Veileder for samhandling

Transkript

1 Veileder for samhandling Entreprenørens interesser/mål Rådgivers interesse/mål Byggherrens interesser/mål Vegdirektoratet, 03. desember 2015.

2 Veileder for samhandling Generelt. Å avsette tid til en samhandlingsperiode før kontraktsarbeidet igangsettes, er særlig viktig for at partene skal bli kjent med hverandre, avklare forventninger til hverandre, utarbeide felles mål og prosedyrer for gjennomføring av kontraktsarbeidet, samt etablere rutiner for en god og åpen kommunikasjon basert på tillit. Dette betyr at ved å fokusere på relasjonsbygging i tidligfase vil dette kunne bidra til at partene utvikler en åpen og god kommunikasjon, basert på tillit, som igjen vil bidra til at uoverensstemmelser og konflikter som kan oppstå i kontraktsperioden kan kommuniseres og avklares på en bedre måte for å komme frem til omforente løsninger. Hva er målet med samhandling. Målet er å oppnå godt samarbeid basert på åpenhet og tillit, identifisere og omforene mål ut fra felles kontraktsforståelse, samt etablere målrettede prosedyrer og rutiner til nytte for partene i gjennomføringsfasen. Det oppfordres dermed til bred deltagelse fra alle involverte parter og at alle tar ansvar for å sikre eierskap til prosessen og motivasjon for videre arbeid. Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer er en viktig del av samhandlingsprosessen, men forutsetter at partene ikke utvikler prosedyrer som er i strid med kontraktens forutsetninger og system. Samhandlingsprosessen skal oppsummeres og dokumenteres et eget omforent dokument som forankres i første byggemøte. Forhold som er omforent og nedfelt i samhandlingsdokumentet skal følges opp på samtlige byggemøter i gjennomføringsfasen. Det er særlig tre forhold som er sentrale i samhandlingsprosessen: - Partene skal bli kjent med hverandre - Partene skal bli kjent med kontrakten - Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for gjennomføringsfasen innenfor konkurransegrunnlagets forutsetninger og system. Det er viktig for partene å bli kjent med hverandre og med de personer som skal samarbeide jevnlig, kanskje daglig over flere måneder og år. Kontrakten er plattformen for samarbeidet, og det er derfor viktig at kontrakten gjennomgås, herunder sentrale kontraktsbestemmelser og spesielle/utvalgte forhold knyttet til kontraktsarbeidet. På den annen side er det viktig at partene ikke har urealistiske forventninger til en slik gjennomgang, siden innholdet og forutsetningene i kontrakten allerede er fastlagt i konkurransegrunnlaget som grunnlag for anbudskonkurransen. Det er derfor viktig at både byggherre og entreprenør har satt seg godt inn i kontrakten på forhånd, slik at begge parter er forberedt på en slik gjennomgang.

3 Erfaringer Det er ved flere anledninger foretatt kartlegging og evaluering av hvordan samhandlingen gjennomføres og fungerer i utvalgte prosjekter. Det er registrert at det er noe ulik forståelse for hva en samhandlingsprosess er og hva den skal omfatte. Dette har medført at samhandlingsprosessen er gjennomført svært forskjellig og alt for overfladisk til at den har vært til særlig nytte i selve gjennomføringsfasen. Dette ser også ut til å være en viktig årsak til at enkelte rapporterer at samhandlingen er positivt i tidlig fase fordi man blir godt kjent, men at det har lite effekt over tid. Samhandlingen blir i mange tilfeller en informasjonsarena og ikke en arena hvor det å bygge felles mål og felles plattform til praktisk nytte i gjennomføringsfasen. Eierskap og engasjement for en slik prosess, vil bare komme hvis en føler og gis mulighet til medvirke og påvirke For å oppnå dette må den som leder en slik prosess være bevisst sin rolle og legge opp til og innby til diskusjon. Dette handler om kompetanse og kunnskap til å drive slike prosesser. Det er flere forhold som ser ut til å hindre en optimal samhandlingsprosess. Det mest åpenbare er at man ikke har de medarbeiderne på plass i organisasjonen som skal være med å gjennomføre kontraktsarbeidet og at man heller ikke får til en bred nok deltagelse med riktige deltakere. Med dette som utgangspunkt vil det være vanskelig å få til ønsket engasjement og eierskap til prosessen. Som en følge av dette vil samhandlingsprosessen i mange tilfeller utvikle seg til en ren informasjonsarena, og det vil da være krevende å overføre forutsetningene fra samhandlingsprosessen til andre og nye medarbeidere/aktører som kommer inn i prosjektet. Klare og entydige prosedyrer for hvordan konflikter skal håndteres er meget viktig. Erfaringer viser at man i mange tilfeller ikke klarer å følge opp og overføre det positive som ofte kommer ut av samhandlingsfasen over til byggefasen. Årsaken til dette kan være at det som avklares i samhandlingsfasen er for lite konkret, at man er presset på tid, eller at det ikke er eierskap til prosessen. Erfaringer viser imidlertid at det er mye positivt, men at det er rom for forbedring og da særlig knyttet til bevisstgjøring og opplæring på følgende områder: Bevisstgjøring om hva samhandling er og hvilke gevinster det kan ha Bevisstgjøring om hvordan tillit skapes og utvikles Bevisstgjøring om hva som skaper engasjement og vilje til å bidra Hvordan lede en samhandlingsprosess. Agenda, verktøy, deltagelse. Rolleforståelse: prosjektleder, prosessleder, øvrige deltager. Hvordan ta samhandlingen med seg inn i prosjektgjennomføringen Hvordan forholde seg til kontrakten i samhandlingen Opplegg for samhandling All erfaring tilsier at samhandlingsprosessen må bevisstgjøres hos alle parter på ulike nivå slik at partene går inn i samhandlingsprosessen med et minimum av kunnskap om hva samhandling innebærer ift mål og hensikt.

