BOK 0. Prosjektadministrative rutiner

Transkript

1 BOK 0 Prosjektadministrative rutiner Fakkel for deponigass - Rommen avfallsdeponi Prosjektnummer

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL ORIENTERING BOK BYGGHERRENS ORGANISASJON ARBEIDENES ART OG OMFANG BYGGEPLASSENS BELIGGENHET OG ADKOMSTMULIGHETER ENTREPRISEFORM OG KONTRAKTSTYPE RIGG- OG DRIFTSBESTEMMELSER PROSJEKTERINGSYTELSER GENERELT FREMDRIFT BYGGETID FREMDRIFTSPLAN BEMANNINGSPLAN KRAV OG BESTEMMELSER I AVTALEFORHOLDET ANSVAR OG FULLMAKTER SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) GENERELT KRAV TIL SHA KRAV TIL RENHOLD OG RYDDIGHET I BYGGETIDEN MØTER OG BEFARINGER PRESSEKONTAKT KRAV TIL ØKONOMISTYRING OG FAKTURERING RUTINE FOR ENDRINGSHÅNDTERING RUTINE FOR AVVIKSBEHANDLING KVALITETSSIKRING... 8 VEDLEGG 1: ADRESSELISTE:

3 1 Generell orientering 1.1 Bok 0 Bok 0 omfatter orienterende beskrivelse av prosjektet, samt kontraktkrav til prosjektstyring av SHA, tid, kvalitet og økonomi og rapportering i prosjektet. I tillegg omfatter Bok 0 prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. mellom totalentreprenør og byggherre som skal bidra til et koordinert, forretningsmessig og godt gjennomført prosjekt. Alle krav som fremkommer i bok 0 skal være inkludert i pristilbudet gitt av totalentreprenøren. Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og retningslinjer som fremkommer i Bok Byggherrens organisasjon Byggherre Byggherrens representant Prosjektleder Byggeleder Driftsleder Tokerud Varmesentral AS Eiendoms- og byfornyelsesetaten Elisabeth Tangen Siri Haug Siri Haug Svein Andersson 1.3 Arbeidenes art og omfang Totalentreprisen omfatter komplette tjenester for levering og etablering av ny fakkel, herunder: Prosjektering Levering Montering Kontroll Brannvernleder ved varme arbeider Evt. omprogrammering av styringssystemet Demontering og avhending av eksisterende fakkel Prøvedrift (7dager) Opplæring av driftspersonell FDV-dokumentasjon 1.4 Byggeplassens beliggenhet og adkomstmuligheter Rommen avfallsdeponi - Haavard Martinsensvei 35. 3

4 Riggplan utarbeides etter tilbudsbefaring. 1.5 Entrepriseform og kontraktstype Prosjektet skal gjennomføres i en totalentreprisemodell. Avtaleforholdet vil bli regulert av NS utgave juli 2011, Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentreprise, med de endringer og suppleringer som fremgår av Oslo kommunes tilhørende kontraktsformular. Bruk av underentreprenører Det er i kontrakten stilt krav om at totalentreprenøren ikke kan ha flere enn to ledd underentreprenører i kjede under seg uten byggherrens skriftlige samtykke. 1.6 Rigg- og driftsbestemmelser Byggherre stiller mannskapsbrakke til disposisjon. Totalentreprenør er ansvarlig for alle felles rigg- og driftsytelser i prosjektet utover dette. Alle rigg-, drifts- og byggeplassarrangementer som er nødvendig for å gjennomføre egne arbeider rett-tidig og komplett skal prises. 1.7 Prosjekteringsytelser generelt Totalentreprenøren har ansvar for all nødvendig prosjektering for å ferdigstille prosjektet utover det mottatte anbudsgrunnlaget. Totalentreprenøren har ansvaret for at alle krav i forhold til lover og forskrifter blir oppfylt, samt krav som fremkommer av avtale- og kontraktsdokumenter. Det skal prosjekteres løsninger som tilfredsstiller de krav som fremkommer av kontrakten og funksjonsbeskrivelsene. Totalentreprenøren må selv vurdere omfanget av gjenstående prosjektering. 2 Fremdrift 2.1 Byggetid Byggetiden omfatter hele kontraktsarbeidet; prosjektering og utførelse av det arbeid kontrakten omfatter. Ferdigstillelse av alle kontraktsarbeider innen Fremdriftsplan Detaljert fremdriftsplan utarbeides av totalentreprenøren. Den detaljerte fremdriftsplanen som skal vise totalentreprenørens totale ytelser og gjennomføring av prosjektet, tilpasset tidsfrister som er oppgitt i kontrakten. 2.3 Bemanningsplan Totalentreprenør skal levere en bemanningsplan/ ressursplan. Byggherren skal informeres ved vesentlige endringer i planen. 4

5 5

6 3 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet 3.1 Ansvar og fullmakter EBYs fullmakter ved endring i kontrakt Direktør, Eskil Bråten Ubegrenset Byggherrerepresentant, Elisabeth Tangen NOK Prosjektleder NOK 0 Byggeleder NOK 0 Eiendoms- og byfornyelsesetatens innkjøpsansvarlig er byggherrerepresentant og er den administrative leder av kontraktsarbeidene og den som skal følge opp kontrakten. Eiendoms- og byfornyelsesetatens prosjektleder er den faglige leder av kontraktsarbeidene og den som skal følge opp byggeplassen og har fullmakt til å opptre på vegne av Eiendomsog byfornyelsesetaten innenfor rammen av sin instruks. Prosjektleder har i tillegg rollen som byggeleder. 4 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) 4.1 Generelt Det er en klar forutsetning for byggherren at all virksomhet på byggeplassen planlegges og utføres slik at helse, miljø og sikkerhet til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at prosjektet gjennomføres uten skade på person eller miljø. Dette skal oppnås ved at det skapes en aktiv holdning og et aktivt samarbeid mellom involverte parter for å forhindre at ulykker skal skje. For å sikre dette skal byggeplassen planlegges, organiseres og kontrolleres iht. intensjoner og regler i "forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser"- Byggherreforskriften. 4.2 Krav til SHA Entreprenøren plikter å sette seg inn i og etterleve, samt underrette alle sine ansatte, underentreprenører/ leverandører og deres ansatte, om de sikkerhetsregler som gjelder ved utførelse av arbeider innenfor bygg- og anleggsområdet. Arbeidene skal organiseres og utføres i henhold til Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (Byggherreforskriften). Byggherren skal utarbeide en SHA plan iht kravene i Byggherreforskriften. SHA- planen skal tilpasses dette prosjektet, og fange opp spesielle risikomomenter som gjelder dette prosjektet. Planen vil være et levende dokument under prosjektgjennomføringen. Byggeleder skal være koordinator for SHA i utførelsesfasen (KU). Koordinator for SHAarbeidet er pliktig til å gjennomføre oppgavene i samsvar med byggherreforskriften. Entreprenørens internkontrollsystem for byggeplassen skal legges til grunn for de aktiviteter som omfattes av kontrakten. 6

7 4.3 Krav til renhold og ryddighet i byggetiden Totalentreprenør har ansvaret for renhold og ryddighet i byggetiden. 5 Møter og befaringer Møteleder er ansvarlig for innkallelse, dagsorden og referat, så fremt annet ikke er avtalt. Det forutsettes at møtedeltakerne på de enkelte møter noterer det som blir avtalt, og ikke avventer referat for behandling av sakene. Møtereferater sendes møtedeltakerne, samt øvrige som avtales avhengig av møtetype. Møtereferat anses som godkjent om det ikke gjøres innsigelser mot teksten senest 4 dager etter utsendelse av møtereferatet. 6 Pressekontakt Det er kun Eiendoms- og byfornyelsesetaten som skal gi uttalelser til pressen. Alle involverte firma har ansvar for å informere sine arbeidstakere om dette. 7 Krav til økonomistyring og fakturering Betalingsplan Totalentreprenøren skal utarbeide forslag til betalingsplan basert på vedtatt fremdriftsplan og kontraktssum. Ved revisjon av fremdriftsplanen kan byggherren kreve at betalingsplanen revideres slik at den gjenspeiler faktisk fremdrift/produksjon Fakturaer skal adresseres og merkes som følger: Stilles til: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Oslo Kommune Fakturasentralen Pb Etterstad 0606 OSLO Merkes tydelig med: Ressursnummer: Prosjektnummer: Faktura vil ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse iht. kontrakt. Godkjente tilleggsarbeider. Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt signert endringsordre fra EBY samt nødvendig dokumentasjon for eventuelle regulerbare poster eller regningsarbeider (faktura fra UE/ timelister / materiallister). Godkjente endringsordrer samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned Betalingsfrist EBYs betalingsfrist er 30 dager etter mottak av korrekt faktura. 7

8 8 Rutine for endringshåndtering Byggherren skiller mellom 4 ulike endringssituasjoner: 1. Ordinære endringer (ønskede endringer fra byggherren) 2. Irregulære endringer (byggherren krever noe som totalentreprenøren mener er en endring) 3. Mangler / forsinkelser ved byggherrens leveranser m.m. (hvis byggherrens leveranser eller medvirkning er forsinket eller mangelfulle) 4. Totalentreprenørens endringer (ønskede endringer fra totalentreprenøren) Byggherren har utarbeidet egne skjema for de ulike endringssituasjoner som skal benyttes. 9 Rutine for avviksbehandling Et avvik er manglede samsvar mellom definerte krav og utført arbeid. Avvik kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kontraktens kvalitetskrav til sluttproduktet, produksjonsmetode, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), ytre miljø, forvaltning, drift og vedlikehold, dokumentasjon, etc. Ved alvorlige feil eller avvik skal prosjektleder varsles umiddelbart. Status på håndtering av feil/avvik skal legges ved månedsrapport. 10 Kvalitetssikring Totalentreprenør skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetsstyring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og aktuelle standarder samt kontraktens krav. Vedlegg 1: Adresseliste: Funksjon Navn Firma/ Telefon E-post adresse BHR Elisabeth Tangen EBY elisabeth.tangen@eby.oslo.kom mune.no PL/KP/K U/BL Siri Haug EBY siri.haug@eby.oslo.kommune.n o DL Svein Andersson Tokerud Varmesentral AS svein@tv-as.no TE 8

9 Funksjoner: BH = byggherrerepresentant PL = prosjektleder BL = byggeleder BR = bruker (representant for bruker av bygg/anlegg) KP = HMS-koordinator prosjektering KU = HMS-koordinator utførelse DL = Driftsleder TE = totalentreprenør UE = underentreprenør(er) 9