KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS Vedlikeholdstiltak - asfaltering Prosjektnummer Kontraktsnummer

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS 8407 Vedlikeholdstiltak - asfaltering Prosjektnummer Kontraktsnummer

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KVALITETSSIKRING Generelt Kvalitetsplan Kontrollplaner Avviksbehandling Revisjoner FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING Krav til fremdriftsplanlegging Planleggingsnivåer Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Kontraktens fremdriftsplan (nivå 2) Detaljert styringsplan (nivå 3) Andre planer Revisjon av planer Krav til planleggingsverktøy Fremdriftsrapportering Krav til kostnadsstyring Krav til rapportering Generelt Månedsrapport Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Møter i totalentrepriser (kun for kontrakter etter NS 8407) Andre møter Endringsavtaler FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Krav til de ulike fakturakategoriene SPRÅK SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG LEVERANDØRKLARERING ELLER GODKJENNING/ AUTORISASJON AV LEVERANDØR INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering... 9 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL BYGGHERREN... 1 VEDLEGG 2 MÅNEDSRAPPORT ENTREPRENØR VEDLEGG 3 KRAV VED LEVERANDØRKLARERING... 1 Versjonsdato Side: 2 av 9

3 1 KVALITETSSIKRING 1.1 Generelt Entreprenøren skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Entreprenøren er ansvarlig for systematisk kontroll også av underentreprenørers og underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Forsvarsbyggs kontraktspartner skal videreføre denne kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 1.2 Kvalitetsplan Det skal utarbeides en prosjektspesifikk kvalitetsplan. Kvalitetsplanen kan på relevante punkter henvise til entreprenørens kvalitetssystem, samt bygningsmyndighetenes krav til gjennomføringsplan. Kvalitetsplanen oversendes byggherren senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 1.3 Kontrollplaner Entreprenøren skal utarbeide prosjektspesifikke kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav, gjeldende offentligrettslige krav, samt kvalitetsplanen oppfylles. Kontrollplanene skal minimum angi: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (byggherre / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Kontrollplanene skal oversendes Byggherren senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Byggherren vil angi på entreprenørens kontrollplaner hvilke aktiviteter /sjekkpunkter byggherren skal delta på og rapportere dette tilbake til entreprenøren. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kontrollplanene. Entreprenøren skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Kontrollplanene skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden, og status rapporteres månedlig i månedsrapporten. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos entreprenøren i hele bygge- og reklamasjonstiden, og tas inn i FDVdokumentasjonen der dette er nødvendig. 1.4 Avviksbehandling Entreprenøren skal utrede konsekvensene av eventuelle avvik og rapportere forslag til behandling av avviket. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse. Versjonsdato Side: 3 av 9

4 1.5 Revisjoner Forsvarsbygg har rett til, etter en rimelig frist, å gjennomføre revisjon av entreprenørens oppfølging av kvalitetsplan og kontrollplan, herunder utførelse av kontraktarbeidet, produksjonsprosessen, regnskap etc. Byggherren har også rett til å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som entreprenøren selv gjennomfører overfor sine kontraktsmedhjelpere og underentreprenører. 2 FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 2.1 Krav til fremdriftsplanlegging Planleggingsnivåer Fremdriftsplanene i prosjektet er organisert i et planhierarki bestående av ulike nivåer hvor det skal være samsvar mellom planene for de ulike nivåer. Nivå 1: Byggherrens hovedfremdriftsplan for hele prosjektet Nivå 2: Kontraktens fremdriftsplan med den enkelte entreprenør Nivå 3: Detaljert styringsplaner basert på nivå 2 kontraktens fremdriftsplan Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens overordnede fremdriftsplan for alle deler og faser av prosjektet, jfr. Del III A Kontraktens fremdriftsplan (nivå 2) Entreprenøren skal senest en uker etter kontraktsinngåelse levere en fremdriftsplan som dekker kontraktsarbeidet, jf NS 8405 pkt 18.1 (NS 8407 pkt 21.2 for totalentrepriser). Fremdriftstidsplanen skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle hovedaktiviteter som pågår på de ulike byggefronter. Videre skal fremdriftstidsplanen vise viktige logiske sammenhenger i prosjektgjennomføringen. Dette medfører at fremdriftstidsplanen bør grupperes på bygningsavsnitt / akse, etasje og fag. Videre skal kontraktens fremdriftsplan vise entreprenørens og underentreprenørers aktiviteter i kontraktsperioden slik at disse dekker det komplette arbeidsomfanget for entreprisen, herunder eventuell prosjektering, innkjøp, fabrikasjon, montasje, bygging, testing og sluttdokumentasjon Alle kontraktsfestede milepæler skal vises i fremdriftstidsplanen. Bestillings- og leveringsmilepæler for alle større / kritiske innkjøp skal vises. Grensesnitt mot andre parter (parter (eks. tekniske infrastruktur, SD-anlegg, etc.) må identifiseres der dette er relevant. Planen må vise kritisk vei for prosjektet. Planen skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle aktiviteter som pågår på ukebasis. Planen justeres i nødvendig omfang i tråd med kontraktens regler om samordning. Planen skal vises som vanlig Gantt-diagram med tekst og tabeller til venstre og diagram i passende tidsskala til høyre Detaljert styringsplan (nivå 3) Entreprenøren skal på grunnlag av kontraktens fremdriftsplan (nivå 2), eventuelt justert som følge av samordning, etablere og vedlikeholde en detaljert styringsplan (nivå 3). Denne skal leveres senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Styringsplanen er en detaljering av kontraktens fremdriftsplan (Nivå 2) og skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle aktiviteter som pågår på ukebasis. Detaljert styringsplan skal omforenes og godkjennes av byggherren og vil danne basis for detaljrapportering. Planen skal vises som vanlig Gantt-diagram med tekst og tabeller til venstre og diagram i ukebasis til høyre. Versjonsdato Side: 4 av 9

5 2.1.5 Andre planer Dokumentplan Entreprenøren skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse levere en dokumentplan. Denne dokumentplanen skal inneholde oversikt over alle tekniske dokumenter som entreprenøren skal produsere med tidsangivelse for det enkelte dokument. Dokumentplanen er både entreprenørens dokumentregister og hans mest detaljerte fremdriftsplan for dokumentproduksjon. Planen kan opprettes som et Excel regneark eller i annet hensiktsmessig verktøy og sorteres iht. kontrakt anleggsdel dokumentkode. Dokumentplan (tilleggskrav for totalentrepriser) Totalentreprenøren skal utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og prosjekteringsmateriale som han er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes byggherren for informasjon eller godkjennelse. Dokumentplanen skal være tilgjengelig for byggherrens godkjennelse senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Bemanningsplan Entreprenøren skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse levere en bemanningsplan. Planen skal omforenes med byggherren og fryses som grunnlag for rapportering av virkelig bemanning i forhold til planlagt bemanning. Arbeidstidsordning og planlagt ferie skal redegjøres for i forbindelse med bemanningsplanen. Entreprenøren skal etablere bemanningsplaner som viser planlagt og virkelig bemanning pr. fag og totalt for arbeidene Revisjon av planer Hvis den faktiske fremdriften avviker fra de gjeldene planene i en slik grad at de ikke lenger utgjør et hensiktsmessig grunnlag å rapportere mot, kan byggherren kreve at planene revideres. Ved revisjoner skal entreprenøren levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette har for å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Revisjonene skal godkjennes av byggherren Krav til planleggingsverktøy Entreprenøren skal benytte anerkjente planleggingsverktøy, for eksempel Microsoft Project eller tilsvarende. Entreprenøren skal i tillegg til vanlige papirkopier presentere og levere sine planer og fremdriftsrapporter elektronisk dersom byggherren krever dette. Byggherren kan kreve at entreprenøren benytter eroom/prosjekthotell Fremdriftsrapportering Månedsrapport Entreprenøren skal som del av månedsrapporten beskrevet i pkt rapportere fremdriftstatus for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). Byggemøter/byggherremøter Entreprenøren skal rapportere fremdriftstatus for arbeidene på detaljert styringsplan (nivå 3), evt. (nivå 2) dersom dette er avtalt. 2.2 Krav til kostnadsstyring Entreprenøren skal som del av månedsrapporten rapportere om følgende nøkkeltall for kostnadsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente endringer. Verdien av omtvistede endringer Verdien av evt. endringsforespørsler under behandling. Versjonsdato Side: 5 av 9

6 Verdien av evt. mengdejusteringer Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 2.3 Krav til rapportering Generelt I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering Månedsrapport Entreprenøren skal utarbeide en månedsrapport som redegjør for kostnads- og fremdriftsmessig status, status for kvalitetssikring, viktige hendelser, saker som krever byggherrens avklaring. Standard rapporteringsmal er vist i vedlegg 2. Skjema «Månedlig samlerapport for SHA og ytre miljø», ref del III-B pkt. 4.1, skal vedlegges månedsrapporten. Med mindre annet er avtalt, skal siste søndag i måneden være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Byggherren holder byggemøter hver 14. dag, dersom ikke annet er avtalt. Entreprenøren kan innkalle til byggemøter dersom han mener det er behov for det. I byggemøtene skal entreprenøren rapportere om status på fremdrift, bemanning, kostnader, og endringsstatus. SHA skal inngå som fast post. Byggherren skal føre referat fra det som behandles på byggemøtene Møter i totalentrepriser (kun for kontrakter etter NS 8407) Byggherremøter (NS 8407 pkt 4.2) Byggherremøter skal avholdes hver andre uke, med mindre byggherren bestemmer noe annet. Referat føres av byggherren eller den han utpeker. NS 8407 pkt 4.2 første ledd siste punktum utgår. I byggherremøtene skal totalentreprenøren rapportere om status på fremdrift, bemanning, kostnader og endringsstatus. SHA skal inngå som fast post. Totalentreprenøren har, i den grad byggherren ønsker det, plikt til å gjennomgå foreliggende prosjekteringsmateriale og utførelse med byggherren, særlig med sikte på å klargjøre og utdype byggherrens krav til funksjon og kvalitet. Møter med kontraktsmedhjelpere (NS 8407 pkt 4.3) Byggherren skal ha innkalling til prosjekterings- og underentreprenørmøter (herunder byggemøter, fremdriftsmøter, m.v.), og skal ha anledning til å delta på disse møtene. Totalentreprenøren skal føre referat fra møtene, og byggherrens representant skal alltid ha kopi av møtereferatene. Prosjekteringsmøter skal avholdes hver 14. dag, dersom ikke annet er avtalt. Byggherren skal ha møterett. I byggeperioden skal det avholdes underentreprenørmøter hver 14. dag, dersom ikke annet er avtalt. I tillegg skal det avholdes regelmessige framdrifts-/koordineringsmøter, samt nødvendige særmøter Andre møter Byggherren kan beslutte at det skal avholdes andre møter, for eksempel separate månedsmøter. Versjonsdato Side: 6 av 9

7 2.4 Endringsavtaler Endringer skal formaliseres ved egne endringsavtaler før de iverksettes. Dette gjelder både når endringen har økonomiske og/eller fremdriftsmessige konsekvenser. Byggherrens representant skal utstede/signere endringsavtalene. 3 FAKTURERING 3.1 Innledning Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: Kontraktsarbeider (avdragsfakturaer) Endringsarbeider lønns- og prisstigning. sluttfaktura. Se pkt 3.5 nedenfor for hvilke krav som stilles de ulike fakturakategoriene. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 3.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr 55681» til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr » og «kontraktsnr ». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 3.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at den prosjekterende sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 3.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til følgende adresse: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar 3.5 Krav til de ulike fakturakategoriene Avdragsfakturaer m/vedlegg: Det skal medfølge målinger og annen dokumentasjon som er nødvendig for byggherrens kontroll. Fakturavedlegget settes opp på grunnlag av kontraktens enhetspriser og mengder utført pr. statusdato. Vedlegget skal følge spesifikasjonen i konkurransegrunnlagets med nedbrytning pr. post (mengde og pris). Fakturaforsiden skal vise: Sum akkumulert produksjonsverdi iht utførte mengder og priser. Sum akkumulert iflg. forrige avdragsfaktura. Versjonsdato Side: 7 av 9

8 Totalbeløp i perioden. Fakturabeløpet for perioden utgjør totalbeløpet fratrukket innestående beløp og eventuelle forskuddsfradrag. Faktura for endringsarbeider Faktura for endringsarbeider skal være spesifisert på samme måte som avdragsfakturaer. Det skal henvises til endringsavtale. Ved arbeider som utføres etter regning skal i tillegg lønningslister eller timelister, materialregninger, målebrev o.l vedlegges. Lønns- og prisstigningsfakturaer (LPS). Ved avtalt LPS skal det foretas beregning av dette etter samme periodisering som for avdragsfakturaer. Beregningen skal fremkomme på LPS-fakturaene. 4 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk, muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 5 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alt 1: Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: I forkant av leveransen/besøket skal dette være meldt til vakta med navn på hvem som kommer og navn på den som skal motta. Vakta vil da ringe for å kontrollere at besøket/leveransen er ventet, og at det blir tatt i mot. Alt 2: Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 4 uker. For utenlandske statsborgere må det påregnes 4-12 måneders behandlingstid. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering. 6 LEVERANDØRKLARERING ELLER GODKJENNING/ AUTORISASJON AV LEVERANDØR (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alt 1: Dokumentene i dette prosjektet UGRADERT, og det kreves ikke leverandørklarering eller godkjenning/autorisasjon av leverandør Alt 2: Leverandøren må i dette prosjektet kunne håndtere dokumenter sikkerhetsgradert BEGRENSET i leverandørens lokaler. Alt 3: Leverandøren må i dette prosjektet kunne håndtere dokumenter sikkerhetsgradert KONFIDENSIELT eller høyere i leverandørens lokaler. Versjonsdato Side: 8 av 9

9 Kravene til leverandøren for de forskjellige sikkerhetsgraderingene fremgår av vedlegg 2. Leverandørene bærer alle kostnader for de beskrevne aktivitetene, slik at kravene for behandling av sikkerhetsgradert informasjon blir ivaretatt. Forsvarsbygg bærer sine egne kostnader ifm. leverandørklarering og godkjenning/autorisasjon av leverandør. Ved graderte kontrakter vil Forsvarsbygg innen én uke etter avtaleinngåelsen oversende en sikkerhetsplan som omhandler sikkerhetsforhold. 7 INFORMASJON - PROFILERING 7.1 Retningslinjer for informasjon Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold / byggherren / oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Entreprenøren kan ikke uttale seg på vegne av byggherren i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises / videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. 7.2 Retningslinjer for firmaprofilering Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for omtale / presentasjon av oppdraget / Forsvarsbygg/ bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver / byggherre. Bilder og omtale av oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 9 av 9

10 Vedlegg 1 Rapportering til byggherren I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Fremdriftsplan / frekvens Medlemsbevis fra Grønt Punkt Norge AS Del III-B pkt Ved kontraktsinngåelse eller tilsvarende ordning Helse og miljøfarlige stoffer og produkter Del III-B pkt dager etter kontraktsinngåelse Prosjektspesifikk kvalitetsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Fremdriftsplan (nivå 2) Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Detaljert styringsplan (nivå 3) Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Dokumentplan (kun totalentrepriser) Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Bemanningsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt. 1.3 Månedsrapport Fremdriftsplan (nivå 2) Del III-D pkt Månedsrapport Detaljert styringsplan (nivå 3) Del III-D pkt Til hvert byggemøte/byggherremøte Bemanningsplan Del III-D pkt Til hvert byggemøte/byggherremøte Månedlig samlerapport for SHA og ytre miljø Del III-B pkt. 4.1 Helse og miljøfarlige stoffer og produkter Del III-B pkt Kvartalvis Avfallsregnskap Del III-B pkt Kvartalvis I forbindelse med avslutning av arbeidene: Inn som vedlegg til månedsrapporten (Rapport for desember skal gi akkumulert status i form av en årsrapport) Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens FDV-dokumentasjon og annen sluttdokumentasjon Del III E2 1 uke før ferdigbefaring

11 Vedlegg 2 Månedsrapport entreprenør. Månedsrapport entreprenører Dato: Kontraktsnr.: Prosjektnr. hos leverandør: Opprinnelig kontraktsverdi: Verdien av godkjente endringer: Verdien av omtvistede endringer: Verdien av endringsforespørsel under behandling: Verdien av mengdejusteringer: Firma: Prosjektansvarlig hos leverandør: Oppdragsgivers prosjektansvarlig: Kostnadsstyring Planlagt produksjon: Virkelig produksjon: Fakturert: Produksjonsprognose for neste måned: I perioden Akkumulert Fremdrift Entreprenøren skal som del av månedsrapporten vedlegge fremdriftsstatus for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). Fremdrift er i henhold til plan (nivå 2): Ja Nei Hvis nei, beskriv avvik og ev. tiltak: Kvalitetssikring Det er gjennomført kontroller i perioden i henhold til kontrollplan: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Det er avdekket vesentlige feil/avvik gjennom kontrollene: Ja Nei Hvis ja,? Miljørapportering Kvartalvis rapport om evt. bruk av Helse og miljøfarlige stoffer og produkter er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Kvartalvis avfallsrapport er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Viktige hendelser forrige periode: Viktige hendelser Viktige hendelser kommende periode: Saker som krever byggherrens avklaring: Avklaringer

12 Vedlegg 3 Krav ved leverandørklarering Godkjenning/autorisasjon av leverandør på BEGRENSET nivå Innebærer: Leverandøren blir underlagt sikkerhetsloven med forskrifter. Leverandøren blir kontaktet og får veiledning av Forsvarsbygg (FB). Leverandøren må etablere en sikkerhetsorganisasjon og rutiner for mottak og behandling av sikkerhetsgradert informasjon. Leverandøren må utarbeide sikkerhetsdokumentasjon (leverandøren får maler for noen av dokumentene fra FB). Innhente taushetserklæring, gjennomføre autorisasjonssamtale og autorisere aktuelt personell, samt utarbeide autorisasjonsliste. Leverandøren må definere lokalene sine inn i kontrollert, beskyttet og sperret område. Lokalene må være sikret i henhold til bestemmelsene. Sikkerhetsgradert informasjon skal oppbevares i låsbar oppbevaringsenhet og behandles i beskyttet og/eller i sperret område. Ev. informasjonssystemer (PC) skal være godkjent av FB. Informasjonssystemet kan ikke ha eksterne linjer/koblinger. Leverandøren må dekke alle utgifter ifb. godkjenningen/autorisasjonen, dersom ikke annet er avtalt med FB ved prosjektet. Noen eksempler på utgifter kan være anskaffelse av PC og programvare, anskaffelse av skap, beskyttet område må sikres eller det må bygges et beskyttet område, fordi leverandøren har landskap. Sikkerhetsavtale inngås med leverandøren, som forplikter seg bl.a. å: følge sikkerhetsloven med forskrifter ikke utlevere sikkerhetsgradert informasjon til tredje part kun benytte autorisert personell ikke bekjentgjøre godkjenningen/autorisasjonen på Internett eller i markedsføring kun benytte godkjent informasjonssystem (PC) dekke alle utgifter ifb. godkjenningen/autorisasjonen tilbakelevere all sikkerhetsgradert informasjon når anskaffelsen er avsluttet eller dersom de ikke ble engasjert i anskaffelsen meddele endringer ifb. firmanavn, daglig leder eller lokaler melde i fra om eventuell gjeldsforhandling eller konkurs. En godkjenning/autorisasjon gis for hver sikkerhetsgradert anskaffelse og oppheves når anskaffelsen er avsluttet. Dersom en hovedleverandør skal benytte underleverandør i en sikkerhetsgradert anskaffelse, må hovedleverandøren ta kontakt med prosjektsikkerhetsleder. Dersom underleverandøren skal behandle, oppbevare eller tilvirke sikkerhetsgradert informasjon på nivå BEGRENSET i sine lokaler, skal de godkjennes/autoriseres av FB. Klarering av leverandør på KONFIDENSIELT eller høyere nivå Innebærer i tillegg til kravene på BEGRENSET nivå: Leverandøren må gi opplysninger om ev. utenlandske eierinteresser, oppdrag for utlandet og næringsinteresser som personer i leverandørens styre og ledelse har i utlandet. Videre oversikt over styre, ledelse, utenlandske statsborgere og gi en skisse/tegning over lokaliteter som er tenkt benyttet til den sikkerhetsgraderte anskaffelsen. Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) undersøker leverandøren og Forsvarsbygg (FB) gjennomfører en førstegangsinspeksjon hos leverandøren. Leverandøren må etablere en sikkerhetsorganisasjon og rutiner for mottak og behandling av sikkerhetsgradert informasjon. Leverandøren må utarbeide sikkerhetsdokumentasjon (leverandøren får

13 maler for noen av dokumentene fra FB). Fremme anmodning om sikkerhetsklarering for aktuelt personell, innhente taushetserklæring, gjennomføre autorisasjonssamtale og autorisere aktuelt personell, samt utarbeide autorisasjonsliste. Sikkerhetsgradert informasjon skal oppbevares i godkjent oppbevaringsenhet En leverandørklarering gis for hver sikkerhetsgradert anskaffelse og oppheves når anskaffelsen er avsluttet. En leverandør kan ha flere leverandørklareringer på en gang. Det er NSM som er klareringsmyndighet. FB vil gjennomføre tilsyn med leverandøren minst hver 18. måned så lenge anskaffelsen pågår. Dersom en hovedleverandør skal benytte underleverandør i en sikkerhetsgradert anskaffelse, må hovedleverandøren ta kontakt med prosjektsikkerhetsleder. Dersom underleverandøren skal behandle, oppbevare eller tilvirke sikkerhetsgradert informasjon på nivå KONFIDENSIELT eller høyere i sine lokaler, må de også få en leverandørklarering.