KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III D RÅDGIVNINGSOPPDRAG NS 8402

Transkript

1 Konkurransegrunnlag del III D KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III D RÅDGIVNINGSOPPDRAG NS 8402 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER

2 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 2 av 10 INNHOLDSFORTEGNELSE PARTENES REPRESENTANTER KVALITETSSIKRING GENERELT KVALITETSPLANER OG KONTROLLPLANER AVVIKSBEHANDLING REVISJONER AV KVALITETSSYSTEMET TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING TIDSPLAN BEMANNINGSPLANER DOKUMENTPLAN FREMDRIFTSRAPPORTERING KONTRAKTSSTATUS BETALINGSPLAN REVISJON AV TIDSPLAN OG BUDSJETTER RAPPORTERING MØTEPLAN KORRESPONDANSE, DISTRIBUSJON AV TEGNINGER, ETC KORRESPONDANSE ENDRINGSAVTALER FAKTURERING RETNINGSLINJER FOR OPPSETTING AV FAKTURAER INFORMASJON - PROFILERING RETNINGSLINJER FOR INFORMASJON RETNINGSLINJER FOR FIRMAPROFILERING... 8 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL FORSVARSBYGG... 9 VEDLEGG 2 MÅNEDSRAPPORT... 10

3 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 3 av 10 PARTENES REPRESENTANTER Forsvarsbygg vil utnevne en prosjektleder for prosjektet. Prosjektleder er Forsvarsbyggs representant i alle forhold knyttet til kontrakten med den Prosjekterende. Således er det kun prosjektleder med delegert myndighet fra Regionsjef som har myndighet til å forplikte Forsvarsbygg ovenfor Prosjekterende. Prosjekteringsgruppen skal utnevne en prosjekteringsgruppeleder for kontrakten. Prosjekteringsgruppelederen skal gis tilstrekkelig myndighet til å representere Prosjekterende i alle forhold knyttet til kontrakten. 1 KVALITETSSIKRING 1.1 Generelt Prosjekterende skal ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Prosjekterende er ansvarlig for systematisk kontroll også av underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Prosjekterende skal videreføre kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 1.2 Kvalitetsplaner og kontrollplaner Det skal utarbeide kvalitetsplan(er) og kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at gjeldende forskrifter og kontraktens krav tilfredsstilles. Plan(ene) skal tydelig definere områder for kontroll: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (Forsvarsbygg / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Prosjekterende har ansvar for at relevante aktiviteter for egen del og for underleverandører er ivaretatt i kvalitetsplan(ene) og at dokumentert egenkontroll skjer i henhold til dette. Kvalitetsplan(ene) og kontrollplanene skal oversendes Forsvarsbygg senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Forsvarsbygg vil angi på Prosjekterendes kvalitetsplan(er) hvilke aktiviteter / sjekkpunkter Forsvarsbygg skal delta på og rapportere dette tilbake til den Prosjekterende. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kvalitetsplanen(e). Prosjekterende skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kvalitetsplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos Prosjekterende i hele prosjektperioden og vurderes tatt inn i FDV dokumentasjonen i den grad det er nødvendig.

4 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 4 av Avviksbehandling Prosjekterende skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik, spesielt med tanke på sikkerhet og fremdrift. Prosjekterende skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til Forsvarsbygg. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avviket. 1.4 Revisjoner av kvalitetssystemet Forsvarsbygg har rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av Prosjekterende kvalitetssystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som Prosjekterende gjennomfører. Prosjekterende skal legge fram sine planer for revisjoner av systemet, og gi Forsvarsbygg tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv. 2 TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 2.1 Tidsplan Utarbeides ikke egen tidsplan for Prosjekterende. Prosjekterende skal følge prosjektets tidsplaner. 2.2 Bemanningsplaner Prosjekterende skal etablere bemanningsplan som viser planlagt og virkelig bemanning. Bemanning skal være i henhold til tilbud og kontrakt. 2.3 Dokumentplan Prosjekterende skal ved behov utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og tegninger som Prosjekterende er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes Oppdragsgiver for informasjon eller godkjennelse. Dokumentplanen skal være tilgjengelig for Oppdragsgivers godkjennelse senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 2.4 Fremdriftsrapportering Prosjekterende skal pr. måned rapportere om økonomi og fremdrift pr. prosjekt. 2.5 Kontraktsstatus Prosjekterende skal rapportere følgende nøkkeltall for kontraktsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente tillegg / endringer. Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato. Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned.

