VEDTAK: Styret vedtar fullmaktsstrukturen for 2014 i henhold til saksframstillingen.

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR ØKONOMISKE FULLMAKTER FOR REGNSKAPSÅRET 2014 Forslag til VEDTAK: Styret vedtar fullmaktsstrukturen for 2014 i henhold til saksframstillingen. Brumunddal, 12. desember 2013 Morten Lang-Ree administrerende direktør

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR ØKONOMISKE FULLMAKTER FOR REGNSKAPSÅRET 2013 Bakgrunn Styret for Sykehuset Innlandet HF (SI) vedtok 20. desember i sak attestasjons- og anvisningsfullmakter for SI i Som en del av styringsverktøyet for 2014 fremmes ny sak om økonomiske fullmakter. Hensikten med å ha et sett økonomiske fullmakter er å gi oversikt og kontroll over hvem som kan forplikte helseforetaket innenfor bestemte rammer. Fullmaktsstrukturen skal redusere risikoen for økonomiske misligheter, og samtidig gjøre organisasjonen fleksibel og bidra til en mest mulig effektiv beslutningskultur. Denne fullmaktssaken gjelder økonomiske forhold fra beslutning om kjøp til betaling har funnet sted, knyttet til interne og eksterne leverandører. Fullmakter knyttet til utbetaling av lønn og andre godtgjørelser til ansatte er regulert i et eget reglement med tilhørende fullmaktsstruktur. Dette følger som vedlegg til saken. Definisjon av fullmakter Fullmaktsgiver og fullmaktshaver Med fullmakter forstår vi de rettigheter og begrensninger en fullmaktshaver blir tildelt av en fullmaktsgiver. En fullmaktshave defineres som den personen som er gitt fullmakter, mens en fullmaktsgiver er den personen som fastsetter og tildeler fullmaktshaveren rettigheter med tilhørende begrensninger. Administrerende direktør er den overordnede fullmaktsgiver i SI. Innkjøpsfullmakt Innkjøpsfullmakt er fullmakt til å inngå en juridisk bindende avtale eller bestilling. Fullmaktshaver er ansvarlig for å påse at det er budsjettdekning for anskaffelsen, samt å gjennomføre anskaffelsen i henhold til rutiner for kjøp av varer og tjenester. Innkjøpsfullmakt reguleres nærmere i fullmaktsdirektiv gitt av administrerende direktør. Attestasjonsfullmakt Attestasjonsfullmakt er fullmakt til å attestere fakturaer eller andre økonomiske krav. Den som har attestasjonsfullmakt er ansvarlig for at mottatt vare eller tjeneste er i samsvar med bestilling / avtale. Henvisning til bestilling / avtale påføres ved postering. Attestant er videre ansvarlig for at fakturaen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler og at den er riktig kontert. Attestasjonsfullmakt tildeles i henhold til fullmaktsdirektiv gitt av administrerende direktør. Side 2 av 5

3 Anvisningsfullmakt Anvisningsfullmakt er fullmakt til å anvise fakturaer eller andre økonomiske krav. Den som har anvisningsfullmakt er ansvarlig for at fakturaen er attestert på korrekt måte. Ingen faktura skal anvises uten at det foreligger skriftlig bestilling eller avtale som det er henvist til ved attestasjon. Anvisning er en godkjenning av at utgiften er pådratt og skal belastes det aktuelle ansvarssted og kan betales, samt at den er økonomisk forsvarlig. Foretaket har iverksatt automatisk attestasjon av fakturaer på bakgrunn av godkjente, elektroniske bestillinger. Dersom det ikke er avvik mellom faktura og ordre, ligger attestasjonen i varemottaket som gjøres i innkjøpssystemet Anvisning skjer på ordinær måte i fakturasystemet. Budsjettdisponeringsmyndighet Dette er rett til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til innenfor gitt(e) ansvarssted(er). Denne retten videredelegeres gjennom de årlige driftsavtalene. Direktør Med direktør mener vi divisjonsdirektører, direktør virksomhetsstyring og økonomi, fagdirektør, kommunikasjonsdirektør og HR-direktør. Fullmaktsgrenser ved inngåelse av leieavtaler Det er den leieforpliktelsen leieavtalen representerer for helseforetaket, som holdes opp mot fullmaktnivået. Leieforpliktelsen skal beregnes ved å diskontere årlig leieforpliktelse (grunnleie samt andre kostnader forbundet med leieavtalen) med tre prosent. Dette gjøres for hele leieavtalens periode, inkludert eventuelle opsjoner om forlengelse. Er leieforpliktelsen over 50 millioner for leie av lokaler, eller over 10 millioner for leie av utstyr (MTU, IKT og annet), skal saken fremlegges for Helse Sør-Øst RHF for fullmakt. Jf styresak og i Helse Sør-Øst RHF. Organisering av ansvar for budsjettdisponeringen og resultater i SI Administrerende direktør har et samlet overordnet ansvar for budsjettdisponeringen og resultatet ved Sykehuset Innlandet. Budsjettdisponeringsmyndighet er fordelt mellom direktørene som har ansvar for å følge opp anvendelsen av midlene innenfor de rammer som er tildelt av administrerende direktør. For 2014 vil ansvaret for budsjettdisponeringen og resultatene i SI være fordelt på administrerende direktør, divisjonsdirektørene, direktør for virksomhetsstyring og økonomi, fagdirektør, kommunikasjonsdirektør og HR-direktør. Side 3 av 5

