Haakonsvern Eksisterende idrettshall Rivning - Miljøsanering KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER - NS8407

Transkript

1 Haakonsvern Eksisterende idrettshall Rivning - Miljøsanering KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER - NS LH/BM BS SW Revisjon Revisjonen gjelder Dato: Utarb. av Kontr. Av Godkj. av Utarbeidet av: Tittel: Forsvarsbygg Konkurransegrunnlag, del III D Administrative bestemmelser - NS8407 Dokumentnummer: Revisjon: Antall sider: Del III D 0 25

2 Side: 2 av 24 INNHOLD 1 PARTENES REPRESENTANTER KVALITETSSIKRING GENERELT KVALITETSPLAN... 4 DET SKAL UTARBEIDES EN PROSJEKTSPESIFIKK KVALITETSPLAN. KVALITETSPLANEN OVERSENDES BYGGHERREN SENEST 4 UKER ETTER KONTRAKTSINNGÅELSE KONTROLLPLANER REVISJONER AV KVALITETSSYSTEMET AVVIKSBEHANDLING SPØRSMÅLSBEHANDLING (RUTINE 04) SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) ENTREPRENØRENS/LEVERANDØRENS SHA PLAN SAKER VEDR SHA FREMDRIFTSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING KRAV TIL FREMDRIFTSPLANLEGGING Planleggingsnivåer Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Kontraktens fremdriftsplan (nivå 2) Detaljert styringsplan (nivå 3) Andre planer Revisjon av planer Krav til planleggingsverktøy Fremdriftsrapportering MØTEPLAN KRAV TIL KOSTNADSSTYRING KRAV TIL RAPPORTERING Generelt Månedsrapport Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Byggherremøter (kun for totalentrepriser etter NS 8407) Andre møter KORRESPONDANSE, DISTRIBUSJON AV TEGNINGER, ETC KORRESPONDANSE Brev TEGNINGER (EVENTUELL ANNEN PRODUKSJONSDOKUMENTASJON) ENDRINGSAVTALER FAKTURERING RETNINGSLINJER FOR OPPSETTING AV FAKTURAER FAKTURAMALER SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG INFORMASJON - PROFILERING RETNINGSLINJER FOR INFORMASJON RETNINGSLINJER FOR FIRMAPROFILERING VEDLEGG VEDLEGG 1, RAPPORTERING TIL BYGGHERREN VEDLEGG 2, FAKTURAMALER FOR KONTRAKTSARBEIDER... 17

3 Side: 3 av 24 VEDLEGG 3, FAKTURAMAL FOR ENDRINGSARBEIDER VEDLEGG 4, FAKTURAMAL FOR LØNNS- OG PRISSTIGNINGSNOTAER VEDLEGG 5, FORMULAR FOR ENDRINGSAVTALER VEDLEGG 6, INNHOLD PLAN FOR KVALITETSSIKRING VEDLEGG 7, ENTREPRENØRRAPPORT VEDLEGG 8, EKSEMPEL PÅ OPPSETT FOR KVALITETSKONTROLLPLAN... 24

4 Side: 4 av 24 1 PARTENES REPRESENTANTER Byggherren vil utnevne en prosjektleder for prosjektet. Prosjektleder er Byggherrens representant i alle forhold knyttet til kontrakten med entreprenøren. Således er det kun prosjektleder som har myndighet til å forplikte Byggherren ovenfor entreprenøren. Entreprenøren skal utnevne en prosjektleder for kontrakten. Entreprenørens prosjektleder skal gis tilstrekkelig myndighet til å representere entreprenøren i alle forhold knyttet til kontrakten. Således er det kun entreprenørens prosjektleder som har myndighet til å forplikte entreprenøren ovenfor Byggherren. 2 KVALITETSSIKRING 2.1 Generelt Entreprenøren skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Entreprenørens / leverandørens system for kvalitetssikring skal tilfredsstille ISO 9001:2000. Entreprenøren er ansvarlig for systematisk kontroll også av underentreprenørers og underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Forsvarsbyggs kontraktspartner skal videreføre denne kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 2.2 Kvalitetsplan Det skal utarbeides en prosjektspesifikk kvalitetsplan. Kvalitetsplanen oversendes byggherren senest 4 uker etter kontraktsinngåelse 2.3 Kontrollplaner Entreprenøren skal utarbeide prosjektspesifikke kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav samt gjeldende offentligrettslige krav tilfredsstilles. Kontrollplanene skal minimum angi: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (byggherre / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Kontrollplanene skal oversendes Byggherren senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Byggherren vil angi på entreprenørens kontrollplaner hvilke aktiviteter /sjekkpunkter byggherren skal delta på og rapportere dette tilbake til entreprenøren. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kontrollplanene. Entreprenøren skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Kontrollplanene skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden, og status rapporteres månedlig i månedsrapporten.

5 Side: 5 av 24 Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos entreprenøren i hele bygge- og reklamasjonstiden, og tas inn i FDVdokumentasjonen der dette er nødvendig. 2.4 Revisjoner av kvalitetssystemet Forsvarsbygg har rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av entreprenørens / leverandørens kvalitetssystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som entreprenøren gjennomfører. Entreprenøren skal legge fram sine planer for revisjoner av systemet, og gi Forsvarsbygg tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv. 2.5 Avviksbehandling Definisjon Avvik: Benyttes om forhold hvor utført arbeid på byggeplassen avviker fra beskrivelse / tegninger. Entreprenøren skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik. Entreprenøren skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til Byggherren. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avviket. Rutine 03 Rutine for Avviksbehandling Entreprenør Byggherre / Byggh.omb. Avviksbeskrivelse. Til: BHO Kopi: PL Merknader / godkjenning og signatur. Endringsavtale, dersom avvik resulterer i dette. Entreprenør Til: Kopi: Avviksbeskrivelse, konsekvens, tiltak og signatur. Til: Kopi: Utfører tiltak og lukker avvik. Signerer bekreftelse. Avvik lukkes når godkjent EA foreligger. Ekstern kompetanse Rådgiver Byggherrombud benytter den kompetanse som trengs for å kvalitetssikre tiltak.

6 Side: 6 av Spørsmålsbehandling (Rutine 04) Definisjon Spørsmål: Benyttes om alle forhold hvor arbeidsgrunnlag er usikkert / upresist / i konflikt med andre deler av arbeidsgrunnlaget. Leverandøren skal ved uklarheter vedr arbeidsgrunnlag fremsende spørsmålsskjema til Byggherren. Rutine 04 Rutine for Spørsmålsbehandling Entreprenør Byggherre / Byggh.omb. Til: BHO Kopi: PL Intern vurdering og tilbakemelding. Ekstern kompetanse Entreprenør Sender spørsmål. Til: Avsender Entr. Kopi: Mottar svar. Rådgiver 3 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) Byggherrens krav til SHA er inkludert i konkurransegrunnlaget del III E1 som en prosjektspesifikk SHA - plan. 3.1 Entreprenørens/leverandørens SHA plan Entreprenøren skal bearbeide Byggherrens prosjektspesifikke SHA - plan (Del III E1) slik at den dekker entreprenørenes arbeid. SHA planen som skal bearbeides ligger til grunn i Del III E1. Bearbeidet SHA-plan skal sendes Byggherren minimum en uke før byggestart, og senest 30 dager etter kontraktsinngåelse. 3.2 Saker vedr SHA Entreprenøren skal avklare / informere Byggherren vedr saker knyttet til SHA.

7 Side: 7 av 24 Rutine 06 Rutine for saker vedr SHA eller RTB Entreprenør Ekstern kompetanse Entreprenør Rådgiver Byggherre / Byggh.omb. Til: KG Kopi: PL, BHO Saksbehandler/vurderer og gir tilbakemelding. Formulerer / oversender sak. Til: Avsender Entr. Kopi: Mottar tilbakemelding. 4 FREMDRIFTSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 4.1 Krav til fremdriftsplanlegging Planleggingsnivåer Fremdriftsplanene i prosjektet er organisert i et planhierarki bestående av ulike nivåer hvor det skal være samsvar mellom planene for de ulike nivåer. Nivå 1: Byggherrens hovedfremdriftsplan for hele prosjektet Nivå 2: Kontraktens fremdriftsplan med den enkelte entreprenør Nivå 3: Detaljert styringsplaner basert på nivå 2 kontraktens fremdriftsplan Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens overordnede fremdriftsplan for alle deler og faser av prosjektet Kontraktens fremdriftsplan (nivå 2) Entreprenøren skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse levere en fremdriftsplan som dekker kontraktsarbeidet, jf NS 8405 pkt 18.1 (NS 8407 pkt 21.2 for totalentrepriser). Fremdriftstidsplanen skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle hovedaktiviteter som pågår på de ulike byggefronter. Videre skal fremdriftstidsplanen vise viktige logiske sammenhenger i prosjektgjennomføringen. Dette medfører at fremdriftstidsplanen bør grupperes på bygningsavsnitt / akse, etasje og fag. Videre skal kontraktens fremdriftsplan vise entreprenørens og underentreprenør aktiviteter i kontraktsperioden slik at disse dekker et komplett arbeidsomfang for entreprisen, herunder eventuell prosjektering, innkjøp, fabrikasjon, montasje, bygging, testing og sluttdokumentasjon Alle kontraktsfestede milepæler skal vises i fremdriftstidsplanen. Bestillings- og leveringsmilepæler for alle større / kritiske innkjøp vises. Grensesnitt mot andre parter (parter (eks. tekniske infrastruktur, SDanlegg, etc.) må identifiseres der dette er relevant. Planen skal vises som vanlig Gant-diagram med tekst og tabeller til venstre og diagram i passende tidsskala til høyre.

8 Side: 8 av Detaljert styringsplan (nivå 3) Entreprenøren skal på grunnlag av kontraktens fremdriftsplan (nivå 2), etablere og vedlikeholde en detaljert styringsplan (nivå 3). Denne skal leveres senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Styringsplanen er en detaljering av kontraktens fremdriftsplan (Nivå 2) og skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle aktiviteter som pågår på ukebasis. Detaljert styringsplan skal omforenes og godkjennes av byggherren og vil danne basis for detaljrapportering. Planen skal vises som vanlig Gant-diagram med tekst og tabeller til venstre og diagram i ukebasis til høyre Andre planer Dokumentplan Entreprenøren skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse levere en dokumentplan. Denne dokumentplanen skal inneholde oversikt over alle tekniske dokumenter som entreprenøren skal produsere med tidsangivelse for det enkelte dokument. Dokumentplanen er både entreprenørens dokumentregister og hans mest detaljerte fremdriftsplan for dokumentproduksjon. Planen kan opprettes som et Excel regneark eller i annet hensiktsmessig verktøy og sorteres iht. kontrakt anleggsdel dokumentkode. Dokumentplan (kun for totalentrepriser) Totalentreprenøren skal utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og tegninger som han er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes byggherren for informasjon eller godkjennelse. Dokumentplanen skal være tilgjengelig for byggherrens godkjennelse senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Bemanningsplan Entreprenøren skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse levere en bemanningsplan. Planen skal omforenes med byggherren og fryses som grunnlag for rapportering av virkelig bemanning i forhold til planlagt bemanning. Arbeidstidsordning og planlagt ferie skal redegjøres for i forbindelse med bemanningsplanen. Entreprenøren skal etablere bemanningsplaner som viser planlagt og virkelig bemanning pr. fag og totalt for arbeidene Revisjon av planer Dersom arbeidet utvikler seg slik at planene ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan byggherren kreve at entreprenøren utarbeider reviderte planer. Ved revisjoner skal entreprenøren levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette for å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Revisjonene skal godkjennes av byggherren Krav til planleggingsverktøy Entreprenøren skal benytte anerkjente planleggingsverktøy, for eksempel Microsoft Project eller tilsvarende. Entreprenøren skal i tillegg til vanlige papirkopier presentere og levere sine planer og fremdriftsrapporter elektronisk dersom byggherren krever dette Fremdriftsrapportering Månedsrapport Entreprenøren skal som del av månedsrapporten rapportere fremdrift for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). I tillegg skal planlagt og virkelig fremdrift i prosent rapporteres på S-kurver, periodisk og akkumulert samt tabell som viser tallene. Byggemøter/byggherremøter Entreprenøren skal rapportere fremdrift for arbeidene på detaljert styringsplan (nivå 3).

