Samhandlingsprosessen

Transkript

1 Fagseminar Teknisk kvalitetskontroll Trondheim 9.oktober 2012 Samhandlingsprosessen Jarle Kristian Tangen

2 Stikkord 1. Kort presentasjon av prosjektet 2. Samhandlingsprosessen 3. Erfaringer

3 Samfunnsmål En samferdselsrevolusjon Reisetiden fra Hamar til Oslo vil ved full utbygging av E6 og Dovrebanen blir redusert med en halv time Reisetid tog: ned mot 50 min Reisetid bil: ca 1 time og 20 min.

4 Fakta Medvirkning Fellesprosjektet E6 Dovrebanen Langs søndre del av Mjøsa i Eidsvoll og Stange kommuner. 4 felts E6, 100 km/t, 21 km, åpnes høst Dobbeltspor på Dovrebanen, 200 km/t, 17 km, åpnes høst Felles kommunedelplan og reguleringsplaner Felles utbygging av veg og jernbane i ett prosjekt, kostnad ca 8,5 mrd.kr: 3 store grunnarbeidsentrepriser (geografisk inndelt) kontraktstørrelse 1,3-1,8 mrd.kr. Basert på hb066 (SVV), men NS8405 (JBV). Gjennomgående entrepriser for bla jernbaneteknikk og tunnelelektro veg.

5 Organisering

6 Samhandling For mange konflikter i våre entreprisekontrakter! Ett av flere tiltak som er innført: Oppstartsmøte og samhandlingsprosess Hb066, kapittel C2-spesielle kontraktsbestemmelser

7 For å oppnå felles kontraktsforståelse, felles målsetting og omforente samhandlingsprosedyrer, skal det avholdes oppstartmøte og gjennomføres en samhandlingsprosess. Partene skal sette av tilstrekkelig tid til dette. Samhandlingsprosessen skal hovedsakelig gjennomføres før arbeidene igangsettes. Hb066, C2.8 Dette skal gjennomføres uten at fordeling av ansvar og risiko i kontrakten endres i forhold til anbudskonkurransen.

8 Hb066, C2.8 Samhandlingsprosessen skal som minimum omfatte: Oppstartsmøte for at partene kan bli kjent med hverandre og med prosjektet Utvikling av felles mål for prosjektet Utvikling av felles kontraktsforståelse Utvikling av samhandlingsprosedyrer, med krav og forventninger til partene Utarbeiding av prosedyrer for involvering av alle aktører (inkludert rådgivere, underentreprenører, m. fl.) Avklaring av organisering, roller og ansvar Avklaring av prosedyrer for konfliktløsning Avklaring av prosedyrer for kvalitetssikring, sikkerhet/helse/arbeidsmiljø (SHA) og ytre miljø (YM) Avklaring av rutiner og krav til dokumentasjon, rapportering, etc Gjennomgang av arbeidsoperasjoner, felles forståelse for omfang, krav og oppgjør Utvikling av åpen kommunikasjon med åpenhjertige og gjensidige tilbakemeldinger Gjennomgang og optimalisering av fremdrift Analyse og fastsettelse av konkrete utviklingsmuligheter og utviklingsmål

9 Samhandling Fellesprosjektet Kravene i hb066 er benyttet av Fellesprosjektet - forankret hos prosjekteierne. Fellesprosjektet dekker alle kostnader forbundet med samhandlingsprosessen. Samhandlingsprosess er gjennomført for de tre grunnarbeidsentreprisene. Byggherre, entreprenør og prosjekterende har deltatt i samhandlingen. Fokus på samhandlingen - kun tilrigging tillatt før samhandlingsprosessen er i mål.

10 Samhandling Fellesprosjektet Entreprenørene er veldig forskjellige: FP1: Alpine Bau GmbH (Østerrike) FP2: JV Hochtief Veidekke ANS (Tyskland/Norge) FP3: Hæhre Entreprenør AS (Vikersund) Prosjekterende er litt mindre forskjellige: FP1: Vianova Plan og Trafikk FP2: Norconsult FP3: Cowi

11 Erfaringer fra tidligere Relativt begrenset erfaring, dog mest positivt Viktig å bruke nok tid Bred deltakelse Forankring/involvering fra partenes ledelse Før rigging og produksjon Helst annet sted enn anleggskontoret Middag/overnatting viktig sosialt element Gjerne ekstern prosessledelse God dokumentasjon/referering Rom til å diskutere, åpenhet Positiv innstilling

12 Overordnet mål for samhandlingsfasen Bli kjent, både med prosjektet og ikke minst hverandre Etablere en "grunnmur" for videre prosjektgjennomføring Etablere ett sett av "leveregler", hvordan skal vi jobbe sammen for å lykkes i prosjektet

13 Samhandlingsfasen Involverte parter kan videreutvikle prosjektet i fellesskap ved å forene gode forslag hos entreprenør, rådgiver og byggherre. Det bør legges opp til et intensivt arbeide hvor de involverte prioriterer dette arbeidet og i hovedsak legger bort andre arbeidsoppgaver. Ved behov kan det opprettes egne arbeidsgrupper og det bør jevnlig holdes arbeidsmøter i hele prosjektteamet hvor en fatter beslutninger, avtaler videre arbeid og fremdrift.

