Prosjekt nr R6 Løst inventar og utstyr Tilleggs bestillinger Administrative bestemmelser

Transkript

1 Prosjekt nr R6 Løst inventar og utstyr Side 1 av 5

2 0. Innhold 0. Innhold Formål Kvalitetssikring Faktura Korrespondanse Kommunikasjon leverandør og Statsbygg Varsel Arkivering hos Statsbygg SHA Utpakking, utplassering og mottakskontroll Sluttdokumentasjon Generelt Leveranse av sluttdokumentasjon Nummerering av dokumenter... 5 Side 2 av 5

3 1. Formål Dette dokumentet fastlegger de administrative bestemmelsene som gjelder for leveransen. 2. Kvalitetssikring Leverandørens kvalitetssikring skal være planlagt og dette skal være et middel til å sikre at de krav som stilles i kontrakt, samt relevante myndighetskrav, blir oppfylt. 3. Faktura Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt til Statsbyggs fakturaadresse, eller som mangler informasjon, vil bli returnert. Statsbygg ber vennligst om at underbilag ikke stiftes. Statsbygg aksepterer ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd. Betalingsfristen regnes fra mottak av faktura og er normalt 28 dager, med unntak av sluttfaktura der fristen er 60 dager. Fakturaadresse: Statsbygg Fakturamottak HK Postboks PORSGRUNN Faktura må være merket med: Prosjekt Kontraktsnummer og navn K919 Absorbenter Bestilling o Tilleggsbestillingsnummer (T0001, T0002 osv.) o LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura Bestillingsnummer (PO-nr) (sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev) Referanse ID o Fakturaer skal være merket med PLs referanse-id, V306JEFU. Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato i henhold til kontrakt KID-nummer Ved tilleggsbestillinger skal kopi av bestillingsbrev vedlegges fakturaen. Ved eventuelle timeoppdrag skal spesifiserte timelister medfølge. Eventuelle spørsmål kan rettes til prosjektleder Jenny Furseth i Statsbygg jefu@statsbygg.no Side 3 av 5

4 4. Korrespondanse All korrespondanse inn til Statsbygg skal påføres lignende overskrift og nummerering som for utgående korrespondanse. Eksempel er et brev til Statsbygg fra kontrakt K919 Absorbenter Korrespondanse stiles til firma, Att Jenny Furseth, hvis ikke annet er avtalt. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev, notat eller e-post kun omhandle en sak. 4.1 Kommunikasjon leverandør og Statsbygg Kommunikasjon mellom leverandør og Statsbygg skal skje mellom saksbehandlerne. Konklusjon / beslutninger knyttet til kommunikasjonen skal gjøres i referat fra møte hvor beslutningstaker med fullmakt er til stede, eller ved påtegning av person med fullmakt. 4.2 Varsel All varsling skal skje skriftlig til prosjektleder. Informasjon fra leverandør til Statsbygg vedrørende forhold som, i henhold til leverandørens mening, ikke er i henhold til kontrakt, og som kan få betydning for leverandørens mulighet til å oppfylle sin del av kontrakten, skal varsles skriftlig. 4.3 Arkivering hos Statsbygg All arkivverdig korrespondanse skal sendes Statsbygg for arkivering i DocuLive. For arkivering i Doculive sendes kopi til arkivet med påført saksnummer. Arkivets e-postadresse er ArkivetHK@statsbygg.no. Dette gjelder også arkivverdig e-post. 5. SHA Det forutsettes at alle leverandører ivaretar lovpålagte SHA-oppgaver for egne leveranser på en forsvarlig måte (jf Arbeidsmiljøloven), og der også hensynet til andre samtidige aktører på plassen gis høy prioritet for å unngå at utilsiktede og farlig hendelser oppstår. 6. Utpakking, utplassering og mottakskontroll Varene skal inntransporteres til de ulike rom via trapper eller vare-/personheis. Det vil være 1 stk vareheis og minst 2 stk personheiser til disposisjon. Det gjøres oppmerksom på at adkomsten til de ulike etasjene er begrenset i forhold til størrelse på døråpninger/trapperom/heiser, og at det påhviler leverandørene å gjøre seg kjent med dette på forhånd for å forsikre seg om at utstyr kan utplasseres. Det forutsettes at leverandør forestår all intern transport og løfting for å få inventar og utstyr på plass i de rommene/etasjene det skal være. Mottakskontroll vil først skje når varer/utstyr er levert/montert i de rom de tilhører. For leveranser der det ikke er krav om prøvedrift, kan mottakskontroll og overtakelsesforretning skje samtidig. Dette skal planlegges nøye i samarbeid med oppdragsgiver og være en del av omforent fremdriftsplan,. Dersom det er knyttet opplæring til noen av leveransene skal denne være gjennomført før overtakelse. Side 4 av 5

5 7. Sluttdokumentasjon 7.1 Generelt Leverandøren har ansvaret for at det for alle leveranser utarbeides og leveres sluttdokumentasjon. Denne skal danne grunnlag for brukernes forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av leveransen. 7.2 Leveranse av sluttdokumentasjon Sluttdokumentasjonen består av følgende: - En kortfattet brukerveiledning på norsk til hver av produkter i leveransen - Komplett vedlikeholdsbeskrivelse av produktet med beskrivelse av vedlikeholds- /rengjøringsmetoder. - Vedlagte mal for opplysninger av FDV dokumentasjon må minimum levere utfylt. 7.3 Nummerering av dokumenter Alle dokumenter skal som et minimum, være merket med kontraktsnummer K919 Absorbenter og utgivelsesdato. Side 5 av 5