To nye sykehjem i Porsgrunn

Transkript

1 Eiendomsforvaltningen To nye sykehjem i Porsgrunn Åpen anbudskonkurranse Gjennomgående samspill med insitament Informasjonsmøte juni 2013

2 Program: 1. Orientere om prosjektet, bakgrunn, mål og innhold 2. Orientere om gjennomføringsmodell gjennomgående samspill med insitament 3. Orientere om modell for anskaffelse 4. Spørsmål

3 Porsgrunn Porsgrunn 165 km innbyggere

4 Dagens sykehjem

5 Vekst antall personer fordelt på aldersgrupper Befolkningsutvikling år år år år 90 år og eldre Yrkesaktiv/ikke yrkesaktiv 0-500

6 Mulighetsrommet

7 Sykehjem for framtida Trinn 1 Trinn 2 Trinn

8 Plan for utbygging av sykehjemsplasser i 3 trinn Trinn 1: Bygge ut nok kapasitet til å avlaste St. Hansåsen sykehjem, omlag 96 plasser: Nytt sykehjem på Vestsiden, Klyvejordet Nytt sykehjem på Mule (første utbyggingstrinn) Plassene er planlagt å skulle stå ferdig tidlig 2017 Trinn 2: Rehabilitering eller erstatning av St. Hansåsen sykehjem, omlag 64 plasser. Ferdig tidlig 2020 Trinn 3: Andre byggetrinn på Mule, erstatning av eksisterende sykehjem, omlag 48 plasser. Ferdig tidlig 2022

9 Klyvejordet - Vestsiden

10 Mule

11 Suksesskriterier Prosjektet er en suksess når det bidrar til at tjenestetilbudet: samsvarer med behovene og bidrar til fornøyde brukere tilfredsstiller krav til lovlighet og forsvarlighet er kostnadseffektivt og utnytter ressursene på en god måte Et suksesskriterie er også at sykehjemmet oppleves som framtids-rettet og moderne. At det representerer et konsept der fysiske rammer, organisering og drift spiller sammen på en helhetlig måte og fremmer aktivitet og egenomsorg. Sykehjem som pårørende, ansatte og innbyggerne i Porsgrunn er stolte av og gjerne vil vise fram til andre..

12 MÅL Netto døgnkostnad Opplevd kvalitet for beboer K Tjenestekvalitet Driftskostnad Bygningen Bygningskostnader

13 Program: 2. Orientere om gjennomføringsmodell gjennomgående samspill med insitament

14 Gjennomgående samspill Hele prosjektet Overordnet samspillsavtale Utviklingsfase Samspillsavtale del 1 Gjennomføringsfase Samspillsavtale del 2 Garantifase Samspillsavtale del 3

15 Gjennomgående samspill Partnerskapsstrategi Tidlig samhandling Utnytte den samlede kunnskapen Åpenhet Tillit Kreativitet og tverrfaglighet Åpen bok Prosjektkontor Tidlig konflikthåndtering

16 Prosjektorganisasjon 1. Oppdragsgiver - Prosjekteier 2. Byggherre 3. Bruker Brukerkoordinator 4. Leverandør Totalentreprenør Alliansen Byggherre Bruker Leverandør Prosjekteier

17 Prosjektorganisasjon Prosjektgruppen Leverandør Totalentreprenør Arkitekt Rådgivere Underentreprenører

18 Prosjektorganisasjon Ledergruppen Byggherrens prosjektleder Byggherrens «programleder» Brukerkoordinator Totalentreprenørens prosjektleder Prosjekteringsleder Prosjektleder arkitekt Prosjektleder tekniske fag

19 Prosjektorganisasjon Konfliktrådet Prosjekteier 2 personer Leverandør - Kontraktsansvarlige

20 Gjennomføring Oppgjørsform Regningsarbeider Tilbudte timepriser og påslagsprosenter Ressursplan Målsum Incitament 50/50 Opsjon med totalentreprise med fikssum Prisjustering SSB Boligblokk i alt

21 Gjennomføring Oppgjørsform Netto kostnader Avtalte påslagsprosenter Bonusavtaler Doble fakturaer Pay-back Gjelder totalentreprenøren og alle hans underleverandører og rådgivere.

22 Gjennomføring Prøvedrift Prøvedrift 1 år av tekniske anlegg Bistå driftspersonale Plan for justeringer og kontroller Justeringer, tilpassinger og feilrettinger Rapport fra prøvedriftsperioden Funksjonskontroll 50 % av fortjenesteprosenten

23 Gjennomføring Andre viktige kontraktbestemmelser Antikontraktørklausul Lønn og arbeidsvilkår Offentlige lærlingeordninger

24 Program: 3. Orientere om modell for anskaffelse

25 Beslutningsdokumenter Prosjekt Virksomhet Prosjektmodell for Porsgrunn kommune Mål og behovsvurdering Styringsgruppe Effektrealisering Bestille oppdrag Konseptvalg Bevilgning Overlevering Avslutning B0 B1 B2 B3 B4 Utredning Planlegging Gjennomføring Sluttfase Mandat for utredning Saksfremlegg Saksfremlegg Overleveringsprotokoll Saksfremlegg Konseptvalgutredning Styringsdokument Sluttrapport : Administrativ beslutning B0: Større eller prinsipielle utredninger besluttes politisk : Politisk og administrativ beslutning Side 25

26 Planleggingsfase trinn 1 Bystyresak nr. 12/13 Delutredninger Prosjektutvikling Avklare og verifisere: HVA/HVOR MYE/HVOR/MODELL - Tomt - Dimensjonering - Funksjonskrav - Gjennomføringsmodell Underlag for beslutningspunkt B2: - Reguleringsplan - Romprogram - Konseptutvikling - Skisseprosjekt - Forprosjekt

27 Formålet med anskaffelsen: 96 sykehjemsplasser To nye sykehjem Prosjektutvikling og oppføring av to sykehjem

28 Anskaffelsen av PROSJEKTUTVIKLINGEN har likhetstrekk med: Anskaffelse av prosjekteringsoppdrag etter NS 8401 Frivillig GRUPPEKONTRAKT Kontraktens gjenstand er OPPDRAGET Vederlag etter medgått tid styrt ut fra budsjett Anskaffelse av OPPFØRING av to sykehjem har likhetstrekk med: Anskaffelse av totalentreprise etter NS 8407 Kontraktens gjenstand er BYGNINGENE Vederlag etter regning + påslag styrt ut fra målsum, (opsjon på fixpris)

29 Sykehjemsutbygging - anskaffelsesprosess Sjekke markedet Veiledende utlysning Utlysning Orienteringsmøte Møte jan Mai 2013 Juni 2013 Juni 2013 Tilbud inn Utvelgelse Kontraktsavklaring Kontrakt August 2013 September 2013 September 2013

30 Modell for utvelgelse: 1. Oppfyller TILBYDER Kvalifikasjonskravene? Ja Nei 2. Oppfyller TILBUDET Kravspesifikasjonene? Avvises på grunn av forhold ved leverandøren Ja Nei Avvises på grunn av forhold ved TILBUDET 3. Er tilbudet lavest i pris? Ja Nei Rangeres bak det beste tilbudet 4. Oppfyller tilbyder alle kontraktbetingelsene? Etablere kontrakt Nei Søke avklaring, (eventuelt gå videre med nr. 2)

31 Trinn 1: Kvalifisering av tilbyder (kapittel 1 i tilbudsmappen): Kvalifikasjonskrav til alle foretakene som er en del av søknaden Kvalifikasjonskrav til de foretakene som forestår 4 nøkkelroller: Leverandørens prosjektleder Arkitektens prosjektleder Prosjekteringsleder Prosjektleder tekniske fag Kvalifikasjonskrav til leverandørens øvrige kontraktsmedhjelpere Noen aktuelle kriterier ut over lovpålagte/obligatoriske krav: Ha en størrelse/kapasitet/administrativ/ledelsesmesig dimensjon/styrke til å kunne gjennomføre prosjektet Kunne stille med ressurser innen nødvendige fagområder Samspillerfaring Sykehjemserfaring

32 Trinn 2: Oppfyllelse av kravspesifikasjoner: Retter seg mye mot «oppdraget» tilbudte nøkkelpersoners evne til å levere dette Nøkkelpersoner må oppfylle minimumskrav til utdannelse og prosjektkompetanse Kravene stilles på to måter: 1. Til fire sentrale roller i prosjektet Leverandørens prosjektleder Arkitektens prosjektleder Prosjekteringsleder Prosjektleder tekniske fag Kravene til disse personene med stedfortredere skal dokumenteres i tilbudet med beskrivelse, CV-er og referanser. 2. Til andre roller i prosjektorganisasjonen RIB, RIE, RIV osv Kravet oppfylles ved forpliktende erklæring i tilbudet

33 Trinn 3: Tildeling - Lavest pris (på referanseprosjekt)

34 Trinn 4: Oppfyllelse av kontraktbetingelser. Avklare at kontraktbetingelser med hensyn på kompetanse i gruppen er ivaretatt. Valgt tilbyder presenterer sitt team i kontraktsavklaringsmøte Hver av nøkkelpersonene presenterer sin forståelse av prosjektet og egen rolle i forhold til dette

35 Hvorfor denne utvelgelsesmodellen? Enkel, oversiktlig og forutsigbar evaluering Unngå problemer knytta til: Fingradering av kvalitetselementer Å måtte premiere det som er bedre enn «godt nok» Gjennomsnittsfella Summering av pris og kvalitet

36 Program: 4. Spørsmål