KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS Rammeavtale sikkerhetsvakttjenester Forsvarsbygg Utvikling Kontraktsnummer

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS 8402 Rammeavtale Forsvarsbygg Utvikling Kontraktsnummer

2 INNHOLD 1 INNLEDNING ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) Beskrivelse av oppdraget Avtalens varighet og opsjon på forlengelse Oppdragets omfang ORGANISATORISKE FORHOLD Forsvarsbyggs organisasjon Rådgivers organisasjon Arbeidssted/-tid ØKONOMISKE FORHOLD Honorarform Prisregulering Reisekostnader FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) SPRÅK ELEKTRONISK SAMHANDLINGSVERKTØY SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering... 6 Versjonsdato Side: 2 av 6

3 1 INNLEDNING Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvarsbygg er en av Norges største eiendomsaktører, og totalleverandør av eiendomstjenester til Forsvaret. Nærmere informasjon om Forsvarsbygg finnes på Forsvarsbygg utvikling sør (FBUS) støtter Forsvarets virksomhet ved å levere funksjonelle eiendommer, bygg og anlegg. Påfølgende planperiode har et økt volum og FBUS ønsker derfor pristilbud fra eksterne firma på tjenesten: Sikkerhetsvakttjenester. FBUS ønsker at sikkerhetsvakter skal kunne arbeide direkte inn i våre bygge- og anleggsplasser evt. i oppdragsgivers kontorlokaler i Oslo-området. Pristilbudet er ønsket på timepriser og med avrop på minimum 24 timers varsel. Avtaleperioden kan variere fra 0-12 timer pr. dag og antall stillinger i byggeperiodene vil derfor variere basert på byggeprosjektenes aktivitets- og fremdriftsplan. Alle sikkerhetsvakter bør være vekterutdannet (minimum vekterkurs trinn 1), jf. forskrift om vaktvirksomhet samt at de skal bære uniform med lommelykt og mobiltelefon når de er i tjeneste. Oppdragsbeskrivelsen for dette fremkommer nedenfor. Det er et krav at sikkerhetsvaktene er eller kan bli sikkerhetsklarert for å kunne arbeide i Forsvarets arealer eller etabissementer. 2 ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) 2.1 Beskrivelse av oppdraget Oppdraget vil innebære i bygge- og anleggsprosjekter. Følgende ansvarsområder må påregnes: Utøve sikkerhetsvakttjeneste (med følgetjenester) for Forsvarsbyggs prosjekt- og byggeledelse. Ivareta varemottak på bygge- og anleggsplasser. Ovennevnte opplisting er ikke uttømmende. Andre arbeidsoppgaver gitt av Forsvarsbyggs prosjekt- og byggeledelse må også påregnes. 2.2 Avtalens varighet og opsjon på forlengelse Kontraktens inngås for en periode på 2 år regnet fra signering av kontrakt, med opsjon på utvidelse av ytterligere 1+1 år (totalt 4 år). Oppsigelsesfrist for avtalen vil i perioden være 1 måned. Forsvarsbygg står fritt til å avgjøre om opsjonsytelsene skal utføres eller ikke, eller eventuelt settes bort til andre leverandører. 2.3 Oppdragets omfang Omfanget av oppdraget baserer seg på tidligere forbruk på den tilsvarende avtale som nå har utløpt, samt forventet aktivitet i rammeavtalens potensielle varighet (4 år) til sammen kr eks. mva. Omfanget er kun et anslag, og er ikke en bindende forutsetning for kontrakten mellom partene. Versjonsdato Side: 3 av 6

