Gjerdrum kommune Eiendomsforvaltningen. Vedlegg 07 PA-BOK. Tilbygg nye sykehjemsplasser

Transkript

1 Vedlegg 07 PA-BOK Tilbygg nye sykehjemsplasser September 2014

2 Innholdsfortegnelse 1. Ajourføring og distribusjon Generelt Distribusjonsliste Orientering PA-bok for byggefasen Organisasjon Organisasjonsplan Adresseliste Forretningsrutiner Kommunikasjon Tegningshåndtering Ekspedisjon av tegninger, revisjon og bestilling av ekstra kopier Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Prosedyre Nummerering av endringslister Bestillinger Justeringsbestilling Tilleggsbestilling Fakturering Avdragsfaktura Tilleggsarbeider Pris- og lønnsendringer Møter Kvalitetssikring og revisjoner Kvalitetssikring Kvalitetsrevisjoner... 12

3 1. Ajourføring og distribusjon 1.1 Generelt Prosjektleder har ansvar for å etablere, ajourføre og distribuere PA-boken. Prosjektmedarbeidere eller andre som oppdager feil eller mangler i PA-bok har ansvar for å melde fra om dette til dokumentansvarlig. Samtlige aktører/prosjektmedarbeidere skal ha tilgang til PA-boken. Endringer skal varsles til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten. Prosjektleder skal distribuere oppdateringer til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten når nye eller reviderte dokumenter er godkjent. PA boken gjøres tilgjengelig elektronisk. Elektroniske kopier av PA-boken kan distribueres til orientering til interesserte parter etter avtale med prosjektleder. Disse kopiene oppdateres ikke. 1.2 Distribusjonsliste Tabell 1 Distribusjonsliste for PA-boken Funksjon Navn Firma Prosjektleder Tom Foss Gjerdrum kommune Brukerkoordinator Elsa Kogstad Gjerdrum kommune Byggeleder Per Aurtande ÅF Advansia AS ARK MAP Arkitekter AS Guttormur Magnusson LARK RIB RIBr Sprinklerrådgiver RIG RIV RIE SHA-koordinator i prosjekteringsfasen SHA-koordinator i utførelsesfasen

4 2. Orientering 2.1 PA-bok for byggefasen Hensikt og bruk. PA-bok for byggefasen står for Prosjektadministrativ håndbok for byggefasen. Hensikten med PA-boken er å danne grunnlaget for prosjektadministrative rutiner og overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser i forbindelse med byggefasen i prosjektet. Rutinene i PA-boken skal ikke avvike fra konkurransegrunnlaget, men suppleres og detaljeres ved behov. PA-boken skal brukes aktivt av alle parter i gjennomføringen av byggeprosjektet. Byggeleder er ansvarlig for at PA-boken blir gjennomgått av kontraktspartene. PA-bok supplerer følgende kravsdokumenter/planer: Krav til entreprenørenes byggeprosess SHA-plan Miljøoppfølgingsplan (MOP) Forkortelser I denne PA-bok kan følgende forkortelser benyttes: SG PL BL BHR KP KU PG ARK LARK PRL RI RIB RIG RIE RIBr RIV SHA MOP Styringsgruppe Prosjektleder Byggeleder Byggherres representant jf. Byggherreforskriften SHA-koordinator i prosjekteringsfasen SHA-koordinator i utførelsesfasen Prosjekteringsgruppe Arkitekt Landskapsarkitekt Prosjekteringsleder Rådgivende ingeniør Rådgivende ingeniør i byggeteknikk Rådgivende ingeniør i geoteknikk Rådgivende ingeniør i elektroteknikk Rådgivende ingeniør i brannteknikk Rådgivende ingeniør i VVS-teknikk Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Miljøoppfølgingsplan

5 3. Organisasjon 3.1 Organisasjonsplan Figur 1 Prosjektets organisasjonsplan Prosjekteier Gjerdrum kommunestyre Styringsgruppe Rådmann, kommunalsjef, eiendomsforvalter og økonomisjef Prosjektleder Brukerkoordinator Byggeleder Totalentreprenør Arkitekt og rådgivere Underentreprenører og leverandører

6 3.2 Adresseliste Tabell 2 Adresseliste Fag/Funksjon Byggherre Firma Adresse Gjerdrum kommune Gjerivegen Gjerdrum Kontaktperson Navn Telefon Mobil E-post Tom Foss (PL) tom.foss@gjerdrum.kommune.n o Prosjektleder Gjerdrum kommune Gjerivegen Gjerdrum Tom Foss tom.foss@gjerdrum.kommune.n o Prosjekteringsleder Byggeleder ÅF Advansia AS Per Aurtande per.aurtande@karehagen.no For øvrige vises det til adresseliste under Administrativt på prosjektets webhotell ( Se kap. 16. Prosjekthotell i Krav til entreprenørens byggeprosess.