4 Tildeling og delegering av anvisningsfullmakter 1. Styret i SI delegerer anvisningsfullmakt til administrerende direktør på 10 millioner kroner. Beløp utover denne grensen må anvises av styreleder. Samme beløp gjelder delegering av innkjøpsfullmakt. 2. Styret i SI gir direktør virksomhetsstyring og økonomi og økonomisjef fullmakt uten beløpsgrense til å anvise månedlige fakturaer for gjestepasientoppgjør mellom helseforetakene, fakturaer på avdrag og renter lån fra HSØ, månedlige fakturaer fra Sykehuspartner, fellesregninger fra Sykehusapotekene og kvartalsvise fakturaer fra Kommunal Landspensjonskasse. Direktør virksomhetsstyring og økonomi kan delegere denne fullmakten videre ved behov. Delegeringen skal skje skriftlig. 3. Administrerende direktør sin anvisningsfullmakt gis til den som fungerer som administrerende direktør i dennes fravær. 4. Administrerende direktør kan gi fullmakt til å anvise på sine vegne til fagdirektør, direktør virksomhetsstyring og økonomi eller økonomisjef for hele sin anvisningsfullmakt. Styret i SI gir divisjonsdirektør Eiendom og intern service fullmakt på 10 millioner kroner til å inngå og anvise på investeringskontrakter. 5. Direktørene får sine anvisningsfullmakter i kraft av sin stilling. 6. Administrerende direktør gir fullmakt til divisjonsdirektør Eiendom og internservice (EIS) til å anvise på vegne av seg selv i saker tilknyttet investeringsbudsjettet. 7. Direktørenes anvisningsfullmakt gis til den som fungerer i dennes fravær. Divisjonsdirektørene kan delegere anvisningsfullmakt for inntil halvparten av sin fullmakt til sine avdelingssjefer etter behov. Denne delegeringen skal være skriftlig. 8. Avdelingssjef kan i sin tur delegere sin anvisningsfullmakt til sine nærmeste underordnede. Fullmakt kan gis for inntil halvparten av avdelingssjefens fullmakt. Denne delegeringen skal være skriftlig. 9. Alle delegeringer av anvisningsfullmakt gis skriftlig med gjenpart til divisjonens innkjøpssjef, controller og SIs regnskapssjef, systemadministratorer av innkjøpssystemet og fakturabehandlingssystemet. Divisjonsdirektør er ansvarlig for at det til enhver tid finnes oppdaterte oversikter over hvem som har anvisningsfullmakt i divisjonen, og at de som får anvisningsfullmakt er inneforstått med det ansvar som tilligger fullmakten. Side 4 av 5

5 For regnskapsåret 2014 gir administrerende direktør følgende anvisningsfullmakter: Fagdirektør kr ,- Direktør virksomhetsstyring og økonomi kr ,- HR-direktør kr ,- Kommunikasjonsdirektør kr ,- Divisjonsdirektører kr ,- Beløpsgrensene er satt ut i fra behovet for fleksibilitet og effektivitet i organisasjonen. Alle beløp nevnt i saken er inklusive merverdiavgift. Vedlegg: Fullmaktsreglement HR Fullmaktsstruktur for beslutninger / områder. Side 5 av 5