Prosjekt nr Campus Ås, SLP - Gjennomføring. Forretningsrutiner for totalentreprise K653 Pumpesystem for produksjonsdyrgjødsel

Transkript

1 Prosjekt nr Campus Ås, SLP - Gjennomføring Forretningsrutiner for totalentreprise K653 Pumpesystem for produksjonsdyrgjødsel 1

2 Innhold 0 Generelt Prosjektadministrative rutiner Prosjektets webhotell Interaxo Prosedyrer og skjemaer for håndtering av endringer, forsinkelser, medvirkningssvikt og avvik Bestillinger Fakturering Møter Møtereferater Rapportering... 5 Totalentreprenør skal rapportere til prosjektledelsen hver måned der det er aktivitet Digital samhandling Ferdigstillelsesverktøy

3 0 Generelt Dette dokumentet har til hensikt å gi informasjon om prosjektet og angi administrative rutiner for gjennomføringen av leveransen. 1 Prosjektadministrative rutiner 1.1 Prosjektets webhotell Interaxo Prosjektet bruker webhotellet Interaxo for utveksling av dokumenter, modeller og tegninger med prosjekteringsgruppe, bruker og entreprenører. Entreprenøren har ansvar for å melde inn brukere til Statsbygg. Entreprenøren varsler Statsbyggs kontraktsansvarlige for tilganger og evt. opplæring. Dokumenter unntatt offentlighet skal ikke utveksles på Interaxo. 1.2 Prosedyrer og skjemaer for håndtering av endringer, forsinkelser, medvirkningssvikt og avvik Håndtering av endringer, forsinkelse, medvirkningssvikt og avvik i prosjektet i henhold til NS8407, gjøres i elektroniske skjemaer som fylles ut direkte i nettleseren i Interaxo. 1.3 Bestillinger Rutiner for bestillinger Det blir benyttet standard bestillingsbrev for alle bestillinger ut over avtalt kontraktssum. Bestillingen vil inneholde bestillingsnummer og nødvendig faktureringsinformasjon. Rekvisisjon Byggeleder har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inntil kr ,- eksklusive MVA, med mindre det er særlig avtalt et annet beløp. Dette gjelder bare arbeider som ikke kan følge de vanlige forretningsrutinene. 1.4 Fakturering Faktura skal sendes elektronisk i EHF-format (se Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt rett sted, eller som mangler informasjon, vil bli returnert. Statsbygg aksepterer ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd. Fakturering skal skje særskilt for: Milepælsfaktura på avtalt kontraktssum Bestillinger og rekvisisjoner ut over avtalt kontraktssum (endringer/forsinkelse og svikt ved byggherrens medvirkning/opsjoner/mengderegulering) Evt. utlegg 3

4 Milepælsfaktura På milepælsfaktura skal følgende fremgå: Prosjektnummer: Campus Ås, SLP Kontraktsnummer og navn: K653 Pumpesystem for produksjonsdyrgjødsel Statsbyggs bestillingsnummer Vår referanse (referanse ID) Milepælsfakturanummer (M001, M002 osv.) Avtalt kontraktssum ekskl. mva. Opparbeidet beløp (ekskl. mva.) Tidligere fakturert beløp (ekskl. mva.) Rest ifølge kontrakt (ekskl. mva.) Bestillinger ut over avtalt kontraktssum Bestillinger ut over avtalt kontraktssum (endringer/forsinkelse og svikt ved byggherrens medvirkning/opsjoner/mengderegulering) skal faktureres separat i henhold til bestilling. Ved fakturering skal entreprenør vedlegge dokumentasjon iht. NS På faktura skal følgende fremgå: Prosjektnummer og -navn Kontraktsnummer og -navn Bestillingsnummer som fremgår av bestillingsbrevet. Dersom bestillingsbrev ikke er mottatt, skal det oppgis referanse til skjema omtalt i ovennevnte pkt. 3.2 (eksempelvis rekvisisjonsnummer for R-skjema «R-001, R-002 s») Vår referanse (referanse ID) Hvis en bestilling har flere bestillingslinjer skal faktura også inneholde tilsvarende antall linjer med henvisning til aktivitetsnummer. Faktura skal også merkes med bestillingsnummer og referanse ID som fremkommer av bestilling, dersom ikke annen referanse ID er avtalt mellom partene. Det er svært viktig at overnevnte merking av faktura overholdes. Fakturaer som ikke er i henhold til kravet, vil bli returnert. 2 Møter Følgende møter vil avholdes for denne entreprisen: Byggemøte: Byggherre innkaller til byggemøte Oppstartsmøte: Byggherre innkaller til oppstartsmøte etter signert kontrakt Fremdriftsmøte: Byggherre innkaller til fremdriftsmøte SHA-møte: Byggherre innkaller til SHA-møte. Prosjekteringsmøte: Totalentreprenør innkaller til prosjekteringsmøte. Byggherren har møterett. Særmøte: Byggherre og totalentreprenør kan anmode om særmøter. 4

5 2.1 Møtereferater Det skrives alltid referat fra alle formelle møter. Den som innkaller har ansvar for at møtereferat blir utarbeidet og distribuert på Interaxo senest 3 virkedager etter at møtet har funnet sted. Dersom det ikke er kommet skriftlig innsigelse innen 7 dager etter mottakelse av møtereferatet, eller i påfølgende møte hvis dette skjer innen 7 dager, oppfattes referatet som godkjent. Dersom en møtedeltaker blir pålagt oppgaver som haster, må møtedeltaker selv notere seg oppgaven og ikke vente på referatet. Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er til stede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med å delegere oppgaven til vedkommende. 3 Rapportering Totalentreprenør skal rapportere til prosjektledelsen hver måned der det er aktivitet. Tema Innhold Metode Tid/hyppighet Kvalitet Utført egenkontroll i forhold til godkjent kontrollplan for kontraktsarbeidene Avvik- status Avviksskjema Løpende SHA Fremdrift Økonomi Antall fraværsskader Antall arbeidstimer RUH rapport om uønsket hendelse Status iht omforent fremdriftsplan Arbeid utført i foregående periode Arbeid som skal utføres i neste periode Bemanningsplan Periodisert faktureringsplan Rapportering av faktureringsverdier Byggemøter Periodisert faktureringsplan Løpende Ved oppstart av prosjektet og revidering etter avtale/ved behov Tabell 2: Rapporteringsplan 4 Digital samhandling 4.1 Ferdigstillelsesverktøy Statsbygg anskaffer verktøy for ferdigstillelse på byggeplass, for å støtte opp oppfølgingen av produksjon og ferdigstillelse, herunder testing. For totalentreprenør vil dette omfatte innmelding av feil og mangler, tekniske avklaringer, avvik på kvalitet og SHA. 5