4 Dette forutsetter at relevante bransjeaktører gir sine medarbeider som vil være sentrale i samhandlingsprosesser, nødvendig informasjon, opplæring og forståelse for mål og hensikt med samhandling. Før samhandlingsprosessen for den enkelte kontrakt settes i gang skal partene, entreprenøren og byggherren, hver for seg sørge for at medarbeidere som vil være sentrale i samhandlingsprosessen gis nødvendig kunnskap om og innblikk i hva som er mål og hensikt med samhandlingsprosessen. For å oppnå lik forståelse av hva samhandlingsprosessen innebærer vil det bli utarbeidet et eget presentasjonsmateriale som benyttes av alle parter. Opplegg for selve samhandlingsprosessen avklares og avtales i oppstartsmøtet. Eksempel på hva som skal avtales kan være: - Oppstart og varighet samlet sett - Varighet av hver samling 1, 2, 3 dager etc - Hvor skal samlingene/møtene holdes - Hvem har ansvar for å arrangere møtene - Hvem skal delta - Etc Gjennomføring av samhandlingsprosessen. For å sikre et noe mer enhetlig og tilpasset opplegg for samhandlingsprosessen, som gjennomføres før byggestart, anbefales det å involvere en person med nødvendig kompetanse og erfaring til å lede samhandlingsprosessen som ikke er tilknyttet prosjektorganisasjonen. Samhandlingsprosessen deles inn i fire hovedtemaer som er angitt nedenfor, for å løfte frem både formålet og innholdet i prosessen. 1) Personer, roller, samarbeid Bli kjent Samhandlingsfasen som grunnlag for samarbeid i hverdagen. Roller, ansvar og fullmakter Byggemøter Samarbeidsmøter Kommunikasjon 2) Gjennomgang av kontrakten Gjennomgang av prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser for eksempel fremdrift (frister), rutiner for varsling (1), HMS, kvalitet, kvalitetssikring, kontroll, dokumentasjon, samordning etc Gjennomgang av sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet, kap D for eksempel - spesifikke krav knyttet til utvalgte arbeidsoperasjoner, forutsetninger, utfordringer, samsvar mellom rapporter for grunnforhold og det som fremgår i kap D1 mv. (1) Varsling Varsler er ikke «krigserklæring», men en sentral del av kontraktens kommunikasjonssystem

