Otium Bo- og velferdssenter Overordnet samspillsavtale

Transkript

1 Otium Bo- og velferdssenter Overordnet samspillsavtale 1 Avtalens gyldighet 1.1 Den overordnete samspillavtalen gjelder for tre faser i hele prosjektets levetid, fra oppstart av prosjekteringsfasen til avsluttet garantifase. Avtalen inngås mellom Tromsø kommune som prosjekteier og Alliansen som består av Byggherre, Leverandør og Bruker. 2 Partenes samarbeid 2.1 Prosjekteier, Alliansen og deltakerne i Alliansen er forpliktet til å samarbeide lojalt under gjennomføringen av prosjektet og kontraktene. Plikten til samarbeid er vesentlig utvidet i forhold til hva som ligger til grunn for NS 8401 og NS Prosjekteiers ansvar 3.1 Prosjekteier har ansvar for prosjektets rammebetingelser og for å gjøre Alliansen tidlig kjent med mulige endringer som kan påvirke prosjektet. Prosjekteier skal delegere ansvar og myndighet til Byggherren slik at denne kan ivareta en aktiv byggherrerolle og ta beslutninger på de problemstillinger som løftes av Alliansen. 4 Alliansens ansvar 4.1 Prosjektere og gjennomføre et optimalt prosjekt for Tromsø kommune med Otium bo- og velferdssenter Beboere og andre primærbrukere opplever som hjemlig, trivelig og trygt Ansatte opplever som en funksjonell, effektiv og trivelig arbeidsplass 4.2 Prosjektere og gjennomføre et prosjekt der den fysiske utformingen er gjort med sikte på å sikre optimale løsninger i et investerings- og levetidsperspektiv. 4.3 Nå de omforente mål Alliansen og prosjektdeltakerne er blitt enige om. 4.4 Gjøre hverandre gode og samtidig å respektere de ulike rollene som personer og foretak har i prosjektet og i kontraktene. 4.5 Være ærlige og redelige med fokus på tillit og åpenhet i prosjektorganisasjonen, i hele prosjektets levetid. 4.6 Samarbeide tverrfaglig, både horisontalt og vertikalt i Alliansen. 4.7 Utvikle og etablere en realistisk, omforent målsum for prosjektets kostnader som skal sikre komplette driftsklare bygg ved overtakelse. Målsummen skal være basert på et gjennomført godt og tilstrekkelig detaljert forprosjekt. 4.8 Gjennomføre og ferdigstille prosjektet innenfor den avtalte målsummen, uten at det går på Side 1 av 9

2 bekostning av: Prosjektets funksjonalitet Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplassen og i de framtidige bygningene Gode arbeidsforhold for de ansatte Lave FDV-kostnader og teknisk drift av bygningene Estetiske verdier og god arkitektur 4.9 Samarbeide om å lage effektive og realistiske prosjektplaner og sørge for at de blir fulgt. 5 Virkemidler i Alliansen 5.1 Prosjektorganisasjon Involvere og forplikte ledelsen utenfor Alliansen i våre mål, virkemidler og arbeidsmetoder Skape et arbeidsklima for å beholde kompetanse og ressurser i hele prosjektets levetid Skape et arbeidsklima hvor det er lov å være ærlig, si klart fra og gi konstruktiv kritikk God organisering der alle parter involveres i tilstrekkelig grad med fokus på godt samarbeid mellom prosjektets ulike faggrupper 5.2 Prosess 5.3 Verktøy Ha fokus på gjennomføringsprosessen like mye som målene Ha respekt for andres meninger og tid Være generøse og profesjonelle i samarbeidet med de andre prosjektdeltakerne Skape engasjement og ha det morsomt sammen Opptre og utøve våre yrker på en måte som fremmer egen og andre stolthet Gjennomføre periodiske teambyggingstiltak Bruke tid, kompetanse og ressurser til kreativitet og gode gjennomarbeidede løsninger framfor taktisk posisjonering og varslinger Dele våre bekymringer og usikkerheter Åpen bok der alle typer informasjon og dokumenter er tilgjengelige for prosjektdeltakerne i Alliansen Bruk av felles kommunikasjonsplattform/prosjekthotell for åpen dialog og dokumentlagring Felles prosjektkontor 1 dag per uke ved siden av ordinære møtedager Kommunikasjon med fokus på hvem som trenger å vite hva Tverrfaglige utredninger med konklusjoner før prosjektering 5.4 Prosjektgjennomføring (prosjektering, bygging og garanti) Arbeidsmetodikk som fremmer tverrfaglig involvering Være kritisk til kostnadsdrivende forslag og konstant å søke forenklinger, forbedringer og kostnadsreduserende tiltak - tenke nytte-kostnad Åpen kalkulering med nettopriser med avtalte påslag Gjøre ting riktig og komplett første gang Tilstrebe null feil ved overlevering Prøvedriftsperiode over 1 år 6 Endringer av kontrakten Alliansen skal unngå unødvendig byråkratisk varsling og endringshåndtering, men i stedet ha fokus på en rask og løsningsorientert arbeidsmetodikk. Side 2 av 9

3 Endringer skal varsles og behandles i egnede møter, før endringen kan behandles skriftlig mellom partene. En tvist eller konflikt knyttet til endring skal behandles i henhold til punkt 8 i denne avtalen. 7 Bytte av prosjektdeltakere og foretak 7.1 Alliansens ledergruppe gis mandat og myndighet til å erstatte enkelte prosjektdeltakere i Alliansen hvis viktige prinsipper i denne avtalen ikke overholdes. Erstatning av enkelte prosjektdeltakere skal gjøres i samråd med prosjektdeltakeren og den organisasjon eller det foretak som det gjelder. 7.2 Konfliktrådet gis mandat og myndighet til å erstatte enkelte foretak i Alliansen hvis viktige prinsipper i denne avtalen ikke overholdes. Erstatning av enkelte foretak skal gjøres i samråd med ledelsen i de foretak som vil bli berørt. Konfliktrådets beslutning i denne type saker er bindende for alle avtaleparter. 8 Tvister 8.1 Alliansen skal benytte virkemidler under punkt 5 i denne avtalen som regulerer samarbeidet slik at tvister søkes unngått. Tvister skal søkes unngått ved bruk av en omforent konfliktløsningsmodell: Være proaktiv med sikte på å identifisere og avklare uenighet og unngå konflikter Ta ansvar og utvise initiativ ved problemløsning Ha empati og sette oss inn i våre samarbeidsparters forventninger og mål, og søke å balansere disse mot både egne og tredjeparts forventninger og mål. Beskrive endringer tydelig og beskrive tilhørende konsekvenser, dersom dette påvirker kontrakten. 8.2 Tvister skal søkes løst i minnelighet og primært på det nivå i organisasjonen de oppstår. 8.3 Tvister som ikke lar seg løse i minnelighet betraktes som en fallitterklæring for hele Alliansen. 8.4 Alliansens ledergruppe er Alliansens høyeste organ og gis mandat og myndighet til å oppnå balanserte løsninger på tvister. Tvister som ikke løses i ledergruppen er å anses som vesentlige og konflikten skal løftes til prosjektets konfliktråd. 8.5 Konfliktrådets funksjon er å sørge for en balansert og minnelig løsning på konflikter i prosjektet. Oppnås ikke en minnelig ordning vil reglene i NS 8401 og NS 8407 gjøres gjeldende. 8.6 Partene har ikke rett til å bringe en konflikt for domstolene før saken er ferdig behandlet i konfliktrådet. 9 Hevning 9.1 Prosjekteier har rett å heve avtalen i utviklingsfasen hvis Alliansen i vesentlig grad misligholder sine avtaleforpliktelser. Side 3 av 9

4 Denne avtalen er utferdiget i [antall] eksemplarer, ett til hver av alliansepartene Tromsø den [dato] 2014 Prosjekteier: Alliansen: Tromsø kommune [Navn på prosjekteier] Tromsø kommune- Byggherre [Navn på byggherrens prosjektleder] Tromsø kommune - Byggherre [Navn på byggherrens programleder] Tromsø kommune - Bruker [Navn på byggherrens brukerkoordinator] NN - Totalentreprenør [Navn på leverandørens prosjektleder] NN - Totalentreprenør [Navn på leverandørens prosjekteringsleder] NN - Totalentreprenør [Navn på leverandørens PL-tekniske fag] NN - Arkitekt [Navn på leverandørens PL-arkitekt] NN Rådgivende ingeniør elektro [Navn på leverandørens RIE] NN Rådgivende ingeniør VVS [Navn på leverandørens RIV] NN Rådgivende ingeniør byggeteknikk [Navn på leverandørens RIB] NN Entreprenør - Elektro [Navn på leverandørens ENTR-EL] Side 4 av 9

5 NN Entreprenør - Rør [Navn på leverandørens ENTR-RØR] NN Entreprenør - Ventilasjon [Navn på leverandørens ENTR-VENT] Side 5 av 9

6 Otium Bo- og velferdssenter Særbestemmelser Samspillsavtale del 1 NS 8401 gjelder med følgende særbestemmelser Særbestemmelsene gjelder foran standardens bestemmelser Punkt Særbestemmelse 3.1 Partene har utvidet samarbeidsplikt fordi samspill er valgt som gjennomføringsmodell. Bestemmelser i Overordnet samspillsavtale gjelder foran denne avtale når det gjelder partenes plikt til samspill og samarbeid. 5.1 Prosjekterende som avtalepart i denne kontrakten er Leverandøren med totalentreprenøransvar. Leverandøren skal være gruppeleder for Prosjektgruppen. Prosjektgruppen skal opprette en intern avtale som angir hvilke foretak som er underlagt bestemmelsene i pkt Gjelder i sin helhet for denne avtalen. 5.8 Varsling skal framlegges i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert. Det refereres også til Overordnet samspillsavtale for generelle bestemmelser knyttet til endringer. 6.1 Oppdragsgiveren har rett på alt papirbasert og elektronisk materiale. Alt elektronisk materiale skal overleveres både som åpne dokumenter og i originalt filformat og som PDF Endringer skal fremlegges i avtalte møter, behandles og protokolleres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Varsling skal framlegges skriftlig i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Endring av prosjekterendes vederlag gir, uansett størrelse, ikke krav på delvis avbestilling Varsling skal framlegges skriftlig i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Gjelder i sin helhet for denne avtalen Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. 16 Oppdragsgiver har rett til å avbestille kontrakten hvis det ikke oppnås enighet om målsummen, hvis rammebetingelsene for prosjektet endres, manglende politisk godkjenning, myndighetsgodkjening eller av andre saklige grunner. Oppdragsgiver avgjør hvordan prosjektet skal videreføres eller om det skal utlyses på nytt. Prosjekterende har ikke krav på betaling for påregnelig tap, tapt fortjeneste, ikke fakturerbare lønnskostnader eller andre merkostnader på grunn av avbestillingen. 18 Tvister skal søkes løst i minnelighet på det nivået i prosjektorganisasjonen hvor de oppstår eller heves til neste nivå hvis tvisten ikke løses der. Dersom tvist ikke løses her skal den søkes løst i minnelighet i prosjektets Konfliktråd før partene kan kreve tvisten behandlet ved de ordinære domstolene. Side 6 av 9

