TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2016 Status per kuttdato

Transkript

1 TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2016 per kuttdato Rev. Dato Beskrivelse Utgitt av Sjekket av Godkjent av 0.2 UFI Utgitt etter korreksjon i PS JAV IGR JAV 0.1 UFI Utgitt for IDK EIS NHJ JAV

2 INNHOLD: 1 Sammendrag Fremdrift Økonomi Avvik Kvalitetssikring og sikkerhet-, helse- og arbeidsmiljø (SHA) Hovedaktiviteter Samarbeidsforhold med eksisterende sykehusdrift og andre Spesielle fokusområder og risiko Premissendringer Vedlegg... 6

3 1 Sammendrag I tråd med prosjektets gjennomføringsstrategi ble det i juni inngått kontrakter med henholdsvis Skanska (totalentreprenør) og CURA (prosjekteringsgruppe) etter sterk konkurranse. Det ble samtidig inngått en intensjonsavtale hvor partene forplikter seg til å jobbe med å inngå en Integrated Project Delivery (IPD) avtale (samhandlingsavtale med incentiver) som avløser inngåtte kontrakter. Prosjektet har gjennom sommermånedene bemannet opp med alle planlagte ressurser. Prosjekterings- og planleggingsarbeidet er organisert i tverrfaglige clustergrupper i tråd med IPD på tvers av partene. Det er for tiden høy aktivitet og arbeides målrettet mot milepæl B4, ferdig forprosjektrapport. Endelig rapport fra avsluttet programmeringsfase ble ferdigstilt i mai og overlevert til prosjekteringsteamet som grunnlag for forprosjektarbeidet. Det er høy grad av standardisering i materialet, og generaliteten er over 80 %. Gjenstående uavklarte saker/områder (etasje U2, etasje E3 med poliklinikk og sengeområder samt plassering av skolestue) er bearbeidet videre for å finne endelige løsninger i neste tertial. For kommunikasjon med SiVs medarbeidere og 3. parter har prosjektet etablert egen TP-app og publiserer jevnlig innlegg om prosjektet. Nytt prosjektkontor ble overlevert i august tre måneder etter planen. Leveransen har bydd på store utfordringer og byggherren varslet tidlig konsekvenser for kontrakten (fremdrift og økonomi). Fremlagte krav fra entreprenøren er avvist, og det er stor avstand mellom partene. Sluttoppgjør er ikke mottatt og en omforent avtale kan tidligst forventes ultimo Det kan ikke utelukkes at sluttoppgjøret vil ende i en rettslig tvist. I årets første tertial ble forprosjektets andel av det totale prosjektet utvidet fra 141 til 186 mill. NOK. Utvidelsen ble begrunnet med kostnadsmessig avvik på prosjektkontoret samtidig som prosjektet planla en mer «tettpakket» prosjektering og tidligere oppstart av detaljprosjektering. («frontloading» av aktiviteter). Dvs høyere pådrag av kostnader i forprosjektfasen til prosjektering og planlegging. Med rådgiverne og totalentreprenør på plass og detaljering av prosessen i samarbeid med disse, ser partene inklusive byggherre at det er riktig å øke «frontloadingen» ytterligere, altså en flytting av aktiviteter som tidligere lå etter milepæl B4 til foran B4. Prosjektet mener dette er nødvendig for å redusere prosjektets risiko i gjennomføringsfasen og nå prosjektets målsettinger. Med økt innsats i forprosjektfasen («frontloading») vil prosjektet sammenlignet med tradisjonell prosjektgjennomføring ved milepæl B4 oppnå redusert risiko i kalkyle og kostnadsramme, høyere grad og modenhet i løsninger, bedre styring av prosjekteringsprosessen og tidligere byggestart. Prosjektets resultatmål om 10% lavere prosjektkostnad sammenlignet med tilsvarende byggeprosjekter står fast også etter en budsjettrevisjon.

4 Med bakgrunn i overnevnte økte aktiviteter innen planlegging og prosjektering, usikkerhet ved sluttoppgjør med totalentreprenør for prosjektkontor og kostnadsøkninger på IKT til samhandling og prosjektkontoret, økes prognosen for kostnader i forprosjektet til 230 mill NOK. Prosjektet har bedt eier om å oppjustere budsjettet tilsvarende (total med 44 mill NOK). 2 Fremdrift Ved utgangen av august er det utført 53 % av forprosjektet mot planlagt 54 %. Prosjektkontoret tatt i bruk Mobilisering og oppstart forprosjektering og planlegging med rådgivere og entreprenør er utført Detaljerte planer for oppgaver i forprosjektfasen er utarbeidet og følges opp ukentlig Forprosjektrapport ferdigstilles 1. desember 2016 for etterfølgende behandling og vedtak i prosjektstyre, SiV HFs styre og HSØ RHFs administrasjon og styre frem til primo februar Økonomi Godkjent budsjett Prognose sluttkostnad Avvik Forpliktet Akkumulert planlagt Akkumulert virkelig Avvik (1) (2) (1-2) (3) (4) (5) (4-5) Tabellen viser kun kostnader for forprosjektet, og prognosen er oppjustert med 44 mill. NOK siden 1. tertial. Dette skyldes ytterligere avvik på prosjektkontor samt ytterligere behov for budsjettmidler til økt prosjektering og planlegging som er avklart etter at prosjekteringsteam og entreprenør har startet arbeidet. Utvidelsen av budsjett i denne fasen forutsettes dekket inn ved mindreforbruk i gjennomføringsfasen, altså en omprioritering av kostnader til forprosjektfasen. Dette for å nå prosjektets ambisiøse målsettinger. 4 Avvik I tertialrapport viste prosjektet til estimert avvik på prosjektkontoret og med utvidet budsjett for å dekke merkostnad. Avvik denne periode skyldes tre forhold; utviklingen på kontrakten med entreprenøren prosjektkontor har gjort det nødvendig å gjøre avsetninger utover budsjett på grunn av uenighet om krav. IKT-installasjoner i