7 4. Forretningsrutiner 4.1 Kommunikasjon Generelt. Det vises til kap. 13. Rutiner for korrespondanse i Krav til entreprenørens byggeprosess. Kommunikasjon på byggeplassen. Alle ordrer, tegninger og henvendelser m.m. på byggeplassen skal normalt gå gjennom byggeleder. Det gjelder så vel fra prosjekterende til entreprenør som omvendt, og mellom entreprenører. Alle beskjeder til byggeplassen fra prosjektleder og prosjekterende skal normalt gå gjennom byggeleder. 4.2 Tegningshåndtering Ekspedisjon av tegninger, revisjon og bestilling av ekstra kopier. De prosjekterende utveksler tegninger internt i den utstrekning det er behov. Hvis ikke annet er avtalt, skal samtlige tegninger sendes til byggeleder til fordeling til de enkelte entreprenører. Byggeleder fører kvitteringsliste som viser tegningsnummer, mottattog utleveringsdato. Tegningene brettes i A4-format etter avtale. Tegningene skal normalt oversendes byggeleder til fordeling. I totalentrepriser besørger entreprenøren selv for tegningsdistribusjon. Byggeleder skal alltid ha kopi av arbeidstegninger og revisjoner av tegninger. Revisjon av tegninger. Endringer på tegninger markeres. De prosjekterende fører liste over gjeldende tegninger med dato og indeks for siste endring. Oppdatert tegningsliste og endringsliste skal følge hver forsendelse og være ajourført på prosjektets webhotell. Arbeidstegninger som endres etter anbudstegning, skal alltid følges av en endringsliste enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslisten skal senest utsendes påfølgende dag. (Om nummerering av endringslister, se eget avsnitt på neste side). Inndragning av foreldede tegninger på byggeplassen påhviler de respektive entreprenører. Bestilling av ekstra tegningskopier. Tegninger som tidligere er utsendt, bestilles selv av den respektive entreprenør. 4.3 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Endringer kan initieres av så vel byggherre, prosjekterende eller entreprenør. Prosjektleder avgjør hvorvidt endringsforslaget skal realiseres. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av byggherre, ved bruk av endringsliste. Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Endringslisten skal beskrive endringen og skal

8 skille mellom endringer som prises etter kontraktens enhetspriser og endringer som skal prises etter utførelsesdagens priser Prosedyre Følger av kap. 11. Økonomistyring og endringshåndtering i Krav til entreprenørens byggeprosess. Arbeider tilbudt på endringsliste skal alltid bestilles som beskrevet i pkt Nummerering av endringslister Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Endringslistene merkes med kontraktsnummer, fagkode og løpenummer. Eksempel: K2101-B03 som er endringsliste nr 3 fra RIB vedrørende kontrakt K2101. Oversikt over fagkoder: A: Endringslister fra ARK B: Endringslister fra RIB V: Endringslister fra RIV E: Endringslister fra RIE BL: Endringslister fra BL De prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Byggeleder skal vedlikeholde en samlet oversikt over endringslister og status. 4.4 Bestillinger Det skilles mellom justert kontraktssum som er opprinnelig kontraktssum med tillegg/fradrag for endringer som er priset etter kontraktens enhetspriser (og som skal lønns- og prisreguleres dersom dette er hjemlet i kontrakten) og tilleggsbestillinger/rekvisisjoner som er priset etter utførelsesdagens prisnivå og som ikke skal lønns- og prisreguleres. En endringsliste er en prisforespørsel, ingen endringsordre. Aksepterte pristilbud på endringsliste skal bestilles ved justeringsbestilling og/eller tilleggsbestilling. Dersom en endringsliste omfatter beløp både med kontraktens enhetspriser og utførelsesdagens priser, skal den bestilles både med justeringsbestilling og tilleggsbestilling Justeringsbestilling Enhver endring som skal utføres i henhold til kontraktens enhetspriser skal uten unntak bestilles ved en justeringsbestilling. Dette gjelder for eksempel: Utslag ved mengdekontroll Utslag ved regulerbare mengder Endret mengde (tillegg/fradrag) av en post i kontrakten. Endring av riggposten eller av påslag som følge av entrepriseform. Justering bestilles av byggeleder og medundertegnes iht. gitte fullmaktsgrenser.

9 4.4.2 Tilleggsbestilling Tilleggsbestilling skal brukes ved endringer der det ikke er mulig å bruke kontraktens enhetspriser. Tilleggsbestillinger kan omfatte: Fastpris, rund sum Fastpris, enhetspriser Regningsarbeid Tilleggsbestillinger bestilles av byggeleder og medundertegnes iht. gitte fullmaktsgrenser. 4.5 Fakturering Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt til ÅF Advansias adresse, eller som mangler informasjon, vil bli returnert. Det aksepteres ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd. Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. ÅF Advansia AS ber vennligst om at underbilag ikke stiftes. Fakturaadresse byggherre: Gjerdrumkommune fakturamottak Postboks Gjerdrum Fakturaer stiles til byggherre, men sendes: ÅF Advansia AS Postboks 194 N-1325 Lysaker for kontroll og attestasjon. Fakturering skal skje særskilt for: Avdragsfaktura på avtalt kontraktssum med justeringer Tilleggsbestillinger Lønns- og prisregulering (LPS) Faktura må være merket med: Prosjekt 5445 Nye sykehjemsplasser Bestilling Avdragsfakturanummer (A1, A2 osv.) gjelder avdrag på kontrakt Tilleggsbestillingsnummer (T1, T2 osv.)

10 LPS-nummer (LPS1, LPS2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura) Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato KID-nummer Eventuelle spørsmål kan rettes til økonomistyrer i ÅF Advansia AS Avdragsfaktura Av avdragsfaktura skal følgende fremgå: Siste justeringsbestilling med justeringsnummer og dato Justert kontraktssum eks. mva. (Summen av opprinnelig kontraktssum og alle justeringsbestillinger) Opparbeidet beløp (eks. mva.) Tidligere fakturert beløp (eks. mva.) Rest ifølge kontrakt (eks. mva.) Innestående beløp (eks. mva.) Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestillingen skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. For eksempel T1-A1, T1-A2, osv Pris- og lønnsendringer Avregning av pris- og lønnsendringer skal faktureres så snart grunnlag for beregningen foreligger. Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. 4.6 Møter Følgende møter avholdes: Styringsgruppemøte (innkalles/ledes av PA, refereres av PL)

11 Prosjektmøte (statusmøte mellom PA, PL, DPL og PRL, innkalles/ledes/refereres av PL) Oppstartsmøte og kontraktsgjennomgang Byggherremøter (overordnet møte mellom totalentreprenør og byggherre hver 14. dag, innkalles/ledes/refereres av totalentreprenøren) Byggemøter Fremdriftsmøter Økonomimøter (innkalles/ledes/refereres av prosjektets økonomistyrer) Samordningsmøter Kvalitetssikrings- / avviksmøter Særmøter Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater. Referater skrives fra alle møter og sendes ut senest 3 virkedager etter møtet. Ved faste møter godkjennes referatet i neste møte. Ellers settes frist på 1 uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer tas inn i neste referat. Saker som inntas i et møtereferat anses kun som gyldig varsel hvis den part som varsles deltok i møtet og det fremgår tydelig i referatet at det er snakk om et varsel. Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er til stede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med å delegere oppgaven til vedkommende. Protokoller benyttes for å dokumentere viktige beslutninger og skal undertegnes i møtet av de som forpliktes av vedtaket. Det skal alltid skrives protokoll fra overtagelser. For øvrig vises det til kap. 14. Rutiner for møter i Krav til entreprenørens byggeprosess. 5. Kvalitetssikring og revisjoner 5.1 Kvalitetssikring Før arbeidene til entreprenøren igangsettes skal følgende fremlegges for byggherre: Entreprenøren skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetssikring jf. kravene i NS-EN ISO 9001: 2000, Systemer for kvalitetsstyring krav, for planlegging, styring og kontroll av kvaliteten på sin leveranse, for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter samt kontraktens krav. Entreprenøren skal utarbeide en kvalitetsplan jf. ISO 10005:2005 for kontrakten, men kan referere til eget standard kvalitetssystem. Entreprenøren er ansvarlig for å vurdere, verifisere, akseptere og revidere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Det enkelte firma skal utarbeide egne kvalitetsplaner i henhold til kontrakt.

12 For øvrig vises det til kap. 4. Kvalitetssikring og avviksbehandling i Krav til entreprenørens byggeprosess. 5.2 Kvalitetsrevisjoner Byggherre kan igangsette revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet.