Sandefjord kommune Lokalmedisinsk senter (LMS)

Transkript

1 R PA bok Sandefjord kommune Lokalmedisinsk senter (LMS) Revisjon -, Dato : SIDE 1 AV 13

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING OG FORMÅL Generelt Anvendelse Terminologi Utarbeidelse Distribusjon Prosjektet ORGANISASJON Prosjektorganisasjon Organisasjonsplan adresseliste Entreprisemodell og kontrahering Oppdragsgivers organisasjon Oppdragsgiver generelt Prosjektleder. (PL) Prosjektadministrator. (PA) Byggeleder (BL) ADRESSELISTE ADMINISTRATIVE RUTINER Korrespondanserutiner Web-hotell, brev, e-post, etc Web-hotell E-post Brev Dokumentdistribusjon Informasjonsrutiner Informasjonsrutiner eksternt MØTERUTINER Generelt Referater, notater eller protokoller Faste møter Særmøter BIM FREMDRIFT Ansvar Hovedfremdriftsplan Faseplaner Prosjektering Produksjon Testplan Opplæringsplan Korttidsplaner ØKONOMI Fakturarutiner Fakturaoppsett... 13

3 1. INNLEDNING OG FORMÅL 1.1 Generelt PA-bok for gjennomføringsfasen er prosjektet Lokalmedisinsk senter sitt administrative styringsverktøy og inneholder de viktigste administrative bestemmelsene som gjelder for prosjekterings- og gjennomføringsfasen i totalentreprisen i prosjektet. Videre synliggjør PA-boken roller og ansvar knyttet til prosjektets organisering, og er dermed retningsgivende mht. utførelse og eventuelle tvister. PA-boken administreres av prosjektadministrator (PA) i samråd med Sandefjord kommune. Håndboken skal sikre prosjektet riktig kvalitet, god ressursanvendelse og kontrollert fremdrift, slik at byggherrens krav blir ivaretatt. I tillegg skal håndboken sikre riktig oppfølging av lover og regler i byggesaken. 1.2 Anvendelse Prosjekthåndboken skal nyttes av samtlige aktører som er involvert i prosjektet. Med dette menes at prosjekthåndbokens administrative rutiner og evt. maler skal benyttes gjennom hele prosjektperioden, slik at en sikrer felles struktur og rapportering. 1.3 Terminologi Følgende betegnelser benyttes i prosjektet: Prosjekteier Byggherre (BH) Prosjektleder (PL) Prosjektadministrator (PA) Byggeleder (BL) Prosjekteringsleder (PGL) Fagansvarlig Tiltakshaver Ansvarlig søker Bruker Interessenter Totalentreprenør Eier av prosjektet på vegne av byggherre Kontraktspart. Representerer byggherre som leder for gjennomføringen av hele prosjektet etter fullmakt. Ivaretar alle prosjektadministrative oppgaver på vegne av byggherren. En del av PA-teamet. Er byggherrens representant på byggeplassen. Totalentreprenørens leder og koordinator for prosjekteringen Ansvarlig for et fag eller disiplin Ansvarlig for prosjektet ovenfor bygningsmyndighetene - Ref. PBL Ansvarlig for SØK-prosessen i prosjektet mot offentlige myndigheter. Fremtidige brukere som medvirker i prosjektet. Interne og eksterne aktører som er berørt av prosjektet. Byggherrens kontraktspart i forhold til utførelse av totalentreprisen.

4 1.4 Utarbeidelse Prosjekthåndboken utarbeides som del av anbudsgrunnlaget for totalentreprisen og oppdateres av PA etter behov. 1.5 Distribusjon Prosjekthåndboken er tilgjengelig for samtlige prosjektdeltakere i prosjekteringsfasen og gjennomføringsfasen. Revisjoner distribueres i pdf via mailutsendelse fra PA, og gjøres tilgjengelig for alle på prosjektets web-hotell. 1.6 Prosjektet Prosjektets navn: Sandefjord kommune - Lokalmedisinsk senter

5 2. ORGANISASJON 2.1 Prosjektorganisasjon Organisasjonsplan adresseliste Organisasjonsplan og adresseliste holdes oppdatert fortløpende av PA Entreprisemodell og kontrahering Byggearbeidene gjennomføres ved totalentreprise. NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser legges til grunn for kontrahering av entreprenør. Spesielle kontraktsbestemmelser fremgår av anbudsbeskrivelse pkt. C Oppdragsgivers organisasjon Oppdragsgiver generelt Oppdragsgiver for prosjektet er Sandefjord kommune v/ prosjektleder Cathrine Prestbøen Prosjektleder. (PL) Cathrine Prestbøen i Sandefjord kommune er byggherrens ansvarlige for at alle føringer gitt overordnet i Sandefjord kommune blir implementert i prosjektet Prosjektadministrator. (PA) Prosjektadministrator (PA) Magne Johansen, Rambøll AS, avd. Sandefjord representerer tiltakshaver, og opptrer på tiltakshavers vegne overfor totalentreprenør i prosjektet. PA har fullmakt til, på vegne av Sandefjord kommune, å handle med bindende virkning og avgjøre saker med økonomiske konsekvens, begrenset oppad til kr ,- eks.mva. for hvert enkelt tilfelle. PA skal også bistå og representere oppdragsgiver overfor offentlige myndigheter, entreprenører, rådgivere, leverandører, brukere og andre parter i byggesaken, i samsvar med avtaler og gjeldende lover og forskrifter Byggeleder (BL) Byggeleder (BL), Rambøll AS, avd. Sandefjord er byggherrens representant på byggeplassen og ivaretar den daglige kontakt og formell kontraktsoppfølging mot totalentreprenøren. BL rollen er en del av PA-teamet i prosjektet. BL har fullmakt til, på vegne av Sandefjord kommune, å handle med bindende virkning og avgjøre saker med økonomiske konsekvens, begrenset oppad til kr ,- eks.mva. for hvert enkelt tilfelle.

6 3. ADRESSELISTE Firma/adresse Kode Navn Telefon E-post Byggherre Sandefjord kommune, Bygg- og vedlikeholdsseksjonen Postboks Sandefjord Org.nr BH - PL Cathrine Prestbøen capr@sandefjord.kommune.no Prosjektadministrasjon og byggeledelse Rambøll Norge AS avd. Sandefjord Leif Weldingsvei Sandefjord PA BL KU/BL Magne Johansen Hanne N. Goa Kjetil Tunby Org.nr magne.d.johansen@ramboll.no hanne.nesbo.goa@ramboll.no kjetil.tunby@ramboll.no Totalentreprenør, rådgivere og tekniske underentreprenører TE

7 4. ADMINISTRATIVE RUTINER 4.1 Korrespondanserutiner Web-hotell, brev, e-post, etc. All korrespondanse i både prosjekteringsfasen og byggefasen skal gjennomføres enhetlig, på følgende måte: Identifikasjon skal oppgis: LMS. Det skal kun behandles én sak i hvert brev / hver melding av hensyn til arkivering. Alle brev skal stiles til Sandefjord kommune Web-hotell Byggesaken gjennomføres med web-hotell. Dette betyr at saker og avklaringer, varsler og krav, tilleggsbestillinger, møtereferater, tegninger m.m. skal distribueres via web-hotellet. Valg av web-hotell er gjort bl.a for å få kontroll over dokumentstrømmen og for å ha en felles plattform for dokumenter i prosjektet. Erfaringsmessig er mailkorrespondanse uten bruk av web-hotell i store byggesaker et problem mht. både saksbehandling og arkivering. Ved å benytte web-hotell til innmelding og saksbehandling av saker i både prosjekteringsfasen og gjennomføringsfasen oppnår prosjektet en helhetlig dokumentstruktur som gjør at oversikten i prosjektet opprettholdes gjennom hele prosjektet E-post E-post skal kun unntaksvis benyttes som kommunikasjon i prosjektet. E-post som blir sendt til enkeltpersoner i kommunen, vil i utgangspunktet ikke bli betraktet som innkommet saksdokument og derved ikke bli behandlet etter forvaltningslovens regler for saksbehandlingen Brev Alle formelle henvendelser til Sandefjord kommune skal sendes som brev til: Sandefjord kommune, Bygge- og vedlikeholdsseksjonen Postboks Sandefjord Slike brev blir registrert og behandlet som saksdokumenter i samsvar med lover og forskrifter. Dette betyr blant annet at du må regne med at innholdet i din melding blir offentlig tilgjengelig med mindre den inneholder opplysninger som gjør at dokumentet blir unntatt offentlighet, f. eks. fordi det inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt. For at brevet skal bli registrert og behandlet som et saksdokument og gitt et svar, må det oppgis fullt navn og adresse. Alle kontraktsmessige varsler og krav skal sendes i original pr. brev. Frister løper fra mottak av original pr. brev. 4.2 Dokumentdistribusjon Dokumenter, rapporter og tegninger distribueres på prosjektets web-hotell. Ved all tegningsdistribusjon skal distribusjonsliste medfølge. Ved referater skal distribusjonsliste fremgå av referatet.

8 4.3 Informasjonsrutiner Viktig informasjon skal fortrinnsvis gis skriftlig for å unngå misforståelser. Det tilstrebes at prosjektdeltakerne på regelmessige møter får protokollert det viktigste av muntlig informasjon i perioden. Forhandling med myndigheter skal kun skje etter godkjennelse fra prosjektleder, og prosjektleder skal som hovedregel delta på vegne av byggherre Informasjonsrutiner eksternt All kontakt med media, presse, etc. skal foretas av Sandefjord kommune ved prosjektleder Cathrine Prestbøen. Øvrige prosjektdeltakere skal ikke uttale seg om prosjektet til media uten etter særskilt avtale.

9 5. MØTERUTINER. 5.1 Generelt Som hovedregel skal alle møter holdes fri for mobiltelefon. Mobilbruk i møter er sløsing med andres tid. All informasjon/dokumentasjon som gjøres tilgjengelig for prosjektet skal skje via web-hotellet, evt. mail Referater, notater eller protokoller Det skal skrives referat, notat eller protokoll fra alle møter. Disse skal merkes med møtetype, møtenummer, dato, møtedeltakere, distribusjon, evt. innkalling til neste møte. Referat skal være utsendt senest 4 dager etter at møtet er avholdt. Protokoller skal benyttes for å dokumentere viktige beslutninger som har betydning for oppfyllelsen av forpliktende avtaler. Referat fra faste møter skal godkjennes på neste møte. 5.2 Faste møter Det etableres fast møtestruktur for de viktigste møter i gjennomføringsfasen. Det er pliktig fremmøte etter innkalling og eventuelt fravær skal meldes møteleder minimum 2 dager før møte. Følgende fast møtestruktur etableres: Møtetype Intervall Møteleder/innkaller Deltakere P-møter Hver 14 dag (evt. ukentlig) TE v/pgl PL, PA, TE s PL/rådgivere Byggherremøter Hver 14. dag PA PL, PA, TE Bygge- og fremdriftsmøter Hver 14. dag (evt. ukentlig) TE s PL TE s PL, Underentreprenører PA/BL BIM-gjennomganger Etter behov PGL TE s involverte parter, PL, PA/BL ITB-møter SHA/Vernemøter Månedlig (evt. oftere) Hver 14. dag (evt. ukentlig) ITB-ansvarlig TE s PL TE s tekniske entr. TE s PL og PGL PA TE, Alle underentreprenører med arbeider på plassen, KU 5.3 Særmøter Andre møter enn nevnt ovenfor betegnes som hovedregel som særmøter. I særmøter deltar firmaer og personer som er involvert i sakene som behandles i møtet. Det velges referent blant deltakere i møtene.

10 6. BIM Prosjektet skal gjennomføres ved bruk av åpen BIM. Det stilles krav om egen BIM-koordinator i totalentreprenørens organisasjon. Denne personen skal ikke ha andre oppgaver i prosjektet. Målsetting ved bruk av BIM i detaljprosjekteringen og produksjonsfasen er Aktiv bruk av modell i tegningsproduksjon som innebærer at tegninger leveres til riktig tid med riktig kvalitet Aktiv støtte av modell både i prosjektering og produksjon Økt tverrfaglig forståelse av prosjektet Mindre misforståelser og feil i grunnlaget Fjerne geometriske kollisjoner i prosjekteringsgrunnlaget. Fordelen med å bygge digitalt er muligheten for å luke ut alle potensielle feil i prosjekteringsunderlaget før bygging, øke forståelsen for hva som skal bygges og redusere mulige misforståelser både i hvert enkelt fag og mellom fagene.

11 7. FREMDRIFT 7.1 Ansvar PA har ansvar for å utarbeide prosjektets styringsplan. Denne styringsplanen er en del av anbudsgrunnlaget for totalentreprisen. Totalentreprenørens prosjekteringsleder (PRL) vil være ansvarlig for utarbeidelse, og oppfølging, av overordnet fremdriftsplan i prosjekteringsfasen (kfr. styringsdokument). For å kunne styre de ulike aktiviteter i prosjektet tidsmessig skal det utarbeides nødvendige fremdriftsplaner for de ulike fasene i prosjektet. Disse er: Hovedfremdriftsplan Faseplaner Prosjektering og offentlig behandling Forhandlinger/kontrahering og produksjon Testplaner (test/innregulering/dokumentasjon/overlevering) Opplæringsplan Korttidsplaner Prosjektering/Leveranseplaner/Produksjonsplaner Totalentreprenøren skal revidere fremdriftsplanen når forskjell mellom planlagt- og faktisk fremdrift tilsier dette, eller når byggherren krever det etter NS 8407 pkt.21.3, siste ledd. Den reviderte planen skal være byggherren i hende senest én uke etter at totalentreprenøren har mottatt krav om dette. 7.2 Hovedfremdriftsplan Hovedfremdriftsplanen angir tidsforbruk for gjennomføring av de enkelte faser, samt total tidsramme for prosjektet. Hovedfremdriftsplanen er utarbeidet av totalentreprenøren med utgangspunkt i byggherrens styringsplan følges opp og justeres av totalentreprenøren påvirker faseplaner og korttidsplaner 7.3 Faseplaner Prosjektering Totalentreprenøren har ansvaret for utarbeidelse av prosjekterings-/leveranseplan og for at denne holdes løpende oppdatert gjennom hele prosjektet. Tidsplanen for prosjekteringen skal angi tidsrom for alle aktiviteter: detaljprosjektering, anbudsinnhenting og komplettering for samtlige fag. Prosjekterings-/leveranseplanen utarbeides når prosjekteringsgruppen er etablert og har begynt sitt arbeid utarbeides av de PGL i samarbeid med øvrige prosjekterende med utgangspunkt i hovedfremdriftsplan justeres av PGL iht. godkjent produksjonsplan

12 7.3.2 Produksjon Totalentreprenøren har ansvaret for utarbeidelse av produksjonsplan og for at denne holdes løpende oppdatert gjennom hele prosjektet. Tidsplanen(e) for produksjon skal angi tidsrom for samtlige aktiviteter på byggeplass. Tidsplanen for produksjon utarbeides av totalentreprenør med utgangspunkt i hovedplan fremlegges PL, BL for kommentarer ved revisjon påvirker planer for prosjektering Det utarbeides tre typer faseplaner for produksjon: Hovedplan produksjon angir grove tidsrammer for de ulike hovedaktivitetene byggefasen. Detaljplan utarbeides med utgangspunkt i hovedplan og angir tidsrammen for de ulike hovedaktiviteter pr. fag i hele byggefasen. Planen danner grunnlag for fremdriftsoppfølging av prosjektet. Produksjonsplan pr. fag utarbeides unntaksvis for spesielle aktiviteter/behov med utgangspunkt i detaljplan. 7.4 Testplan Utarbeides av totalentreprenøren i samråd med ITB-ansvarlig og øvrige entreprenører. Planen skal være utarbeidet og omforent senest 1 måned før testfasen igangsettes. Planen skal vise testaktiviteter for alle fag på detaljnivå. Herunder skal planen vise tidspunkter for Fysisk ferdig montasje System funksjonstest gjennomført Integrert system funksjonstest 7.5 Opplæringsplan Utarbeides av totalentreprenøren i samråd med PA og brukerrepresentanter. Planen skal vise hver enkelt brukeropplæring med tidspunkt, tidsforbruk, omfang og deltakere. 7.6 Korttidsplaner Korttidsplaner utarbeides ev. for spesielle aktiviteter hvor tidsrammene er knappe. Korttidsplanene skal dekke: Prosjektering innen ett fag Ansvarlig rådgiver Aktiviteter for prosjekterende PGL Arbeider innen én eller flere entrepriser entreprenør Aktiviteten innen hele prosjektorganisasjonen Totalentreprenøren Korttidsplanen utarbeides og følges opp av den som har ansvaret for aktiviteten innen det området som planen dekker.

13 8. ØKONOMI 8.1 Fakturarutiner Sandefjord kommune har elektronisk fakturabehandling av inngående fakturaer. Det er opprettet et felles fakturamottak hvor alle leverandørfakturaer vil bli skannet og deretter distribuert elektronisk. Alle fakturaer skal påføres : ID-nr Cathrine Prestbøen, Prosjekt LMS. Alle fakturaer og kreditnotaer skal stiles til: Sandefjord kommune, Fakturamottak Postboks Sandefjord og sendes til Rambøll, avd. Sandefjord i original for attestasjon: Rambøll Norge AS, avd. Sandefjord v/magne Johansen Leif Weldingsvei Sandefjord Byggherrens adresse gjelder kun fakturaer og kreditnotaer. For annen korrespondanse, slik som varsler/krav og annen formell korrespondanse, jfr. pkt Fakturaoppsett Avtalt honorar faktureres normalt hver måned. Det opprettes faktureringsplan som skal godkjennes av begge parter. Av faktureringsplanen skal det fremgå månedlig fakturabeløp og innestående beløp samt akkumulerte beløp. Honorarer etter medgått tid faktureres med opparbeidet honorar iht. timelister. På hver faktura skal det fremgå gjeldende avtalte honorarbudsjett fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar Reiseutlegg og utlegg skal spesifiseres særskilt på fakturaen og skal IKKE inngå i ovennevnte oversikt, som kun omfatter oversikt over timehonorar. Det skal sendes separate fakturaer for avtalte tilleggsytelser. Faktura for avtalte tilleggsytelser, utover honorarbudsjett for hovedavtale, skal baseres på avtalt beløp, eller medgått tid og avtalte timesatser. Det skal avtales separate honorarbudsjetter også for tilleggsytelser og på fakturaer skal det fremgå tilsvarende som ved hovedoppdraget. Ved all fakturering etter medgått tid skal timelister legges ved faktura. Eventuelle fastprishonorerte oppdrag faktureres iht. avtalt faktureringsplan.