5 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 5 av Betalingsplan Ikke aktuelt for prosjektering etter NS Revisjon av tidsplan og budsjetter Endringer skal implementeres i tidsplaner og budsjetter så snart som mulig etter at endringene er godkjent av Forsvarsbygg. All rapportering av fremdrift og kostnader skal gjøres med referanse til siste gjeldene tidsplan og kontraktsverdi, dvs. alle godkjente endringer skal være inkludert. Forsvarsbygg gjennomfører en hovedrevisjon av tidsplaner og budsjetter to ganger årlig. Prosjekterende skal i den forbindelse gjennomføre en hovedrevisjon av sin tidsplan for framdrift og sine budsjetter. Prosjekterende skal levere hovedrevisjon av tidsplaner og budsjetter til Forsvarsbygg 1. februar og 1. august hvert år. 2.8 Rapportering I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering. For arbeider i skisse- og forprosjektfasen skal Prosjekterende oversende en kortfattet Månedsapport med opplisting av bemanning i rapporteringsuken (personer, fag, oppgaver) samt forhold (for eksempel beslutninger) som er kritisk for fremdriften.prosjekterende skal innen 5 dager etter kuttdato oversende en månedsrapport med flg. hovedpunkter: Sammendrag Økonomi Fremdrift Bemanning Kvalitet I statusmøter med Oppdragsgiver skal følgende faste poster inngå: Kontraktstatus Fremdrift Bemanning HMS og ytre miljø KS Prosjekterende skal ta referat fra slike statusmøter. 2.9 Møteplan Det vil bli arrangert et oppstartsmøte i tilknytning til igangsetting. I tillegg til generelle praktiske forhold vil det bli tatt opp forhold relatert til sikkerhet, klarering og adkomst til militært område. Byggherren holder byggemøter hver 14. dag. Byggherren og entreprenøren kan innkalle til byggemøter ut over dette dersom de mener det er behov for det. Partene skal være representert på byggemøter med deltagere som har fullmakt til å avgjøre ordinære saker. Byggherren fører referat fra byggemøtene. Det skal avholdes egne koordinerings-/særmøter før oppstart av viktige hovedfaser

6 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 6 av 10 MØTERETT Efter innkalling FREKVENS REFERAT SENDES PGL PG (rådgivere) BH, PL, POC, BL Etter behov. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, POC, FB MOBE, BL. Arbeidsmøte PGL PG (rådgivere) BH, PL, POC, BL Etter behov. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, POC, FB MOBE, BL. Byggemøte BL PGL, PG (rådgivere), alle entreprenører/lever andører. Fremdriftsmøte Vernemøter BL/hoved -entrpr. MØTE ANSVAR MØTEPLIKT Efter innkalling Prosjekteringsmøte Hovedbedrift/ KG Alle entreprenører/lever andører Alle entreprenører/lever andører BH, PL, FB MOBE Hver 14. dag. Møtedeltakerne, BH, PGL, PL, POC, FB MOBE BH, PL, PGL Hver 14. dag. Møtedeltakerne, PL, PGL, POC. BH, PL, PGL, BL Ukentlig. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, PGL, BL Særmøter BL Spesielt innkalte BH, PL, PGL Ved behov. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, PGL HMS - møter KG PGL, KG, BL, entreprenører/lever andører BH, PL, POC, (brukergrupper) Etter avtale Møtedeltagere, BH (Prosjektsjef), PL, PGL, BL, (HVO- HOS, ved behov) 3 Korrespondanse, distribusjon av tegninger, etc. 3.1 Korrespondanse. All korrespondanse merkes med prosjektnummer og prosjektnavn: Prosjekteringsbistand Ytre Oslofjord Kopi av all korrespondanse sendes: - Byggherre ved prosjektleder (PL). - Prosjekteringsleder (PGL). Det skal fremgå av brevet hvem som mottar gjenpart. Av arkiveringsmessige hensyn skal hvert brev kun omhandle en sak.

7 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 7 av 10 4 ENDRINGSAVTALER I en kontrakt med Forsvarsbygg skal det alltid gjøres en endringsavtale som bekreftelse på endringer fra Forsvarsbygg til Prosjekterende eller bekreftelse på aksepterte krav fra Prosjekterende. Dette gjelder selv om avtaleendringen kun har konsekvenser for tid men ikke kostnad ( Null-avtale ). Fakturaer som omfatter endringer / krav om endringer som ikke er dekket av en endringsavtale vil ikke bli akseptert. Forsvarsbygg representant skal utstede endringsavtalene. For arbeider som blir honoraret etter medgått tid skal det gjøres endringsavtaler dersom Prosjekterende blir bedt om å utføre oppgaver som ligger utenfor det arbeidsomfanget som danner forutsetningen for kostnadsrammen i kontrakten. 5 FAKTURERING 5.1 Retningslinjer for oppsetting av fakturaer Antall og adresse: Fakturaer sendes i 1 eksemplarer m/alle underbilag til: Forsvarsbygg Fakturasenteret Postboks HAMAR Identifikasjon: Forsvarsbyggs prosjektnummer, prosjektnavn, kontrakts- eller bestillingsnummer og kontaktperson hos Forsvarsbygg skal angis på fakturaen. Når Forsvarsbygg har oppgitt et leverandørnummeret skal dette i tillegg alltid stå på fakturaen. Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: kontraktsarbeider. endringsarbeider/tilleggsarbeider sluttfaktura. Fakturaer fra Prosjekterende(e) skal oversendes samlet for kontrakten. Betalingsbetingelser: Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 30 dager etter mottak av faktura. Presentasjon: Fakturaforsiden skal vise: sum akkumulert produksjonsverdi. sum akkumulert iflg. forrige avdragsnota. fakturabeløp i perioden.

8 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 8 av 10 Endrings- og tilleggsnotaer: Fakturaer for endrings/tilleggsarbeider skal være spesifisert på samme måte som for kontraktsarbeider. Det skal henvises til endringsavtale. Sluttfakturaer: Det vises til bestemmelser for dette i NS Spesielt for avtaler/arbeider der det gjøres opp etter medgått tid : Alle fakturaer skal vedlegges spesifiseringer i form av timeoversikter, etc. Alle kostnader som faktureres skal dokumenteres. Oppdragsgiver har rett til å be om innsyn i timelister og lignende. 6 INFORMASJON - PROFILERING 6.1 Retningslinjer for informasjon Prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos Forsvarsbygg for offentlig presentasjon av kontraktsforhold eller bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter (jfr. pkt. 10 nedenunder). 6.2 Retningslinjer for firmaprofilering Prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos Forsvarsbygg for omtale / presentasjon av bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram hvilken sammenheng bygget / anlegget inngår i. Bilder og omtale av bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke kunne godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn.

9 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 9 av 10 Vedlegg 1 Rapportering til Forsvarsbygg I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt dager etter antagelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt ) Kontraktstatus Del III, D pkt ) Månedsrapport Del III, D pkt. 4.9 Månedlig, 5 dager etter kuttdato 1) Status vil inngå i månedsrapporten samt bli rapportert i de periodiske statusmøtene.

10 Prosjektering Ytre Oslofjord Side: 10 av 10 Vedlegg 2 Månedsrapport Månedsrapport År: Måned: Prosjektnr: Prosjektnavn: Firma (kontraktspart): Sammendrag (Hva er gjennomført denne periode, og hva er tenkt gjennomført neste periode. Spesielle forhold i prosjektet.) Inneværende periode Kommende periode Spesielle forhold Kritiske aktiviteter Økonomi: Produksjon inkl MVA Kontraktssum Denne periode Totalt for prosjektet Kontrakt Tilleggsarbeider Fremdrift: i forhold til fremdriftsplan: eventuelle flaskehalser: fremdriftsbestemmende forhold: Produserte timer og HMS Timeforbruk Skadehyppighet (H) * Antall nestenulykker Antall sykefraværsdager Siste periode Totalt i år Merknader HMS-møter *Skadehyppighet: H forholdet mellom skader og totalt antall timer; H= antall skader/totalte timer * Prosjektet har som mål å holde denne under 10, dvs målsetningen for byggebransjen generelt. Med sykefravær menes fravær pga HMS hendelse/skade på byggeplass/relatert til prosjektet Bemanning Navn Rolle i prosjektet Utført arbeid i perioden Vedlegg Nr Sak 01 "[Skriv inn spesifiserende tekst Eks : Timelister BL ]" 02 "[Skriv inn spesifiserende tekst; Eks HMS rapport februar]"