Prosjektadministrativ håndbok - PA-bok

Transkript

1 Dato: Revidert: Utført av: Ole Grønningsæter Dokument Side: 1 av 14 Prosjektadministrativ håndbok - PA-bok Totalentreprise som omfatter to delprosjekter på Roald Amundsen vgs: Nytt tilbygg og ombygging Inneklima TOTALENTREPRISE

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 INNLEDNING ORGANISASJONSPLAN ADRESSER PROSJEKTSTYRING Dokumenter Korrespondanse Endring av kontrakten Generelt Endring av byggeprogram Endring av framdrift og økonomi Bestilling av endringer, endringsmelding, jf. eget vedlegg Møter og referater Møter Referater Forretningsmessige bestemmelser - koding av dokumenter Tegningsutsending - detaljprosjekteringsfasen Tegningsutsending utførelsesfasen Tidsstyring Framdriftsplaner Detaljprosjekteringsfasen Utførelsesfasen Økonomistyring Generelt Fakturering av endringer Kvalitetssikring Dokumenter og skjemaer Endringsmelding Orientering om krav til innhold i fakturaer

3 1.0 INNLEDNING Hensikten med PA-boken er å informere de som fylkeskommunen har kontrakt med, brukere og andre som er involvert i prosjektet, om fylkeskommunens forretningsrutiner i prosjektet. Byggherreombudet skal revidere og supplere PA-boken for prosjekterings- og utførelsesfasen. 2.0 ORGANISASJONSPLAN Organisasjonsplan for gjennomføring av byggeprosjektet. Totalentreprise for delprosjektene og Direktør for Styringsgruppe Prosjektsjef Prosjektleder Eiendomsdirektør Brukerkoordinator Brukergruppe Utsmykningskomité Kunstner Eiendomssjef og driftsoperatør Byggherreombud Utstyrsplanlegger Entreprenør, SD/automasjon Uavhengig kontroll Leverandører utstyr Totalentreprenør (TE) for og Prosjektering og utførelse SHA-koordinator Hovedbedrift Underentreprenører/ leverandører 3

4 3.0 ADRESSER EIER BYGGHERRE PROSJEKTLEDELSE/ Sekretariat Prosjektering og utførelse: Akershus fylkeskommune Politisk og administrativ organisering: Telefon forværelse: Prosjektleder: Ole Grønningsæter Tlf: E-post: Besøksadresse: Akershus fylkeskommune, Resepsjonen, Galleriet plan 2, Schweigaardsgate 4, Oslo Postadresse: Postboks 1193 Sentrum 0107 Oslo Fakturaadresse: - Fakturamottak Postboks 1167 Sentrum 0107 Oslo OPPDRAGSGIVER programmering: Akershus fylkeskommune Avdeling for videregående opplæring (AVO) Schweigaardsgate 4 Postboks 1200 Sentrum, 0107 Oslo v/birgit Dreyer e-post: [email protected] Brukerkoordinator: Skole: Roald Amundsen vgs Representant: Mette Andersen e-post: [email protected] 5

5 Hovedverneombud bruker: Tillitsvalgt bruker: Eiendomsforvaltning Navn: Hans Petter Øien Skole: Roald Amundsen vgs e-post: Navn: Skole: Roald Amundsen vgs e-post: Eiendomsavdelingen Håvard Zachariassen, eiendomsdirektør e-post: Iren Gangstad, eiendomssjef e-post: Driftsoperatør Navn: Eivind Tøraasen Roald Amundsen vgs e-post: Hovedverneombud eiendomsforvalter: Navn: (skole) e-post: PROGRAMMERING Programmeringsleder: Programmeringsarkitekt - PROARK Firmanavn: Rambøll Norge AS Navn: Lars Jarle Nore e-post: [email protected] Firmanavn: Rambøll Norge AS Navn: Lars Jarle Nore e-post: [email protected]

6 PROSJEKTERING (Skisse-/forprosjekt) Prosjekteringsleder/ prosjekteringsgruppeleder, 17493: Firmanavn: Rambøll Norge AS Navn: Lars Jarle Nore e-post: Prosjekteringsleder/ prosjekteringsgruppeleder, 17494: Rådgiver BYGG - RIB Firmanavn: Multiconsult as Navn: Truls Vogt-Bunes e-post: [email protected] Firmanavn: Rambøll Norge AS Navn: Laila Eggestad e-post: [email protected] Rådgiver VVS - RIV Firmanavn: Multiconsult as Navn: Gunnar Eriksen, Truls Vogt-Bunes e-post: [email protected] Rådgiver elektro - RIE Firmanavn: Rambøll Norge AS Navn: Anders Eimstad, Magne Bjørndal-Riis e-post: [email protected] RIAku Firmanavn: Rambøll Norge AS Navn: Lars Boberg Hov e-post: [email protected] RIBr Firmanavn: Skansen Consult AS Navn: Lars Erik Peymann, Margrete Rinnan e-post: [email protected] ITB-ansvarlig Firmanavn: Norconsult as Navn: Torbjørn Lunde e-post: [email protected] 7

7 UTFØRELSE Totalentreprenør, felles for og (pt ikke valgt) Firmanavn representant e-post: Telefon Entreprenør SD/automasjon (Har rammeavtale med ) Firmanavn: Johnson Controls Norway AS Navn: Jan Robert Paulsen e-post: [email protected] BYGGEADMINISTRASJON Byggherreombud (pt ikke valgt) Firmanavn: Navn: e-post: Telefon 8

8 4.0 PROSJEKTSTYRING 4.1 Dokumenter Korrespondanse All informasjon som er viktig for prosjektet skal fremsettes skriftlig, jfr. NS 8407, pkt.5, Varsler og krav. Skriftlige forsendelser skal merkes som vist nedenfor: Roald Amundsen vgs nytt tilbygg og ombygging Roald Amundsen vgs inneklima Hvert skriv skal kun omhandle én sak. Hvem som får kopi, skal påføres dokumentet. Prosjektleder, byggeleder, brukerkoordinator og faglig ansvarlig skal ha kopi av all korrespondanse Endring av kontrakten Generelt Se kontraktsbestemmelsene for gjeldende kontrakt Endring av byggeprogram Vedtak om endring av byggeprogram, og omfang av løst inventar og utstyr, er Akershus fylkeskommune v/avo sitt ansvar Endring av framdrift og økonomi Vedtak om endring av framdrift, kontraktsformer og økonomi innenfor bevilget kostnadsramme er sitt ansvar Bestilling av endringer, endringsmelding, jf. eget vedlegg Det er bare prosjektleder som har bestillingsmyndighet i prosjektet. Alle endringer i utførelsesfasen skal samles på et regneark. I tillegg føres meldte endringer, godkjente endringer og utbetalte endringer Møter og referater Møter Møter i detaljprosjekteringsfasen - avholdes etter behov (hver 14. dag) - innkaller: Totalentreprenøren (TE) v/prosjekteringsleder - referent: TE v/prosjekteringsleder - deltakere: Arkitekt, konsulenter, byggherre v/prosjektleder, skolen v/brukerkoordinator, entreprenør SD/automasjon etter behov for samordning av leveranser og fremdrift - referat sendes: Deltakere, eiendomssjef, driftsoperatør AFK, entreprenør SD/automasjon, hovedverneombud og oppdragsgiver AVO 9

9 Byggherremøter - avholdes hver 14. dag - innkaller: Totalentreprenøren - referent: Byggherren, eller dennes representant v/byggherreombudet - deltakere: Prosjektleder, byggherreombud, driftsoperatør AFK, totalentreprenøren, evnt. ved behov totalentreprenørens underentrenører/prosjekterende, entreprenør for SD/automasjon for samordning av leveranser og fremdrift etter behov. Brukerkoordinator etter behov. - referat sendes: Deltakere, eiendomsavdelingen, oppdragsgiver AVO, vernetjenesten på skolen, hovedverneombudet, entreprenør SD/automasjon, totalentreprenørens prosjekteringsgruppe/ underentreprenører og skolen v/brukerkoordinator. Framdriftsmøter - avholdes hver 14. dag - innkaller: totalentreprenør - referent: totalentreprenør - deltakere: byggherreombud, samtlige entreprenører, driftsoperatør AFK - referat sendes: deltakere, prosjektleder, oppdragsgiver AVO, hovedverneombud Vernerunder og vernemøter avholdes hver 14. dag SHA (HMS)-møter avholdes etter behov Generelt alle faser Bestiller-/brukermøter - avholdes ved oppstart alle faser,og månedlig i utførelsesfasen (forkant av byggherremøter), samt minimum ett eller to møter etter overtakelse. - innkaller: Prosjektleder - referent: Prosjektleder - deltakere: AVO, eiendomssjef, rektor/brukerkoordinator, driftsoperatør - referat sendes: Deltakere Særmøter - avholdes og organiseres etter behov - innkaller: - referent: - deltakere: - referat sendes: deltakere, prosjektleder Referater Den som har ansvaret for møteinnkallingen skal alltid sørge for at det blir sendt ut referat fra alle møter og befaringer. Referatene skal: - påføres prosjektets nummer og navn - angi type møte + nummer 10

10 - angi hvor/når møtet ble avholdt - angi tilstedeværende - angi forfall - angi hvem som får kopi - angi hvem som har gjennomføringsansvar for hver enkelt sak/vedtak - påføres tidsfrister for gjennomføring - angi når neste møte finner sted, evt ikke fastsatt, og om referatet gjelder som møteinnkalling. Referat fra rutinemøter skal godkjennes av deltakerne i påfølgende møte. Referatet skal foreligge innen en uke etter at møtet er holdt Forretningsmessige bestemmelser - koding av dokumenter Alle dokumenter i saken skal merkes: Roald Amundsen vgs nytt tilbygg og ombygging Roald Amundsen vgs inneklima Tegningsutsending - detaljprosjekteringsfasen Tegningsutsending avtales særskilt. Følgende skal som minimum ha tilsendt tegninger: - Prosjektleder elektronisk (pdf) - Driftsoperatør (pdf) - Brukerkoordinator elektronisk (pdf) Tegningsutsending utførelsesfasen Tegningsutsending avtales særskilt. Følgende skal som minimum ha tilsendt tegninger: - SD-entreprenør Johnson Controls (dwg og pdf) - Underentreprenører/underleverandører (dwg og pdf) - Byggherreombud papir og elektronisk (pdf) - Prosjektleder elektronisk (pdf) - Driftsoperatør (pdf) 4.2 Tidsstyring Framdriftsplaner Framdriftsplaner skal utarbeides i henhold til kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet Detaljprosjekteringsfasen I detaljprosjekteringsfasen skal fase-/interimplanen kvalitetssikres i henhold til de milepæler som er fastsatt for prosjektet, se Bok Utførelsesfasen I utførelsesfasen skal fase-/interimplanen kvalitetssikres i henhold til de milepæler som er fastsatt for prosjektet, se Bok 1. 11

11 4.3 Økonomistyring Generelt Alle fakturaer skal sendes, fakturamottak. Kopi av faktura sendes byggherreombud for kontroll og attestasjon. Ettersom prosjektene og er basert på to forskjellige politiske vedtak, må de også håndteres forskjellig mht; økonomistyring, fakturering, rapportering mv. Prosjektene og skal faktureres hver for seg. Krav til fakturaer se Fakturering av endringer Fakturering av godkjente endringer skal skje på egne fakturaer. Fakturaene kodes med entreprisenummer samt E for ( endringsfaktura ) med nummer i entreprenørens nummerserie for endringsfaktureringer. Fakturaene skal være spesifisert med angivelse av endringsmeldingsnummer, og kopi av bestillingen skal vedlegges. Totalentreprenøren skal føre endringslogg, hvor status ajourføres på byggherremøtene, som del av endringsbehandlingen. Loggen skal ha kolonner for; * endringsnummer, * dato for endringen, * endringen gjelder, * endringsbeløp, * hvem som har initiert endringen (BH/TE), * dato for akseptert/avslått, * fakturert beløp i kr., * fakturert andel i %. 4.4 Kvalitetssikring Totalentreprenør utarbeider KS-plan for prosjektene basert på ajourført SHA-plan. 12

12 4.5 Dokumenter og skjemaer Endringsmelding PROSJEKTNUMMER OG NAVN: Roald Amundsen vgs. Endringsmelding nr: Entreprise: Utarbeidet av: Sign: Dato: Til entreprenør: Frist for tilbud: BYGGHERREOMBUD/RÅDGIVERS OPPLYSNINGER Endring vedrørende: Årsak til endring: Endring vist på tegning nr: Antatt priskonsekvens: Enhetspris utfylt av rådgiver: ja/nei ENTREPRENØRENS TILBUD Post Spesifikasjon Tillegg Fradrag Sum ekskl. mva Merverdiavgift Sum tillegg/fradrag Prisstigning: Merknader:... dato/underskrift RÅDGIVERS INNSTILLING Merknader:... dato/underskrift BYGGHERREOMBUDS INNSTILLING Merknader:... dato/underskrift BYGGHERRENS VEDTAK Merknader: dato/underskrift... 13

13 4.5.2 Orientering om krav til innhold i fakturaer ORIENTERING OM KRAV TIL INNHOLDET I FAKTURAER FOR PROSJEKTENE OG Dokument dato: Dato: Fakturaer som gjelder anskaffelser bestilt av, skal som minimum inneholde følgende opplysninger: 1. Navn og adresse til den registrerte næringsdrivende som yter tjenesten. 2. Organisasjonsnummer som er tildelt den næringsdrivende iht. lov av 3. juni 1994 nr 15 om Enhetsregisteret, etterfulgt av bokstavene MVA. 3. Navn og adresse til den som mottar tjenesten, dvs.. 4. Eiendomsforetakets prosjektnummer og prosjektnavn: Roald Amundsen vgs nybygg og ombygging, eller Roald Amundsen vgs - inneklima 5. Bestillers ressursnummer. 6. En beskrivelse av hvilken tjeneste/ytelse som er levert, og fra hvilket delprosjekt dette gjelder (17493 eller 17494). 7. Faktura skal omfatte/beskrive: Delprosjektnavn (17493 eller 17494). Avdrag merkes med A- 01, 02 osv. Endring (tillegg/fradrag) merkes med E- 01, 02, osv. 8. Kontraktssum, innestående, tidligere fakturert, fakturert denne faktura, gjenstående å fakturere, avgiftsbeløpet. 9. Fakturanummer. 10. Fakturadato. 11. De øvrige standardkrav til fakturainformasjon som følger av gjeldende lov og forskrift. Fakturaer som ikke tilfredsstiller disse minimumskravene vil bli returnert. Alle fakturaer, kreditnotaer og purringer til skal adresseres og sendes til: Fakturamottak P. B Sentrum 0107 Oslo Merket: Ole Grønningsæter, ressursnummer