Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF

Transkript

1 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Fullmakter for Sykehuset Telemark Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Tom Helge Vedtak Rønning Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: 1.) Fullmaktsmatrise Fil i Excel 2.) Prosedyre for intern delegering av fullmakter ved STHF 1.) Konsernrevisjonens rapport 4/2014 Revisjon av Sykehuset Telemark Har saken betydning for pasientsikkerheten? Nei Ingress: Dokumentet Oppdrag og bestilling 2015 for Sykehuset Telemark krever at foretaket skal ha etablert en fullmaktsstruktur som er i samsvar med de regionale retningslinjene og at foretakets styre hvert år skal gjennomgå fullmaktstrukturen. STHF er gitt sine fullmakter og rammer med retningslinjer fra eieren Helse Sør-Øst RHF. Det er tatt utgangspunkt i retningslinjene samt funn i konsernrevisjonens rapport 4/2014 i denne saken som omhandler fullmakter i STHF for året STHF har i løpet av første halvår 2015 oppdatert sin fullmaktsmatrise i tråd med retningslinje fra Helse Sør-Øst RHF og konsernrevisjonens rapport. Fullmaktsmatrisen er utarbeidet i Excel og ligger ved saken. En helhetlig fullmaktsstruktur er en viktig del av helseforetakets styringssystem og skal redusere risikoen for misligheter, og samtidig gjøre organisasjonen fleksibel og bidra til en mest mulig effektiv beslutningsstruktur. Hovedprinsipp er at alle fullmakter er knyttet til det enkelte budsjettåret. Det er derfor naturlig at styret i forbindelse med sitt budsjettvedtak også gjennomgår og vedtar den overordnete fullmaktsmatrisen for helseforetaket Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar fullmakter for 2016 som vist i vedlagt fullmaktsmatrise og Prosedyre for intern delegering av fullmakter ved STHF. 2. Styret ber om at det arbeides videre med fullmaktstrukturen for å sikre at det løpende er samsvar mellom fullmaktsmatrise og styrende dokumenter Skien, den 6. desember Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 6

2 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse Det vises til dokumentet Oppdrag og bestilling 2015 for Sykehuset Telemark samt vedtatte antikorrupsjonsprogram i styresak , hvor det blant annet stilles krav til jevnlige revisjoner, samt at styret årlig gjennomgår fullmaktsstrukturen i foretaket. Oppdrag og bestillerdokumentet for 2015 stiller følgende krav hva gjelder fullmakter: Fullmaktstruktur Fullmakter i Helse Sør-Øst ble vedtatt som forpliktende retningslinjer for helseforetakene i Helse Sør-Øst i det regionale helseforetakets styremøte 19. juni 2008, sak Fullmakter i Helse Sør-Øst. Retningslinjene ble gjort gjeldende for alle helseforetak i foretaksmøter i november I styrets vedtak slås det fast at helseforetakene står fritt med hensyn til å fastsette beløpsgrenser innenfor de enkelte fullmaktsområder. I januar 2010 vedtok styret i Helse Sør-Øst RHF i sak Revidering av instrukser og fullmakter at vedtaket fra sak skulle justeres slik at helseforetakenes styrer kunne delegere fullmakter til lavere nivåer enn de som var fastsatt i retningslinjene. I vedtaket ble det forutsatt at de anbefalte fullmaktsnivåer skal til grunn som veiledende norm og at eventuelle avvik skal begrunnet særskilt. Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst har som ledd i revisjoner innenfor virksomhetsstyringsområdet i 2014 funnet forbedringspunkter i forhold til helseforetakenes etablering av fullmaktsstruktur i samsvar med kravene, hensiktsmessig forvaltning av fullmaktsstrukturen og om fullmaktene er skriftlig kommunisert som del av en avtale med den enkelte fullmaktshaver. Mål 2015: Sykehuset Telemark skal ha etablert en fullmaktsstruktur som er i samsvar med de regionale retningslinjene og tilpasset helseforetakets behov. Helseforetaket skal inneha kompetanse og ha kjennskap til god praksis i sin forvaltning av fullmaktsstrukturen for å forebygge rollekonflikter som kan oppstå ved delegering av fullmakter. Fullmakter som går ut over de anbefalte fullmaktsnivåene i Fullmakter i Helse Sør- Øst skal begrunnes særskilt og behandles i tråd med retningslinjene. Styret i helseforetaket skal gjennomgå fullmaktsstrukturen minimum ved oppnevnelse av nytt styre og når det gjøres endringer som styret forventes å være kjent med. Fullmaktshavere skal formelt være gjort kjent med fullmakter som tilhører sin stillings ansvarsområde. Høsten 2014 ble det foretatt en omfattende revisjon av virksomhetsstyring i STHF fra konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst. Det vises til konsernrevisjonens rapport 4/2014 Revisjon av Sykehuset Telemark HF. Konsernrevisjonen fant svakhet knyttet til kriteriet: Fullmakter som samsvarer med rolle, ansvar og myndighet er tildelt, i tråd med retningslinjer fra Helse Sør-Øst RHF. STHF har i løpet av første halvår 2015 oppdatert sin fullmaktsmatrise i tråd med retningslinjen fra Helse Sør-Øst RHF og konsernrevisjonens rapport. Hvorfor fullmakter? Orden og oversikt over fullmakter er en forutsetning for effektiv styring og kontroll i helseforetakene. Fullmakter er et viktig styringsverktøy som tydeliggjør den enkeltes ansvar til å handle på helseforetakets vegne. De skaper forutsigbarhet, gir kontroll og legger til rette for effektiv oppfølging. Tydelige oversikter over fullmakter gir for den enkelte trygghet for at man Side 2 av 6

3 handlet innenfor de rammene som overordnede har forutsatt. Dette gir igjen grunnlag for økonomisk og effektiv drift, ikke minst god kvalitet på tjenestene. Fullmakter bidrar også til å forebygge uregelmessigheter og økonomiske misligheter. Helse Sør-Øst har utarbeidet bindende retningslinjer for fullmakter på det administrative nivået i helseregionen. Forutsetninger og krav for at forvaltning av fullmaktsoversikter skal fungere i helseforetaket 1. Definisjon av nivåer: Ved implementering av fullmaktssystemet er det viktig at man foretar en gjennomgang av organisasjonen og vurderer hvilke fullmakter, inkludert beløpsgrenser, som kan delegeres til de ulike nivåene. Det er spesielt viktig at man klart definerer prosedyrer og fullmakter knyttet til spesialenheter med ansvar for særskilte områder, som for eksempel innkjøp, personalforvaltning og IT. 2. Dokumentasjon av delegasjon av fullmakter: Oversikt over gitte fullmakter skal være kjent for alle berørte, og at alle innen helseforetaket som ønsker det skal kunne skaffe seg oversikt over hvem som har fullmakt til hva. Det må derfor tas stilling til hvordan de ulike fullmaktene skal dokumenteres. 3. Ansvar for vedlikehold: For å sikre kvalitet over tid på fullmaktsoversiktene er det nødvendig at noen utnevnes som ansvarlig for å vedlikeholde dette. Det er viktig å sikre at man har historikk i forhold til hvem som hadde gitte fullmakter på et bestemt tidspunkt, dette innebærer at alle endringer må kunne spores og loggføres. Krav om logging og sporbarhet gjelder også for fullmakter dokumentert i elektroniske systemer 4. Stedfortreder: Det vil være behov for at andre kan ivareta nødvendige funksjoner i forbindelse med blant annet ferieavvikling, sykdom eller andre fravær. I de tilfellene noen formelt går inn som stedfortreder er det naturlig at denne overtar samtlige fullmakter i perioden. Det vil også i tilfeller der det ikke formelt er oppnevnt stedfortreder være nødvendig at andre enn budsjettansvarlig foretar bestillinger eller anviser bilag. Det må derfor på hvert enkelt fullmaktskjema angis hvem som har slik fullmakt til å opptre på vegne av budsjettansvarlig ved fravær. Fullmaktene til å opptre på vegne av budsjettansvarlig ved slike korte fravær vil kun omfatte helt nødvendige bestillinger/anvisninger og er ikke å betrakte som generelle fullmakter på budsjettansvarliges vegne. Hva er god praksis for organisering og delegering av fullmakter? Helseforetakene er bundet av lov- og regelvark som regulerer helseforetakenes rolle som foretak, sykehus, forsknings/utdanningsinstitusjon arbeidsgiver, offentlig myndighetsorgan og forretningspart. I tillegg er virksomheten regulert av vedtekter, instruks for styre og administrerende direktør og oppdragsdokument. Dette rammeverket sier noe om fullmakt innen enkelte områder for helseforetakene. Ellers står helseforetakene fritt til å fordele myndighet og tildele fullmakter. Innhold og struktur for fullmakter må tilpasses den organisasjon de skal virke i. Generelt er det uansett viktig at fullmaktene er med på å underbygge en god intern kontroll i virksomheten, samtidig som de bygger opp under en effektiv myndighetsutøvelse i organisasjonen. Side 3 av 6

