Samhandlingsprosessens betydning

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Samhandlingsprosessens betydning"

Halvor Hetland
7 år siden
Visninger:

2 Samhandlingsprosessens betydning Hva hindrer og hva bidrar til en god prosess? Anna Swärd Post doktor Senter for Byggenæringen Handelshøyskolen BI 18 mai 2015

3 BIs Senter for byggenæringen Opprettet i 2005 som et 3-årig gaveprofessorat fra Terje S. Backe med det formål å tilføre BAE næringen et fagmiljø med handelshøyskoleprofil. Finansieres nå av et spleiselag i næringen. Skal være BIs kontaktpunkt mot BAE-næringen, og har en referansegruppe bestående av ledere i næringen, som gir innspill til senteret. Gruppen ledes av Harald Nikolaisen, adm. dir. i Statsbygg. Senteret tar et verdikjedeperspektiv og arbeider systematisk i henhold til formålet innenfor følgende fire hovedområder: Belyse næringens samfunns- og næringsøkonomiske betydning Forske på verdikjede- og bedriftsrelaterte prosesser Tilby utdanningsprogram og kunnskapsutvikling Drive kunnskapsformidling og nettverksbygging

Gruppen ledes av Harald Nikolaisen, adm. dir. i Statsbygg.

4 Forskningsprosjekt med fokus på samhandlingsprosessen Ønsker å forstå hva man gjør med samhandling i de ulike prosjektene, hva som skal til for å få ut de ønskede effektene, hva som er til hinder for samhandling, og hvilke effekter samhandlingsprosessen har over tid. Så langt er 12 prosjekter studert og følges opp. Driftskontrakter og prosjekter i regi JBV vil inngå i neste fase samt et prosjekt til hos SVV med totalentreprise.

samhandling, og hvilke effekter samhandlingsprosessen har over tid.

5 Viser seg at samhandlingen blir praktisert svært forskjellig Tid Deltagelse Prosessleder Gjennomføring Forståelse Engasjement/involvering Holdninger Erfaringer Er det et problem at man gjør det så forskjellig? Prosjektbaserte organisasjoner og implementering av ny praksis

Engasjement/involvering Holdninger Erfaringer Er det et problem at

6 Erfaringer av samhandling «Vi forsto mer av hva som er viktig for dem og hvorfor de må kontrollere oss hele tiden» «Det var lettere å ta en daglig telefon å diskutere ting etter at vi hadde vært sammen disse ukene» «Det er tullete å bruke så mye tid på å bli kjent- det hadde vi blitt uansett etter hvert!»

telefon å diskutere ting etter at vi hadde vært sammen disse ukene» «Det er

7 Hva ønsker man seg av samhandlingen? Færre konflikter Jobbe mot samme mål Jobbe bedre sammen- involvering og engasjement Løse problemer på en smidig måte Kommunisere bedre Spare ressurser Ha det hyggelig på jobb Bygge tillit «Det er noe som direktoratet har bestemt»

involvering og engasjement Løse problemer på en smidig måte

8 "Alt handler om tillit- det er det som gjør om vi lykkes eller mislykkes på et prosjekt Byggherre

9 Hvilke effekter kan tillit ha? Lettere å fatte beslutninger Større åpenhet Utveksling av informasjon Samarbeid Felles problemløsning Forutsigbarhet Læring Mindre behov for overvåking Effektiv bruk av ressurser Sparer tid Vi stoler på at de gjør sitt beste for å finne gode løsninger og de dokumenter veldig bra de endringene som kommer. Det betyr at vi kan bruke mindre tid på å sjekke de (Byggherre) Vi hadde aldri klart å komme frem til disse gode løsningene om vi ikke hadde vært åpne i diskusjonene (Entreprenør)

Mindre behov for overvåking Effektiv bruk av ressurser Sparer tid Vi stoler på at de gjør sitt beste for å finne gode løsninger

10 En næring som har generelt lav grad av tillit (Arino, 2008) Holdninger som hemmer prosessen «Byggherre- det ligger i ordet- det er vi som bestemmer» «Vi finner oss ikke i hva som helst- det er viktig å få frem hvilke sanksjoner vi kan benytte» «Entreprenøren kan bruke det til sin fordel senere- si at de ikke har blitt informert om dette i samhandlinga» «Det er som å gå i krigen»

det er viktig å få frem hvilke sanksjoner vi kan benytte» «Entreprenøren kan bruke det til sin

11 Vi må ha tro på at andre har noe å bidra med

12 Hva skal til for å lykkes med samhandling? Ta inn over oss konteksten: det vil bli endringer, usikkerhet og konflikter. Aktørene har ikke samme mål!

13 Hvorfor er starten av prosjektene så viktig? Forskning på temporære relasjoner viser at positive handlinger tidlig i prosjektene er kritisk for hvordan samarbeid utvikler seg Tidligfase bidrar til å redusere usikkerhet om oppgavene, ansvar, og intensjoner Gir oss en sjanse til å lære om de vi skal jobbe sammen med I denne fasen kan vi redusere usikkerhet og bygge tillit- positiv spiral

for hvordan samarbeid utvikler seg Tidligfase bidrar til å redusere usikkerhet om oppgavene,

14 Samhandlingens varighet Vanligste med 3 samlinger over to dager. «Det hadde vært nok med en dag eller to for å bli bedre kjent» «Ønsker at samhandlingen strekkes ut i tid så vi har mer konkret å snakke om» «Hverken entreprenør eller UE hadde hatt tid til å sette seg inn i prosjektet»

at samhandlingen strekkes ut i tid så vi har mer konkret å snakke om»

15 De vi skal samhandle med må være der «Entreprenøren hadde ikke satt seg inn i jobben i det hele tatt. Det virket som om de bare hadde rasket sammen en gjeng» «UE var ikke med på samhandlingen for de var ikke kontrahert ennå» «Mange av de fra samhandlingsfasen forsvant ut av prosjektet»

Det virket som om de bare hadde rasket sammen en gjeng» «UE var ikke

16 Engasjement «De var veldig stille- det var stort sett vi som måtte prate» Byggherre «Det ble mest informasjon og lite samhandling» Entreprenør «Jeg fikk vite på fredag at jeg skulle på samhandling på mandagen og ante ikke hva dette var og jeg kjente ikke prosjektet heller» Entreprenør Agenda utformes som regel av Byggherren. Entreprenør kan uttale seg.

skulle på samhandling på mandagen og ante ikke hva dette var og jeg kjente ikke

17 Ledelse og gjennomføring av prosessen «Vi hadde aldri gjort dette før så vi leide inn en ekstern prosessleder» Byggherre «Det bar preg av at Byggherren informerte. Det ble mer informasjon enn samhandling» Entreprenør Hvem skal være prosessleder. Fordeler og ulemper? Kompetanse, engasjement, forankring

18 Samhandlingsprosessen skal som minimum omfatte (Håndbok 066): Oppstartsmøte for at partene kan bli kjent med hverandre og med prosjektet Redegjørelse om prosjektets overordnede hensikt og bakgrunn Gjennomgåelse og felles forståelse av kontraktsarbeidet, eksempelvis arbeidsoperasjoner, kvalitet og utfordringer Utvikling av samhandlingsprosedyrer, med krav og forventninger til partene Utarbeiding av prosedyrer for involvering av alle aktører (inkludert rådgivere, underentreprenører, m. fl.) Gjennomgåelse av entreprenørens rutiner for egen aksept av underentreprenør Gjennomgåelse av organisering, roller, fullmakter og ansvar Gjennomgåelse av prosedyrer for tvisteløsning Gjennomgåelse av kvalitetsplaner og prosedyrer for kvalitetssikring, sikkerhet/helse/arbeidsmiljø (SHA) og ytre miljø (YM) Gjennomgåelse av rutiner og krav til dokumentasjon, rapportering, etc. Gjennomgåelse av hvordan arbeidet tenkes gjennomført Utvikling av god kommunikasjon med åpenhjertige og gjensidige tilbakemeldinger Gjennomgåelse av planlagt fremdrift Analyse og fastsettelse av konkrete utviklingsmuligheter og utviklingsmål.

Utarbeiding av prosedyrer for involvering av alle aktører (inkludert rådgivere, underentreprenører, m. fl.

19 Punkter som må utvikles i fellesskap Utvikling av samhandlingsprosedyrer, med krav og forventninger til partene Utarbeiding av prosedyrer for involvering av alle aktører (inkludert rådgivere, underentreprenører, m. fl.) Utvikling av god kommunikasjon med åpenhjertige og gjensidige tilbakemeldinger Analyse og fastsettelse av konkrete utviklingsmuligheter og utviklingsmål.

(inkludert rådgivere, underentreprenører, m. fl.

20 «Vi ble veldig skuffet lenger ut i prosjektet. Vi hadde jo blitt enige om at vi skulle ha tillit og åpenhet. Men det var tydelig at vi hadde ulik oppfattelse av hva det var!» Hvordan kan vi gjøre ting konkret? Hva har vi blitt enige om og hvem er ansvarlig? Realistisk Godt forankret

Men det var tydelig at vi hadde ulik oppfattelse av hva det var!

21 Viktige samhandlingsmål og kjøreregler for prosjektet: 1. Vi skal ikke ha personskader i vårt prosjekt 2. Prosjektet skal gjennomføres med åpenhet, ærlighet, og gjensidig respekt fra alle parter 3. Vi skal ha tillit til hverandre 4. Vi skal få til et prosjekt som alle kan være stolte av 5. Vi skal være løsningsorienterte 6. Vi snakker med hverandre før vi sender skriftlige krav

22 Unngå å diskutere kontrakt? «Samhandlinga kunne vært brukt til å gå igjennom kontrakten- hvor vi kunne være ærlige om hvor det er feil eller hvor det er mangelfull informasjon» Byggherre «Det hadde vært utrolig nyttig om vi kunne diskutere hvorfor de har valgt de ulike løsningene- og hvorfor de har forkastet andre løsninger- da hadde vi forstått mer av hvorfor det skal gjøres på en måte som vi kanskje mener er ineffektiv» Entreprenør «Jeg skjønner ikke hvorfor vi ikke kan diskutere kontrakten. Det er vist fordi de mener at det fort blir konflikter ut av det, men det betyr jo bare at konfliktene kommer etterpå» Byggherre

23 Oppsummert- hva gjør de som lykkes? Har tro på at samarbeid lønner seg Søker hjelp om de ikke skjønner hva dette er Setter av godt med tid Har ledere som ønsker samhandling velkommen og viser de andre at de mener det- dette er ikke en ny form for kontroll Søker å få alle deltagere med og forstår at engasjement krever at man får muligheten til å bidra Bytter ut individer som ikke passer inn i teamet Har en prosessleder som evner å få folk med på diskusjoner Skygger ikke unna konflikter Evner å være konkrete og følger opp det man har blitt enige om i samhandlingen på byggemøter og samarbeidsmøter gjennom hele prosjektet

24 Foreløpige anbefalinger Opplæring av prosjektlederne Sette krav om deltagelse Være mer tydelig på hva som legges i samhandling og hvordan det bør gjennomføres Gjøre tilgjengelig de gode eksemplene. Gjøre det mulig å trekke samhandlingen ut i tid Større krav om konkretisering og oppfølging- bruke byggemøtene og samarbeidsmøtene Jobbe med kultur og holdninger

Like dokumenter

Anna Swärd Post doktor Senter for Byggenæringen Handelshøyskolen BI 7 mars 2016

Erfaring med samhandlinghva skal til for å lykkes og hva hemmer prosessen? Anna Swärd Post doktor Senter for Byggenæringen Handelshøyskolen BI 7 mars 2016 Forskningsprosjektet Samarbeid mellom BI og Policy