Tilbud nr Prosjekt Oppgradering av UVB bunker KONKURRANSEGRUNNLAG, DEL III D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER. Forsvarsbygg Utvikling Vest

Transkript

1 Tilbud nr Prosjekt Oppgradering av UVB bunker KONKURRANSEGRUNNLAG, DEL III D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Forsvarsbygg Utvikling Vest 0 For tilbud LLA BST Revisjon Revisjonen gjelder Dato: Utarb. av Kontr. av Godkj. av Utarbeidet av: Tittel: Forsvarsbygg Utvikling Vest Konkurransegrunnlag, del III D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Dokumentnummer: Revisjon: Antall sider: Del III D 1 10

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PARTENES REPRESENTANTER KVALITETSSIKRING GENERELT ORGANISERING PA BOK KVALITETSPLANER OG KONTROLLPLANER AVVIKSBEHANDLING REVISJONER AV KVALITETSSYSTEMET FREMDRIFTSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING FREMDRIFTSPLAN BEMANNINGSPLANER DOKUMENTPLAN FREMDRIFTSRAPPORTERING KONTRAKTSSTATUS BETALINGSPLAN REVISJON AV FRAMDRIFTSPLAN OG BUDSJETTER RAPPORTERING MØTEPLAN KORRESPONDANSE, DISTRIBUSJON AV TEGNINGER, ETC KORRESPONDANSE ENDRINGSAVTALER FAKTURERING RETNINGSLINJER FOR OPPSETTING AV FAKTURAER INFORMASJON - PROFILERING RETNINGSLINJER FOR INFORMASJON RETNINGSLINJER FOR FIRMAPROFILERING MILITÆRE SIKKERHETSFORHOLD... 8 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL FORSVARSBYGG... 9 VEDLEGG 2 MØTEVIRKSOMHET... 10

3 1 PARTENES REPRESENTANTER Forsvarsbygg har utnevnt en prosjektleder for prosjektet. Prosjektleder er Forsvarsbyggs representant i forhold knyttet til kontrakten med den prosjekterende. Forsvarsbygg vil parallelt anskaffe prosjekteringsleder. Vedkommende kan ikke være fra samme firma som prosjekteringsgruppen. For tilbudte prosjekteringstjenester skal det utpekes en ansvarlig tverrfaglig prosjekteringskoordinator for hvert delarbeid. De prosjekterende skal stille med en representant som har tilstrekkelig myndighet til å representere/forplikte for de prosjekterende i alle forhold knyttet til kontrakten. 2 KVALITETSSIKRING 2.1 Generelt Prosjekterende skal ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Prosjekterende er ansvarlig for systematisk kontroll også av underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Prosjekterende skal videreføre kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. Forsvarsbygg vil legge vekt på at tilbyder dokumenter hvordan kvalitetssystemet anvendes og spesielt viser hvordan systemet brukes for å oppnå og dokumentere tverrfaglig kontroll. 2.2 Organisering Prosjekterende skal gjennom prosjektkoordinator dokumentere kvalitetskontroll ovenfor PRL, som i sin tur rapporterer til PL. 2.3 PA bok Prosjektet skal, med utgangspunkt i mal fra Forsvarsbygg, utarbeide og vedlikeholde en PA bok med interne forretningsrutiner for prosjektet. 2.4 Kvalitetsplaner og kontrollplaner Prosjekterende skal utarbeide kvalitetsplan(er) og kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at gjeldende forskrifter og kontraktens krav tilfredsstilles. Plan(ene) skal tydelig definere områder for kontroll: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (Forsvarsbygg / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Prosjekterende har ansvar for at relevante aktiviteter for egen del og for underleverandører er ivaretatt i kvalitetsplan(ene) og at dokumentert egenkontroll skjer i henhold til dette.