9 Side: 9 av Møteplan Det vil bli arrangert et oppstartsmøte i tilknytning til igangsetting. I tillegg til generelle praktiske forhold vil det bli tatt opp forhold relatert til sikkerhet, klarering og adkomst til militært område. Byggherren holder byggemøter hver 14. dag. Byggherren og entreprenøren kan innkalle til byggemøter ut over dette dersom de mener det er behov for det. Partene skal være representert på byggemøter med deltagere som har fullmakt til å avgjøre ordinære saker. Byggherren fører referat fra byggemøtene. Det skal avholdes egne koordinerings-/særmøter før oppstart av viktige hovedfaser. For oppgaver der det i Del III E1 (Krav til SHA) kreves utført Sikker-Jobb-Analyse (SJA) skal rapport fra gjennomgang av analyse fremlegges på møtet. MØTE ANSVAR MØTEPLIKT Efter innkalling Byggemøte BHO Alle entreprenører / leverandører. MØTERETT Efter innkalling BH, PL, FB MOBE FREKVENS Hver 14. dag. REFERAT SENDES Møtedeltakerne, BH, PL, POC, FB MOVE Vernemøter Hovedbedrift Alle entreprenører BH, PL, BL Hver 14. dag Møtedeltakerne, BH, / Leverandører PL, BL Særmøter BHO Spesielt innkalte BH, PL Ved behov. Møtedeltakerne, BH, PL SHA - møter KG KG, BHO, entreprenører/ Leverandører (HVO-HOS, ved behov) BH, PL, POC, (brukergrupper) Før oppstart, deretter ved behov. Møtedeltagere, BH PL, BL, (HVO-HOS, ved behov) 4.3 Krav til kostnadsstyring Entreprenøren skal som del av månedsrapporten rapportere om følgende nøkkeltall for kostnadsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente endringer. Verdien av omtvistede endringer Verdien av evt endringsforespørsler under behandling. Verdien av evt mengdejusteringer Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 4.4 Krav til rapportering Generelt I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering Månedsrapport Entreprenøren skal utarbeide en månedsrapport som redegjør for kostnads- og fremdriftsmessig status, status for kvalitetssikring, viktige hendelser, saker som krever byggherrens avklaring, avvik, årsaker og korrigerende tiltak og løsninger.

10 Side: 10 av 24 Skjema «månedsrapport for HMS på byggeplassen», ref del III-E1, skal vedlegges månedsrapporten. Siste søndag i måneden, med mindre annet er avtalt i forbindelse med ferier og års avslutning, skal være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten. Dersom det oppstår spesielle forhold som medfører konsekvenser for fremdrift eller kostnadsramme, plikter entreprenøren å varsle byggherren umiddelbart, også utenom de avtalte rapporteringsrutinene Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Byggherren holder byggemøter hver 14. dag. Entreprenøren kan innkalle til byggemøter dersom han mener det er behov for det. Partene skal være representert på byggemøter med deltagere som har fullmakt til å avgjøre ordinære saker. I byggemøtene skal entreprenøren rapportere om status på fremdrift, bemanning, kostnader, og endringsstatus. HMS-aktiviteter skal inngå som fast post. Byggherren skal føre referat fra det som behandles på byggemøtene Byggherremøter (kun for totalentrepriser etter NS 8407) I byggherremøtene skal totalentreprenøren rapportere om status på fremdrift, bemanning, kostnader og endringsstatus. HMS-aktiviteter skal inngå som fast post. Se for øvrig konkurransegrunnlagets del II Andre møter Byggherren kan beslutte at det skal avholdes andre møter, for eksempel separate månedsmøter. I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering. Rapportering av fremdriftsstatus, kontraktsstatus, bemanning, faktura, endringsstatus, KS og HMS-aktiviteter skal inngå som fast post på regelmessige møter med byggherrens representant (minimum en gang pr. måned). 5 KORRESPONDANSE, DISTRIBUSJON AV TEGNINGER, ETC. 5.1 KORRESPONDANSE Brev All korrespondanse merkes med prosjektnummer og prosjektnavn: « Haakonsvern - Eksisterende Idrettsbygg Riving Miljøsanering» Kopi av all korrespondanse sendes: - Byggherre ved prosjektleder (PL). - Byggherreombud (BHO). Det skal fremgå av brevet hvem som mottar gjenpart. Av arkiveringsmessige hensyn skal hvert brev kun omhandle en sak. 5.2 TEGNINGER (EVENTUELL ANNEN PRODUKSJONSDOKUMENTASJON). Distribusjonsliste med mottakere og antall tegninger skal utarbeides i samarbeid mellom PGL/BL og entreprenører, senest i oppstartsmøte for entreprenører. Distribusjon av tegninger og eventuell annen produksjonsdokumentasjon skal skje etter distribusjonsliste.

11 Side: 11 av 24 Korrigerte tegningslister i A4 format skal følge revidert tegning. Følgebrev til korreksjon av tegninger: Med hver utsendelse skal distribusjons-/ forsendelsesliste medfølge. Denne skal angi avsender, navn og adresse på mottaker(e), antall tegninger, tegningsnummer, revisjonsnummer og dato. Tilsvarende dokumentasjon skal angis for eventuelle andre produksjonsdokumenter. Ved omfattende korreksjoner eller korreksjoner som av annen årsak ikke klart kan markeres på tegning, skal det alltid vedlegges brev hvor korreksjonen beskrives. 6 ENDRINGSAVTALER I en kontrakt med Forsvarsbygg skal det alltid gjøres en endringsavtale som bekreftelse på endringer fra Forsvarsbygg til entreprenøren og eller bekreftelse på aksepterte krav fra entreprenøren. Dette gjelder selv om avtaleendringen kun har konsekvenser for tid men ikke kostnad! ( Null-avtale ). Fakturaer som omfatter endringer / krav om endringer som ikke er dekket av en endringsavtale vil ikke bli akseptert. Forsvarsbyggs formular for endringsavtale er vist i vedlegg 5. Denne skal benyttes for alle endringsavtaler. Byggherrens representant skal utstede endringsavtalene. Rutine 01 Rutine for Endringsavtaler Entreprenør Byggherre / Byggh.omb. Utarbeider EA. Til: BHO Kopi: PL BL innstiller. Til: PL Kopi: PL godkjenner. Entreprenør Ekstern kompetanse Rådgiver Til: Kopi: Behandler EA. Til: Kopi: Mottar godkjent EA. 7 FAKTURERING 7.1 Retningslinjer for oppsetting av fakturaer Fakturaadresse: Forsvarsbygg har ett landsomfattende fakturasenter. Alle fakturaer til Forsvarsbygg skal derfor

12 Side: 12 av 24 Forsvarsbygg fakturasenter Postboks HAMAR Identifikasjon. Forsvarsbyggs prosjektnummer, prosjektnavn, kontrakts- eller bestillingsnummer og ressursnummer (femsifret ansattnummer til kontaktperson hos Forsvarsbygg) skal angis på fakturaen. Når Forsvarsbygg har oppgitt et leverandørnummer skal dette i tillegg alltid stå på fakturaen. Manglende merking, eller feil merking, vil medføre retur av faktura. Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: kontraktsarbeider. endringsarbeider/tilleggsarbeider. lønns- og prisstigning Sluttfaktura Det skal sendes separate fakturaer for hver kontrakt. Fakturaen skal merkes med type faktura, for eksempel «Sluttfaktura» Betalingsbetingelser. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. Avdragsnotaer m/vedlegg: Fakturavedlegget settes opp på grunnlag av kontraktens enhetspriser og mengder utført pr. statusdato. Vedlegget skal følge spesifikasjonen i konkurransegrunnlagets med nedbrytning pr. post (mengde og pris). Fakturaforsiden skal vise: Sum akkumulert produksjonsverdi iht utførte mengder og priser. Sum akkumulert iflg forrige avdragsnota. Fakturabeløp i perioden. Fra totalbeløpet trekkes følgende ifra: innestående beløp ihht eventuelle forskuddsfradrag. Faktura for endringsarbeider; Disse skal være spesifisert på samme måte som avdragsnotaer. Det skal henvises til endringsavtale. Ved arbeider som utføres etter regning skal det vedlegges spesifiseringer i form av timelister, timeavregninger akkordsedler etc. Alle kostnader som faktureres skal spesifiseres Lønns- og prisstigningsnotaer (LPS). Ved avtalt LPS skal det foretas beregning av dette etter samme periodisering som for avdragsnota. Beregningen skal fremkomme på LPS-notaene. Sluttoppstilling med Sluttfaktura. Se Del II og den respektive kontraktsstandard (NS 8405 eller NS 8407) Alle krav og kontraktsarbeider inkludert slutt-/mengdereguleringer (spesifiserte mengder og enhetspriser), lønns- og prisstigning og tilleggsarbeider må medtas. Fra dette trekkes følgende ifra: tidligere avdragsnotaer spesifisert. tidligere tillegg-/endringsnotaer spesifisert. Tidligere lønns- og prisstigning

13 Side: 13 av Fakturamaler Følgende fakturamaler er inkludert som vedlegg: Fakturamal for kontraktsarbeider, vedlegg 2 Fakturamal for endringsarbeider, vedlegg 3 Fakturamal for lønns- og prisstigningsnotaer, vedlegg 4 8 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 2 mnd. For utenlandske statsborgere må det påregnes 4-12 måneders behandlingstid. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering 9 INFORMASJON - PROFILERING 9.1 Retningslinjer for informasjon Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold / byggherren / oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Entreprenøren kan ikke uttale seg på vegne av byggherren i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises / videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. 9.2 Retningslinjer for firmaprofilering Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for omtale / presentasjon av oppdraget / Forsvarsbygg/ bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver / byggherre. Bilder og omtale av oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet.

14 Side: 14 av VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Vedlegg 8: Rapportering til Byggherren Fakturamal for kontraktsarbeider Fakturamal for endringsarbeider Fakturamal for lønns- og prisstigningsnotaer Formular for endringsavtaler Innhold plan for kvalitetssikring Entreprenørrapport Eksempel på oppsett for kvalitetskontrollplan

15 Side: 15 av 24 Vedlegg 1, rapportering til Byggherren I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Fremdriftsplan / frekvens Prosjektspesifikk kvalitetsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Gjennomføringsplan for SHA og ytre miljø Del III-E1 Min 1 uke før byggestart Fremdriftsplan (nivå 2) Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Detaljert styringsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Dokumentplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Bemanningsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt. 2.3 Månedsrapport Fremdriftsplan (nivå 2) Del III-D pkt Månedsrapport Detaljert styringsplan (nivå 3) Del III-D pkt Til hvert byggemøte/byggherremøte Bemanningsplan Del III-D pkt Til hvert byggemøte/byggherremøte Månedsrapportering for HMS og ytre miljø Del III-E1 Inn som vedlegg til månedsrapporten (Rapport for desember skal gi akkumulert status i form av en årsrapport) Entreprenørrapport Del III D, vedlegg 7 Til hvert byggemøte/byggherremøte Rapport fra vernerunder Del III, E1 pkt. 2.6 og vedlegg 10 Til hvert byggemøte/byggherremøte Rapportering av alvorlige ulykker Del III, E1 pkt. 2.6 Umiddelbart. og vedlegg 11 Rapportering av uønskede hendelser Del III, E1 pkt. 2.6 og vedlegg 11 Innen en dag etter hendelsen.

16 Side: 16 av 24 I forbindelse med avslutning av arbeidene: FDV dokumentasjon og annen sluttdokumentasjon Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Del III, E2 3 uker før overtakelse (3 uker før ferdigbefaring dersom det er avtalt prøvedriftsperiode) Sluttfaktura Del III, D pkt. 7.1 I henhold til NS 8405/8407. Sluttrapport HMS Del III, E1 Når byggearbeidene er gjennomført Avfallsplan / kildesortering sluttrapport Del III, E1 Når byggearbeidene er gjennomført

17 Side: 17 av 24 Vedlegg 2, Fakturamaler for kontraktsarbeider FAKTURAMAL FOR KONTRAKTSARBEIDER Entreprenør NN/ Konsulent NN Fakturadato: Fakturanr. Oppdragsgiver: Forsvarsbygg v/ Prosjektnr. (EBA): Kontrakts/bestillingsnr.: Prosjektnavn: Kontr./bestillingssum: Leverandørnr: Utført pr. (Tekstspesifikasjon vedlegges) AKKUMULERT Avdragsnota NN AKKUMULERT IFLG. FORRIGE FAKTURERES UTFØRT AVDRAGSNOTA I PERIODEN Utført arbeid eksklusiv avgift ihht. vedlagte spesifikasjon Innestående i hht. kontrakt (10%, 5%) Grunnlag for avgift Merverdiavgift Sum inklusive avgift Til utbetaling

18 Side: 18 av 24 Vedlegg 3, fakturamal for endringsarbeider FAKTURAMAL FOR ENDRINGSARBEIDER Entreprenør NN/ Konsulent NN Fakturadato: Fakturanr. Oppdragsgiver: Forsvarsbygg v/ Prosjektnr. (EBA): Kontrakts/bestillingsnr.: Prosjektnavn: Endringsavtale nr.: Leverandørnr: Endringsarbeider AKKUMULERT FAKTURERT FAKTURERES UTFØRT TIDLIGERE I PERIODEN Utført arbeid eksklusiv avgift ihht. vedlagte spesifikasjon Merverdiavgift Sum inklusive avgift Til utbetaling

19 Side: 19 av 24 Vedlegg 4, fakturamal for lønns- og prisstigningsnotaer FAKTURAMAL FOR LØNNS- OG PRISSTIGNINGSNOTAER Entreprenør NN/ Konsulent NN Fakturadato: Fakturanr. Oppdragsgiver: Forsvarsbygg Prosjektnr. (EBA): Prosjektnavn: Kontrakts/bestillingsnr.: Leverandørnr: PRISREGULERING Produsert i periode Prisregulering Faktureres mm.yy i perioden Utgangsindeks (u) pr. dd.mm.yyyy eks. avgift Indeks (p) - indeks (u) Avdragsnota nr. xx indeks (u) x 0,8 Endringsavtale nr. yy Endringsavtale nr. zz Indeks (p) - indeks (u) indeks (u) x 0,8 Indeks (p) - indeks (u) indeks (u) x 0,8 Merverdiavgift Til utbetaling

20 Side: 20 av 24 Vedlegg 5, formular for endringsavtaler

21 Side: 21 av 24

22 Side: 22 av 24 Vedlegg 6, innhold plan for kvalitetssikring Innhold 1. Innholdsfortegnelsen fra leverandørens kvalitetssikringssystem Bemerkninger Leverandørens system for kvalitetssikring skal tilfredsstille ISO 9001:2000. Dette dokumentet sendes inn i forbindelse med anbud. 2. Prosjektspesifikk KS-plan Beskrivelse av nødvendige prosjekttilpasninger av leverandørens system for kvalitetssikring. Relevante prosedyrer/ sjekklister for prosjektet. System for avviksbehandling. 3. Kontrollplan, søknad Vedlegg til søknad om igangsetting. 4. Kvalitetskontrollplan Kvalitetskontrollplan skal inneholde/identifisere hvilke områder/arbeider etc. i utførelsen som skal kontrolleres, beskrive utførelsen av kontroll etc. Ref. vedlegg 7 Eksempel på kvalitetskontrollplan for utførelse, samt pkt.2.3.

23 Side: 23 av 24 Vedlegg 7, entreprenørrapport ENTREPRENØRRAPPORT Prosjektnr.: [skriv inn prosjektnr.] Prosjekt: [klikk her, og skriv inn prosjektnavnet] Entreprise nr.: [skriv inn entreprisenummerr] Entreprise navn: [skriv inn entreprise navn.] [Legg inn entreprenør logo/navn] Rapport nr.: For uke nr.: År: Rapporten sendes til: [Skriv inn firma] [Skriv inn navn] [Skriv inn e-post] Kopi sendes til: [Skriv inn firma] [Skriv inn navn] [Skriv inn e-post] [Skriv inn firma] [Skriv inn navn] [Skriv inn e-post] [Skriv inn firma] [Skriv inn navn] [Skriv inn e-post] Værforbehold av betydning for kvalitet og fremdrift: [klikk her, og skriv inn type vær og temperaturer] Mannskap og andre resurser i perioden: Mannskap og andre resurser i kommende periode: [Skriv inn mannskap/maskin/funksjon] [antall] [Skriv inn mannskap/maskin/funksjon] [antall] [Skriv inn mannskap/maskin/funksjon] [antall] [Skriv inn mannskap/maskin/funksjon] [antall] [Skriv inn mannskap/maskin/funksjon] [antall] [Skriv inn mannskap/maskin/funksjon] [antall] Arbeider utført i perioden: [klikk her, og skriv inn stikkordsform, arbeider utført i perioden] Arbeider planlagt for kommende periode: [klikk her, og skriv inn stikkordsform, arbeider planlagt for kommende periode] Økonomi Produksjon inkl MVA Kontraktssum Denne periode Totalt for prosjektet Kontrakt Tilleggsarbeider Fremdrift: i forhold til fremdriftsplan: eventuelle flaskehalser: [Skriv inn spesifiserende tekst] fremdriftsbestemmende forhold: [Skriv inn spesifiserende tekst] Anmerkninger: venter på tegning: [Skriv inn spesifiserende tekst] avgjørelse etterlyses: [Skriv inn spesifiserende tekst] bestilling / justering mangler: [Skriv inn spesifiserende tekst] Kvalitet: Egenkontrollskjema for kontroller i perioden er vedlagt: Egenkontrollskjema for kontroller i perioden er ikke vedlagt: Angivelse av vesentlige avhengigheter: [klikk her, og skriv inn spesifiserende tekst]

24 Side: 24 av 24 Vedlegg 8, eksempel på oppsett for kvalitetskontrollplan Prosjektnummer - prosjektnavn - kontraktsnummer - Leverandør Eksempel på kvalitetskontrollplan for utførelse. Dato: Løpenummer Område Aktivitet/sjekkpunkt Kontrollgrunnlag Kontrollutførelse Tidspunkt Ansvarlig Varsling 1) Dokumentasjon (løpenummer) (fag/funksjon/del/) (arbeidsoperasjon/ (krav/referanse/) (prosedyre/sjekkliste/) (Fast rutine/tidsfrist/ (Utførende/ (byggherre/ (Dokumentasjonskrav) leveranse/ ytelse/..) milepæl/..) godkjenning/..) myndighet/..) 1 Tomt, grunnarbeider 2 Ventilasjonsanlegg etc. Gravearbeider Innregulering Graveplan: teg. nr, beskrivelse, geo.tek rapport, Beskrivelse, Norsk standard, Byggherrens krav Prosedyre og/eller sjekkliste 2) Antatt tidspunkt (i hht fremdriftsplan). Anleggsleder angis av BH Utfylt/signert(av leverandør) sjekkliste Prosedyre og/eller sjekkliste 2) Milepæl Anleggsleder angis av BH Utfylt/signert/ godkjent(av byggherre) sjekkliste 1) Angis med følgende indeksering: 1 : Ingen varsling 2 : Byggherren varles - byggherren deltar etter nærmere avtale 3 : Byggherren varsles - byggherrens deltakelse er påkrevd 2) F. eks. kan prosedyren beskrive hvordan kontrollen skal utføres samt hvordan sjekklisten skal benyttes. Kvalitetskontrollplan skal omfatte egen utførelse, leverandørers utførelse etc.