5 Hva skal entreprenørens varsel inneholde en god begrunnelse, dokumentasjon, annet? Hva skal byggherrens svar inneholde en god begrunnelse, annet? 3) Helse, miljø og sikkerhet Partenes ansvar Kontroll og oppfølging Hvordan unngå ulykker og andre uønskede hendelser? Kan partene hjelpe hverandre? 4) Håndtering av tvister Gjennomgang av kontraktens tvisteløsningsmekanismer kontraktens bestemmelser kap C2, pkt 9 Samarbeidsmøter. Hvordan håndtere tvister av mellommenneskelig art Rutiner for varsler og svar håndtering som ikke bidrar til at uenighet eskalerer Målsetting er at kun prinsippsaker skal komme til rettsvesenet. Som vedlegg til denne veilederen er det utarbeidet en standardmal som konkretiserer innholdet i punktene 1) til 4). Malen angir hva som kreves gjennomgått og avklart for hvert hovedtema og deltema som skal bidra til at partene gjennom samhandling kan oppnå en målrettet og mer forutsigbar gjennomføring av kontraktsarbeidet. Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingsfasen må tilpasses den enkelte kontrakt og at vedlagte mal er eksempel på opplegg for å fastsette en målrettet prosess på et passende nivå. Opplegg for tvisteløsning Det er enighet i bransjen om at konfliktnivået er for høyt, og at det er nødvendig med forutsigbare bestemmelser og tiltak for å bedre situasjonen. I erkjennelse av at det vil oppstå uenighet i forbindelse med kontraktsgjennomføring, er det viktig at kontraktene inneholder mekanismer for å løse de tvister som oppstår. En av årsakene til det høye konfliktnivået er at uenighet som oppstår i gjennomføringsfasen ikke blir løst løpende, men akkumuleres til store tvistesaker som utestår til sluttoppgjøret. Dette påvirker samarbeidsklimaet i prosjektene negativt, og sakene blir vanskeligere å løse fordi behandlingen skjer i ettertid og tvistesummene blir større. I konkurransegrunnlaget kap C2, pkt 9 Samarbeidsmøter, er det tatt inn bestemmelser om hvordan konflikter skal håndteres. Ut fra de erfaringer med bruk av disse bestemmelsene, synes det åpenbart at disse bestemmelsene ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å løse uenigheter som oppstår underveis i prosjektene slik det er forutsatt. Ut fra dette foreslås at kap C2, pkt 9 Samarbeidsmøter skal omarbeides og gis følgende ordlyd: Pkt 9 Samarbeidsmøter

6 Det skal holdes samarbeidsmøte hver 3, måned. I tillegg skal det holdes samarbeidsmøte når en av partene ber om slikt møte. Første møte skal holdes innen en måned etter at samhandlingsfasen er avsluttet og kontraktsarbeidet igangsatt. Et sentralt tema i samarbeidsmøtene skal være gjennomgang av det som er nedfelt i samhandlingsdokumentet og de forhold som er avtalt og omforent. Evt bekymringer knyttet til samarbeidsforhold og mulige tvister under utvikling skal også frembringes, protokolleres og tiltak skal drøftes/iverksettes. I samarbeidsmøtene skal representant(er) fra byggherrens og entreprenørens ledelse delta, i tillegg til partenes stedlige prosjektledelse. Underentreprenører som er engasjert ved tidspunkt for samarbeidsmøter, skal delta på møtet. Samarbeidsmøtene skal inneholde en evalueringsprosess hvor partene evaluerer hverandre basert på en skriftlig rapport. Hvilke temaer som anses relevant for den aktuelle kontrakt og hva som kreves belyst i den skriftlige rapporten, skal avklares i samhandlingsprosessen før byggestart og inngå i samhandlingsdokumentet. Status knyttet til samarbeidsforhold og evt forslag til forbedringer skal alltid være tema i samarbeidsmøtet. Håndtering av tvister mellom kontraktspartene, skal prinsipielt løses/avklares på lavest mulig nivå (prosjektnivå) og skal da forankres i byggemøte. Hvis en ikke kommer til enighet og løsning av saken på prosjektnivå, innenfor en tidsramme på 6 måneder, etter at saken er tilstrekkelig belyst og dokumentert, skal saken løftes til samarbeidsmøte hvor byggherrens og entreprenørens ledelse deltar, i tillegg til partenes stedlige prosjektledelse. Hvis samarbeidsmøtet heller ikke fører til en løsning av saken skal partene bringe inn en «ekspert» med nødvendig erfaring og kompetanse for å ta stilling til tvistespørsmålet og komme med forslag til hvordan saken kan løses. Den oppnevnte eksperten skal som grunnlag for sin vurdering av saken motta et kort skriftlig innlegg fra hver av partene, vedlagt den dokumentasjon partene vil påberope seg. Hvis nødvendig kan eksperten innhente mer informasjon fra partene, enten ved å avholde et møte, eller ved å be om ytterligere skriftlig dokumentasjon/ forklaring. Eksperten skal gi et skriftlig råd til hvordan tvisten kan løses, innen 14 dager fra all informasjon er innhentet. Rådet skal være begrunnet og legges frem i et samarbeidsmøte hvor representant(er) fra byggherrens og entreprenørens ledelse deltar, i tillegg til partenes stedlige prosjektledelse, for endelig beslutning. Endelig beslutning kan bety at partene blir enig om hvordan tvisten skal løses eller at tvisten er av en slik art at partene blir enig om at tvisten skal avklares av domstolene. Utvelgelse av ekspert skjer ut fra navngitt(e) person(er) som har påtatt seg denne rollen, og som partene har blitt enig om i samhandlingsprosessen og opplistet i samhandlingsdokumentet. Kostnader Kostnader forbundet med bruk av ekspert skal deles likt mellom partene.

7