PROSJEKT NR VA-ANLEGG

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del II Vedlegg 8 PROSJEKT NR VA-ANLEGG Forretningsrutiner i byggetiden FjellVAR den 30. mars 2010, rev. feb. 13

2 INNHOLD 1. Orientering 2. Korrespondanse 3. Tillegg/endringsarbeider 4. Faktura 5. Økonomisk oversikt 6. Sikkerhetsstillelse og forsikringer 7. Tegninger 8. Tegningslister / Endringslister 9. Møter 10. Beskjeder 11. Skjema, Bestilling/ rekvisisjon

3 1. ORIENTERING Denne forretningsrutine gjelder for anleggsfase og skal benyttes for: Prosjekt nr VA-anlegg. Oversikt over de engasjerte rådgivere fremgår av tilbudsdokumenter. Engasjerte entreprenører vil bli oppført på egen adresseliste. Denne vil bli supplert etterhvert som kontraktene sluttes. 2. KORRESPONDANSE All korrespondanse skal påføres overskrift og tekst som beskriver innholdet Prosjektnavn Tekst Saksbeskrivelse Eks.: VA - anlegg Polleidet - Landro Grunn- og betongarbeider Grøft for spillvann Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev omhandle kun 1 sak. Det angis hvor gjenpart er sendt. All korrespondanse til entreprenøren sendes til vedkommende forretningsadresse hvis ikke noe annet er avtalt. Korrespondanse fra entreprenøren sendes til byggeleder med kopi til entrepriseansvarlig rådgiver og prosjektleder. 3. TILLEGGS- OG ENDRINGSARBEIDER Tilleggs- og endringsarbeider skal kun utføres når det foreligger skriftlig bestilling / rekvisisjon, eller etter nærmere avtale med byggeleder. Tilleggs- og endringsarbeider fremkommer enten ved prisforespørsel / pristilbud / bestilling, eller ved rekvisisjon.

4 Det skilles mellom justering og tilleggsbestilling. Justering omfatter endringer der kontraktens enhetspriser benyttes. Tilleggsbestilling omfatter arbeider som ikke er beskrevet i kontrakt og hvor entreprenøren oppgir enhetspriser på utførelsesdagens prisnivå. 3.1 Prisforespørsel / pristilbud / bestilling PRISFORESPØRSEL: Entrepriseansvarlig rådgiver sender endringsliste til entreprenør/ leverandør. Av endringslistene fremgår: - endringens årsak - endringens konsekvens - hva endringen består i - referanse til tegning/brev/møte o.l. - masseoppstilling Endringslistene nummereres fortløpende for hver entreprise, f.eks. RIV01/02/ osv. Kopi av endringsliste sendes til byggeleder og prosjektleder. Endringslister skal sendes umiddelbart når endring oppstår og i god tid før arbeidene skal utføres på byggeplass slik at bestilling kan foreligge før utførelse. Entrepriseansvarlig rådgiver skal ikke foreta endring uten samtykke fra prosjektleder. Endringslister skal alltid utfylles med masser. Ved justeringer skal også enhetspriser og samlet justeringssum påføres. Poster som utgår av kontrakt skal medtaes slik at det endelige beløpet er netto tillegg/fradrag til kontrakt. PRISTILBUD: Entreprenør gjennomgår endringsliste fra entrepriseansvarlig rådgiver og påfører eventuelt sine kommentarer. Tilbudene nummereres forløpende for den enkelte entreprise. Ved justering er sum ekskl. mva. påført av entrepriseansvarlig rådgiver under pkt. A, på endringsliste side 1. Ved tilleggsbestillinger summerer entreprenøren postene på side 2-n og overfører disse til pkt. B på endringsliste side 1, utførelsesdagens pris ved fastpristilbud eller eventuell til pkt. C, regningsarbeid ved tilbud basert på medgått tid og materialer.

5 Entreprenøren daterer og signerer tilbudet og returnerer det til entrepriseansvarlig rådgiver innen 4 dager etter mottatt forespørsel. BESTILLING: Entrepriseansvarlig rådgiver gjennomgår tilbud og utarbeider innstilling til prosjektleder. Innstillingen sendes via byggeleder som påfører sin innstilling til prosjektleder. Innstillingen skal være prosjektleder i hende senest 4 dager etter at rådgiver har mottatt pristilbud. Prosjektleder iverksetter bestilling/avbestilling. Bestilling skal foreligge senest 4 dager fra mottatt innstilling. 3.2 Rekvisisjoner Endrings- / tilleggsarbeider som må utføres omgående for ikke å hindre fremdriften gjøres ved rekvisisjon. Kun byggeleder og prosjektleder har rekvisisjonsrett. Rekvisisjoner nummereres fortløpende for hver entreprise. Oppgjørsform angis og prisberegning foretas. Ved regningsarbeid oppgis anslått kostnad. Rekvisisjon sendes entreprenør med kopi til prosjektleder og entrepriseansvarlig rådgiver. 4 FAKTURA 4.1 Faktura stiles til: FjellVAR as Lonavegn STRAUME merket med fakturanummer, prosjektnavn og tekst. Byggeleder kontrollerer og attesterer fakturaen, og videresender denne til prosjektleder. Prosjektleder besørger utbetaling. Kun sluttfaktura skal attesteres av entrepriseansvarlig rådgiver.

6 4.2 Av hensyn til kontering opprettes egen faktura for: a. Faktura for kontraktsarbeid. Fakturaen nummereres fortløpende A1-A2 osv. b. Faktura for tilleggs- og endringsarbeider med henvisning til bestilling og vedlagt nødvendig bilag. Faktura for tilleggsarbeider som er rekvirert med nødvendige bilag. Fakturaen nummereres fortløpende T1-T2 osv. c. Faktura for pris- og lønnsjustering med nødvendig henvisning til beregningsgrunnlag. Fakturaene nummereres fortløpende P1-P2 osv. Faktura for kontraktsarbeid (avdragsfaktura) skal fremsendes en gang pr. mnd. Av fakturabilag skal klart fremgå: - postnummer med tekst - kontraktsmengde og enhetspris - mengde utført i perioden - beløp fakturert i perioden - akkumulert mengde - akkumulert beløp Forside på faktura påføres: - prosjektnavn - kontraktsbeløp - innenstående beløp - evt. forskudd - fakturabeløp ekskl. mva. - mva.-beløp - fakturabeløp inkl. mva. - forfallsdato - bankgironummer 5 ØKONOMISK OVERSIKT Byggeleder foretar månedlige rapporteringer til prosjektleder over foretatt rekvisisjoner/attestasjoner og bestillinger. Entreprenørene skal bistå byggeleder hvis denne finner det nødvendig. 6 SIKKERHETSSTILLELSE OG FORSIKRINGER

7 Ansvarsforsikring og sikkerhetsstillelse oversendes i henhold til kontrakt. Garantiene skal foreligge ved kontraktsundertegning og ikke senere enn før første avdragsfaktura. Ingen utbetaling finner sted før garantiene er mottatt av byggherren. 7 EKSPEDISJON AV TEGNINGER - Arbeidstegninger sendes til entreprenører pr. post. - Følgeskriv/prisforespørsel skal medfølge for hver utsendelse. - Antall sett avtales for hver entreprise. - Ett sett tegninger sendes parallelt til byggeleder og i nødvendig utstrekning til byggherre, prosjektleder, øvrige rådgivere. - Tegninger som benyttes på byggeplass skal være merket ARBEIDSTEGNING. - Revisjoner på tegninger skal tydelig merkes med ring og hvilken revisjon det er. 8 TEGNINGSLISTER / ENDRINGSLISTER Tegningslister skal medfølge hver gang tegninger utsendes. Tegningsliste vedlegges i 2 eksemplarer. Endringslister skal medfølge hver gang en tegning revideres, og revisjon medfører økonomiske konsekvenser. Inndragning av utgåtte tegninger på byggeplassen påhviler den enkelte entreprenør. 9 MØTER Byggemøter avholdes min. hver 14. dag i henhold til den til enhver tid gjeldende plan for byggemøter. Samtlige entreprenører som har arbeider igang, har møteplikt, likeledes entrepriseansvarlige rådgivere, dersom ikke annet er avtalt. Utover byggemøter innkaller byggeleder entreprenører og andre til møter etter behov og avtale. Alle møtedeltagere plikter å føre egne notater fra alle møter og umiddelbart meddele eventuelle beslutninger, informasjon videre til sine ansatte/entrepriseimpliserte, uten å vente til skriftlig referat fra byggeleder foreligger. Før byggemøtene skal entreprenørene levere rapport i henhold til tilbudsdokumenter.

8 Referat fra møter føres av byggeleder og distribueres til samtlige involverte parter i henhold til distribusjonsliste. 10 BESKJEDER Alle beskjeder til byggeplassen fra rådgivere og byggherre skal gå via byggeleder. Dersom dette enkelte ganger ikke er mulig, skal byggeleder informeres snarest. Tilsvarende skal alle henvendelser fra entreprenører gå via byggeleder. 11 SKJEMA Vedlegg: Endringsmelding / Bestilling