4 3 ORGANISATORISKE FORHOLD 3.1 Forsvarsbyggs organisasjon Forsvarsbyggs organisasjon er organisert slik: Funksjon Firma Kontaktperson Regionsjef Forsvarsbygg Per Anders Bakke Prosjektsjef Forsvarsbygg Dag Arne Johansen Prosjektleder Forsvarsbygg Morten Andre Gullhagen-Revling 3.2 Rådgivers organisasjon Det skal tilbys sikkerhetsvakter. 3.3 Arbeidssted/-tid Arbeidsstedet vil normalt være i Forsvarets kontorlokasjoner i Oslo-området. Oppdraget forutsettes gjennomført innenfor normal arbeidstid ( ) for bygg- og anleggsprosjekter. Arbeidstid ut over dette må likevel påregnes og skal honoreres etter de tariffer som bransjen innehar. Sikkerhetsvakt(er) skal bistå Forsvarsbygg på timebasis og vil variere (fra 0 timer i dags-, ukes- eller månedsperioder til flere fulle stillinger (estimert inntil 4 stillinger) i tyngre perioder). Arbeidsomfanget (pr uke) skal normalt kunne avtales mellom partene med minimum 3 dagers varsel, men kortere varsel må også påregnes, jf. pkt. 1 over. 4 ØKONOMISKE FORHOLD 4.1 Honorarform Oppdraget honoreres etter medgått tid. Prisene fastsettes i eget prisskjema (se vedlegg 3 i konkurransegrunnlagets del II). I prisskjemaet skal følgende timespriser oppgis: Timesats ordinær arbeidstid ( ) Timesats ut over ordinær arbeidstid ( ) Timesats helge- og helligdager Rådgiveren skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide honorarbudsjett for oppdraget, se konkurransegrunnlaget del II. 4.2 Prisregulering Prisene reguleres i samsvar med bestemmelsen i konkurransegrunnlaget del II 4.3 Reisekostnader (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alternativ 1: Tilbudte priser skal dekke kostnader i forbindelse med reiser til og fra byggestedet og til og Reisekostnader utover dette dekkes bare dersom Forsvarsbygg på forhånd har godkjent reisen. Versjonsdato Side: 4 av 6

5 5 FAKTURERING 5.1 Innledning Attesterte timelister skal vedlegges alle fakturaer. Det skal sendes separate fakturaer for: Endringsarbeid Sluttfaktura. Ved fakturering av endringsarbeid skal fakturaen vise til endringsavtalenummer i tillegg til opplysningene som fremgår av punkt 7.2 nedenfor. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 5.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr54672» (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr.» og «kontraktsnr ». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 5.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at rådgiver sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 5.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar 6 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk. Muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 7 ELEKTRONISK SAMHANDLINGSVERKTØY Oppdraget skal ved bruk at slike verktøy etablere samhandlingsrutine basert på web-basert «prosjekthotell». Det kreves at samhandlingsverktøyet oppfyller Forsvarsbyggs krav til informasjonssikkerhetskrav med versjonshåndtering eller tilsvarende og benyttes for kommunikasjon og informasjonsdeling. Verktøyet skal i utgangspunktet kunne ivareta kontraktsfestede forhold/leveranser mht. kontrakts/entrepriseadministrasjon og byggherrens administrative behov. Eksempler på dette er tilgjengeliggjøring av eget KS-system, tegningsdistribusjon samt avviks og endringshåndtering. 8 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alternativ 1: Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Versjonsdato Side: 5 av 6

6 I forkant av leveransen/besøket skal dette være meldt til vakta med navn på hvem som kommer og navn på den som skal motta. Vakta vil da ringe for å kontrollere at besøket/leveransen er ventet, og at det blir tatt i mot. Alternativ 2: Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 4 uker. For utenlandske statsborgere må det påregnes 4-12 måneders behandlingstid. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering. 9 INFORMASJON - PROFILERING 9.1 Retningslinjer for informasjon Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold/oppdragsgiver/oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Rådgiveren kan ikke uttale seg på vegne av oppdragsgiver i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises/videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. 9.2 Retningslinjer for firmaprofilering Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for omtale/presentasjon av oppdraget/forsvarsbygg/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis-/tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver/byggherre. Bilder og omtale av oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 6 av 6