4 Kvalitetsplan(ene) og kontrollplanene skal oversendes Forsvarsbygg senest 30 dager etter kontraktsinngåelse. Forsvarsbygg vil angi på Prosjekterendes kvalitetsplan(er) hvilke aktiviteter / sjekkpunkter Forsvarsbygg skal delta på og rapportere dette tilbake til den Prosjekterende. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kvalitetsplanen(e). Prosjekterende skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kvalitetsplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos Prosjekterende i hele prosjektperioden og vurderes tatt inn i FDV dokumentasjonen i den grad det er nødvendig. 2.5 Avviksbehandling Prosjekterende skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik, spesielt med tanke på sikkerhet og fremdrift. Prosjekterende skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til Forsvarsbygg. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avviket. Ingen avvik i forhold til godkjent forprosjekt skal iverksettes uten at dette er avklart med forsvarsbygg. 2.6 Revisjoner av kvalitetssystemet Forsvarsbygg har rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av leverandørens kvalitetssystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som prosjekterende gjennomfører. Prosjekterende skal uten forespørsel legge fram sine planer for revisjoner av systemet, og gi Forsvarsbygg tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv. 3 FREMDRIFTSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 3.1 Fremdriftsplan Prosjekterende skal utarbeide en fremdriftsplan som dekker kontraktsarbeidet. Denne skal samordnes med Oppdragsgivers egne fremdriftsplaner, og den skal være tydelig mht. hovedfrister, delfrister, kritiske aktiviteter, møter og avhengigheter. Fremdriftsplan skal vise start- og sluttdato for alle aktiviteter. Fremdriftsplanen skal brytes ned til et nivå som sikrer en effektiv og kontrollerbar oppfølging. 3.2 Bemanningsplaner Prosjekterende skal etablere ressursplaner. 3.3 Dokumentplan Prosjekterende skal utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og tegninger som Prosjekterende er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes Oppdragsgiver for informasjon eller godkjennelse.

5 Dokumentplanen skal være tilgjengelig for Oppdragsgivers godkjennelse senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 3.4 Fremdriftsrapportering Prosjekterende skal rapportere fremdrift for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftsplanen og gjennom månedlige rapportering til prosjektleder. 3.5 Kontraktsstatus Prosjekterende skal rapportere følgende nøkkeltall for kontraktsstatus: Honorarbudsjett Verdien av godkjente tillegg / endringer. Verdien av forventede endringer. Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato. Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 3.6 Betalingsplan Arbeidet faktureres basert på utført produksjon. 3.7 Revisjon av framdriftsplan og budsjetter Endringer skal implementeres i framdriftsplaner og budsjetter så snart som mulig etter at endringene er godkjent av Forsvarsbygg. All rapportering av fremdrift og kostnader skal gjøres med referanse til siste gjeldene tidsplan og kontraktsverdi, dvs. alle godkjente endringer skal være inkludert. 3.8 Rapportering I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering. Prosjekterende skal oversende månedsrapport med flg. hovedpunkter innen 5 dager etter kuttdato: Økonomi Fremdrift Bemanning Kvalitet I månedlig statusmøte med Forsvarsbygg skal følgende faste poster inngå: Kontraktstatus Fremdrift Bemanning HMS og ytre miljø KS Prosjekterende skal ta referat fra slike statusmøter.

6 3.9 Møteplan Det vil ved igangsetting av prosjektet bli arrangert et oppstartsmøte. PRL vil innkalle til prosjekteringsmøter hver 14. dag Prosjekteringsgruppen må selv vurdere omfang av egne tverrfaglige arbeidsmøter. I utførelsesfasen vil prosjekteringsgruppen bli innkalt til bygge-/særmøter etter behov. Se vedlegg 2 Møtevirksomhet 4 Korrespondanse, distribusjon av tegninger, etc. 4.1 Korrespondanse. All korrespondanse merkes med prosjektnummer og prosjektnavn: UVB Bunker Kopi av all korrespondanse sendes: - Byggherre ved prosjektleder (PL) - Byggeleder (BL) og Prosjekteringsleder (PRL). Det skal fremgå av brevet hvem som mottar gjenpart. Av arkiveringsmessige hensyn skal hvert brev kun omhandle en sak. 5 ENDRINGSAVTALER I en kontrakt med Forsvarsbygg skal det alltid gjøres en endringsavtale som bekreftelse på endringer fra Forsvarsbygg til prosjekterende eller bekreftelse på aksepterte krav fra prosjekterende. Dette gjelder selv om avtaleendringen kun har konsekvenser for tid men ikke kostnad ( Null-avtale ). Fakturaer som omfatter endringer / krav om endringer som ikke er dekket av en endringsavtale vil ikke bli akseptert. Forsvarsbygg representant skal utstede endringsavtalene. I utførelsesfasen skal prosjekterende fortløpende utarbeide endringsavtaler for endringer i forhold til utarbeidet arbeidsgrunnlag. Det benyttes skjema i Del II for endringsforespørsler og endringsavtaler. 6 FAKTURERING 6.1 Retningslinjer for oppsetting av fakturaer Adresse Fakturaer sendes i 1 eksemplar m/alle underbilag til:

