HVA ER DET SOM SÆRPREGER DET Å ARBEIDE MED PROSJEKT?

Transkript

1 HVA ER DET SOM SÆRPREGER DET Å ARBEIDE MED PROSJEKT? Felles forståelse for prosjekt som metode - en kritisk faktor for prosjektets suksess! Spesialrådgiver Bjørg Røstbø, Prosjektledersamling

2 Kompetanseutvikling innen prosjektarbeid - har vi behov for det? Teori er når alle vet hvorfor, men ingen vet hvordan. Praksis er når alle vet hvordan, men ingen vet hvorfor. I dette rom forenes teori og praksis; ingen vet hvordan og ingen vet hvorfor!

3 Spørsmål knyttet til ståsted som prosjektleder 1. Hvordan trives du i rollen som prosjektleder? (Besvares på en skala 1 10) 2. Hvordan vurderer du din egen prosjektkompetanse? (Besvares på en skala 1 10) 3. Hvor mange av dere har kurs/utdanning innen prosjektarbeid? (Besvares som har/har ikke)

4 Hvorfor er det så viktig å mestre prosjektarbeidsformen i dag? Fordi det snart ikke løses et problem, foretas en investering, settes i gang et miljøtiltak eller omorganiseres i en bedrift eller en etat uten at oppgaven utformes som et prosjekt. Ifølge det verdensomspennende PMI Project Management Institute foregår i dag over 25% av verdens pengeforbruk gjennom prosjekter. Prosjektarbeidsformen håndterer nesten ufattelig store verdier. Og påvirker nesten ufattelig mange mennesker. I Norge har prosjektarbeidsformen fått spesielt sterkt fotfeste. Kanskje fordi vi alt fra starten valgte å drive fram vår offshorevirksomhet som prosjekter, eller kanskje fordi arbeidsformen passer vårt norske skippertaks-orienterte lynne godt. (Prosfessor Svein Arne Jessen Handelshøgskolen BI)

5

6 Hva er prosjektarbeid? Prosjektarbeid er: praktisk arbeid praktisk problemløsning praktisk ressursforvaltning pratisk beslutningstaking Det svinger mye mer i prosjektarbeid mer trøkk!

7 Hva kjennetegner prosjekt som arbeidsform? Prosjekt er en arbeidsform som: er avgrenset i tid har et definert mål krever ofte tverrfaglighet gjennomføres innen gitte ressursrammer (tid, kapital og personell)

8 Når bør prosjekt ikke brukes som arbeidsform? Bør ikke brukes overfor: det som har lett for å bli evigvarende det som kan løses med rutine

9 Hva er et program? Et program består av flere prosjekter som sammen skal levere et bestemt resultat Er begrenset i tid Utføres ofte av ulike avdeling/seksjoner i etaten Er det høyeste nivå i prosjektstrukturen Programplaner er et resultat av de samlede prosjektplaner

10 Programorganisering - Program X

11 Programorganisering Kvalitetskommuneprogrammet Pol. kontaktmøte Referansegruppe Adm. Styringsgruppe Sekretatiatet Programkontor Kommune Kommune Kommune Kommune Kommune Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt

12 Tradisjonell prosjektorganisering Prosjektmedarbeider Referansegruppe Prosjektmedarbeider Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektmedarbeider

13 Forholdet mellom prosjektadministrative og faglige oppgaver Prosjektadministrasjon Innsats Faglig gjennomføring av prosjektet Resultat

14 Prosjekt kan deles opp i ulike delprosjekt - hva er et delprosjekt? Delprosjekt er en del-leveranse av et prosjekt Delprosjekt består av flere milepæler

15 Hva er en milepæl? En milepæl er en del-leveranse av et prosjekt En milepæl består av flere aktiviteter Milepælene fremkommer av milepælsplanen

16 Hva er en aktivitet? En aktivitet er en konkret oppgave som utføres En aktivitet er det laveste nivå i prosjektstrukturen Aktivitetene forteller hva prosjektgruppen skal gjøre for å levere en milepæl.

17 Styringsgruppen Styringsgruppens størrelse er helt avhengig av størrelsen av prosjektet, men bør holdes på et minimum Ansvarsområder: overordnet ansvarlig for prosjektet og prosjektresultater ansvarlig for å etablere prosjektet, sørge for at forutsetninger er tilstede, overordnet overvåke fremgangen, iverksette tiltak som er nødvendig overordnet ansvarlig for at prosjektet har midler til gjennomføring ansvarlig for å sikre at prosjektets strategi og organisasjonens strategi ikke er motstridende ansvarlig for å sikre at prosjektets mål er i henhold til organisasjonens behov

18 Styringsgruppemedlemmer Ansvarsområder: skal representere brukere eller leverandører som blir påvirket av prosjektet eller prosjektresultatet plikter å engasjere seg i prosjektet samt være tilgjengelig for prosjektleder for diskusjoner

19 Hva er en referansegruppe? En gruppe sammensatt autoriteter/fagpersoner innen de ulike fagfelt som prosjektet har fokus på. Hovedoppgaven er å delta i drøftinger og gi innspill slik at det arbeidet som gjøres er relevant, faglig forankret og riktig prioritert i forhold til programmets/prosjektets mål.

20 Råd ved organisering og opprettelse av styringsgruppe og referansegruppe Prosjektets forhold til basisorganisasjonen Lite/ukomplisert prosjekt Middels komplisert og stort prosjekt Stort og komplisert prosjekt Styringsgr. bør opprettes P P Styringsgr. bør opprettes Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes P Styringsgr. bør opprettes Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes

21 Prosjektleder Ansvarsområde: utarbeide overordnede planer: - mandat, milepælplan, prosjektansvarskart, etc. planlegge, styre, og administrere prosjekt dokumentere, rapportere og informere er sekretær i styringsgruppen Viktig med en god stillingsbeskrivelse!

22 Prosjektmedarbeider Ansvarsområde: å innhente aksept fra linjeleder for deltakelse i prosjektarbeid å bidra i arbeidet med å utarbeide: endelig mandat milepælplan og prosjektplan det som leveres i prosjektet. å bidra aktivt med innspill i prosjektarbeidet. å rapportere fremdrift og ressursbruk i forhold til de ulike aktivitetene i prosjektet

23 Prosjektleders virkemidler Prosjektmandat Organisatorisk forankring Faglig dyktighet Personlig kontakt

24 Prosjektmandat prosjektets viktigste dokument! Styringsredskap for styringsgruppen Arbeidsredskap for prosjektleder

25 Prosjektmandat Prosjektnavn: Oppdragsgiver: Bakgrunn for prosjektet: Hovedmål: H1: H2: H3: Omfang og avgrensninger: Tidsrammer (prosjektets varighet) Organisering av arbeidet (arbeidsfaser) Delmål Avgrensninger Rammebetingelser: Kort om organisering (styringsgruppe, evt. referansegruppe, prosjektleder, prosjektgruppe) Milepælsplan (se vedlegg) Budsjett (se vedlegg) Evaluering:

26 Prosjektmål - hierarki Hovedmål Delmål Resultatmål

27 Om å sette mål for prosjektet R - resultatbeskrivende O - objektiv målbare T - tidsbestemte U - utviklende R - realistiske

28 Evaluering av prosjekter Formål: Beskrive og dokumentere resultater hva som er oppnådd i prosjektet Fortelle gi oss en liste over positive og negative erfaringer med prosjekt Øke kvaliteten på fremtidige beslutninger Gi anbefalinger til videre oppfølging av resultatene

29 Evaluering av prosjekter Eksterne evalueringseksperter bør benyttes: ved store og omfattende prosjekter når det er mange ulike og motstridende interesser knyttet til bruken av resultatene ved manglende kompetanse til å gjennomføre evalueringer når det ikke er ledig kapasitet internt

30 Evaluering av prosjekter Intern evaluering bør benyttes: ved enighet om nødvendigheten av endring ved at evalueringen har en overføringsverdi internt i organisasjonen når det kreves spesiell faglig ekspertise for å kunne bedømme resultatene når overordnet myndighet har bestilt en egenevaluering

31 Evalueringsrapport 1. Innledning 2. Oppdragsgiver og evalueringsteam 3. Datainnsamling og metoder 4. Måloppnåelse og resultater 5. Rammer (organisering, tid, kapital) 6. Avslutning

32 Utnytte resultatene Hva fungerte bra i prosjektarbeidet? Kan dette standardiseres for utnyttelse i andre prosjekter? Kunne prosjektet ha blitt gjennomført på en bedre måte? Hva har vi lært?

33 Vanlige årsaker til manglende resultat Manglende forankring Uklart mandat Uklare ansvars- og samarbeidsforhold Nøkkelpersoner ikke tilgjengelig Ledelse og nøkkelpersoner ikke engasjert Mangelfull informasjon Feil person som prosjektleder Manglende sikring ved overgang til drift

34 Fra prosjekt til drift Hovedårsaker til mislykket overgang fra prosjekt til daglig drift: Manglende engasjement i organisasjonen og ledelsen Ingen ressurser avsatt til implementeringen Overføring fra prosjekt til drift medfører store endringer i virksomheten

35 Lykke til videre med prosjektarbeidet!