4 Fullmaktene har også betydning for å oppnå god internkontroll og god virksomhetsstyring. Rammeverket for internkontroll viser at ansvar og myndighet er et vesentlig element i et internkontrollsystem. Dette framgår også av 4 i Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten, hvor det er stilt krav til at helseforetakene sørger for å definere ansvar og myndighet. Begrepsbruk og nærmere beskrivelser Daglig leder I helseforetakslovens 20 står følgende om foretakets ledelse: Et foretak ledels av et styre og en daglig leder. I STHF benyttes Administrerende direktør som tittel for daglig leder. Fullmakter, fullmaktsgiver og fullmaktshaver Med fullmakter forstår vi de rettigheter og begrensninger en fullmaktshaver blir tildelt av en fullmaktsgiver. Fullmaktshaver defineres som den personen som er gitt fullmakter, mens en fullmaktsgiver er den personen som fastsetter og tildeler fullmaktshaveren rettigheter med tilhørende begrensinger. Fullmaktshaver er ansvarlig for at man følger gjeldende lover og forskrifter og helseforetakets etiske retningslinjer og egne prosedyrer for anskaffelser. Styret er den overordnede fullmaktsgiver i STHF. Forvaltningen av den overordnede fullmaktsstrukturen er delegert til administrerende direktør. Delegering Overdragelse av myndighet (for eksempel en fullmakt) fra et myndighetsorgan til et annet, eller fra en person til en annen. Begrepet brukes helst i forbindelse med overdragelse av beslutningsmyndighet. Den som delegerer beholder selv myndigheten, og har instruksjonsrett om hvordan myndigheten skal utøves. Delegering kan når som helst trekkes tilbake. All delegering som foretas i foretaket skal være nødvendig, forsvarlig og dokumenterbar. Alle delegeringer skal skje skriftlig i henhold til gjeldende prosedyre for intern delegering av fullmakter i STHF. Direktør er ansvarlig for at det til enhver tid finnes oppdaterte oversikter i egen virksomhet over hvem som har fullmakt, og at de som får fullmakt er innforstått med det ansvar som tilligger fullmakten. Videredelegering Retten for en som har fått delegert myndighet til å delegere denne videre. Ved videredelegering gjelder samme prinsipper som under punktet delegering. Budsjettdisponeringsmyndighet Dette er retten til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til innenfor gitt(e) ansvarssted(er). Denne retten videredelegeres gjennom de årlige lederavtalene. Innkjøpsfullmakt Innkjøpsfullmakt er fullmakt til å inngå en juridisk bindende avtale eller bestilling. Fullmaktshaver er ansvarlig for å på se at det er budsjettdekning for anskaffelsen, samt å påse at anskaffelsen gjennomføres i tråd med rutiner for kjøp av varer og tjenester. Attestasjon Attestasjon vil si å gå god for at dokumentet som behandles, gjelder en utgift som foretaket faktisk skal dekke og bekrefte at varen/tjenesten er mottatt og er i henhold til bestilling. Attestasjon innebærer å påse at fastsatte regler og etiske retningslinjer er fulgt og at utgiften riktig kontert. Side 4 av 6

5 Henvisning til bestilling/avtale skal påføres ved postering, Attestanter har ikke fullmakt til å belaste kostnadssteder, og omfattes ikke av fullmaktsmatrisen. Alle transaksjoner må anvises av den som har fullmakt til å anvise for det aktuelle kostnadsstedet. Anvisning Dette omfatter å godkjenne at en faktura eller andre økonomiske krav kan utbetales. Anvisning er en godkjenning av at utgiften er pådratt og skal belastes det aktuelle ansvarssted. Den som har anvisningsfullmakt er ansvarlig for at fakturaen er attestert på korrekt måte. Anviser skal kontrollere at kostnaden er økonomisk forsvarlig, har dekning innenfor budsjett og er relevant for virksomheten. Utgifter knyttet til leder for et område skal alltid anvises av leder på nivået over. Personalansvar Det daglige oppfølgingsansvaret på personalsiden som den nærmeste overordnede har i forhold til den enkelte ansatte. Personalansvaret skal alltid følge stilling og budsjettdisponeringsmyndigheten og kan ikke delegeres. Brudd på fullmakter Det forutsettes at fullmaktshaver forholder seg til foretakets etiske retningslinjer og overholder STHFs krav til habilitet samt habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven. Fullmaktshaver skal handle til beste for STHF uten motiver om egen eller andres private vinning. Handlinger som er egnet til å skape mistanke om at habilitetskonflikt foreligger, likestilles med faktisk regelbrudd. For å sikre habilitet skal transaksjoner relatert til en ansatt attesteres av nærmeste overordnede. Dette gjelder f. eks reisekostnader, kurs, timelister, ferieuttak og andre registreringer i GAT. Den som går utover noen av sine fullmakter eller noen av de nevnte forholdene knyttet til budsjett, strategi, etikk og habilitet, kan urettmessig binde STHF utad. Avtalene kan også binde STHF på tvers av ledelsens ønsker og foretakets policy. Den som har medvirket til avtaleinngåelsen kan bli stilt økonomisk til ansvar om avtalen heves eller avtalen medfører forpliktelser av uheldig art for STHF. Den som avdekker brudd på fullmakter har plikt til å melde fra til nivået over den som har brutt fullmaktene. Fullmakter og ansvar for budsjettdisponering: 1. overordnede fullmakt Administrerende direktør har på vegne av styret det samlede overordnede ansvaret for fullmakter, budsjettdisponering og resultat ved Sykehuset Telemark HF. Budsjettdisponeringsmyndighet er fordelt mellom klinikksjefene som har ansvar for å følge opp bruken av midlene innenfor de rammer som er tildelt av administrerende direktør. 2. økonomiske fullmakter Attestasjon og anvisning følger i utgangspunktet den ansattes funksjon i foretaket. Hovedprinsippet er disponering innenfor eget budsjett med beløpsbegrensninger. Beløpsgrensene er satt ut fra behovet for fleksibilitet og effektivitet i organisasjonen. 3. innkjøpsfullmakter Fullmaktsgrense for anvisning er også en innkjøpsfullmakt dersom ikke særskilt innkjøpsfullmakt er gitt. Innkjøp i STHF skal dekke sykehusets behov på en effektiv måte der man skal sørge for konkurranse mellom aktuelle leverandører og likebehandling i anskaffelsesprosessen. Alle kjøp Side 5 av 6

6 skal vurderes i et totalkostnadsperspektiv som i tillegg til selve anskaffelseskostnaden også inkluderer drifts- og vedlikeholdskostnader. Forventet levetid, miljøkonsekvenser og øvrige krav skal også vurderes. ET planlagt kjøp av en bestemt ytelse kan ikke deles opp i den hensikt å unngå fullmaktsgrensene eller beløpsgrensene som er regulert i lov og forskrift om offentlige anskaffelser og foretakets egne prosedyrer. 4. personalfullmakter Personalfullmakter omfatter fullmakter knyttet til beslutninger innenfor personalområdet og regulerer fullmakter i forhold til personalansvaret. Vurdering Sykehuset Telemark har utarbeidet sin fullmaktsmatrise i tråd med prinsippene det redegjøres om i retningslinjen fra Helse Sør-Øst. Disse prinsippene gjelder ansvar og myndighet, delegering og tilbaketrekking av fullmakter, arbeidsdeling og konsekvenser av brudd på fullmakter. STHF har en desentralisert organisasjon og dette gjenspeiles også i fullmaktstrukturen. Fullmaktene for innkjøp, aktivitet, personalansvar og det som angår daglig drift av sykehuset er delegert til laveste nivå. Fullmakter for anskaffelser har beløpsgrenser. På personalområdet er fullmakter begrenset i forhold til myndighet som ikke inngår i det daglige personalansvaret. Administrasjonen har ansvar for ajourhold og vedlikehold av fullmaktsstrukturen etter innspill fra klinikkene ved endringer i roller, nyansettelse eller andre endringer. Det jobbes nå med lederavtalene for 2016 og i den forbindelse gjennomgås rutiner, prosedyrer og fullmakter. Fullmaktene gjøres kjent ved inngåelse av lederavtalene og ligger som vedlegg til disse. Fullmaktsmatrise og prosedyre er lagt ut på Pulsen, det er del av opplæringsprogram for nyansatte, og leder på nivået over har ansvar for at nye ledere blir kjent med sine fullmakter og ansvarsområder. En helhetlig fullmaktsstruktur er en viktig del av helseforetakets styringssystem og skal redusere risikoen for misligheter, og samtidig gjøre organisasjonen fleksibel og bidra til en mest mulig effektiv beslutningsstruktur. Hovedprinsipp er at alle fullmakter er knyttet til det enkelte budsjettåret. Det er derfor naturlig at styret i forbindelse med sitt budsjettvedtak også gjennomgår og vedtar den overordnete fullmaktsmatrisen for helseforetaket. Konklusjon Det er fortsatt behov for videre arbeid med fullmaktstrukturen for å sikre samsvar mellom fullmaktsmatrise og styrende dokumenter. Det er også viktig å sikre at fullmaktsmatrisen er oversiktlig og lett tilgjengelig for å være det styringsverktøyet den er ment å være. Side 6 av 6