REGLEMENT FOR BYGGE- OG EIENDOMSVIRKSOMHETEN FOR HELSE MIDT-NORGE rev

Transkript

1 REGLEMENT FOR BYGGE- OG EIENDOMSVIRKSOMHETEN FOR HELSE MIDT-NORGE rev GENERELT 1.1 Hjemmel Til grunn for dette reglementet ligger Lov om helseforetak av 15. juni 2001 og vedtekter for og for foretak eid av. Alle byggetiltak og kjøp/salg skal gjennomføres i henhold til lov om Offentlige anskaffelser. Når særlige forhold tilsier det, kan styret for i det enkelte tilfelle helt eller delvis gjøre unntak fra dette reglementet. Styret i s og foretaksstyrenes myndighet kan delegeres videre. 1.2 Formål Reglementets formål er å fremme effektiv saksbehandling og beslutningsadferd ved fordeling av vedtaksmyndighet til optimalt beslutningsnivå, under hensyn til behovet for reell styring og kontroll. 1.3 Virkeområde, avgrensning Reglementet gjelder for: 1. Byggetiltak 2. Forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling, enøk og kulturminnevern 1.4 Definisjoner Med byggetiltak menes i dette reglement alle saker vedrørende nybygg, ombygginger og rehabilitering. Med fast eiendom menes i dette reglement grunnareal og grunnareal m / påstående bygning (er). Med omsetning menes i dette reglement kjøp, leie og feste av fast eiendom eller rettigheter og salg, utleie, bortfeste av fast eiendom samt makeskifte og vederlagsfri overdragelse (gave). Med drift menes oppfølging av tekniske anlegg, energi og renhold. Med vedlikehold menes i dette reglement løpende og periodisk vedlikehold og ekstraordinært vedlikehold herunder utskifting av bygningsdeler/tekniske installasjoner med kortere levetid enn resten av byggverket. Målet er å opprettholde eiendommens kvalitetsnivå og realverdi, for derved å gjøre det mulig å bruke den til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid..

2 Med utvikling menes i dette reglement tiltak som er nødvendig for å opprettholde eiendommens funksjonalitet og verdi over tid i forhold til nye krav fra brukere, marked og myndigheter. Med ENØK menes tiltak som medfører optimalt energiforbruk. 2. BYGGETILTAK 2.1 Mål og rammer Styret for fastsetter mål og rammer for byggetiltak og foretar prioritering av byggetiltak i investeringsbudsjettet. 2.2 Låneopptak Styret for skal godkjenne låneopptak innenfor de av Helse- og omsorgsdepartementet gitte rammer. 2.3 Planfaser Helsedirektoratets Veileder tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter IS forutsettes fulgt i byggetiltak som forelegges for behandling. Alle byggetiltak, som ønskes gjennomført, skal være forankret i det regionale helseforetakets overordnede strategiplaner og kan ikke startes før det foreligger en overordnet plan for helseforetaket utviklingsplan plan for den virksomhetsmessige og den bygningsmessige utvikling. Byggetiltakene forutsettes utredet i en idéfase, konseptfase og forprosjektfase. skal ha til behandling i alle faser byggetiltak som forutsettes forelagt Helse- og omsorgsdepartementet for godkjenning, jfr. Rundskriv I-4/2004 fra Helsedepartementet vedr. Godkjenning av sykehus og/eller har en kostnadsramme på p.t. 10 mill. kr eller mer. Tiltak større enn 500 mill. kr skal forelegges Helse- og omsorgsdepartementet som en del av styringsdialogen. Det forutsettes at Helse- og omsorgsdepartementets retningslinjer for beregninger av økonomisk bæreevne i investeringsprosjekter benyttes som en del av de samlede vurderinger av konseptplaner. For slike tiltak skal det i konseptfasen gjennomføres en ekstern kvalitetssikring (KSK) av konseptvalg i henhold til gitte retningslinjer, jfr. Veileder tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter. Ved planlegging av større investeringsprosjekt skal det legges vekt på å tilpasse planene samhandlingsreformen. 2.4 Behandling av byggetiltak over p.t. 30 mill kr. eller gitt særskilt statlig finansiering I byggetiltak over p.t. 30 mill. kr. eller som forutsettes gitt særskilt statlig finansiering, skal byggetiltak legges frem for styret for for godkjenning herunder prosjektbeskrivelse i idéfasen, konseptrapport og forprosjekt årlige budsjettramme og fremdriftsplan 2.5 Budsjettrammer og marginavsetninger

3 Budsjettrammen for byggetiltak over p.t. 30 mill. kr. skal fastsettes av styret for Helse Midt- Norge RHF etter anbefaling fra foretaksstyret der forprosjekt skal legges til grunn for kostnadskalkylene. Styringsmål for byggetiltaket skal være P50 dvs. et budsjett som med 50% sannsynlighet er tilstrekkelig for at en kan realisere prosjektet. Foretaksstyret skal disponere innenfor et budsjett som med 70% sannsynlighet (P70) vil være tilstrekkelig for gjennomføring av byggetiltaket ut fra forprosjektkalkylene. Foretaksstyret skal rapportere til med dette som styringsmål. Budsjettreserver innenfor styringsmålet skal gjøres synlige i rapporten. skal i tillegg sikre finansiering av en margin som gir en total budsjettramme som med 85% sannsynlighet vil være tilstrekkelig for gjennomføring av byggetiltakene. Denne marginen disponeres av etter anbefaling fra foretaksstyret. 2.6 Behandling av helseforetaksstyrene Helseforetaksstyrene skal for byggetiltak under p.t. 10 mill. kr. vedta prosjektbeskrivelse i idefasen, konseptrapport og forprosjekt årlige budsjettramme og fremdriftsplan oppnevne prosjekt- og byggeledelse og velge rådgivere i alle byggetiltak oppnevne brukerutvalg i alle byggetiltak godkjenne kontrakter i alle byggetiltak 2.7 Iverksetting av byggearbeider Styret for skal gi iverksettingstillatelse for tiltak større enn 500 mill. kr. Forutsatt anbud innenfor vedtatt ramme i forprosjekt, gir styrene i de respektive helseforetak iverksettingstillatelse for andre tiltak. 2.8 Rapportering Foretaksstyret skal i forbindelse med tertialrapporteringen angi følgende vedr. gjennomføring av byggetiltak over p.t. 30 mill. kr: Status i arbeidet Ved eventuelle avvik i forhold til budsjett, fremdriftsplaner eller kvalitet skal avviket og korrigerende tiltak beskrives. Oppdatert sluttprognose for kostnader (basiskalkyle, P50, P70 og P85) Oppdatert sluttprognose for tid Spesielle problemområder og tiltak Hovedaktiviteter neste periode For byggetiltak p.t. mellom 10 mill kr. og 30 mill. kr. skal foretaksstyrene rapportere tilsvarende i forbindelse med årsrapporten. 3. FORVALTNING, DRIFT, VEDLIKEHOLD, UTVIKLING OG ENØK 3.1 Forvaltning Omsetning Salg av eiendom som er verdsatt til mer enn p.t. 10 mill kr. blir å behandle av foretaksmøtet i. Salg av eiendom som er verdsatt til mindre enn p.t. 10 mill. kr. og som ikke har strategisk betydning, kan besluttes av styret i de respektive foretak.

4 Kjøp av eiendom behandles på linje med byggetiltak i investeringsbudsjettet og for øvrig som salg av eiendom. Leie og utleie av eiendom med årlig grunnleie (leie ekskl. forvaltning, drift og vedlikehold) mer enn p.t. 1 mill. kr og/eller lengre leietid enn 5 år, eller 2 mill. kr ved kortere leietid enn 5 år, skal behandles av styret for. Leie og utleie av eiendom med årlig grunnleie mindre enn p.t. 1 mill. kr. skal behandles av foretaksstyrene. Tilsvarende gjelder feste av eiendom. Berørte kommuner og fylkeskommuner skal informeres om alle planlagte salg av eiendom, uavhengig av vurdering i forhold til samhandlingstiltak, på et så tidlig tidspunkt som mulig. Omsetning av eiendom skal gjennomføres i medhold av eget Reglement for omsetning av eiendom for Skadeforsikring Styret for fastsetter mål og rammer for forsikringsordningene Andre forvaltningsoppgaver Foretaksstyrene skal avgi uttalelse til kommunale planer som omfatter eiendommer, som de har grunnbokshjemmel til. 3.2 Drift Foretaksstyrene skal sørge for at det avsettes nødvendige midler til tilfredsstillende drift i årsbudsjettet i henhold til de krav som følger av lover og forskrifter og gitte retningslinjer fra. Styret for har ansvaret for at det inngås foretaksovergripende avtaler vedr. drift der dette anses hensiktsmessig. 3.3 Vedlikehold Foretaksstyrene skal sørge for at det utarbeides årlige vedlikeholdsplaner og systematiske langsiktige planer for vedlikehold og forbedring av minimumstilstand for bygg og avsettes nødvendige midler til vedlikehold i årsbudsjettet. 3.4 Utvikling Foretaksstyrene skal sørge for at det avsettes nødvendige midler i årsbudsjettet til utvikling av eiendom. 3.5 ENØK Foretaksstyrene skal sørge for at det gjennomføres energiøkonomiserende tiltak herunder fastsette rammen for ENØK-tiltak i årsbudsjettet. 3.6 Kulturminnevern Forvaltningsplaner Det skal utarbeides forvaltningsplaner som skal ivareta formålet med fredningen for alle objekt i Landsverneplan helse, dvs. objekt i verneklasse 1 og verneklasse 2. Forvaltningsplaner skal behandles av styret for det regionale helseforetaket.

5 Når det gjelder verneklasse1, skal innhentes uttalelse fra Riksantikvaren eller den Riksantikvaren gir fullmakt (jfr. Forskrift om fredning av statens kulturhistoriske eiendommer 1-5). Styret i det regionale helseforetaket kan beslutte å delegere godkjenningsmyndigheten til administrerende direktør. Dersom forvaltningsplanen for objekt i verneklasse 2 avviker fra føringer gitt av Helse og omsorgsdepartementet, forelegges forvaltningsplanen Helse og omsorgsdepartementet som forelegger saken Riksantikvaren som rådgivende instans Bygningsmessige tiltak Bygningsmessige tiltak på verneverdige bygg behandles av styret i det regionale helseforetaket Salg Ved avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal det sikres formelt vern gjennom forskrift eller lokal reguleringsplan før eiendommen går ut av spesialisthelsetjenestens eie. All avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal rapporteres til felles database.