BERGEN KOMMUNALE BYGG

Transkript

1 BERGEN KOMMUNALE BYGG FORRETNINGSRUTINER FOR BYGGEFASEN Rev

2 INNHOLD: 1. GENERELT KORRESPONDANSE FAKTURAER ATTESTASJONSRUTINER...5 2

3 1. GENERELT Disse forretningsrutinene er utarbeidet til bruk ved prosjekter hvor BKB står som byggherre. Forretningsrutinene skal følges av alle parter i byggesaken. Forretningsrutinene har generell gyldighet og kan kun fravikes unntaksvis for spesielt angitte prosjekter. Det skal i så fall foreligge en uttrykkelig avtale om dette. Kopier av forretningsrutinene sendes til de berørte parter. 2. KORRESPONDANSE 1. All korrespondanse skal være merket med anleggets navn og hvilken sak brevet omhandler. Dersom brevet omhandler flere saker skal dette klart framgå av overskriften. Korrespondansen skal være datert og skal alltid sendes pr. post dersom ikke annet er spesielt avtalt. Telefaks og E-post kan benyttes i tillegg ved spesielle hastesaker. 2. All korrespondanse skal ha påskrift om hvem som har fått kopi. 3. Kopi av all korrespondanse sendes prosjektleder og byggeleder. 4. Arkitekt, rådgivende ingeniører, entreprenører og leverandører får bare kopi av korrespondanse i de tilfeller der de er direkte berørt av saken. 5. Prosjektansvarlig - PAL (BKB) tilsendes kopi etter nærmere vurdering/avtale. 3

4 3. FAKTURAER Fakturaene adresseres og sendes til: Bergen kommune Lønns og regnskapssenteret Bergen kommunale bygg Serviceboks Bergen Alle fakturaer skal påføres: Ressursnummer Prosjektnavn og nummer Entreprisenavn og nummer A-konto, LPS eller tilleggsfaktura NB! Alle fakturaer som ikke er påført ressursnummer vil bli returnert avsender uten behandling. På grunn av konteringen skal det oppsettes egne fakturaer for: a. Kontraktsarbeider. Fakturaene nummereres fortløpende A1, A2 osv. Følgende opplysninger skal fremgå av avdragsfakturaene (også ved utbetaling i henhold til faktureringsplan): Kontraktsbeløp ekskl. mva. Totalt utført ekskl. mva. Fradrag for innestående beløp Tidligere utbetalt Til utbetaling i denne periode Fradrag for eventuelt forskudd Fakturabeløp ekskl. mva. Merverdiavgift Fakturabeløp I vedlegg til avdragsfakturaene skal det gis dokumentasjon med hensyn til status for de respektive poster i beskrivelsen. Postnummer med tekst. Kontraktens mengde og enhetspris Akkumulert utført mengde og beløp Mengde og beløp utført i perioden 4

5 b. Bestilte/rekvirerte arbeider. Fakturaene nummereres fortløpende T1, T2 osv. Faktura skal påføres entydig henvisning til bestilling/rekvisisjon og skal vedlegges kopi av denne samt andre nødvendige bilag, eventuelt attesterte timelister. Hver faktura skal kun omhandle en bestilling/rekvisisjon dersom ikke annet er spesielt avtalt med byggeleder. Det skal alltid sendes kredittnota på bestilte/rekvirerte endringsarbeider som medfører fradrag til kontrakten. c. Lønns- og prisregulering. Fakturaene nummereres fortløpende P1, P2 osv. Fakturering skal dersom ikke annet er forutsatt i kontrakten eller spesielt avtalt, foretas hver måned på basis av avdragsfakturaene. Grunnlaget for fakturering av lønns- og prisregulering er begrenset av kontraktsummen justert for bestilte og rekvirerte endringer. 4. ATTESTASJONSRUTINER 1. Entreprenøren sender fakturaene til BKB sin fakturaadresse (se pkt 3.), påført ressursnummer og prosjekt/entreprise. 2. Fakturaene behandles deretter elektronisk i Bergen kommune sitt regnskapssystem Agresso av PL og PAL 5