Konkurransegrunnlag del III D TILBUD NR.: HENGSVANN BANE 22 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR PROSJEKTERINGSOPPDRAG

Transkript

1 Konkurransegrunnlag del III D TILBUD NR.: HENGSVANN BANE 22 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR PROSJEKTERINGSOPPDRAG

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PARTENES REPRESENTANTER KVALITETSSIKRING GENERELT PA BOK KVALITETSPLANER OG KONTROLLPLANER AVVIKSBEHANDLING REVISJONER AV KVALITETSSYSTEMET TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING TIDSPLAN BEMANNINGSPLANER DOKUMENTPLAN FREMDRIFTSRAPPORTERING KONTRAKTSSTATUS BETALINGSPLAN REVISJON AV TIDSPLAN OG BUDSJETTER RAPPORTERING ENDRINGSAVTALER FAKTURERING RETNINGSLINJER FOR OPPSETTING AV FAKTURAER INFORMASJON - PROFILERING RETNINGSLINJER FOR INFORMASJON RETNINGSLINJER FOR FIRMAPROFILERING VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL FORSVARSBYGG... 11

3 1 PARTENES REPRESENTANTER Forsvarsbygg vil utnevne en prosjektleder for prosjektet. Prosjektleder er Forsvarsbyggs representant i alle forhold knyttet til kontrakten med den Prosjekterende. Således er det kun prosjektleder med delegert myndighet fra prosjektdirektør som har myndighet til å forplikte Forsvarsbygg ovenfor Prosjekterende. Prosjekterende skal utnevne en prosjektleder for kontrakten (kalt gruppeleder dersom Prosjekterende er en gruppe i samsvar med NS 8401, pkt. 5.5). Prosjekterendes prosjektleder skal gis tilstrekkelig myndighet til å representere Prosjekterende i alle forhold knyttet til kontrakten. Således er det kun Prosjekterendes prosjektleder som har myndighet til å forplikte Prosjekterende ovenfor Forsvarsbygg.

4 2 KVALITETSSIKRING 2.1 Generelt Prosjekterende skal ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Prosjekterende er ansvarlig for systematisk kontroll også av underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Prosjekterende skal videreføre kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 2.2 PA bok Prosjekterende skal, med utgangspunkt i mal fra Forsvarsbygg, utarbeide og vedlikeholde en PA bok med interne forretningsrutiner for gruppen. 2.3 Kvalitetsplaner og kontrollplaner Prosjekterende skal utarbeide kvalitetsplan(er) og kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at gjeldende forskrifter og kontraktens krav tilfredsstilles. Plan(ene) skal tydelig definere områder for kontroll: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (Forsvarsbygg / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Prosjekterende har ansvar for at relevante aktiviteter for egen del og for underleverandører er ivaretatt i kvalitetsplan(ene) og at dokumentert egenkontroll skjer i henhold til dette. Kvalitetsplan(ene) og kontrollplanene skal oversendes Forsvarsbygg senest 30 dager etter kontraktsinngåelse. Forsvarsbygg vil angi på Prosjekterendes kvalitetsplan(er) hvilke aktiviteter / sjekkpunkter Forsvarsbygg skal delta på og rapportere dette tilbake til den Prosjekterende. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kvalitetsplanen(e). Prosjekterende skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kvalitetsplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos Prosjekterende i hele prosjektperioden og vurderes tatt inn i FDV dokumentasjonen i den grad det er nødvendig. 2.4 Avviksbehandling Prosjekterende skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik, spesielt med tanke på sikkerhet og fremdrift. Prosjekterende skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til Forsvarsbygg. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avviket.

5 2.5 Revisjoner av kvalitetssystemet Forsvarsbygg har rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av Prosjekterendes kvalitetssystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som Prosjekterende gjennomfører. Prosjekterende skal legge fram sine planer for revisjoner av systemet, og gi Forsvarsbygg tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv.

6 3 TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 3.1 Tidsplan Prosjekterende skal utarbeide en tidsplan som dekker kontraktsarbeidet. Denne skal samordnes med Oppdragsgivers egne tidsplaner, og den skal være tydelig mht. hovedfrister, delfrister, kritiske aktiviteter, møter og avhengigheter. Tidsplanen skal vise start- og sluttdato for alle aktiviteter. Tidsplanen skal brytes ned til et nivå som sikrer en effektiv og kontrollerbar oppfølging. 3.2 Bemanningsplaner Prosjekterende skal etablere bemanningsplaner som viser planlagt og virkelig bemanning pr. fag og totalt for arbeidene. 3.3 Dokumentplan Prosjekterende skal utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og tegninger som Prosjekterende er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes Oppdragsgiver for informasjon eller godkjennelse. Dokumentplanen skal være tilgjengelig for Oppdragsgivers godkjennelse senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 3.4 Fremdriftsrapportering Prosjekterende skal rapportere fremdrift for arbeidene ved hjelp av frontlinje på tidsplanen. 3.5 Kontraktsstatus Prosjekterende skal rapportere følgende nøkkeltall for kontraktsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente tillegg / endringer. Verdien av forventede endringer. Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato. Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 3.6 Betalingsplan Prosjekterende skal utarbeide en tabellarisk betalingsplan med måned som tidsenhet. Denne skal reflektere planlagt betalingstidspunkt for fakturerte beløp, dvs. faktureringsdato pluss 30 dagers betalingsfrist. Betalingsplanen danner ikke grunnlag for betaling av arbeidet. Arbeide betales basert på utført produksjon. 3.7 Revisjon av tidsplan og budsjetter Endringer skal implementeres i tidsplaner og budsjetter så snart som mulig etter at endringene er godkjent av Forsvarsbygg. All rapportering av fremdrift og kostnader skal gjøres med referanse til siste gjeldene tidsplan og kontraktsverdi, dvs. alle godkjente endringer skal være inkludert.

7 Forsvarsbygg gjennomfører en hovedrevisjon av tidsplaner og budsjetter to ganger årlig. Prosjekterende skal i den forbindelse gjennomføre en hovedrevisjon av sin tidsplan for framdrift og sine budsjetter. Prosjekterende skal levere hovedrevisjon av tidsplaner og budsjetter til Forsvarsbygg 1. februar og 1. august hvert år. 3.8 Rapportering I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering. For arbeider i skisse- og forprosjektfasen skal Prosjekterende oversende en kortfattet ukerapport med opplisting av bemanning i rapporteringsuken (personer, fag, oppgaver) samt forhold (for eksempel beslutninger) som er kritisk for fremdriften. Rapporten skal være Oppdragsgiver i hende senest kl den påfølgende tirsdagen. Prosjekterende skal innen 5 dager etter kuttdato oversende en månedsrapport med flg. hovedpunkter: Sammendrag Økonomi Fremdrift Bemanning Kvalitet I statusmøter med Oppdragsgiver skal følgende faste poster inngå: Kontraktstatus Fremdrift Bemanning HMS og ytre miljø KS Prosjekterende skal ta referat fra slike statusmøter.

8 4 ENDRINGSAVTALER I en kontrakt med Forsvarsbygg skal det alltid gjøres en endringsavtale som bekreftelse på endringer fra Forsvarsbygg til Prosjekterende eller bekreftelse på aksepterte krav fra Prosjekterende. Dette gjelder selv om avtaleendringen kun har konsekvenser for tid men ikke kostnad ( Null-avtale ). Fakturaer som omfatter endringer / krav om endringer som ikke er dekket av en endringsavtale vil ikke bli akseptert. Forsvarsbygg representant skal utstede endringsavtalene. For arbeider som blir honoraret etter medgått tid skal det gjøres endringsavtaler dersom Prosjekterende blir bedt om å utføre oppgaver som ligger utenfor det arbeidsomfanget som danner forutsetningen for kostnadsrammen i kontrakten.

9 5 FAKTURERING 5.1 Retningslinjer for oppsetting av fakturaer Antall og adresse: Fakturaer sendes i 1 eksemplarer m/alle underbilag til: Forsvarsbygg Utbyggingsprosjektet, Postboks 159, Skvadronveien 27, 4097 SOLA ved prosjektleder. Identifikasjon: Forsvarsbyggs prosjektnummer, prosjektnavn, kontrakts- eller bestillingsnummer og kontaktperson hos Forsvarsbygg skal angis på fakturaen. Når Forsvarsbygg har oppgitt et leverandørnummeret skal dette i tillegg alltid stå på fakturaen. Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: kontraktsarbeider. endringsarbeider/tilleggsarbeider sluttfaktura. Fakturaer fra Prosjekterende skal oversendes samlet for kontrakten. Betalingsbetingelser: Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 30 dager etter mottak av faktura. Presentasjon: Fakturaforsiden skal vise: sum akkumulert produksjonsverdi. sum akkumulert iflg. forrige avdragsnota. fakturabeløp i perioden. Endrings- og tilleggsnotaer: Fakturaer for endrings/tilleggsarbeider skal være spesifisert på samme måte som for kontraktsarbeider. Det skal henvises til endringsavtale. Sluttfakturaer: Det vises til bestemmelser for dette i NS Spesielt for avtaler/arbeider der det gjøres opp etter medgått tid : Alle fakturaer skal vedlegges spesifiseringer i form av timeoversikter, etc. Alle kostnader som faktureres skal dokumenteres. Oppdragsgiver har rett til å be om innsyn i timelister og lignende.

10 6 INFORMASJON - PROFILERING 6.1 Retningslinjer for informasjon Prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos Forsvarsbygg for offentlig presentasjon av kontraktsforhold eller bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter (jfr. pkt. 10 nedenunder). 6.2 Retningslinjer for firmaprofilering Prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos Forsvarsbygg for omtale / presentasjon av bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram hvilken sammenheng bygget / anlegget inngår i. Bilder og omtale av bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke kunne godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn.

11 Vedlegg 1 Rapportering til Forsvarsbygg I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt dager etter antagelse. Tidsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Bemanningsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Dokumentplan Del III, D pkt dager etter antagelse S-kurver Del III, D pkt dager etter antagelse. Betalingsplan Del III, D pkt dager etter antagelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, D pkt ) Tidsplan Del III, D pkt ) Bemanningsplan Del III, D pkt ) Dokumentplan Del III, D pkt ) S-kurver Del III, D pkt ) Kontraktstatus Del III, D pkt ) Betalingsplan Del III, D pkt. 4.6 Hvert kvartal. Månedsrapport Del III, D pkt. 4.9 Månedlig, 5 dager etter kuttdato Under skisse- og forprosjektet: Ukerapport Del III, D pkt. 4.9 Hver mandag før kl ) Status vil inngå i månedsrapporten samt bli rapportert i de periodiske statusmøtene.