7 Side 7 av 9

8 Otium Bo- og velferdssenter Særbestemmelser Samspillsavtale del 2 NS 8407 gjelder med følgende særbestemmelser Særbestemmelsene gjelder foran standardens bestemmelser Punkt Særbestemmelse 3 Partene har utvidet samarbeidsplikt fordi samspill er valgt som gjennomføringsmodell. Bestemmelser i Overordnet samspillsavtale gjelder foran denne avtale når det gjelder partenes plikt til samspill og samarbeid. 4.2 Byggherremøter erstattes med møter i Alliansens ledergruppe. 4.3 Byggherre og brukerkoordinator har rett til å delta på alle møter i prosjektet. 5 Varsling skal framlegges i skriftlig avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert. Det refereres også til Overordnet samspillsavtale for generelle bestemmelser knyttet til endringer. 9 Totalentreprenøren som avtalepart i denne kontrakten er Leverandøren med totalentreprenøransvar Ikke aktuelt i denne avtalen For dette oppdraget gjelder «Rent tørt bygg» i henhold til RIF sin veiledning 6606-S Byggherren har utvidet medvirkningsplikt fordi samspill er valgt som gjennomføringsmodell. Bestemmelser i Overordnet samspillsavtale gjelder foran denne avtale når det gjelder byggherrens plikt til samspill og samarbeid Den økonomiske risikoen for forhold i grunnen behandles som andre prosjektkostnader. 24 Totalentreprenøren har ansvar og risiko for valg av løsninger og prosjektering som er utført i utviklingsfasen, fram til forprosjektet. Ansvar og risiko videreføres til gjennomføringsfasen ved at oppdragsgiver og leverandør signerer samspillsavtale del Varsling og svar skal framlegges skriftlig i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Varsling og svar skal framlegges skriftlig i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Indeksregulering skjer månedlig i henhold til SSB Indeks «Boligblokk i alt» på gjenstående, ikke fakturert, kontraktmålsum Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. 30 Gjelder spesielt for denne avtalen. Side 8 av 9

9 Spesifiserte oppgaver over påløpte kostnader sendes månedlig (Avtale tekst avklares etter kontraktinngåelse for fase 1) Byggherren kan ikke pålegge totalentreprenøren endringer utover 50 % netto tillegg til kontraktmålsummen. Endring utover 15 % gir rett til endring av framdriftsplan. Avvik i forhold til kontraktens mengdeangivelse eller ikke medtatte poster, utgjør ingen endring og gir ikke rett til justering av kontraktmålsummen Endringsordre og svar skal framlegges skriftlig i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Varsling og svar skal framlegges skriftlig i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Endring fører til justering av kontraktmålsummen Justering av kontraktmålsummen grunnet forhold nevnt i pkt i NS 8407 skal ivaretas ved ordinær endringsrutine og skal ikke varsles særskilt Varsling og svar skal framlegges skriftlig i avtalte møter, behandles og protokollføres i møtereferat. Skriftlig varsling med brev eller e-post mellom møtene vil ikke bli akseptert Uenigheter om endringer skal søkes løst i minnelighet på det nivået i prosjektorganisasjonen hvor de oppstår eller heves til neste nivå hvis tvisten ikke løses der. Tvister som ikke avgjøres i minnelighet skal søkes løst i minnelighet i prosjektets Konfliktråd. Uenighet om endringer skal søkes avgjort av oppmann før partene kan kreve uenigheten behandlet ved de ordinære domstolene For denne avtalen gjelder 1 års prøvedrift av de tekniske anleggene eller nødvendig tidsperiode for at alle funksjoner kan prøves under et normalt driftsforhold. 50 % av avtalt fortjenesteprosent vil bli tilbakeholdt til prøvedriftsperioden er avsluttet og anlegget godkjent av byggherren. 40 Byggherren vil ikke kreve dagmulkt. Byggherrens dokumenterte merkostnader i prosjektet vil ved forsinkelse i forhold til avtalt overlevering er en prosjektkostnad og fører ikke til endring av målsummen Prinsippet om åpen bok gjelder for totalentreprenøren og hans direkte underlagte kontraktmedhjelpere. Prosjekteringsmaterialet og øvrige prosjektdokumenter, herunder regnskap og bilag, skal være tilgjengelig for byggherren uten krav om utlevering som åpne dokumenter i originalt filformat og som PDF Tvister skal søkes løst i minnelighet på det nivået i prosjektorganisasjonen hvor de oppstår eller heves til neste nivå hvis tvisten ikke løses der. Dersom tvist ikke løses her skal den søkes løst i minnelighet i prosjektets Konfliktråd før partene kan kreve tvisten behandlet ved de ordinære domstolene Konfliktrådet er oppdragets meglingsutvalg. Side 9 av 9