktsreserve Etter kontraktsinngåelse vil det for hver kontrakt bli avsatt en reserve for forventede tillegg til kontraktssum. Posten disponeres av prosjektleder, eventuelt den som er oppgitt å representere kontrakten på vegne av byggherren. Ved sluttoppgjør av kontrakten skal eventuelle ubrukte midler som er avsatt til kontraktreserver tilbakeføres til prosjektets reservepost på nivået ovenfor jfr. budsjettstrukturen. Side 4

5 Detaljering av prosjektdirektørs videredelegering av sin fullmakt for gjennomføringsfasen, vil bli konkretisert når modell og organisering av gjennomføringsfasen er besluttet. 5.4 Godkjenning og anvisning av faktura Bestiller av en vare eller tjeneste skal godkjenne (attestere) at leveransen er i henhold til bestilling, og at faktura kan utbetales. Beløpsgrenser er gitt av fullmaktgrensene definert ovenfor. 6 Vedlegg Intern delegering av fullmakter ved SIV HF, prosedyre D10105 versjon Side 5