Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik

Transkript

1 Prosjekt: Nye Deichmanske hovedbibliotek Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik 01 For anbudsforespørsel BEF BEF PKF Rev. Beskrivelse Rev. Dato Utarbeidet Kontroll Godkjent Konsulentens logo: Bygg nr:: Etasje nr.: Systemgr.: Antall sider: Side 1 av 14 Prosjekt: Kontrakt nr: Disiplin: Dok.type: Løpenr: Rev.nr.: Status: KIB 0100 Z KF C

2 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 2 av 14 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Utfylling av skjemaene Spørsmål vedrørende arbeidsgrunnlaget (SVAG) Melding om avklaringsbehov som ikke gjelder arbeidsgrunnlaget Prisforespørsel Krav om endringsordre Endringsordre Rekvisisjon Avviksmelding fra Entreprenør Avviksmelding fra Byggherren til Entreprenøren Fraviksforespørsel fra Entreprenør Vedlegg... 5

3 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 3 av 14 1 Innledning Dette bilaget beskriver bruk av følgende skjemaer: Spørsmål vedrørende arbeidsgrunnlaget (SVAG) (S) Melding om avklaringsbehov som ikke gjelder arbeidsgrunnlaget (M) Prisforespørsel (P) Krav om Endringsordre (K) Endringsordre (E) Rekvisisjon (R) Avviksmelding fra Entreprenør (A) Avviksmelding fra Byggherren (A-BH) Fraviksforespørsel fra Entreprenør (F) 2 Utfylling av skjemaene Entreprenøren vil få alle skjemaer i elektronisk form. Hensikten er at kontraktspartene kan benytte samme skjemaet for ferdigbehandling av en sak/ oppgave. Skjemaene skal fylles ut elektronisk og oversendes Byggherrens representant som vedlegg i en e-post med kopi til doksenter.kib@advansia.no. Dokumentsenteret legger denne type oversendt dokumentasjon inn i ProArc for arkivering/ gjenfinning. Bestillinger og pristilbud med originale signaturer skal endes Byggherrens representant i en postforsendelse. Disse blir scannet og lagt som elektroniske dokumenter i ProArc av Dokumentsenteret. Alle skjemaer skal fylles ut med de opplysninger som er relevante og som det er behov for slik at Byggherrens behandling blir effektiv og korrekt. Antall vedlegg føres opp i skjemaet. Nummerering av skjemaene skal gjøres etter følgende prinsipp: Skjematype er gitt som bokstavkode i pkt. 1. Kontraktsnummer skjematype løpenummer Eksempel: Spørsmål vedrørende arbeidsgrunnlaget (SVAG) nr. 5 fra kontraktsnummer K-3101 vi gi følgende kodestreng: K-3101-S-05 Entreprenøren skal føre separat logg over alle skjematyper/ forhold som omfattes av dette kontraktsbilag (kategoriene S, M, P, K, E, R, A, A-BH og F). Loggene skal holdes løpende oppdatert. De skal vedlegges i månedsrapporten ref. Bilag E4 - Krav til planlegging og rapportering.

4 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 4 av Spørsmål vedrørende arbeidsgrunnlaget (SVAG) Brukes av Entreprenøren der han har mottatt tegninger, beskrivelser eller andre dokumenter som han trenger tilleggsopplysninger eller assistanse for å forstå. Ref. vedlegg Melding om avklaringsbehov som ikke gjelder arbeidsgrunnlaget Brukes av Entreprenøren dersom han har andre avklaringsbehov enn de som gjelder arbeidsgrunnlaget. Ref. vedlegg Prisforespørsel Brukes av Byggherren dersom han ønsker at Entreprenøren skal gi et pristilbud på endringer. Ref. vedlegg Krav om endringsordre Brukes av Entreprenøren dersom han vil kreve tilleggsvederlag, dekning av merutgifter eller fristforlengelse. Ref. vedlegg Endringsordre Brukes av Byggherren ved endringer eller ved hel eller delvis godkjennelse av krav fremsatt av Entreprenøren. Endringsordre vil bli utstedt i to eksemplarer. Entreprenøren signerer og returnerer ett eksemplar til Byggherren slik at mottak av endringsordren er dokumentert. Endringsordren vil får et unikt bestillingsnummer fra Byggherrens kostnadsstyringssystem som består av kontraktsnummer + løpenummer, hvor endringsordre nr. 1 starter med 101 (eksempel: Bestillingsnr er endringsordre nr. 2 for kontrakt 4101). Ref. vedlegg Rekvisisjon Brukes av Byggherren der han har utstedt en endringsordre for fremtidig arbeid av en gitt type med tilhørende økonomisk ramme. Rekvisisjon benyttes for å avrope en del av den type arbeid som er beskrevet i endringsordren. Entreprenøren må varsle dersom arbeidet som Byggherren bestiller ved rekvisisjon vil føre til overskridelse av den økonomiske rammen som er beskrevet i den tilhørende endringsordren, jfr. kontraktens bestemmelser om regningsarbeider, endringer og krav om endringsordre. Ref. vedlegg Avviksmelding fra Entreprenør Brukes av Entreprenøren der han har utført kontraktsarbeid i strid med kontrakten. Feilen kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kvalitetskrav til sluttproduktet, krav til produksjonsmetode, helse- miljø og sikkerhet, ytre miljø, krav til forvaltning drift og vedlikehold, krav til dokumentasjon etc. ref. vedlegg Avviksmelding fra Byggherren til Entreprenøren Brukes av Byggherren i situasjoner der han mener Entreprenøren har utført kontraktsarbeid i strid med kontrakten.

5 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 5 av 14 Feilen kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kvalitetskrav til sluttproduktet, krav til produksjonsmetode, helse- miljø og sikkerhet, ytre miljø, krav til forvaltning drift og vedlikehold, krav til dokumentasjon etc. ref. vedlegg Fraviksforespørsel fra Entreprenør Brukes av Entreprenøren der han ønsker å søke om å fravike kontraktskrav, ref. vedlegg 9. 3 Vedlegg Vedlegg 1: Skjema for Spørsmål vedrørende arbeidsgrunnlaget (SVAG) Vedlegg 2: Skjema for Varsel om avklaringsbehov som ikke gjelder arbeidsgrunnlaget Vedlegg 3: Skjema for Prisforespørsel Vedlegg 4: Skjema for Krav om endringsordre Vedlegg 5: Skjema for Endringsordre/Bestilling Vedlegg 6: Skjema for Rekvisisjon Vedlegg 7: Skjema for Avviksmelding fra Entreprenør Vedlegg 8: Skjema for Avviksmelding fra Byggherren Vedlegg 9: Skjema for «Fraviksforespørsel fra Entreprenør»

6 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 6 av 14 Vedlegg 1 Spørsmål vedrørende arbeidsgrunnlaget (SVAG) Til KIB v/byggherrens representant: Fra Entreprenør: Navn på spørsmålet: <Navn> <Kontraktnr.> -S- <Løpenr.> Grunnlag for spørsmålet: <Henvisning til tegninger og dokumenter> Spørsmål: <Spørsmålsbeskrivelse> Frist for Byggherrens besvarelse (oppgis av Entreprenør): <Dato> For Entreprenøren (dato og underskrift): Byggherrens tilbakemelding:

7 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 7 av 14 Vedlegg 2 Melding om avklaringsbehov som ikke gjelder arbeidsgrunnlaget Til KIB v/byggherrens representant: Fra Entreprenør: <Kontraktnr.> -M- <Løpenr.> Navn på avklaringsbehovet/spørsmålet: <Navn> Grunnlag for avklaringsbehovet/spørsmålet: <Henvisning til dokumenter> Avklaringsbehov/spørsmål: Frist for Byggherrens besvarelse (oppgis av Entreprenør): <Dato> For Entreprenøren (dato og underskrift): Byggherrens tilbakemelding:

8 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 8 av 14 Vedlegg 3 Prisforespørsel Til Entreprenør: Utarbeidet av: <ARK/RIB/RIE/RIV/Annen> <Firma> v/ <Saksbehandler> Årsak: Fra KIB v/byggherrens representant: <Kontraktnr.> -P- <Løpenr.> Dato utarbeidet: <Dato> Beskrivelse: Tilhørende tegninger: Tegn.nr.: Rev.dato: Indeks Tegn.nr.: Rev.dato: Indeks Frist for Entreprenørens tilbud: <Dato> Tilbud fra Entreprenør Pristilbud (ekskl. mva) Kr. Pristilbud (inkl. mva) Kr. Vedlegg: <antall> Fremdriftskonsekvens: <Hvis tilbudet innebærer behov for forlengelse, beskrives hvilke frister som kreves endret og hvor mye> For Entreprenøren (dato, stempel og underskrift):

9 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 9 av 14 Vedlegg 4 Krav om Endringsordre Til KIB v/byggherrens representant: Fra Entreprenør: <Kontraktnr.> -K- <Løpenr.> Entreprenørens beskrivelse av grunnlaget for kravet: <Angi det spesifikke tilleggsarbeidet eller forseringen som Byggherren har krevet, eller den spesifikke kontraktsforutsetning som er brutt> Entreprenørens krav om tilleggsvederlag/utgiftsdekning: <Beskrivelse av krav> Fristforlengelse: <Beskrivelse av hvilke frister som evt. kreves endret. Beskrive lengden på fristforlengelsen> For Entreprenøren (dato og underskrift): Byggherrens tilbakemelding:

