AVTALE OM KJØP AV INTERNREVISJONSTJENESTER. mellom. Folketrygdfondet. Org nr [Revisors navn] Org nr [NR.

Transkript

1 AVTALE OM KJØP AV INTERNREVISJONSTJENESTER mellom Folketrygdfondet Org nr og [Revisors navn] Org nr [NR.] Dato: [DATO] Utkast til kontrakt med bilag.docgas

2 AVTALE OM KJØP AV INTERNREVISJONSTJENESTER Mellom: 1. Folketrygdfondet ( Oppdragsgiver ), med organisasjonsnr og adresse Haakon VII gt 2, 0123 Oslo og 2. [Revisors navn] ( Revisor ), med organisasjonsnr. [NR.] og adresse [ADRESSE] hver for seg omtalt som Part og i fellesskap som Partene, er det i dag inngått følgende avtale ( Avtalen ) om internrevisjon ( Oppdraget ): 1. VEDLEGG 1.1 Følgende vedlegg er avtalt mellom partene og utgjør en integrert del av Avtalen: 1. Prosjektbeskrivelse og medarbeidere dedikert til Oppdraget 2. Revisors krav til Oppdragsgiver 3. Revisors krav på vederlag 1.2 De generelle vilkår i denne Avtalen går foran Avtalens vedlegg. 2. REVISORS ANSVAR 2.1 Revisor er ansvarlig for at Oppdraget utføres i samsvar med Avtalen og som definert i vedlegg 1, på en profesjonell og ordentlig måte med høy faglig standard. 2.2 Med mindre annet er skriftlig klarert med Oppdragsgiver, skal alle vesentlige deler av oppdraget utføres av de medarbeidere som er oppført i vedlegg 1. Oppdragsgiver skal ha rett til å be om utskifting av medarbeidere i revisjonsteamet, dersom dette finnes hensiktsmessig eller nødvendig for samarbeidet. Ved bytte av medarbeidere skal Revisor bære kostnadene med kompetanseoverføring. 2.3 Revisor skal ha og opprettholde en organisering av revisjonsteamet som vil sikre et stabilt høyt kvalitetsnivå på sine tjenester. 2.4 Det forutsettes at Oppdragsgiver løpende har tilgang til og får utlevert fra Revisor total og fullstendig revisjonsdokumentasjon i tilknytning til den revisjon som foretas i henhold til denne avtale. 2.5 Revisor har ved avtaleslutningen skriftlig informert oppdragsgiver om alle krav som stilles til Oppdragsgiver i forbindelse med Oppdraget, og hvilke særskilte behov Revisor har for Oppdragsgivers bistand og/eller innrettelse i anledning Oppdraget. Revisor er ansvarlig for at Oppdraget kan benyttes til det avtalte formål uten ekstra kostnader eller ekstra utstyr i forhold til det som fremgår av Revisors forhåndsinformasjon. 2.6 Ved arbeid i Oppdragsgivers lokaler plikter Revisor å innrette seg etter de til enhver tid gjeldende bestemmelser for slike arbeider, herunder sikkerhetsbestemmelser, åpningstider og øvrige instrukser som gjelder Oppdraget. 3. OPPDRAGSGIVERS ANSVAR 3.1 Oppdragsgiver skal innrette seg etter de krav til Oppdragsgiver som Avtalen beskriver, jfvedlegg 2. Herunder skal Oppdragsgiver gi Revisor tilgang til informasjon og dokumentasjon som er nødvendig for at Revisor skal kunne gjennomføre Oppdraget i henhold til Prosjektbeskrivelsen. 3.2 Oppdragsgiver skal også gi Revisor tilgang til Oppdragsgivers lokaler dersom dette er nødvendig, da på de vilkår som er avtalt mellom Revisor og Oppdragsgiver, og for øvrig med de begrensninger som følger av Oppdragsgivers daglige driftssituasjon. 3.3 Oppdragsgiver skal gi tilbakemelding på forespørsler og beslutningskrav fra Revisor, slik at det avtalte prosjektet kan gjennomføres. Utkast til kontrakt med bilag.docgas

3 4. VEDERLAG 4.1 Dersom ikke annet er avtalt, skjer betaling etter regning etter avtalte timesatser. Det totale vederlag er oppad begrenset til den maksimalpris som fremgår av vedlegg Det gis ikke ekstra kompensasjon for arbeid utført utenom normal arbeidstid (overtidsbetaling), med mindre dette skriftlig er forhåndsklarert med Oppdragsgiver. 4.3 Arbeid som er utført faktureres ved utløpet av hver måned i henhold til gjeldende satser. Spesifiserte timelister og dokumentasjon på utgifter skal vedlegges faktura. 4.4 Alle fakturaer forfaller til betaling 30 dager etter fakturadato. De spesifiserte priser er inklusive eventuelle offentlige avgifter, herunder merverdiavgift. Ved forsinket betaling påløper renter i henhold til lov om renter ved forsinket betaling. 4.5 Det vederlag som er angitt i punkt 4.1 til 4.4 utgjør det totale vederlag Revisor har krav på under Avtalen. Revisor dekker selv sine utgifter, skatter, avgifter, forsikringer, trygdeordninger, syke- og feriepenger og andre sosiale goder, med mindre annet er særskilt avtalt mellom Partene. 5. ENDRINGER AV PROSJEKTBESKRIVELSEN 5.1 Oppdragsgiver har rett til å pålegge Revisor endringer i Prosjektbeskrivelsen (vedlegg 1) og fremdriftsplanen i samsvar med dette punkt 5. Endringen må stå i sammenheng med det Avtalen omfatter, ikke innebære en vesentlig utvidelse av Avtalen og ikke være av en vesentlig annen art. Endringen kan blant annet gå ut på pålegg om mindre tilleggsarbeid, reduksjon i arbeidets omfang, utførelse på et annet sted, fremvisning på et annet sted, eller endringer i fremdriftsplanen. Oppdragsgivers endringspålegg skal være skriftlig og gi klar beskjed om hva endringen består i. Pålegget skal gis Revisor i god tid før endringen skal gjennomføres. Endringen skal ikke påbegynnes før det foreligger endringsordre eller omtvistet endringsordre fra Oppdragsgiver. 5.2 Endringer forårsaket av forhold Oppdragsgiver svarer for, herunder Oppdragsgivers pålegg, gir Revisor rett til å kreve endringer i vederlaget dersom dette medfører ekstra arbeid eller kostnader for Revisor. Ved kostnadsbesparelser kan Oppdragsgiver kreve vederlaget redusert tilsvarende. Endringen berettiger likevel ikke til tilleggsvederlag før endringen i vederlaget er skriftlig godkjent av Oppdragsgiver. 5.3 Dersom levering ikke kan skje på grunn av forhold som Oppdragsgiver er ansvarlig for, har Revisor rett til å kreve prosjektbeskrivelsen endret. Revisor har i så fall også rett til å belaste Oppdragsgiver med eventuelle ekstra kostnader forsinkelsen påfører Revisor. Endringer av Oppdraget som kan påvirke prosjektbeskrivelsen må bekreftes skriftlig for å berettige til fristutsettelse. 5.4 Revisor plikter å gi skriftlig melding til Oppdragsgiver dersom han mener at det foreligger forhold som nevnt i pkt 5.2 eller 5.3, med angivelse av hvilket krav som gjøres gjeldende i denne forbindelse. Gjør han ikke det uten ugrunnet opphold fra han ble klar over eller burde vært klar over forholdet, taper han retten til å påberope seg slike forhold som grunnlag for fristforlengelse, tilleggsbetaling eller erstatning. 5.5 Ved uenighet om hvorvidt det foreligger forhold som nevnt i pkt 5.2 eller 5.3 skal Revisor likevel være pålagt å utføre arbeidene. Partene skal i slike tilfeller skriftlig identifisere hva uenigheten dreier seg om ved at Oppdragsgiver utsteder en omtvistet endringsordre, og Oppdragsgiver skal være forpliktet til å betale mot at Revisor stiller sikkerhet for det omtvistede vederlaget. 5.6 Revisor kan ikke kreve endring som følge av forhold Revisor selv svarer for, herunder at Revisor ikke har gitt tilstrekkelig informasjon til Oppdragsgiver i forkant av avtalens inngåelse. Utkast til kontrakt med bilag.docgas

4 5.7 Revisor skal bidra til en kontinuerlig utvikling av Oppdragsgivers internkontrollsystem og kan i den forbindelse foreslå endringer og forbedringer. 6. FORSINKET LEVERING 6.1 Dersom levering ikke skjer i henhold til prosjektplanen, og forsinkelsen skyldes Revisor, kan Oppdragsgiver tilbakeholde oppgjør inntil de enkelte delene av Oppdraget ferdigstilles. 6.2 Revisor skal varsle Oppdragsgiver så snart som mulig dersom det foreligger en forsinkelse uansett årsak. Varselet skal angi årsaken til forsinkelsen og når levering foreventes å finne sted. 6.3 Dersom Revisor ikke har ferdigstilt en enkelt del av Oppdraget innen det avtalte leveringstidspunkt, og Revisor ikke har krav på fristforlengelse, skal Oppdragsgiver innrømmes en prisreduksjon på 0,5% av det totale vederlaget pr påbegynt dag forsinkelsen vedvarer, men likevel oppad begrenset til 15%. Når maksimalbeløp for dagmulkten er opparbeidet, og Revisor fortsatt ikke har krav på fristforlengelse, har Oppdragsgiver rett til å heve Avtalen ved skriftlig oppsigelse. 7. ERSTATNINGSANSVAR 7.1 Revisor er ansvarlig for skade på Oppdragsgivers eiendeler forårsaket av uaktsomhet fra Revisor eller noen han har ansvar for. Revisor plikter å ta de nødvendige forhåndsregler for at skade ikke skal oppstå, og plikter å varsle Oppdragsgiver god tid i forveien dersom hans arbeider i forbindelse med Oppdraget vil kunne medføre økt risiko for skade. 8. KONFIDENSIALITET 8.1 Revisor plikter å bevare fullstendig taushet overfor uvedkommende om all informasjon som han blir kjent med om Oppdragsgiver. Revisor skal ikke videresende eller på annen måte tilgjengeliggjøre informasjon til utenforstående som kan være til skade for Oppdragsgiver hvis det gjøres kjent. 8.2 Revisor skal ikke under noen omstendighet uttale seg om Oppdragsgivers lokaler eller sikkerhetsforanstaltninger som Revisor blir kjent med i forbindelse med Oppdraget, og som ikke er alminnelig kjent for besøkende. Ethvert brudd på denne bestemmelsen skal anses som et vesentlig avtalebrudd som gir Oppdragsgiver rett til å heve. 8.3 Revisor forplikter seg til å undertegne særskilt taushetserklæring dersom Oppdragsgiver krever dette, for eksempel i forbindelse med Revisors adgang til Oppdragsgivers lokaler. Enhver særlig forpliktelse om konfidensialitet skal anses som en del av denne Avtalen. 8.4 Hvis ikke annet er avtalt skal Revisor ha rett til å sende ut pressemelding som informerer om av Avtalen er inngått. Revisor skal ha rett til å bruke Oppdragsgiver som referanse for fremtidige avtaler. 8.5 Taushetsplikten i dette pkt 8 skal gjelde tidsubegrenset selv om denne avtale opphører, uansett årsak. 9. FORCE MAJEURE 9.1 En part er ikke forpliktet til å oppfylle avtalen eller plikt pådratt i henhold til denne når oppfyllelsen hindres av Force Majeure. Som Force Majeure regnes enhver oppfyllelseshindring som ligger utenfor partens kontroll og som han ikke med rimelighet kunne forventes å ha forutsett ved Avtalens inngåelse eller da plikten ble pådratt. Force Majeure kan ikke påberopes dersom parten med rimelige midler kan unngå eller overvinne hindringen. 9.2 Dersom en part vil påberope Force Majeure skal den andre part straks gis melding, som skal inneholde opplysninger om hindringen samt hvis mulig om hindringens varighet. 9.3 Når Force Majeure foreligger for en part suspenderes den annen parts forpliktelser tilsvarende. Utkast til kontrakt med bilag.docgas

5 10. VARIGHET OG HEVING 10.1 Denne Avtalen gjelder fra det tidspunkt den er signert av begge parter frem til alle deler av Oppdraget er utført og vederlaget i sin helhet er betalt Oppdragsgiver skal ha rett til å heve Avtalen med umiddelbar virkning dersom Revisor vesentlig misligholder sine forpliktelser etter Avtalen, dersom Revisor ikke utviser tilstrekkelig faglig kvalitet, ytelsen ikke er i samsvar med det avtalte formål eller dersom Revisor undergis konkurs- eller gjeldsbehandling eller på annen måte blir insolvent. Revisor skal i så fall ha rett til et rimelig vederlag for arbeid som er utført og for kostnader i den utstrekning Oppdragsgiver kan nyttiggjøre seg det arbeid Revisor har utført. Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig så snart som mulig etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget Revisor skal ha rett til å heve avtalen med umiddelbar virkning dersom Oppdragsgiver ikke overholder bestemmelsene i avtalens pkt 5, dersom Oppdragsgiver ikke innen 30 dager fra skriftlig påkrav er sendt har betalt forfalte krav i sin helhet, herunder renter, dersom Oppdragsgiver på annen måte vesentlig misligholder sine forpliktelser etter Avtalen, eller dersom Oppdragsgiver undergis konkurs- eller gjeldsbehandling eller Oppdragsgiver på annen måte blir insolvent. 11. AVBESTILLING 11.1 Oppdragsgiver har rett til å avbestille Oppdraget på ethvert tidspunkt ved skriftlig melding til Revisor, og slik avbestilling gir ikke Revisor krav på erstatning av noe slag som følge av avbestillingen Ved avbestilling skal Oppdragsgiver betale Revisor for det arbeid som er utført inntil Revisor ble kjent med eller burde ha blitt kjent med avbestillingen. I tillegg skal det ytes en kompensasjon på 5% av det totale vederlag som er påløpt opp til avbestillingstidspunktet, dog slik at totalbeløpet er oppad begrenset til Revisors dokumenterte økonomiske tap som følge av avbestillingen. Revisor har ikke krav på slik kompensasjon dersom Avtalen heves etter pkt 10.2 eller pkt OVERDRAGELSE AV AVTALEN 12.1 En Part kan ikke overdra rettigheter eller forpliktelser etter Avtalen uten den andre Parts skriftlige forhåndssamtykke. Revisor kan heller ikke benytte underleverandører til gjennomføring av Avtalen. 13. KONTAKTPERSONER, KORRESPONDANSE 13.1 Meldinger mellom Partene skal sendes pr. post, e-post eller telefaks. Alle henvendelser skal så vidt mulig skje til partenes avtalte representanter Kontaktperson hos Oppdragsgiver for alle spørsmål i forbindelse med denne avtale er: Navn Telefon E-post Telefaks [NAVN] [TELEFONNUMMER ARBEID / MOBIL] [EPOST-ADRESSE] [TELEFAKS NUMMER] 13.3 Kontaktperson hos Revisor for alle spørsmål i forbindelse med denne avtale er: Navn Telefon E-post Telefaks [NAVN] [TELEFONNUMMER ARBEID/MOBIL] [EPOST-ADRESSE] [TELEFAKSNUMMER] Utkast til kontrakt med bilag.docgas

6 14. AVSLUTTENDE BESTEMMELSER 14.1 Enhver endring av Avtalen skal utferdiges skriftlig og undertegnes av representanter som har fullmakt til å binde Partene i slike anliggender Denne avtalen og alle rettsforhold som springer ut av denne er underlagt og skal bedømmes etter norsk rett Enhver tvist vedrørende Avtalen skal partene søke løst ved forhandlinger. Oppnås ikke enighet skal tvisten avgjøres ved de ordinære domstoler, og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. * * * * * Utkast til kontrakt med bilag.docgas

7 Denne avtalen er utferdiget i to eksemplarer, ett til hver av partene. [STED], [DATO] For og på vegne av Oppdragsgiver: For og på vegne av Revisor: [NAVN] [STILLING] [NAVN] [STILLING] Utkast til kontrakt med bilag.docgas

8 Vedlegg 1: Prosjektbeskrivelse og medarbeidere Utkast til kontrakt med bilag.docgas

9 Vedlegg 2: Krav til oppdragsgiver Folketrygdfondet skal utpeke en person som hovedkontaktperson for Revisor i forbindelse med utarbeidelse av årlig revisjonsplan samt tilrettelegging av den praktiske utøvelse av internrevisjonsoppdraget. Som internrevisor vil [Revisors navn] ha uinnskrenket tilgang til dokumentasjon og ansatte i Folketrygdfondet som er relevant for gjennomføringen av arbeidet. Utkast til kontrakt med bilag.docgas

10 Vedlegg 3: Revisors krav på vederlag Utkast til kontrakt med bilag.docgas