RÅDGIVERTJENESTER NYTT SYKEHJEM ANDSLIMOEN

Transkript

1 PROSJEKTNR. 1 NYTT SYKEHJEM ANDSLIMOEN TILBUD NR. 1 RÅDGIVERTJENESTER NYTT SYKEHJEM ANDSLIMOEN ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR PROSJEKTERINGSOPPDRAG

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PARTENES REPRESENTANTER KVALITETSSIKRING GENERELT PA BOK KVALITETSPLANER OG KONTROLLPLANER AVVIKSBEHANDLING REVISJONER AV KVALITETSSYSTEMET TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING TIDSPLAN BEMANNINGSPLANER DOKUMENTPLAN FREMDRIFTSRAPPORTERING KONTRAKTSSTATUS BETALINGSPLAN REVISJON AV TIDSPLAN OG BUDSJETTER ENDRINGSAVTALER FAKTURERING RETNINGSLINJER FOR OPPSETTING AV FAKTURAER INFORMASJON - PROFILERING RETNINGSLINJER FOR INFORMASJON RETNINGSLINJER FOR FIRMAPROFILERING... 6 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL MÅLSELV KOMMUNE... 8

3 1 PARTENES REPRESENTANTER Målselv kommune vil utnevne en prosjektleder for prosjektet. Prosjektleder er Målselv kommunes representant i alle forhold knyttet til kontrakten med den Prosjekterende. Således er det kun prosjektleder med delegert myndighet fra Rådmann som har myndighet til å forplikte Målselv kommune ovenfor Prosjekterende. Prosjekterende skal utnevne en prosjektleder for kontrakten (kalt gruppeleder dersom Prosjekterende er en gruppe i samsvar med NS 8401, pkt. 5.5). Prosjekterendes prosjektleder skal gis tilstrekkelig myndighet til å representere Prosjekterende i alle forhold knyttet til kontrakten. Således er det kun Prosjekterendes prosjektleder som har myndighet til å forplikte Prosjekterende ovenfor Målselv kommune. 2 KVALITETSSIKRING 2.1 Generelt Prosjekterende skal ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Prosjekterende er ansvarlig for systematisk kontroll også av underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Prosjekterende skal videreføre kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 2.2 PA bok Prosjekterende skal utarbeide og vedlikeholde en PA bok med interne forretningsrutiner for gruppen. 2.3 Kvalitetsplaner og kontrollplaner Prosjekterende skal utarbeide kvalitetsplan(er) og kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at gjeldende forskrifter og kontraktens krav tilfredsstilles. Plan(ene) skal tydelig definere områder for kontroll: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (Målselv kommune / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Prosjekterende har ansvar for at relevante aktiviteter for egen del og for underleverandører er ivaretatt i kvalitetsplan(ene) og at dokumentert egenkontroll skjer i henhold til dette. Kvalitetsplan(ene) og kontrollplanene skal oversendes Målselv kommune senest 30 dager etter kontraktsinngåelse. Målselv kommune vil angi på Prosjekterendes kvalitetsplan(er) hvilke aktiviteter / sjekkpunkter Målselv kommune skal delta på og rapportere dette tilbake til den Prosjekterende.

4 Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kvalitetsplanen(e). Prosjekterende skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kvalitetsplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos Prosjekterende i hele prosjektperioden og vurderes tatt inn i FDV dokumentasjonen i den grad det er nødvendig. 2.4 Avviksbehandling Prosjekterende skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik, spesielt med tanke på sikkerhet og fremdrift. Prosjekterende skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til Forsvarsbygg. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avviket. 2.5 Revisjoner av kvalitetssystemet Målselv kommune har rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av Prosjekterendes kvalitetssystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som Prosjekterende gjennomfører. Prosjekterende skal legge fram sine planer for revisjoner av systemet, og gi Målselv kommune tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv. 3 TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 3.1 Tidsplan Prosjekterende skal utarbeide en tidsplan som dekker kontraktsarbeidet. Denne skal samordnes med Oppdragsgivers egne tidsplaner, og den skal være tydelig mht. hovedfrister, delfrister, kritiske aktiviteter, møter og avhengigheter. Tidsplanen skal vise start- og sluttdato for alle aktiviteter. Tidsplanen skal brytes ned til et nivå som sikrer en effektiv og kontrollerbar oppfølging. Etter kontraktsinngåelse skal prosjekterende utarbeide en tidsplan som viser varigheter for hovedfaser i henhold til ytelsesbeskrivelsene, samt milepæler. Planen skal tilpasses prosjektets generelle framdrift. 3.2 Bemanningsplaner Prosjekterende skal etablere bemanningsplaner som viser planlagt og virkelig bemanning pr. fag og totalt for arbeidene. 3.3 Dokumentplan Prosjekterende skal utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og tegninger som Prosjekterende er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes Oppdragsgiver for informasjon eller godkjennelse. Dokumentplanen skal være tilgjengelig for Oppdragsgivers godkjennelse senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 3.4 Fremdriftsrapportering Prosjekterende skal rapportere fremdrift for arbeidene ved hjelp av frontlinje på tidsplanen.

5 3.5 Kontraktsstatus Prosjekterende skal rapportere følgende nøkkeltall for kontraktsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente tillegg / endringer. Verdien av forventede endringer. Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato. Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 3.6 Betalingsplan Prosjekterende skal utarbeide en tabellarisk betalingsplan med måned som tidsenhet. Denne skal reflektere planlagt betalingstidspunkt for fakturerte beløp, dvs. faktureringsdato pluss 30 dagers betalingsfrist. Betalingsplanen danner ikke grunnlag for betaling av arbeidet. Arbeide betales basert på utført produksjon. 3.7 Revisjon av tidsplan og budsjetter Endringer skal implementeres i tidsplaner og budsjetter så snart som mulig etter at endringene er godkjent av Målselv kommune. All rapportering av fremdrift og kostnader skal gjøres med referanse til siste gjeldene tidsplan og kontraktsverdi, dvs. alle godkjente endringer skal være inkludert. 4 ENDRINGSAVTALER I en kontrakt med Målselv kommune skal det alltid gjøres en endringsavtale som bekreftelse på endringer fra Målselv kommune til Prosjekterende eller bekreftelse på aksepterte krav fra Prosjekterende. Dette gjelder selv om avtaleendringen kun har konsekvenser for tid men ikke kostnad ( Null-avtale ). Fakturaer som omfatter endringer / krav om endringer som ikke er dekket av en endringsavtale vil ikke bli akseptert. Målselv kommunes representant skal utstede endringsavtalene. For arbeider som blir honoraret etter medgått tid skal det gjøres endringsavtaler dersom Prosjekterende blir bedt om å utføre oppgaver som ligger utenfor det arbeidsomfanget som danner forutsetningen for kostnadsrammen i kontrakten. 5 FAKTURERING 5.1 Retningslinjer for oppsetting av fakturaer Antall og adresse Fakturaer sendes i 1 eksemplar m/alle underbilag til: Målselv kommune Kommunehuset 9321 MOEN

6 Identifikasjon: Målselv kommuness prosjektnummer, prosjektnavn, kontrakts- eller bestillingsnummer og kontaktperson hos Målselv kommune skal angis på fakturaen. Når Målselv kommune har oppgitt et leverandørnummeret skal dette i tillegg alltid stå på fakturaen. Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: kontraktsarbeider. endringsarbeider/tilleggsarbeider sluttfaktura (jfr Del II, pkt 8) Fakturaer fra Prosjekterende skal oversendes samlet for kontrakten. Betalingsbetingelser: Målselv kommuness betalingsbetingelser er 30 dager etter mottak av faktura. Presentasjon: Fakturaforsiden skal vise: sum akkumulert produksjonsverdi. sum akkumulert iflg. forrige avdragsnota. fakturabeløp i perioden. Endrings- og tilleggsnotaer: Fakturaer for endrings/tilleggsarbeider skal være spesifisert på samme måte som for kontraktsarbeider. Det skal henvises til endringsavtale. Sluttfakturaer: Det vises til bestemmelser for dette i NS Spesielt for avtaler/arbeider der det gjøres opp etter medgått tid : Alle fakturaer skal vedlegges spesifiseringer i form av timeoversikter, etc. Alle kostnader som faktureres skal dokumenteres. Oppdragsgiver har rett til å be om innsyn i timelister og lignende. 6 INFORMASJON - PROFILERING 6.1 Retningslinjer for informasjon Prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos Målselv kommune for offentlig presentasjon av kontraktsforhold eller bygg / anlegg utført for Målselv kommune. 6.2 Retningslinjer for firmaprofilering Prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos Målselv kommune for omtale / presentasjon av bygg / anlegg utført for Målselv kommune. Bygg / anlegg vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram hvilken sammenheng bygget / anlegget inngår i.

7 Bilder og omtale av bygg / anlegg utført for Målselv kommune vil vanligvis ikke kunne godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn.

8 Vedlegg 1 Rapportering til Målselv kommune I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt dager etter antagelse. Tidsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Bemanningsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Dokumentplan Del III, D pkt dager etter antagelse Betalingsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt ) Tidsplan Del III, D pkt ) Bemanningsplan Del III, D pkt ) Dokumentplan Del III, D pkt ) Kontraktstatus Del III, D pkt ) Betalingsplan Del III, D pkt. 3.6 Hvert kvartal. Månedsrapport Del III, D pkt. 3.8 Månedlig, 5 dager etter kuttdato Under skisse- og forprosjektet: Ukerapport Del III, D pkt. 3.8 Hver mandag før kl ) Status vil inngå i månedsrapporten samt bli rapportert i de periodiske statusmøtene.