Prosjektadministrativ håndbok PA-bok

Transkript

1 PA-BOK Fylke dato: Filnavn: ver150.doc FEF dato: Side: 1 av 12 Prosjektadministrativ håndbok PA-bok Prosjekt nr: Prosjekt navn: HITRA VGS, ombygging naturfagsrom. Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS, skrevet ut

2 Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 2 av 12

3 Innholdsfortegnelse 1.0 ILEDNING ORGANISASJONSPLAN MØTER OG REFERATER b Møter, totalentreprise q Overtakelse, FDV-dokumentasjon Referater DOKUMENTER Korrespondanse Endring av kontrakten Endring av byggeprogram Endring av framdrift og økonomi Bestilling av endringer Utsteder av endringsmeldinger Utsteder av rekvisisjoner Dokumentnummer for endringer Merking av dokumenter Tegningsutsendelse Prosjekthotell inkl SHA dokumentasjon TIDSSTYRING OG FRAMDRIFTSPLANER Prosjektering Bygging ØKONOMISTYRING Fakturering KVALITETSSIKRING SKJEMAER Rekvisisjon / endringsmelding Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 3 av 12

4 1.0 ILEDNING Hensikten med PA-boken er å informere de fylkeskommunen har kontrakt med, brukere og andre som er involvert i prosjektet, om fylkeskommunens forretningsrutiner i prosjektet. Prosjektleder skal revidere og supplere PA-boken for prosjekteringsfasen. Byggeleder skal revidere og supplere PA-boken for byggefasen. 2.0 ORGANISASJONSPLAN Generell organisasjonsplan for Bygge- og eiendomstjenesten i Sør-Trøndelag fylkeskommune: Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 4 av 12

5 Normal organisasjonsplan for gjennomføring av byggeprosjektet. Alt. 1: Hovedentreprise/ generalentreprise Byggherre Sør-Trøndelag Fylkeskommune Fylkestinget via Fylkesrådmannen Styringsgruppe Representanter fra Fylkesrådmannen Prosjektansvarlig Bygge- og eiendomssjef Rune Venås Prosjektsjef Bygge- og eiendomstjenesten, Roger Nordahl Brukerkoordinator Bygge- og eiendomstjenesten, Sentral brukergruppe n Brukergrupper oppnevnes etter behov Enhet Enhetsleder Prosjektleder Bygge- og eiendomstjenesten, Utsmykkingskomité Innkjøp av kunst / Engasjement av kunstnere Prosjekteringsgruppe Hoved-/ Generalentreprenør Prosjekteringsleder Prosjektleder HE/GE S HAkoordinator utførelse Ressursgruppe: Byggeleder/ Byggherreombud Fagansvarlige Ass. Prosjektleder Bygge- og eiendomstjenesten/ Prosjekterende Utførende Skilting Ekstern ARK Hovedbedrift Data I-ARK Under- mv LARK entreprenører RIB RIV RIE RIEN RI-støy RI-brann SHA-koord. PRO Uavh. kontroll Utstyrsplanlegger Bygge- og eiendomstjenesten Leverandører Gardiner Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 5 av 12

6 3.0 ADRESSER, ROLLER Aktør Kontaktperson Telefon E-post, evt. postadresse Byggherre Eier Sør-Trøndelag fylkeskommune Politisk og administrativ organisering: Sør-Trøndelag fylkeskommune Postboks 2350 Sluppen 7004 Trondheim Byggherre T: STFK, bygge- og Egil Wilhelmsen eiendomstjenesten Prosjektleder STFK, BE T: Brukerkoordinator STFK, BE T: Forvalter STFK, BE T: IK-ansvarlig 1 STFK T: nn@stfk.no Rektor Christensen, Per Hitra VGS Ivar T: per.christensen@stfk.no Driftsleder Kaasbøll, Terje Hitra VGS T: terje.kaasboll@stfk.no.. Prosjektering Prosjektgruppeleder / T: e-post /evt. postadresse ARK Lusparken arkitekter AS Sverre Winther e-post sverre.winther@lusparken.no Brattørgata 5, 7010 Trondheim RIB (Bygg) / T: e-post /evt. postadresse RIV (VVS) e-post atle@fdvconsult.no Atle Holberg Fdv-Consult AS Klæbuveien 194, 7037 Trondheim e-post :BVE@cowi.no RIBr (Brann) Bente Veiåker Otto Nielsensvei 12 Cowi AS Engmo PB2564 Sentrum, 7414 Trondheim RIE (Elektro) Cowi AS Jan Skjervheim e-post : JASK@cowi.no Otto Nielsensvei 12 PB2564 Sentrum, 7414 Trondheim RIA (Akustikk) / T: e-post /evt. postadresse SHA prosjektering / T: e-post /evt. postadresse Utførelse Byggeleder STFK, BE T: nn@stfk.no Byggeleder / T: e-post /evt. postadresse Byggherreombud STFK, BE T: nn@stfk.no Entreprenør / T: e-post /evt. postadresse Byggeplassleder / T: e-post /evt. postadresse Innkjøpsleder / T: e-post /evt. postadresse UTF Kontrollerende / T: e-post /evt. postadresse SHA utførelse / T: e-post / evt. postadresse Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 6 av 12

7 4.0 MØTER OG REFERATER 4.1b Møter, totalentreprise Utførelsesfasen Prosjekteringsmøter - avholdes etter behov - innkaller: prosjekteringsleder fra hovedentreprenør. - referent: prosjekteringsleder fra hovedentreprenør. - deltakere: arkitekter, konsulenter, prosjektleder STFK-BE, forvalter, brukerkoordinator. Eventuelt: vernetjenesten/hovedverneombud, eiendomssjef, forvalter, intern ansvarlig innenfor IT - referat sendes: Deltakere Byggemøter - avholdes hver 14. dag - innkaller: byggeleder/anleggsleder fra hoved entreprenør. - referent: byggeleder/anleggsleder fra hoved entreprenør. - deltakere: arkitekter, konsulenter, prosjektleder STFK-BE, brukerkoordinator. Sjekk: Underleverandører mfl? Eventuelt: Forvalter, vernetjenesten, eiendomssjef, intern ansvarlig innenfor IT - referat sendes: Deltakere, øvrige arkitekter/konsulenter/entreprenører Byggherremøter - avholdes etter behov (hver 14. dag i aktive perioder) - innkaller: byggeleder/byggherreombud/prosjektleder STFK - referent: byggeleder/byggherreombud/prosjektleder STFK - deltakere: entreprenør/ byggeplassleder, brukerkoordinator, forvalter Eventuelt: entreprenørens underentrenører/ prosjekterende, bygge- og eiendomssjef - referat sendes: deltakere, entreprenørens prosjekteringsgruppe/ underentreprenører og hovedverneombud Framdriftsmøter - avholdes hver måned - innkaller: Hovedentreprenør - referent: Hovedentreprenør - deltakere: byggeleder, samtlige entreprenører, prosjektleder STFK- BE - referat sendes: deltakere, prosjektleder Vernerunder og vernemøter avholdes hver 14. dag SHA (HMS)-møter avholdes hver 14. dag, evt. etter avtale mellomshakoordinator og entreprenørene - innkaller: SHA-koordinator - referent: SHA-koordinator - deltakere: byggeleder/byggherreombud STFK, samtlige entreprenører, forvalter - referat sendes: Deltakere, prosjektleder STFK-BE, hovedverneombud Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 7 av 12

8 Generelt alle faser Bestiller-brukermøter- avholdes ved oppstart alle faser,og månedlig i utførelsesfasen (forkant av byggemøter/byggherremøter), samt minimum ett eller to møter etter overtakelse. - innkaller: prosjektleder STFK-BE - referent: prosjektleder STFK-BE - deltakere: eiendomssjef, brukerkoordinator, Fagenhet for videregående opplæring, enhetsleder - referat sendes: deltakere Særmøter - avholdes og organiseres etter behov - innkaller: - referent: - deltakere: - referat sendes: deltakere, prosjektleder 4.2q Overtakelse, FDV-dokumentasjon 4.3 Referater Detaljer om overtakelse skal følge detaljer avtalt i kontrakt og kontraktsbestemmelser for prosjektet. Grunnlag vil være Norsk Standard 8405, for avtale med underentreprenører eventuelt NS Ytterligere detaljer om overtakelse og FDV-dokumentasjon er tatt inn i tverrfaglig prosjekteringsanvisning. Referent skal alltid skrive referat fra møter og befaringer. Alle referat skal lagres oversiktlig i prosjekthotell. Spesielt gjelder dette referat knytta til SHA, se ogå punkt 5.5. Referatene skal: - påføres prosjektets nummer og navn - angi type møte + nummer - angi hvor/når møtet ble avholdt - angi tilstedeværende - angi forfall - angi hvem som får kopi - angi hvem som har gjennomføringsansvar for hver enkelt sak/vedtak - påføres tidsfrister for gjennomføring - angi når neste møte finner sted, evt ikke fastsatt, og om referatet gjelder som møteinnkalling. Referat fra rutinemøter skal godkjennes av deltakerne i påfølgende møte. Referatet skal foreligge innen en uke etter at møtet er holdt. Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 8 av 12

9 5.0 DOKUMENTER 5.1 Korrespondanse All informasjon som er viktig for prosjektet skal fremsettes skriftlig. Skriftlige forsendelser skal merkes som vist nedenfor: Hitra VGS Hvert skriv skal kun omhandle én sak. Hvem som får kopi, skal påføres dokumentet. Prosjektleder, byggeleder og brukerkoordinator og eventuell prosjektsekretær skal ha kopi av all korrespondanse. 5.2 Endring av kontrakten Generelt Prosjekteringsfasen Se NS8401:2008 pkt 10 Endringer Endring kan være arbeid i tillegg til eller i stedet for det som er avtalt, reduksjon av arbeidsomfanget eller utførelsen etter en endret leveranseplan eller andre bindende frister Utførelsesfasen Om endringer: Se NS8405:2008 Kap 22, NS8406:2009 Kap 19, NS8407:2011 Kap 31 En endring kan gå ut på at entreprenøren skal yte noe i tillegg til eller i stedet for det opprinnelig avtalte, at ytelsens karakter, kvalitet, art eller utførelse skal endres, eller at avtalte ytelser skal utgå. Se forøvrig kontraktsbestemmelsene for denne kontrakten Endring av byggeprogram Vedtak om endring av byggeprogram og omfang av løst inventar og utstyr er prosjektleder STFK-BE sitt ansvar å iverksette Endring av framdrift og økonomi Vedtak om endring av framdrift, kontraktsformer og økonomi innenfor bevilget kostnadsramme er prosjektleder STFK-BE sitt ansvar å iverksette Bestilling av endringer Endringsmelding, jf. eget vedlegg Det er bare prosjektleder som har bestillingsmyndighet i prosjektet. Alle endringer skal samles på et regneark. I tillegg føres meldte endringer, godkjente endringer og utbetalte endringer Utsteder av endringsmeldinger Prosjekteringsgruppen må opplyse om hvem endringsmeldingen er utarbeidet av: - ARK (arkitekt) - RIB (rådgivende ing. byggeteknikk) - RIV (rådgivende ing. VVS-teknikk) - RIE (rådgivende ing. El-teknikk) - LARK (landskapsarkitekt) Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 9 av 12

10 5.2.5 Utsteder av rekvisisjoner Byggeleder/byggherreombud kan utarbeide en rekvisisjon for å iverksette nødvendige/forsvarlige tiltak, for å ivareta oppdragsgivers interesser og for å hindre eventuelle tap eller skader Dokumentnummer for endringer Hver utsteder av prisforespørsler/endringsmeldinger nummererer disse fortløpende pr. fag, f.eks. ARK-001 osv. Varsel om endring/tillegg gis likeledes fortløpende nummerering, for eksempel GE Merking av dokumenter Alle dokumenter i saken skal merkes: Hitra VGS 5.4 Tegningsutsendelse Tegningsutsending - prosjekteringsfasen Tegningsutsending avtales særskilt, og følgende skal minimum ha tilsendt tegninger: - Prosjektgruppen elektronisk format iht. tegningsanvisninger - Prosjektleder elektronisk (pdf) - Prosjekteringsgruppeleder elektronisk (pdf) - Driftsoperatør (pdf) - Brukerkoordinator elektronisk (pdf Tegningsutsending - utførelsesfasen - Entreprenør papir/elektronisk entr. distribuerer til underentreprenører - Byggeleder papir og elektronisk (pdf) - Prosjektleder elektronisk (pdf) - Driftsoperatør (pdf) 5.5 Prosjekthotell inkl SHA dokumentasjon Leverandøren skal om ikke annet avtales alltid etablere et webhotell der alle utsendte dokumenter utsendt fra alle aktører registreres og gjøres lett sporbare. NB: STFK presiserer spesielt at oppdaterte mannskapslister, aktøroversikter og referat knytta til SHA-arbeid kontinuerlig skal være tilgjengelige øverst i webhotellet. I tillegg til selve prosjektaktørene skal øvre ansvarlige for internkontroll i STFK ha direkte innsyn i disse dokumentene av hensyn til beredskap. Ved prosjektavslutning skal komplett digitalt prosjektarkiv leveres til STFK på minnepinne eller ekstern disk. Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 10 av 12

11 6.0 TIDSSTYRING OG FRAMDRIFTSPLANER Framdriftsplaner skal utarbeides i henhold til kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet. 6.1 Prosjektering Framdriftsplan for prosjekteringen skal utarbeides av prosjekteringsgruppen i henhold til respektive kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet. 6.2 Bygging Framdriftsplan for byggingen skal utarbeides av entreprenør i henhold til kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet. 7.0 ØKONOMISTYRING Alle fakturaer skal sendes til: Sør-Trøndelag fylkeskommune, bygge- og eiendomstjenesten Fakturamottak, postboks 2375 Sluppen, 7004 Trondheim Kopi av faktura sendes prosjekteringsleder/byggeleder for kontroll og attestasjon. Se også STFK sitt rutineskriv. 7.1 Fakturering Fakturering av godkjente endringer skal skje på egne fakturaer. Fakturaene kodes med entreprisenummer samt E for ( endringsfaktura ) med nummer i entreprenørens nummerserie for endringsfaktureringer. Fakturaene skal være spesifisert med angivelse av prosjektnummer, prosjektnavn, prosjektleder STFK-BE, rekvisisjons- eller endringsmeldingsnummer, og kopi av bestillingen skal vedlegges. Se også vedlagt rutineskriv. 8.0 KVALITETSSIKRING PGL/entreprenør utarbeider KS-plan for prosjektet. Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 11 av 12

12 9.0 SKJEMAER 9.1 Rekvisisjon / endringsmelding Rekvisisjon nr: Sign.: Endringsmelding nr: Entreprise: Utarbeidet av: Sign: Dato: Til entreprenør: Frist for tilbud: BYGGELEDERS/RÅDGIVERS OPPLYSNINGER Endring vedrørende: Årsak til endring: Endring vist på tegning nr: Antatt priskonsekvens: Enhetspris utfylt av rådgiver ja/nei ENTREPRENØRENS TILBUD Post Spesifikasjon Tillegg Fradrag Sum ekskl. mva Merverdiavgift Sum tillegg/fradrag Prisstigning: Merknader:... dato/underskrift RÅDGIVERS ISTILLING Merknader:... dato/underskrift BYGGELEDERS ISTILLING Merknader:... dato/underskrift BYGGHERRENS VEDTAK Merknader: dato/underskrift... Dokument: Vedlegg 7.4 PAbok HitraVGS Side 12 av 12