RETNINGSLINJER FOR SAMSPILL

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR SAMSPILL mellom Omsorgbygg Oslo KF (byggherre) og (samspillsentreprenøren) om Fossum barnehage Riving, forprosjekt og utførelse Retningslinjer samspill Fossum bhg. Side 1 av 7

2 1 Avtalens intensjon og omfang 1.1 Samspill Forprosjektet skal gjennomføres etter en samspillsmodell som forplikter partene til et åpent, tillitsfullt og ærlig samarbeid 1.2 Avtalens faser Retningslinjer gjelder for avtalen om utarbeidelse av forprosjekt, prosjektforslag og tidsplan, kalkulasjon og fastsettelse av fastpris (fase 1). Fase 1 igangsettes umiddelbart etter kontraktsinngåelse og forventes avsluttet i september Fasen omfatter riving, forprosjektering og fastsettelse av fastpris og sluttfrist for gjennomføringen i samråd med byggherre. 1.3 Definisjoner Samspill: En samarbeidsform i et bygge- og anleggsprosjekt som er basert på dialog, tillit og åpenhet og med tidlig involvering av partene. Prosjektet gjennomføres under felles målsettinger formulert ved felles aktiviteter. Fastpris: Fast sum for gjennomføringsfasen (fase 2) som reguleres som en totalentreprise av iht. «kontrakten». 2 Holdninger og målsettinger 2.1 Prosess Partene har en felles målsetting om å: Gjennomføre en effektiv og utviklende prosess hvor de fastsatte økonomiske, tidsmessige og kvalitative mål etterleves Følge opp de mål, rammer og spilleregler for samarbeidet som er fastlagt i fellesskap Bidra til at prosjektets miljøambisjoner oppnås Bidra til et positivt, konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsklima for alle involverte parter Sikre optimal integrasjon mellom prosjektering og utførelse i alle faser Gjennomføre løpende evalueringer og erfaringsoverføringer til bruk for en stadig forbedring av prosess og produkt Sikre at samspill er forankret i egen organisasjon Gjennomføre prosjektet med fokus på SHA/HMS slik at de ansatte har et godt arbeidsmiljø og ikke utsettes for arbeidsulykker 2.2 Produkt Det er partenes målsetting å: realisere et prosjekt som oppfyller byggherrens behov og visjoner gjennomføre prosjektet etter Felles kravspesifikasjon for barnehage, samt tekniske og FDV-begrunnede krav gjennomføre prosjektet til avtalt tid, kvalitet og kostnad uten mangler Retningslinjer samspill Fossum bhg. Side 2 av 7

3 3 Organisasjon og arbeidsform Partene er forpliktet til å handle i overenstemmelse med intensjonene i dette dokumentet. Partenes er forpliktet til å samarbeide med intensjon om ærlighet, respekt, tillit og full åpenhet. 3.1 Styringsgruppe Det overordnede ansvar for at intensjon og målsetning i avtalen etterleves ivaretas av styringsgruppen bestående av: Representanter fra hver av partene (minimum 2), med nødvendig fullmakt Representanter fra byggherren: o Magne Sandnes, prosjektansvarlig o Eldar Brynjulfsen, prosjektdirektør Representanter fra entreprenør o. o. o. Styringsgruppens grunnleggende ansvar og oppgaver er: At samspillet i prosjektet fungerer optimalt Oppfølging av tidsskjema og økonomi Oppfølging av prosjektets målsettinger At kompetanse og ressurser er tilstede i prosjektledelsen Løsning av konflikter overført fra prosjektledelsen Styringsgruppens leder er Eldar Brynjulfsen med Magne Sandnes som stedfortreder. 3.2 Prosjektledelse Prosjektledelsen har ansvar for at hele prosjektet gjennomføres som en målrettet og effektiv prosess. Videre er det prosjektledelsens ansvar å sørge for at styringsgruppen er i besittelse av tilstrekkelig informasjon for å ivareta sine oppgaver. Prosjektledelsen består av: Prosjektleder entreprenør: Prosjekteringsgruppeleder (PGL): Prosjektleder byggherre: For hver deltaker i prosjektledelsen skal det utarbeides en jobb- og ansvarsbeskrivelse, og det skal utpekes en stedfortreder. Utskiftning av personer i prosjektledelsen kan kun skje med byggherrens godkjennelse, og er gebyrbelagt med kroner ,- eks. mva. Byggherre skal godkjenne nye personer, og kan nekte personbytte hvis vedkommende ikke kan dokumentere å inneha den nødvendige kompetanse og egenskaper som samspillsprosjektet nødvendiggjør. Stedfortreder skal kun benyttes unntaksvis. ARK skal ikke være inneha rollen som PGL. Retningslinjer samspill Fossum bhg. Side 3 av 7

4 3.3 Arbeidsmøter for samspill Det skal avholdes arbeidsmøter hvor både styringsgruppe, prosjektledelse og øvrig prosjektadministrasjon deltar. Formålet for slike møter er at alle skal bli fortrolige og støtter opp om rammene for samspillssamarbeidet. Arbeidsmøtene skal avholdes i ved oppstart av fase 1, fire ganger underveis (i etterkant av de 3 brukermøtene og under KS behandlingen), og ved avslutning av fase 1 for å sikre at partene har en felles oppfatning om prosjektets innhold og mål. 4 Partenes ytelser 4.1 Generelt om prosjektering (alle faser) Entreprenøren og dens prosjekteringsgruppe gjennomfører fase 1 sammen med byggherreorganisasjonen. I fase 1 skal det utarbeides gode og kostnadseffektive løsninger gjennom samspill mellom partene. Partene skal videre ha fokus på oppnåelse av prosjektets miljøambisjoner. Entreprenøren skal ivareta rollen som ansvarlig søker og ansvarlig koordinator for prosjekteringen (KP) i henhold til Byggherreforskriften, samt ansvarlig for arbeidsmiljøspørsmål under utarbeidelse av prosjektet. Dette inkluderer ansvar for å fremskaffe offentlige tillatelser og ferdigattest til rett tid. 4.2 Gjennomføring av fase 1 Den overordnede ytelses- og ansvarsfordeling utover det som er fastsatt i punkt 4.1 er (foruten riving) som følger: Byggherre: Delta aktivt i styringsgruppen Fastlegge arealer Være delaktig i fremforhandling av fastpris for fase 2 Levere informasjon til byggeprosjekt, herunder krav til særinstallasjoner, inventar, etc. til ferdig prosjekt. Delta i planleggingsmøter og godkjenne prosjektforutsetninger/byggeprosjekt Styre brukergrupper Delta aktivt i prosjektoptimaliseringen dvs. med kunnskap fra byggherre og brukere Entreprenør: Lede styringsgruppen og samspillet Lede arbeidsmøter Prosjektledelse Prosjekteringsledelse Kalkulasjon Tidsplanlegging Forundersøkelse av alle stedlige forhold Gjennomføre risikoanalyse/risikovurdering og implementere denne i SHA-planen Entreprenøren (inkludert prosjekteringsgruppen og tekniske entreprenører) er pliktig til å bidra med prosjektoptimalisering i fase 1. Prosjektoptimaliseringen skal skje i fase 1, og ikke i fase 2. Utarbeide prosjekteringsmateriale inkludert funksjonskrav, beskrivelse og tegninger Retningslinjer samspill Fossum bhg. Side 4 av 7