7 Forsvarsbygg Fellestjenester Hamar, Fakturasenteret Postboks HAMAR Merkes: Prosjektnummer: Prosjektnavn: UVB Bunker kontraktsnummer: Ansattnummer: Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: kontraktsarbeider. endringsarbeider/tilleggsarbeider biutgifter reiser sluttfaktura (jfr Del II, pkt 8) Fakturaer fra prosjekterende skal oversendes samlet for alle fag. Alle fakturaer skal vedlegges spesifiseringer i form av timeoversikter, etc. Alle kostnader som faktureres skal dokumenteres. Oppdragsgiver har rett til å be om innsyn i timelister og lignende. Betalingsbetingelser: Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 30 dager etter mottak av faktura. Presentasjon: For dokumentasjon av faktura vises det til Del II. Endrings- og tilleggsnotaer: Fakturaer for endrings/tilleggsarbeider skal være spesifisert på samme måte som for kontraktsarbeider. Det skal henvises til endringsavtale. Sluttfakturaer: Det vises til bestemmelser for dette i NS INFORMASJON - PROFILERING 7.1 Retningslinjer for informasjon Prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos Forsvarsbygg for offentlig presentasjon av kontraktsforhold eller bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg.

8 Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. 7.2 Retningslinjer for firmaprofilering Bilder og omtale av bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke kunne godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. 8 MILITÆRE SIKKERHETSFORHOLD Dersom byggherren innfører sikkerhetsmessige restriksjoner i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet plikter leverandøren å tilfredsstille de krav som er angitt fra BH. Arbeidsgrunnlaget for prosjektet vil inneholde informasjon som er gradert.

9 Vedlegg 1 Rapportering til Forsvarsbygg I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt dager etter antagelse. Framdriftsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Bemanningsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Dokumentplan Del III, D pkt dager etter antagelse Betalingsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt ) Tidsplan Del III, D pkt ) Bemanningsplan Del III, D pkt ) Dokumentplan Del III, D pkt ) Kontraktstatus Del III, D pkt ) Betalingsplan Del III, D pkt ) Rapportering Del III, D pkt. 3.8 Månedlig, 5 dager etter kuttdato 1) Status vil inngå i månedsrapporten samt bli rapportert i de periodiske statusmøtene.

10 Vedlegg 2 Møtevirksomhet TABELL MØTE ANSVAR MØTEPLIKT PRL PG Bygge-møte BL Etter innkalling PG (rådgivere) PG (rådgivere) PRL, PG (rådgivere), alle entreprenører/ leverandører Alle entreprenører/ leverandører MØTERETT Etter innkalling BH, PL, POC, BL BH, PL, POC, BL BH, PL, FB MOVE FREKVENS Etter behov. Etter behov. Hver 14. dag. REFERAT SENDES Møtedeltakerne, BH, PL, POC, FB MOVE, BL. Møtedeltakerne, BH, PL, POC, FB MOVE, BL. Møtedeltakerne, BH, PRL, PL, POC, FB MOVE BH, PL, PRL Hver 14. dag Møtedeltakerne, PL, PRL, POC. Prosjekteringsmøte Arbeidsmøte Fremdriftsmøte BL/hovedentrpr. Vernemøter Hovedbedrift/ KG Alle entreprenører/ Leverandører Særmøter BL Spesielt innkalte HMS - møter KG PRL, KG, BL, entreprenører/ leverandører BH, PL, PRL, BL Ukentlig. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, PGL, BL BH, PL, PRL Ved behov. Møtedeltakerne, BH, PL, PRL BH, PL, POC, (brukergrupper) Etter avtale Møtedeltagere, BH, PL, PRL, BL, (HVO-HOS, ved behov)