Prosjektadministrativ håndbok PA-bok

Transkript

1 PA-BOK (VEDLEGG F) Fylke dato/versjon: Filnavn: ver150.doc FEF dato: Side: 1 av 10 Prosjektadministrativ håndbok PA-bok Prosjekt nr V00153: P-plass og bussoppstilling Gausdal videregående skole

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ORGANISASJONSPLAN ADRESSER/FUNKSJONER PROSJEKTSTYRING Dokumenter Korrespondanse Endring av kontrakten Generelt Endring av kvalitet, framdrift og økonomi Bestillinger i prosjektet Utsteder av endringsmeldinger Dokumentnummer Møter og referater Møter Referater Forretningsmessige bestemmelser - koding av dokumenter Tegningsutsending - prosjekteringsfasen Tegningsutsending - utførelsesfasen Tidsstyring Framdriftsplaner Prosjektering Bygging Økonomistyring Generelt Fakturering Tilleggsbestillinger/endringer Avdragsfakturaer Fakturadresse

3 1 INNLEDNING Hensikten med PA-boken er å informere fylkeskommunens avtalepartnere og andre som er involvert i prosjektet om fylkeskommunens forretningsrutiner i prosjektet. Fylkeskommunen skal revidere og supplere PA-boken for prosjekterings- og byggefasen. 2 ORGANISASJONSPLAN Organisasjonsplan for gjennomføring av byggeprosjekt V Styringsgruppe Oppland Fylkeskommune Prosjektledelse Oppland Fylkeskommune Byggherrens prosjekteringsgrp. Byggherreombud/ SHA (KU) Totalentreprenør SHA- koordinator prosjektering SHA (KP) Prosjekterende Underentreprenører 3

4 V00136 Gausdal videregående skole og flerbrukshall 3 ADRESSER/FUNKSJONER BYGGHERRE PROSJEKTLEDELSE Oppland fylkeskommune Gausdal kommune Oppland fylkeskommune Fagenhet Eiendom Telefon: Telefaks: Prosjektleder: Frode Rønning Tlf: E-post: [email protected] Ass. prosjektleder: Stian Berge Tlf: E-post: [email protected] Postadresse: Oppland fylkeskommune Postboks 988, 2626 Lillehammer Besøksadresse Kirkegt. 76, 2626 Lillehammer HOVEDVERNEOMBUD Gausdal videregående skole Karianne Timenes Mathisen e-post: [email protected] Telefon: UTFØRENDE ENTREPRENØR BYGGHERREOMBUD XXXX DBC-bygg v/bjørn Graff e-post: [email protected] Telefon:

5 SHA-KOORDINATORER Utførende (KU) DBC-bygg v/bjørn Graff e-post: Telefon: PROSJEKTSTYRING Prosjekterende (KP) XXXXX 4.1 Dokumenter Korrespondanse All informasjon som er viktig for prosjektet skal fremsettes skriftlig. Skriftlige forsendelser skal merkes som vist nedenfor: F. eks: prosjekt P-plass og bussoppstilling Gausdal videregående skole Hvert skriv skal kun omhandle én sak. Hvem som får kopi, skal påføres dokumentet. Prosjektleder skal ha kopi av all korrespondanse Endring av kontrakten Generelt Det vises til kontraktsbestemmelsene Endring av kvalitet, framdrift og økonomi Vedtak om endring av framdrift, kontraktsformer og økonomi innenfor bevilget kostnadsramme er Oppland fylkeskommune v/eiendom sitt ansvar Bestillinger i prosjektet Det er kun prosjektleder i Oppland fylkeskommune eller den prosjektleder delegerer bestillingsmyndighet til som kan gjøre bestillinger i prosjektet på vegne av byggherren Alle bestillinger skal være skriftlig. Alle endringer skal godkjennes av prosjektleder for Oppland fylkeskommune, og skal kun utføres etter skriftlig bestilling. Tillegg som ikke er godkjent på forhånd kan ikke påregnes betalt Utsteder av endringsmeldinger Totalentreprenør må opplyse om hvem endringsmeldingen er utarbeidet av 6

6 4.1.3 Dokumentnummer Hver utsteder av prisforespørsler/endringsmeldinger nummererer disse fortløpende pr. fag. Varsel om endring/tillegg gis likeledes fortløpende nummerering Møter og referater Møter Prosjekteringsfasen Prosjekteringsmøter - avholdes hver 14 dag - innkaller: totalentreprenør - referent: totalentreprenør - deltakere: totalentreprenør, evt. konsulenter, byggherre (prosjektleder og evt. byggherreombud) - referat sendes: Samme som deltakere Utførelsesfasen Prosjekteringsmøter/byggemøter - avholdes hver 14 dag - innkaller: totalentreprenør - referent: totalentreprenør - deltakere: totalentreprenør, evt. konsulenter, byggherre (prosjektleder og evt. byggherreombud), - referat sendes: Samme som deltakere Byggherremøter - avholdes etter behov - innkaller: byggherren - referent: byggherren - deltakere: totalentreprenør, byggherre (prosjektleder og evt. byggherreombud) - referat sendes: samme som deltakere Vernerunder og vernemøter avholdes hver 14. dag SHA-møter i regi av SHA-koordinator (KU) avholdes ca 1 gang. pr mnd ifm. vernerunder. Byggherreombud kaller inn Referater Referent skal alltid skrive referat fra møter og befaringer. Referatene skal: - påføres prosjektets nummer og navn - angi type møte + nummer - angi hvor/når møtet ble avholdt - angi tilstedeværende - angi forfall - angi hvem som får kopi - angi hvem som har gjennomføringsansvar for hver enkelt sak/vedtak 7

7 - påføres tidsfrister for gjennomføring - angi når neste møte finner sted, evt ikke fastsatt, og om referatet gjelder som møteinnkalling. Referat fra rutinemøter skal godkjennes av deltakerne i påfølgende møte. Referatet skal foreligge innen én uke etter at møtet er avholdt Forretningsmessige bestemmelser - koding av dokumenter Alle dokumenter i saken skal merkes: F. eks: V00153 P-plass og bussoppstilling Gausdal vdg. skole Tegningsutsending - prosjekteringsfasen Tegningsutsendelse avtales særskilt, og følgende skal minimum ha tilsendt tegninger: - Prosjektleder elektronisk (pdf og dwg) - Byggherreombud elektronisk (pdf og dwg) Tegningsutsending - utførelsesfasen - Byggherreombud papir og elektronisk (pdf og dwg) - Prosjektleder elektronisk (pdf og dwg) 8

8 4.2 Tidsstyring Framdriftsplaner Prosjektering Framdriftsplan for prosjekteringen skal utarbeides av totalentreprenør i henhold til respektive kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet Bygging Framdriftsplan for byggingen skal utarbeides av totalentreprenør i henhold til kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet. 4.3 Økonomistyring Generelt Krav til fakturaer det vises kontrakt Fakturering Tilleggsbestillinger/endringer Fakturering av godkjente og bestilte endringer skal være på egne fakturaer. Fakturaene skal være spesifisert med angivelse av rekvisisjons- eller endringsmeldingsnummer, og kopi av bestillingen skal vedlegges Avdragsfakturaer Avdragsfakturaer skal følge betalingsplan. Betalingsplan skal følge framdriftsplan Fakturadresse Alle fakturaer skal gå via Oppland fylkeskommune. Det vises til egen oversikt. Fakturaene sendes til følgende adresse med følgende merking: Fakturaer merket med fakturasted OFK: Oppland fylkeskommune fakturamottak, postboks 988, 2626 Lillehammer Fakturaid 7721 Prosjekt V