SAKSNUMMER ANSKAFFELSE AV PROFESJONELLE VASKERIMASKINER VEDLEGG B PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER

Transkript

1 Side 1 av 7 SAKSNUMMER VEDLEGG B PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER

2 Side 2 av 7 1 PRIS UTFYLLING AV PRISMATRISE PRISENDRINGER Uttømmende prisliste inkl underleverandører GENERELT Serviceavtaler/servicekontrakt BETALINGSBETINGELSER Betaling Fakturering Krav til faktura Overføring av krav til tredjepart... 7

3 Side 3 av 7 1 Pris Fullstendige prislister ved kontraktsinngåelse er i henhold til tilbudets Del II Vedlegg B1 Prismatrise. Prismatrisen skal reguleres inn i dette dokumentet (Del II Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser) og vil danne grunnlaget for påslagsprosenten som Leverandøren kan betinge seg. Produkter kjøpt over avtalen skal prises på følgende måte: Leverandørens innpris + påslagsprosent for produktene, skal være den pris Kjøperen skal betale for varen. Produktet skal prises med det påslag som er oppgitt i vedlegg B1, prismatrisen. Det vil si at alle produkter som kjøpes over avtalen skal ha samme påslagsprosent, uavhengig om artikkelen ble tilbudt i konkurransefasen eller ei. Prisene skal være eksklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert alle tilknyttede avgifter, så som leverings-, emballasje, toll, skatter, ekspedisjons og fakturagebyr. 2 Utfylling av prismatrise Leverandøren skal fylle ut Del II vedlegg B1- Prismatrise, som inngår som en del av tilbudet. Herunder priser og kalkyleskjema. Prismatrisen skal vedlegges som vedlegg B1 og gjelde sammen med dette dokument. Det er viktig å merke seg at påslagsprosenten skal være lik på alle produkter i avtalen. 3 Prisendringer Påslagsprosenten skal være fast i avtaleperioden og vil ikke være gjenstand for endring. Leverandøren kan søke om prisjustering hver 6 måned, tidligst 1 år etter kontraktsignering. Justering av denne forutsetter samtykke fra Kjøper. Justering av pris skal skje ved at Leverandøren fastsetter ny innkjøpspris for de aktuelle produktene, men beholder samme påslagsprosent. Innkjøpsprisen skal kun justeres ut fra økninger i Leverandørens innkjøpspris, som Leverandøren på endringstidspunktet kan dokumentere. For Leverandørens øvrige sortiment, som ikke er direkte tilbudt i konkurransefasen, skal Leverandøren tilstå samme påslagsprosent som den påslagsprosent som er oppgitt på det konkurranseutsatte sortiment. Leverandøren forplikter seg dermed til å tilby disse til innkjøpspris + en fast påslagsprosent som er likt med det som er tilbudt på varer i det konkurranseutsatte sortiment. Det forutsettes at Leverandøren opererer med samme påslagsprosent for alle varer. Leverandør er, uavhengig av disse bestemmelser, ansvarlig for at Forsvaret har konkurransedyktige innkjøpspriser for produkter til Forsvaret, sett i forhold til innkjøpspris for andre strategisk viktige kunder hos leverandør, på en slik måte at om disse tilbys en bedre avtale, skal disse betingelser tilbys Kjøper. Tilbys det i perioden rabatter, kampanjepriser eller lignende, skal dette tilstås Kjøper. Prisreguleringene er ment å sammenfalle med oppdatering av produktkatalog på Forsvarets forsyningsportal, FFP. Avvik godtas ikke. Ved avvik er det avtalt pris i katalog som er førende. Katalog på FFP skal ikke forandres med tanke på pris og sortiment uten avklaring med Forsvarets kontaktperson.

4 Side 4 av Uttømmende prisliste inkl underleverandører Leverandør er forpliktet til å levere oppdatert, komplett og uttømmende prisliste inkl underleverandører til Forsvaret ved kontraktsinngåelse, og videre minst en gang pr år eller ved etterspørsel. Leverandør er forpliktet til å levere prisliste som er oppsatt i MS Excel format. Oppsettet må godkjennes av Forsvaret. Leverandøren skal minimalisere antall sider så mye som mulig, men sørge for at det er lesbart og forståelig. Vedlegget skal inneholde følgende fra leverandør: Veiledende pris iht levert standard prisliste Påslagsprosent til Forsvaret (i %) Nettopris til Forsvaret 4 Generelt Priser og vilkår skal tilgjengeliggjøres på leverandørens abonnementsdatabase for FORSVARET og FORSVARETs intranettsider. Leverandør skal akseptere at Forsvaret skal kunne kontrollere at Leverandørens innkjøpspriser er reelle, og Leverandør skal støtte dette arbeidet. Forsvaret har rett til å få utlevert nødvendig materiale/dokumentasjon til å kunne utføre en effektiv kontroll, herunder ligger innkjøpspriser, betingelser og øvrig. Forsvaret har rett til å kreve at Leverandørens revisor utarbeider en bekreftelse på at riktige vilkår er tilstått. 4.1 Serviceavtaler/servicekontrakt Forsvaret forbeholder seg retten til å tegne servicekontrakter på utstyr/produkter som kjøpes over avtalen dersom oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig. Pris for denne type tjeneste forhandles i hvert enkelt tilfelle. Prisene som Leverandøren tilbyr må være konkurransedyktige priser basert på en timepris, samt faktiske utgifter knyttet til reise og opphold. 5 Betalingsbetingelser 5.1 Betaling Betaling skjer senest 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er godkjent ved FORSVARETs ulike etaters regnskapsadministrasjon. Ved forsinket betaling skal FORSVARET betale rente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling mm av 17 des 76. Rentefaktura aksepteres ikke dersom for sen betaling skyldes mangelfull pakkseddel, følgebrev, faktura eller andre mangler i leveransen. Gebyrer, avgifter, forskuddsbetaling og andre former for tillegg i prisen aksepteres ikke. 5.2 Fakturering Generelt Leverandøren skal kunne levere elektronisk faktura i henhold til Forsvaret krav, se Vedlegg G Elektronisk samhandlingsavtale.