10 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 10 av 14 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Prosjekt: Bestillingsnummer: (Leverandøren skal merke faktura med dette nummeret) Budsjettpost ID: Budsjettpost navn: BESTILLING OSL Nye T2 Deichmanske Utbygging Hovedbibliotek Bestiller: Bestillingsdato: Bestillingstype: Kontrakt Mengderegulering Endringsordre Leverandøropplysninger Leverandørnr: Leverandørnavn: Adresse: Postnummer/sted: Kontaktperson: Følgende bestilles: Annen bestilling Beskrivelse: Kompensasjon: Leveringsbetingelser/andre forutsetninger: Beløp: Mva: Sum: kr kr kr Startdato: Sluttdato: Antall vedlegg: Representant for fra Leverandør: leverandør Representant fra for oppdragsgiver Oslo Lufthavn AS: sign. dato sign. dato For intern verifisering av utfylt skjema PS Sign: Dato: Med unntak av de kontraktuelle endringer som er avtalt ovenfor, beholdes alle vilkår og bestemmelser i avtalen innbefattet tidligere endringer og tillegg sin fulle gyldighet. Fakturaadresse Oslo Lufthavn AS Postboks Gardermoen

11 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 11 av 14 Rekvisisjon Til Entreprenør: Avropes mot endringsordrenr: <Kontraktnr.> -E- <Løpenr.> Beskrivelse Fra KIB v/byggherrens representant: <Kontraktnr.> -R- <Løpenr.> Frist for ferdigstillelse: <dd.mm.åå> Pris eks. mva SUM For Entreprenøren (dato og underskrift):

12 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 12 av 14 Vedlegg 7 Avviksmelding fra Entreprenør Til : Fra: KIB v/byggherrens representant: Stedsreferanse: (Bygning/ akse) Entreprenør: Tegningsreferanse: <referanse> <Kontraktnr.> -A- <Løpenr.> Kontraktsreferanse: <referanse> Entreprenørens avviksmelding: <Beskriv det spesifikke kontraktsarbeidet/ forholdet som utgjør avviket> Entreprenørens forslag til korrigerende tiltak: For Entreprenøren (dato og underskrift): Byggherrens tilbakemelding: <Tidsfrist:> Avviket er utbedret i henholdt til avtale: (dato og entreprenørens underskrift) Avviket er lukket: (dato og Byggherrens underskrift) Avvik skal rettes så snart det er praktisk mulig; er et avvik ikke lukket innen 10 dager eller innen annen avtalt frist, skal entreprenøren sende inn begrunnet forespørsel om fristforlengelse for lukking av avviket.

13 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 13 av 14 Vedlegg 8 Avviksmelding fra Byggherren Til: Fra: Entreprenør: Stedsreferanse: (Bygning/ akse) KIB v/byggherrens representant: Tegningsreferanse: <referanse> <Kontraktnr.> -A-BH- <Løpenr.> Kontraktsreferanse: <referanse> KIB s melding til entreprenøren om avdekket avvik: <Beskriv det spesifikke kontraktsarbeidet/ forholdet som utgjør avviket> <Tidsfrist:> Entreprenørens forslag til korrigerende tiltak: For Entreprenøren (dato og underskrift): Byggherrens tilbakemelding: <Tidsfrist:> Avviket er utbedret i henholdt til avtale: (dato og entreprenørens underskrift) Avviket er lukket: (dato og Byggherrens underskrift) Avvik skal rettes så snart det er praktisk mulig; er et avvik ikke lukket innen 10 dager eller innen annen avtalt frist, skal entreprenøren sende inn begrunnet forespørsel om fristforlengelse for lukking av avviket..

14 Tittel: Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik Side: 14 av 14 Vedlegg 9 Fraviksforespørsel fra Entreprenør Til : Fra: KIB v/byggherrens representant: Entreprenør: <Kontraktnr.> F- <Løpenr.> Stedsreferanse: (Bygning/ akse) Tegningsreferanse: <referanse> Kontraktsreferanse: <referanse> Entreprenørens fraviksforespørsel: <Beskriv det spesifikke kontraktsarbeidet/ forholdet som utgjør årsaken til fraviksforespørslen> Avklaringsbehov/spørsmål: Frist for Byggherrens besvarelse (oppgis av Entreprenør): <Dato> For Entreprenøren (dato og underskrift): Byggherrens tilbakemelding: