KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III NS Høybuktmoen rammebetingelser Kontraktsnummer:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III RÅDGIVNINGSTJENESTER MEDGÅTT TID PLANKONSULENT NS Høybuktmoen rammebetingelser Kontraktsnummer:

2 INNHOLD 1 INNLEDNING ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) Beskrivelse av oppdraget Grunnlagsdokumenter Opsjoner Oppdragets omfang Annet ORGANISATORISKE FORHOLD Forsvarsbyggs organisasjon Rådgivers organisasjon Grensesnitt mot andre aktører Planområde og møtested ØKONOMISKE FORHOLD Honorarform Prisregulering Reisekostnader FREMDRIFT OG FRISTER KVALITETSSIKRING AV LEVERANSE Kvalitetsplan Kontrollplan... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7 FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) SPRÅK ELEKTRONISK SAMHANDLINGSVERKTØY SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering Versjonsdato Side: 2 av 10

3 1 INNLEDNING Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvarsbygg er en av Norges største eiendomsaktører, og totalleverandør av eiendomstjenester til Forsvaret. Nærmere informasjon om Forsvarsbygg finnes på Forsvarsbygg skal gjennom dette prosjektet sikre rammebetingelsene for dagens og fremtidig bruk av Høybuktmoen skyte- og øvingsfelt. I dette inngår reguleringsplan, søknad om utslippstillatelse, flerbruksplan og eventuelle erverv av areal. For å gjennomføre arbeidet med reguleringsplanen ønsker Forsvarsbygg tilbud på rådgivning i form av plankonsulent og gjennomføring av nødvendige konsekvensutredninger. 2 ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) 2.1 Beskrivelse av oppdraget Høybuktmoen skytefelt med leirområdet er ca. 95 km2, og det skal lages en områdeplan for dette arealet. Planarbeidet kommer inn under forskrift om konsekvensutredninger så det skal utføres konsekvensutredninger i nødvendig omfang som fastsettes i planprogrammet. Forsvarsbygg har inngått avtale med Sør-Varanger kommune om å utarbeide forslaget til områdereguleringsplan. Forsvarsbygg har utarbeidet planprogram som blir behandlet i kommunen rundt 20.juni, og det legges deretter ut til offentlig ettersyn. Områdeplanen skal være av en slik form at den er tilstrekkelig til at kommunen kan gi byggetillatelser uten at det kreves detaljreguleringsplan. Noe som gjør oppdraget mer komplisert, men samtidig interessant, er at private aktører ønsker at Forsvaret avgir en del av arealet i skytefeltet til industrihavn og oljeterminal. Det dreier seg om store investeringer for å møte behovet til oljevirksomheten i nord. Det er ikke avklart hvorvidt Forsvaret vil avgi dette arealet, da det er en del forutsetninger som må på plass. Dette søkes avklart så tidlig som mulig i planprosessen da det vil ha betydning for planområdet til Forsvarsbygg og de andre aktørene. Kommunen vil også lage en kommunedelplan for hele området, og noe av kravet til konsekvensutredning for områdeplanene vil ivaretas der. En viktig del av planarbeidet vil derfor være å finne fornuftig avgrensning mellom planområdene til de ulike aktørene, og lage planer som gjør at disse virksomhetene kan drives side om side. Kirkenes lufthavn på Høybuktmoen ligger innenfor det som er yttergrensene til skytefeltet, og er med på å komplisere bildet ytterligere. De ønsker en viss utvidelse av flystripa. Organisering Samarbeidet med berørte parter er ikke helt formalisert så langt, men det er sannsynlig at følgende grupper vil etableres: Plangruppe med prosjektleder, plankonsulent, lokal Forsvarsbygg repr., militær repr. og repr. fra kommunen. Referansegruppe med Forsvarsbygg og militære brukere av området. Kontaktgruppe hvor oppdragsgiver og konsulent for hver av de tre områdeplanene, samt kommunedelplanen deltar. Styringsgruppe for skytefelt i nord er etablert av Forsvarsbygg og Forsvaret. Øvrige sektormyndigheter involveres i ulik grad underveis. Det er allerede gjennomført et planforum hos Finnmark Fylkeskommune i mars 2013 hvor grunnlaget for de 4 planene ble presentert. Planområdet Planområdet omfatter eksisterende skytefelt og leirområdet. Kartet under viser yttergrensene for området. Kirkenes lufthavn som ligger innenfor dette skal angis som område for luftfart. Versjonsdato Side: 3 av 10

4 De områdene som eventuelt vil avgis til privat industrivirksomhet ligger langs sjøen nord for flyplassen. Området er definert i kommunens arealplan som «område for Forsvaret», men det er noen ulikheter mellom arealplan og faktisk skytefeltgrense avtalt mellom Forsvaret og grunneier som er Finnmarkseiendommen (FEFO). Planforslaget skal i utgangspunktet sikre den aktiviteten som allerede foregår i området, men også legge til rette for videre utvikling av arealene for Forsvarets behov. En etablering av industri i nordenden av feltet som nevnt vil kunne medføre at en del skytebaner må flyttes til nytt område. Planforslag og prosess Oppdraget omfatter utarbeidelse av komplett forslag til områdereguleringsplan for Høybuktmoen. Dette inkluderer plankart, bestemmelser, konsekvensutredning med ROS-analyse, planbeskrivelse, illustrasjonsplan samt nødvendig prosessbistand. Oppdraget omfatter ikke utarbeidelse av planprogram, men omfatter de utredninger som følger av utredningsprogrammet i vedtatt planprogram. Det må påregnes tett samarbeid med mange aktører i prosessen, ikke bare Forsvarsbygg som oppdragsgiver. Konsulenten må kunne dokumentere god produkt- og prosessforståelse. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av tilbyders oppgaveforståelse og hvordan oppdraget tenkes løst. Konsekvensutredninger aktuelle utredningstemaer Siden utredningsprogrammet ennå ikke er vedtatt vil det være noe usikkerhet om hvilke fagtemaer som skal utredes, samt konkrete problemstillinger som skal belyses. For enkelte utredningstemaer foreligger det sannsynligvis tilstrekkelig grunnlagsinformasjon gjennom tidligere registreringer. Noen tema vil dekkes av kommunens utredning. Konsulenten må imidlertid kunne behandle materialet for alle tema slik at planprogrammets og plan- og bygningslovens krav til planforslag blir oppfylt. Dette innebærer blant annet sammenstilling og anbefalinger, samt Versjonsdato Side: 4 av 10

5 koordinering mot andre fagområder og Forsvaret. En koordinering og vurdering opp mot kommunedelplan og de to andre områdeplanene vil også være nødvendig. Konsulenten må kunne dokumentere tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre nødvendige utredningsarbeider innenfor de tema som er angitt under. Fastsettelse av utredningstemaer og behov for supplerende kunnskap vil bli gjort i planprogram. Planprogrammet vil sannsynligvis bli lagt ut på offentlig høring før tilbudsfristen, og vil da bli lagt inn på saken i Doffin. Det forventes at konsulenten kan skaffe personell til ytterligere fagområder hvis behovet dukker opp i prosessen frem mot godkjent planprogram. De fagområder som er angitt under må kunne tilbys enten gjennom konsulentens egne ressurser eller i samarbeid med underleverandør. Friluftsliv Landskap Kompetanse/tema Antatt problemstilling Kommentar Næringsinteresser Teknisk infrastruktur ROS-analyse Veg- og flytrafikk Skytefeltets betydning for friluftslivet i området. Enkle synlighetsvurderinger der det i planen legges opp til utbygging av betydning. Planens betydning for interesser i området. Eventuelle behov for endringer i dagens struktur på grunn av planen. Mulige hendelser, også på bakgrunn av militær aktivitet. Planens betydning for trafikken og motsatt. Leirområdet og eventuelle nye skytebaner. Usikkert omfang I tråd med DSBs veileder Usikkert omfang. Følgende fagområder vil ha noe begrenset omfang og til dels utføres av andre: Naturmangfold Kompetanse/tema Antatt problemstilling Kommentar Kulturminner/Kulturmiljøer Forurensning Støy Samfunnsmessige forhold Reindrift Innebærer vurdering av planen opp mot gjennomførte kartlegginger. Vurdere planens konsekvens for disse. Innebærer vurdering av planen opp mot foreliggende dokumentasjon fra overvåkning. Innebærer vurdering av planen opp mot foreliggende dokumentasjon fra overvåkning. Presentere/vurdere konklusjoner fra utredning. Presentere/vurdere konklusjoner fra utredning. Foreligger kartlegging fra Ny kartlegging gjennomføres av egen konsulent i Kartlegging gjennomføres av Fylkeskommunen og Sametinget Forurensning overvåkes jevnlig, så mye dokumentasjon finnes. Det skal søkes egen utslippstillatelse. Forsvarsbygg har gjort/gjør egne beregninger. Usikkert omfang da det skal søkes egen utslippstillatelse. Utredes i kommunedelplan. Må nok gjøres noen konkrete vurderinger opp mot denne plan. Utredes i kommunedelplan. Må nok gjøres noen konkrete vurderinger opp mot denne plan. Versjonsdato Side: 5 av 10

6 Byggeskikk og estetikk Universell utforming Vurdere og foreslå planbestemmelser Vurdere og foreslå planbestemmelser Med utgangspunkt i Forsvarsbyggs egne maler. Beskrives bare i forhold til leirområdet, ikke skytefeltet. De to tabellene over er som sagt en foreløpig vurdering, og innspill fra kommunen og høringsinstanser i forbindelse med den offentlige høringen av planprogrammet kan endre antall og omfang av utredninger. Merk at opsjonen sannsynligvis vil ha et noe annet behov og/eller en annen vektlegging av fagkategorier. Kapasitet og gjennomføringsevne Siden planprogrammet ikke er fastsatt må konsulenten dokumentere tilstrekkelig kapasitet til å ivareta eventuelle endringer i omfang. I en planprosess er det også risiko for endringer underveis som også må håndteres. 2.2 Grunnlagsdokumenter Oppdraget skal utføres på bakgrunn av følgende grunnlagsmateriale: Planprogram for områdeplan Høybuktmoen skyte- og øvingsfelt (på høring i løpet av juni) Forsvarets utviklingsplan for Høybuktmoen skyte- og øvingsfelt (utarbeides parallelt med reguleringsplan) Helhetlig gjennomføringsplan for Høybuktmoen leir (2008) Eksisterende rapporter/kartlegginger for skytefeltet (se merknader under hvert fagområde) Forskrift om konsekvensutredninger 2.3 Opsjoner Det skal etableres reguleringsplan for Porsangmoen/Halkavarre skytefelt i Porsanger kommune. Det prosjektet er nettopp godkjent i Forsvarsdepartementet, så det vil ta litt tid før oppstarten der. Det er en opsjon i denne kontrakten å gjennomføre planarbeidet med tilhørende konsekvensutredninger også i Porsangmoen/Halkavarre. Her vil behovet for konsekvensutredninger kunne være noe annerledes enn på Høybuktmoen, så tilbyder må ha kapasitet og kompetanse til å ivareta alle fagområdene, og evt kunne skaffe fagfolk til andre fagområder hvis det oppstår behov for det. Av de fagområdene med begrenset omfang på Høybuktmoen så er det sannsynlig at Reindrift og samfunnsmessige forhold vil ha et større omfang på Porsangmoen. Skytefeltet er ca.200km 2. Planarbeidene på Høybuktmoen og Porsangmoen/Halkavarre vil etter hvert foregå mer eller mindre parallelt, så tilbyder må ha kapasitet til dette. Det forutsettes at samme timepriser som på Høybuktmoen er gjeldende i opsjonen. Reisepris oppgis i tilbudet. Eventuelle behov for andre fagkategorier/medarbeidere enn på Høybuktmoen løses gjennom endringsavtale. Frist for å gjøre opsjonen gjeldende er: Forsvarsbygg står fritt til å avgjøre om opsjonsytelsene skal utføres eller ikke, eller eventuelt settes bort til andre leverandører. 2.4 Oppdragets omfang Det er i utgangspunktet vanskelig å anslå timeomfang på en slik prosess, da det ofte er vanskelig å forutse hvilke problemstillinger man havner i underveis. Men planarbeidet må påregnes å vare minst 1,5 år med en forholdsvis jevn produksjon. Opphold i prosessen vil kunne komme av politiske årsaker eller på grunn av koordineringsbehov mellom de parallelle planene som utarbeides. Det samme vil gjelde opsjonen. Versjonsdato Side: 6 av 10

7 Tidsforbruk er kun et anslag, og er ikke en bindende forutsetning for kontrakten mellom partene. 2.5 Annet 3 ORGANISATORISKE FORHOLD 3.1 Forsvarsbyggs organisasjon Forsvarsbyggs organisasjon er organisert slik: Funksjon Firma Kontaktperson Regionsjef Forsvarsbygg Hårek Elvenes Prosjektsjef plan & miljø Forsvarsbygg Øystein Løvli Prosjektleder Høybuktmoen Forsvarsbygg Øystein Løvli Prosjektleder Porsangmoen/Halkavarre Forsvarsbygg Kjell Ove Schei 3.2 Rådgivers organisasjon Det skal tilbys plankonsulent (hovedansvarlig) for oppdraget (navngis), og eventuelle medarbeidere som behøves til oppdraget(trenger ikke navngis). For hvert utredningstema skal det oppgis navn på fagansvarlige, og firmanavn hvis det er underleverandør. Samme person kan være fagansvarlig på flere tema hvis kompetansen dekker det. Ved gjennomføringen av oppdraget er rådgiveren forpliktet til å benytte de tilbudte navngitte ansvarlige til utførelsen av oppdraget. 3.3 Grensesnitt mot andre aktører Som nevnt i pkt skal det lages to områdeplaner og en kommunedelplan i området parallelt med denne planen, såfremt det blir enighet om områdegrenser. En koordinering mot disse aktørene vil være en del av oppgaven. 3.4 Planområde og møtested Adresser for planområde og møtested er: Planområde: Møtested: Høybuktmoen leir, Sør-Varanger Samme som planområde. FBUNs lokaler på Bardufoss vurderes hvis det i noen tilfeller er hensiktsmessig. 4 ØKONOMISKE FORHOLD 4.1 Honorarform Oppdraget honoreres etter medgått tid. Timepriser skal også dekke kostnader til administrasjon m.m. (se pkt 6.3 i Del II) Rådgiveren skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide honorarbudsjett for oppdraget, se konkurransegrunnlaget del II. Siden det skal oppgis en felles timepris for fagansvarlige og felles for medarbeidere så forutsettes det at samme timepris benyttes hvis det oppstår behov for fag som ikke er nevnt i dette konkurransegrunnlaget. Versjonsdato Side: 7 av 10

8 4.2 Prisregulering Prisene reguleres i samsvar med bestemmelsen i konkurransegrunnlaget del II 4.3 Reisekostnader Tilbudte priser på reise skal dekke kostnader i forbindelse med reiser til og fra Høybuktmoen, samt Porsangmoen som er opsjon. Det skal gis enhetspris for reiser pr person som skal dekke en dagsreise med diett, transport og ev. annet. Hvis reiser varer over en dag vil diett og overnatting for dette dekkes etter statens satser. Reisetid dekkes med 50 % av oppgitt timepris. Reisekostnader dekkes bare dersom Forsvarsbygg på forhånd har godkjent reisen. 5 FREMDRIFT OG FRISTER Forsvarsbygg har følgende tidsplan* for gjennomføringen av oppdraget: Ytelse: Frist: Dagmulkt: (Ja, Nei eller beløp) Oppdraget skal påbegynnes: Nei Oppdraget skal være ferdigstilt: Mars 2015 Nei Delfrister: Konsekvensutredninger Jul.2014 Nei Planforslag Aug Nei Behandling av høringsuttalelser/revidering Jan Nei * Kontraktens varighet følger oppdragets faktiske fremdrift. Fremdriftsendringer vil kunne oppstå av faktorer utenfor vår kontroll, så planen vil kunne endres underveis. 6 KVALITETSSIKRING AV LEVERANSE 6.1 Kvalitetsplan Rådgiver skal i oppdraget ha implementert en kvalitetsplan for å sikre at egne arbeider utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Kvalitetsplanen skal oversendes oppdragsgiver senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Kvalitetsplanen skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden. 7 FAKTURERING 7.1 Innledning Attesterte timelister skal vedlegges alle fakturaer. Det skal sendes separate fakturaer for: Endringsarbeid Sluttfaktura. Ved fakturering av endringsarbeid skal fakturaen vise til endringsavtalenummer i tillegg til opplysningene som fremgår av punkt 7.2 nedenfor. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 7.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. Versjonsdato Side: 8 av 10

9 I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr » og «kontraktsnr ». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 7.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at rådgiver sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 7.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar 8 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk. Muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 9 ELEKTRONISK SAMHANDLINGSVERKTØY Oppdraget skal ved bruk av slike verktøy etablere samhandlingsrutine basert på web-basert «prosjekthotell». Det kreves at samhandlingsverktøyet oppfyller Forsvarsbyggs krav til informasjonssikkerhetskrav med versjonshåndtering eller tilsvarende og benyttes for kommunikasjon og informasjonsdeling. Verktøyet skal i utgangspunktet kunne ivareta kontraktsfestede forhold/leveranser mht. kontrakts/entrepriseadministrasjon og byggherrens administrative behov. Eksempler på dette er tilgjengeliggjøring av eget KS-system, tegningsdistribusjon samt avviks og endringshåndtering. 10 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget, men personell som skal inn i leiren må følges inn og ut av klarert personell. Alternativt kan det gis autorisasjon til enkelte personer hvis behovet for adgang krever det. Besøk til leiren må være varslet på forhånd. 11 INFORMASJON - PROFILERING 11.1 Retningslinjer for informasjon Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold/oppdragsgiver/oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Rådgiveren kan ikke uttale seg på vegne av oppdragsgiver i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises/videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Versjonsdato Side: 9 av 10

10 11.2 Retningslinjer for firmaprofilering Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for omtale/presentasjon av oppdraget/forsvarsbygg/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis-/tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver/byggherre. Bilder og omtale av oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 10 av 10