Hvordan bygge en ny kommune -Erfaringer med å jobbe med kommunesammenslåing som prosjekt i ulike faser

Transkript

1 Hvordan bygge en ny kommune -Erfaringer med å jobbe med kommunesammenslåing som prosjekt i ulike faser

2 Det handler først og fremst om mennesker

3

4 Styringsnivåer Politisk ledelse Mandat Rammebetingelser Vedtak Styringsinformasjon Beslutningsgrunnlag Programledelse Ressurser Verktøy Koordinering Leveranser Endringsbehov Prosjektledelse

5 Program vs prosjekt Programledelse Programstyre Programleder Program-ressurser Prosjektstyre Prosjektleder Prosjektstyre Faggrupper Prosjektleder Prosjektstyre Prosjektdeltakere Faggrupper Prosjektleder Prosjektstyre Prosjektdeltakere Faggrupper Prosjektleder Prosjektdeltakere Faggrupper Prosjektdeltakere Prosjektstyre Prosjektleder Prosjektstyre Faggrupper Prosjektleder Prosjektstyre Prosjektdeltakere Faggrupper Prosjektleder Prosjektstyre Prosjektdeltakere Faggrupper Prosjektleder Prosjektdeltakere Faggrupper Prosjektdeltakere

6 Program vs prosjekt Kommunalsjefer Ansatte representanter Prosjektstyre Prosjektleder Faggrupper Prosjektdeltakere Primært prosjekt- og organisasjonskompetanse Fagkompetanse Fagkompetanse og prosjektkapasitet

7 Kjernetjenester vs støttetjenester Fag/Tjeneste Fag/Tjeneste Fag/Tjeneste Fag/Tjeneste Støttetjeneste Prosjekt Y Støttetjeneste Prosjekt Y Støttetjeneste Prosjekt Y

8 Styringsnivåer Fellesnemd Prinsipper Mandat Rammebetingelser Program Prinsipper Mandat Rammebetingelser Prosjekt Prinsipper Mandat Rammebetingelser

9 Programetablering Planlegge arbeidet i konseptfasen Hva er utfordringen og hva vil vi oppnå? Hvilke konsepter er relevante? Hvilke prinsipielle spørsmål reiser konseptene? Hva er de positive og negative virkningene? Hvilket konsepter anbefales og hvorfor? Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring? Ferdigstille styringsdokumenter

10 Planlegge Etablere program-/ prosjektorganisasjon Planlegge prosjektgjennomføring Utarbeide gjennomføringsstrategi Ferdigstille styringsdokumentasjon

11 Prosjektveiviseren er utviklet av Difi, og er anbefalt metodikk for offentlige virksomheter. Metodikken ble oppdatert til versjon 3 våren 2017, og bygger på kjent metodikk som Prince2 Metodikken er utarbeidet hovedsakelig for digitaliseringsprosjekt, men kan gjerne benyttes for gjennomføring av de fleste type prosjekter Prosjektveiviseren dekker i utgangspunktet ikke program- og porteføljestyring. Dog er arbeidet i konseptfasen og med gevinstrealisering et godt utgangspunkt for å få til porteføljestyring. Prosjektveiviseren

12 Prosjektveiviseren Prosjektveiviseren dekker alle faser fra prosjektidé, gjennomføring, avslutning, overføring til linjeorganisasjonen og til realisering av gevinster hjelper -> til bedre planlegging -> til prosjekteierstyring. Spesielt prosjekteier og prosjektleder med å tydeliggjøre prosjektets faser og aktiviteter -> med fokus på gevinstrealisering -> med fokus på endringsledelse -> med kontinuerlig læring -> med verktøystøtte (dokumentmaler) Det er fornuftig å benytte en metodikk som er prøvd ut, kontinuerlig fornyes og har et tydelig språk og begrepsbruk. En felles prosjektmodell for offentlig sektor gir mulighet for felles erfaring og læring på tvers i offentlig sektor. En prosjektmodell i regi av det offentlige, bidrar til å ivareta politiske føringer og eksisterende veiledere, og retningslinjer som gjelder for prosjekter med offentlig finansiering integreres i modellen. En felles prosjektmodell i offentlig sektor, legger til rette for mer effektivt samarbeid med leverandør- og konsulentmiljøene

13 Prosjektveiviseren 1. Kontinuerlig forankring i forretningen (forvaltningen) 2. Erfaring og lære fra tidligere prosjekter 3. Definere tydelige roller og ansvar 4. Styre prosjekter gjennom faseoppbygging 5. Tydelig avklaring rundt avvikshåndtering og ledelse (sette toleransegrenser) 6. Sette prosjektet sitt produkt (leveransemål) i fokus 7. Tilpasse gjennomføringen til organisasjonen

14 Risiko- og sårbarhetsanalyser DEFINERE OVERORDNET MÅLSETTING Avklare effektmål og resultatmål for sammenslåingsprosessen DEFINERE SUKSESSKRITERIER Identifisere kritiske suksessfaktorer for å oppnå effekt- og resultatmålene. IDENTIFISERE OG ANALYSERE RISIKOER SOM PÅVIRKER SUKSESSKRITERIENE a.) Identifisere hendelser som kan påvirke de kritiske suksessfaktorene og måloppnåelsen. b.) Prioritere de identifiserte risikoene etter sannsynlighet og konsekvens. DEFINERE TILTAK Identifisere tiltak for å redusere risikoene som er vurdert i steg 3. Fokus er på de mest vesentlige risikoene. I hvilken grad tiltak er nødvendig å implementere, avhenger av hvor kritiske de identifiserte risikoene er (sannsynlighet x konsekvens)

15 Rammeverk

16 Brukes kun ved behov BONUS SLIDES

17 Utarbeidelsen av sentrale dokumenter i prosjekter som benytter Prosjektveiviseren

18 Innhold for mandat i konseptfasen Bakgrunnen for prosjektet -> hvilken situasjon ligger til grunn for dette forslaget til et nytt prosjekt? Hensikten med et eventuelt prosjekt -> hvilke behov som skal dekkes og hvilke endringer prosjektet skal skape Idé til et nytt prosjekt -> forslag til tilnærming. Er anskaffelse av varer og tjenester aktuelt? Tidsramme og ressursbehov for konseptfasen -> omfatter planlagt varighet for konseptfasen og forventet ressursbruk Organisering og ansvar -> hvem som er ansvarlig for å gjennomføre konseptfasen Mandatet gir grunnlag for å starte konseptfasen. Fasen skal utarbeide prosjektbegrunnelse og prosjektforslag.

19 Innhold i prosjektbegrunnelse Bakgrunn for prosjektet Prosjektets hensikt -> en beskrivelse av den nåværende situasjonen, ønsket fremtidig situasjon, situasjonen hvis ikke prosjektet gjennomføres, samt den strategiske forankringen i virksomheten Mulige ulemper -> prosjektets gjennomføring eller resultater som vil kunne ha for en eller flere interessenter Nytte/kost-vurderinger -> alle positive og negative virkninger ses opp mot hverandre Investeringsanalyse -> sammenligner de samlede forventede gevinstene og ulempene opp mot prosjektkostnadene og løpende drifts- og vedlikeholdskostnader Finansiering -> er det avsatt midler til prosjektet? Konseptfasen: Det skal ved behandling og beslutning videre utarbeides et prosjektforslag.

20 Innhold i prosjektforslag Bakgrunnen og begrunnelse for prosjektet Konseptvalgets vurderinger -> Alternative, forkastede konsepter -> Anbefalt konsept og begrunnelse for dette Prosjektets hovedprodukt Interessenter Rammebetingelser -> Føringer -> Avgresninger -> Rettslige reguleringer -> Prinsipielle spørsmål Prosjektets forventede gevinster -> Gevinstoversikt -> Gevinstkart Overordnet organisering Prosjektets avhengigheter og forutsetninger -> Avhengigheter -> Forutsetninger for en vellykket gjennomføring Skisse til overordnet prosjektplan -> Faser og hovedleveranser -> Prosjektets kostnader -> Strategi for gjennomføring -> Vurdering av prosjektets usikkerheter Konseptfasen: Før fasen avsluttes, skal det utarbeides en faseplan for neste fase, Planleggingsfasen.

21 Innhold i faseplan Leveranser og erfaringer fra forrige fase -> Godkjente leveranser/produkter -> Utestående leveranser/produkter -> Evaluering av forrige fase -> Måloppnåelse -> Prosjektstyring Planlagte leveranser/produkter i fasen Milepæler i fasen Bemanningsoversikt iht ressursavtaler Aktivitetsplan med aktivitetsbeskrivelser og ressurser Budsjett for fasen Toleranserammer for fasen Fasens prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Videre arbeid: I Planleggingsfasen skal styringsdokumentet utarbeides. Bakgrunnen er fra dokumentene prosjektbegrunnelse og prosjektforslag. I tillegg inngår gevinstrealiseringsplan. Hver fase i prosjektet avsluttes med å utarbeide en faseplan for neste fase. Mot slutten av prosjektet skal det utarbeides sluttrapport og konseptevalueringsrapport.

22 Prosjektportalen 2.0 Prosjektportalen er en fullstendig løsning for prosjekt- og porteføljestyring. Portalen er basert på Difis Prosjektveiviser og er spesielt tilrettelagt for norske forhold. Løsningen egner seg godt både for offentlig og privat sektor. Verktøy er utviklet av Puzzelpart i samarbeid med offentlig sektor (Asker kommune og KS) Verktøyet er basert på Microsoft SharePoint Verktøyet er gratis. Kostnader kan likevel komme avhengig av om kommunen har lisenser på SharePoint. For mer informasjon ser her.