5 Side 5 av 7 Ved prosjekter/installasjoner over 60 dager kan delfakturering skje etter nærmere avtale med Forsvaret. Faktura sendes Forsvaret på leveringssted/leveringspunkt etter fullført leveranse Elektronisk samhandling Tilbyder bes bekrefte at den innen kontraktsignering kan sende elektronisk faktura, og at elektronisk faktura skal sendes til sentralt mottak for faktura hos Oppdragsgiver. Krav til faktura er gitt i: - Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser (dette vedlegg) - Vedlegg E - Kravspesifikasjon - Vedlegg G Elektronisk Samhandlingsavtale. FORSVARET benytter tredjepartsleverandør for den tekniske integrasjonen. Kontaktinformasjon til tredjepartsleverandør er oppgitt i Vedlegg G Elektronisk samhandlingsavtale. Dersom ikke annet er angitt skal alle faktura med all nødvendig dokumentasjon sendes elektronisk til administrativt mottak med kontaktpunkter som oppgitt i punkt Fakturaformat skal være i henhold til Vedlegg G - Elektronisk Samhandlingsavtale Faktura adresse betalingsadresse Dersom ikke annet er angitt skal alle fakturaer med all nødvendig dokumentasjon sendes elektronisk til administrativt mottak med kontaktpunkter som oppgitt nedenfor. Fakturaformat skal være i henhold til dokumentene Vedlegg G - Elektronisk Samhandlingsavtale og Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser. Fakturaer (original, kun et stykk), skal sendes til (ut fra hvilken avdeling som gjør avrop): Forsvaret Forsvarets regnskapsadministrasjon, K-11 Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Forsvarsdepartementet (FD) Forsvarsdepartementet Postboks 8126 Dep, 0032 Oslo Forsvarsbygg (FB) Forsvarsbygg Regnskapstjenester Inngående faktura Postboks 2308 Hamar fakturasenteret@forsvarsbygg.no Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) Nasjonal sikkerhetsmyndighet Postboks Bærum postterminal

6 Side 6 av 7 Faktura skal merkes med kontraktsnummer, avrops-bestillingsnummer, evt. endringsavtalenummer, samt ansatt nummer (internt nummer for ansatte i Forsvaret). 5.3 Krav til faktura Generelt For å realisere elektronisk samhandling har FORSVARET inngått avtale med en meldingssentral. FORSVARET og Leverandør er ikke avhengig av å benytte samme tekniske plattform. All kommunikasjon mot FORSVARET vil kanaliseres gjennom meldingssentralen. For den praktiske gjennomføringen vises til Vedlegg G Elektronisk samhandlingsavtale. Leverandøren må selv foreta en samarbeidsavtale med meldingssentralen til FORSVARET Format og innhold Fakturaen skal hvis ikke annet er oppgitt leveres elektronisk Aktuelle faktura skal alltid være påført teksten ansattnummer, etterfulgt av selve sifrene. Eksempelvis: D12512/1432 hvor D12512 er bestillingsnummer og 1432 er ansattnummer - etter bestilling fra våre ansatte. Leverandøren må påse at fakturaene har god trykkvalitet. Fakturaen skal i tillegg være påført: Kontonummer, post og/eller bank Bankens navn Bankens adresse Avtalt kundenummer i henhold til fakturahierarki Spesifisering av innkjøpet enhetspris og totalsum i henhold til avrop NB!: Faktura som mangler ansattnummer eller som sendes til feil adresse vil bli returnert Fakturafiler hvor fakturadato i filene er eldre enn en dag fra mottaksdatoen på fakturafilen vil bli returnert Fakturafiler som inneholder kreditnotaer med mer vil bli returnert Eventuelle krediteringer av tidligere fakturerte tjenester skal spesifiseres på samme detaljnivå som den opprinnelige tjenesten ble spesifisert Ved evt. purringer og inkassovarsler på utsendte fakturaer skal kopi av opprinnelig faktura medfølge Kostnader forbundet med implementering Alle leverandørens egne kostnader forbundet med elektronisk samhandling fram til FORSVARETs systemløsning bæres av leverandøren. Dette gjelder bl.a. forsendelse og konvertering av filer i samhandlingsprosessen. Dette gjelder også kostnader som påvirker den elektroniske samhandlingen hvis og når leverandøren gjennomfører endringer i sine interne rutiner eller elektroniske prosesser eller systemer. Leverandøren bærer også kostnadene for produksjon av en grafisk fremstilling av den elektroniske fakturafilen. Dette vedlegget skal følge fakturafilen. Hvis dette ikke utføres hos vår meldingssentral, må format og navnsetting være iht. krav som stilles fra meldingssentralen eller/og Forsvarsektoren.

7 Side 7 av Overføring av krav til tredjepart Leverandøren kan ikke overføre utestående krav i forbindelse med denne Kontrakten til tredjepart uten skriftlig tillatelse fra Forsvaret. Leverandøren er fortsatt ansvarlig for alle sine forpliktelser i forhold til Forsvaret selv om Forsvaret har gitt Leverandøren skriftlig tillatelse til å overføre sine krav til tredjepart.