14 Intensjon med samhandlingsfasen Byggherre Rådgiver Entreprenør

15 Partene prioriterer samhandlingsfasen Bred deltakelse I hovedsak legger bort andre arbeidsoppgaver Fokus på samhandlingsfasen

16 Temaer i samhandlingsfasen Oppstartsmøter Oppstartsmøte for at partene kan bli kjent med hverandre og med prosjektet Eget oppstartsmøte SHA og YM Felles forståelse Utvikling av felles mål for prosjektet Utvikling av felles kontraktsforståelse

17 Temaer i samhandlingsfasen Avklaringer av Organisering, roller og ansvar Prosedyrer for konfliktløsning Prosedyrer for - kvalitetssikring - sikkerhet/helse/arbeidsmiljø (SHA) - ytre miljø (YM). Rutiner og krav til dokumentasjon, rapportering, etc.

18 Temaer i samhandlingsfasen Diskusjoner Gjennomgang av arbeidsoperasjoner Felles forståelse for omfang, krav og oppgjør Gjennomgang og optimalisering av fremdrift Utvikling av åpen kommunikasjon Analyse og fastsettelse av konkrete utviklingsmuligheter og utviklingsmål Dette skal gjennomføres uten at fordeling av ansvar og risiko nedfelt i kontrakten endres.

19 Temaer i samhandlingsfasen Samhandlingsdokument og kjøreregler Utvikling av samhandlingsprosedyrer, med krav og forventninger til partene Utarbeiding av prosedyrer for involvering av alle aktører

20 Samhandling Fellesprosjektet 3 samlinger over 2 dager rett etter kontraktsinngåelse deltakere jevnt fordelt mellom entreprenør, prosjekterende og byggherre. Samlingene planlagt av prosessleder sammen med partene Det er benyttet «uavhengig» prosessleder På hotell med felles middag, sosialt samvær og overnatting. 1 samling etter ca 2 måneder

21 Arbeidsmetodikk 1. Kort innledning til aktuelt tema 2. Gruppediskusjoner 3. Presentasjon/diskusjon/oppklaring Grupper, faglig satt sammen, alle 3 partene: Sprenging/masseflytting Økonomi SHA, YM, «grønt», naboer Konstruksjon Tunnel Ledelse

22 Gruppearbeid

23 Gruppearbeid

24 Tema på samling Forventninger til samhandlingsfasen 2. Mål og kjøreregler 3. Organisering, roller og ansvar 4. Informasjon, kommunikasjon og involvering 5. Dokumentasjon, kontroll og rapportering 6. Utfordringer og optimalisering 7. 3D løsning og samordningsmodell 8. SHA, YM og kvalitetsplan 9. Trafikkavvikling 10.Kontraktsforståelse og endringshåndtering 11.Konfliktløsning/tvisteløsning 12.Språkforskjeller

25 1. Status etter byggestart + / - erfaringer alle parter 2. Hvor trykker skoen? Fra den enkeltes ståsted 3. Organisasjon og fullmakter Ingen store utfordringer så langt 4. Møtestruktur Ingen stor sak 5. eroom og dokumentasjon Trenger mer opplæring 6. SHA Stort fokus hele tiden 7. Mål for prosjektet Oppdatering og signering Tema på samling 4

26 FP2 Mål for prosjektet! Et overordnet mål er å bli årets anlegg Omdømme Prosjektet skal ha godt omdømme og være samfunnsnyttig HMS/Miljø Vi skal ha null skader og lavt sykefravær Vi skal ha det beste miljøregnskapet

27 Samarbeid og kommunikasjon FP2 Mål for prosjektet! Vi skal opptre profesjonelt, ha respekt for rammebetingelsene og holde avtaler Vi skal utnytte hverandres kompetanse og bidra til et godt samarbeid Vi skal ha en åpen dialog gjennom hele anleggsfasen med stor takhøyde Vi skal ha kontinuerlig samhandling på alle nivåer Vi skal fokusere på sak og ikke person Vi skal vise hverandre gjensidig respekt Vi skal ta vare på hverandre ved å være tydelige, åpne og ærlige Vi skal ha riktig kommunikasjon og informasjonsflyt både internt og eksternt Vi skal gjøre ting riktig første gang

28 Teknikk/teknologi FP2 Mål for prosjektet! Begge parter skal være åpne for utviklingsmuligheter Vi skal være åpne for nye innspill og løsninger, og ha fokus på opplæring og involvering av alle parter Vi skal lykkes med konturkvalitet og ny V/F-løsning for Dovrebanen Vi skal være det beste prosjektet hittil på bruk av 3D

29 Etter samhandlingsfasen Er samhandling slutt etter samhandlingsfasen? NEI: Etablere grunnlaget for videre samhandling i gjennomføringen av et krevende prosjekt! Egne arbeidsgrupper kan opprettes ved behov Jevnlig arbeidsmøter hvor en fatter beslutninger, avtaler videre arbeid og fremdrift Dette avtales i samhandlingsfasen Sette noen vurderingstidspunkter underveis i prosjektet for å vurdere hvordan samarbeidet fungerer.

30 Entreprenørene brukte «fredningstiden» til å PLANLEGGE sine arbeider. Entreprenøren ble bedre kjent med egen organisasjon. Ledelsen hos entreprenøren og ledelsen i Fellesprosjektet fikk møte hverandre tidligere enn vanlig, dvs før en tvist eller konflikt har oppstått. Byggherren fikk tid til å tilpasse organisasjonen til entreprenørens organisering (og motsatt) Entreprenøren fikk testet ut hvilke tolker som (ikke) fungerte.. Dårlig samsvar mellom «ledelsens» ønsker om flere utenlandske entreprenører og kontraktskravet om «kun norsk språk»? Erfaringer så langt..