5 prosjektkontoret har økt, og detaljering av planene for prosjekteringsteam og entreprenør viser behov for forskyvning av kostnader. 5 Kvalitetssikring og sikkerhet-, helse- og arbeidsmiljø (SHA) Implementering av IPD- og Lean Construction metodikk i samhandlingen og i leveransen til forprosjektet, herunder Etablering av et felles IPD bibliotek Avklaring av kvalitetsrutiner som skal gjelde for arbeidet med BIM-modellen Etablering av en konsistent beskrivelse av hvordan gruppene skal arbeide. SHA befaringer på byggeplass for prosjektkontor er gjennomført jevnlig. en i mai avdekket ingen forhold. Sikkerhetskultur inngår som element i ukentlige møter prosjektering. Gjennomgang av Skanskas rutiner for arbeidslivskriminalitet pågår. Videre arbeider prosjektet aktivt for å innhente erfaringer fra andre større offentlige bygge- og anleggsprosjekter mht å avdekke arbeidslivskriminalitet. 6 Hovedaktiviteter I mai ble det gjennomført kvalitetskontroll av romprogram for bygg og utstyr med avstemming av underlag for dimensjonering og prosjektering. Underlag ble overført til prosjekteringsteamet som startet opp arbeidet ultimo juni. Kontraktsignering med prosjekteringsteam (Cura) og entreprenør (Skanska) skjedde i juni. Det var en kort oppstart av prosjektering og planlegging før sommerferie. Fra august er det full aktivitet i nytt prosjektkontor med samhandlingsrom/«big-room». Etablering av digitalt samhandlingsnett og BIM-server er ferdigstilt og tatt i bruk. 7 Samarbeidsforhold med eksisterende sykehusdrift og andre Samarbeidet med sykehuset er godt organisert og fungerer slik det skal. Det er likeledes etablert et godt samarbeid med Sykehusbygg HF. Det er i perioden gjennomført et samhandlingsmøte med Tønsberg kommune for gjensidig informasjonsutveksling og planlegging av kommende planbehandling. Prosjektets arkitekter deltok (ansvarlig søker).

6 8 Spesielle fokusområder og risiko Prosjektet har delt inn prosjekterende og planleggingen i hensiktsmessige grupper (tverrfaglige clustergrupper) og definert leveranser frem til B4. Ukentlig oppfølging av timeforbruk og kostnader på aktivitet for å styre kostnadene innenfor ny prognose. En intern forenklet usikkerhetsanalyse for kostnader ble gjennomført i juni med entreprenør og rådgiver til stede for informasjonsutveksling. For å sikre at prosjektet er på rett vei, vil en ny intern analyse gjennomføres i september En utvidet usikkerhetsanalyse vil gjennomføres i november som del av arbeidet med å ferdigstille forprosjektrapporten. Risikoutviklingen rapporteres månedlig til prosjektstyret. 9 Premissendringer Ingen. 10 Vedlegg S-kurve fremdrift Graf kostnadsutvikling SHA-rapportering

7 Vedlegg 1 S-kurve fremdrift 100% 90% 80% TP _ S-kurve Forprosjektfasen Tertialrapport Cut-off % 60% Axis Title 50% 40% 30% 20% 10% 0% aug.15 sep.15 okt.15 nov.15 des.15 T1_16 T2_16 T3_16 T1_17 T2_17 T3_17 Styringsplan 4,6 % 7% 10,7 % 14% 19% 38% 54% 81% 95% 100% 100% Styringsplan Virkelig fremdrift 5% 7% 11% 14% 19% 32% 53%

8 Vedlegg 2 Graf kostnadsutvikling Vedlegg 3; SHA-utvikling # indicator Akkumulert pr 1. Tertial 2016 Denne periode Akkumulert 1 Antall utførte timer Antall RUH (Rapport Uønsket Hendelse) Antall fraværsskader H-verdi (antall fraværsskader/ timer) 0 0