5 Tegningsunderlag til særinstallasjoner, fast inventar osv. Sørge for samtlige nødvendige tillatelser Undersøke og avklare myndighetsforhold Melde inn og avklare alle fravik fra Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune. Tegningsgranskning kontrollere byggbarhet av prosjektets løsninger Rapportere månedlig i henhold til omforent utarbeidet mal relatert til tid, kostnad og kvalitet Rapportere særhendelser fortløpende (dersom det avdekkes forhold som kan påvirke tid, kost, kvalitet). Før øvrig vises det til mal for forprosjekt og Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune. Begge parter: Etablere prosjektorganisasjon Avholde arbeidsmøter Formulere og akseptere prosjektmål Integrere arkitektur, prosjektløsninger og økonomi Fastlegge risiko og forutsetninger Revidere SHA-plan Prosjektgjennomgang Miljø- og arbeidsmiljøhensyn innarbeides i prosjektet Utarbeide fastprisen for gjennomføringen av prosjektet Utarbeide komplett forprosjekt Delta i møter i forbindelse med kvalitetssikring og usikkerhetsanalyse 4.3 Overgang fra fase 1 til fase 2 Ved avslutningen av fase 1 skal arkitektur, tekniske løsninger, omforent fastpris og ferdigstillelsesdato foreligge som et samlet prosjektforslag. Alle fravik til Standard kravspesifikasjon for Oslo skal være forhåndsgodkjent. Det skal avholdes et møte hvor Byggherren tar stilling til det grunnlaget som er utarbeidet i fase 1 og utgjør det samlede prosjektforslag. Det føres referat fra møtet hvor byggherrens godkjennelse, og samtlige dokumenter som utgjør det samlede prosjektforslag, nedtegnes med dato og revisjonsnummer. Partene signerer dette referatet og dokumentet inngår som del av kontrakt (addendum) for gjennomføringsfasen. Utløsing av opsjon for gjennomføring forutsetter politisk behandling og godkjenning. 4.4 Utskiftning av personell Entreprenørens tilbudte prosjektorganisasjon kan ikke skiftes ut uten byggherrens godkjennelse. Gebyr for utskifting er kroner ,- eks. mva. Dersom samspillsentreprenør erstattet funksjonærer/nøkkelpersonell uten byggherrens samtykke, kan ikke entreprenøren fakturere dennes kostnad de første to måneder (fulltid). Nøkkelpersonell forutsettes å bistå aktivt prosjektet som saksbehandler og ikke kontrollør. Dette skal dokumenteres i timelister. Dersom nøkkelpersonell blir benyttet mindre enn faktisk saksbehandler, vil det forstås som erstatning av nøkkelpersonell uten samtykke. Retningslinjer samspill Fossum bhg. Side 5 av 7

6 Byggherren har også rett til å kreve utskiftning av personell dersom personellet ikke utfører sine oppgaver tilfredsstillende. 5 Økonomi i prosjektet 5.1 Målsetning Det er partenes målsetning å: Optimalisere prosjektet i fase 1 slik at det oppnås en optimal fastpris Ikke overstige fastprisen Gjennomføre prosjektering og utførelse på en rasjonell og optimal måte slik at en forbedret lønnsomhet oppnås Sikre at prosjektet realiseres på en måte som gir et godt økonomisk resultat for alle parter 5.2 Fastpris for gjennomføringen (fase 2) Endelig fastpris utarbeides i fellesskap og fastsettes endelig ved utgangen av fase 1. Underveis i prosjektet skal samspillsentreprenøren basert på prosjektert materiale og kunnskap om prosjektet utarbeide utkast til fastpris. Etter hvert som prosjektet konkretiseres vil posten for uforutsette kostnader minimeres. Datoer for fremlegging av kostnadsoverslag følger møtene for styringsgruppen etter avtale. Samspillsentreprenørens deltakelse inn i Styringsgruppen og all øvrig administrasjon skal inngå i prosjektets fastpris. 5.3 Prisstigning Fastprisene i fase 1 er ikke gjenstand for indeksregulering. Sammen med fastprisen skal samspillsentreprenøren tilby en fastpris for prisstigning. Byggherren kan velge om han vil akseptere dette tilbud eller om fastprisen skal prisreguleres etter NS 8407 pkt Se prisskjema opsjon Ansvar og forpliktelser Ansvars- og risikofordelingen utover det som er regulert i avtalen mellom partene skal være i samsvar med NS Partene har dermed et selvstendig ansvar for forhold innenfor sine respektive beskrevne ansvars- og arbeidsområder. 7 Konfliktløsning i fase 1 Forprosjektet baserer seg på en alternativ konfliktløsningsmodell der målet er å løse uoverensstemmelser hurtig på lavest mulig nivå i organisasjonen. Om partene ikke kommer til enighet innen 1 uke heves diskusjonen opp ett trinn, dvs. til prosjektledelsen. Her gis saken den samme tidsfrist for behandling. Om saken ikke lar seg løse i dette forumet, bringes den inn for styringsgruppen som avgjør og lukker saken innen to uker etter at de har fått den forelagt. Dersom ikke saken lar seg løse gjennom styringsgruppen gjelder NS Retningslinjer samspill Fossum bhg. Side 6 av 7

7 *** Dato: For entreprenør: Dato: For byggherre: Retningslinjer samspill Fossum bhg. Side 7 av 7