TP PROSJEKT PROSJEKT NYTT NASJONALMUSEUM

Transkript

1 TP PROSJEKT PROSJEKT NYTT NASJONALMUSEUM PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK (PA-BOK) DETALJ- OG BYGGEFASE Prosjekt navn: Prosjekt Nytt Nasjonalmuseum (PNN) Hovedprosjekt TP Prosjekt nr: Detalj- og byggefase Kompleksnummer: 515 Byggnummer: Dato: Versjon nr: 3 Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 1 av 20 Revisjon: 3 Revisjonsdato:

2 Revisjoner Versjon: Endret av: Beskrivelse av hva som ble endret: Dato: 3 Yvonne Bjerke PA-bok del 1A er utvidet til å også gjelde for entreprenører Tabell 1: revisjoner Underskrift Prosjektdirektør: Dato og signatur Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 2 av 20

3 Innholdsfortegnelse 0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON Generelt ORIENTERING PA-bok: Hensikt og bruk Om prosjektet Forkortelser ORGANISASJON Prosjektets organisering Nøkkelfunksjoner og adresseliste FORRETNINGSRUTINER Kommunikasjon Korrespondanse / dokumenthåndtering Tegningshåndtering Endringshåndtering Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Bestillinger Fakturering Møter Prosjekteringsgruppene Møteplan er gitt i vedlegg UTARBEIDELSE AV KONKURRANSEGRUNNLAG KVALITETSSIKRING OG KVALITETSKONTROLL Prinsippskisse for PNNs kvalitetssystem Kvalitetssikring Kontrollprosedyrer Kvalitetsrevisjoner RUTINER FOR RAPPORTERING PROSJEKTSPESIFIKKE PROSEDYRER VEDLEGG Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 3 av 20

4 0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON 0.1 Generelt Prosjektadministrativ håndbok (PA-bok) gjelder som administrativ rutine for all kommunikasjon og samhandling mellom avtalepartene i prosjektet. PA-bok er elektronisk tilgjengelig for alle kontraktsansvarlige på prosjektets webhotell. Statsbygg har ansvar for oppdatering og distribusjon av PA-bok. Prosjektmedarbeidere, eller andre som oppdager feil eller mangler i PA-bok, har ansvar for å melde fra om dette til Statsbygg. Alle endringer godkjent av prosjektdirektør blir oppdatert og varslet via webhotell. Elektroniske kopier av PA-boka distribueres til berørte parter og personer etter avtale med prosjektdirektør. Papirutgave distribueres normalt ikke. 1. ORIENTERING 1.1 PA-bok: Hensikt og bruk PA-bok står for Prosjektadministrativ håndbok. Hensikten med PA-boken er: å være hjelpemiddel for overordnet styring av prosjektet. å sikre en ensartet og felles prosedyre for gjennomføring av prosjektet i henhold til Statsbyggs framdriftsplan, budsjett og kvalitetskrav. å gi alle impliserte en mal for håndtering av deloppgaver innen planlegging og prosjektering. å beskrive prosjektadministrative rutiner (kommunikasjon og samhandling). å beskrive overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser. PA-bok skal ikke definere bestemmelser som er gitt i kontrakten, men utdype kontraktsbestemmelser på rutinenivå. Rutinene skal ikke avvike fra konkurransegrunnlaget, men suppleres og detaljeres ved behov. PA-bok skal brukes aktivt av alle parter i prosjektet. PA-bok utgjør sammen med SHA-planen og miljøoppfølgingsplanen (MOP), prosjektets kvalitetsstyring. En overordnet kvalitetsplan er under utarbeidelse. Det vil bli utarbeidet en kvalitetskontrollplan som et verktøy for den operative delen av kvalitetssikringen. 1.2 Om prosjektet Oppdragsgiver: Kulturdepartementet (KUD) Bruker: Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design (NMK) Byggherre: Statsbygg (SB) Arkitekt: Kleihues + Schuwerk (PG ARK) Prosjekteringsgruppe: Rambøll Norge AS (PG RI) Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 4 av 20

5 Prosjektidentifikasjonen for detalj- og byggefasen er TP10487/12372 Prosjekt Nytt Nasjonalmuseum, med forkortelse TP10487/12372 PNN. Prosjektomfang Byggeprosjektet følger Statsbyggs prosjektmodell og omfanget er vist i Byggeprogram versjon 1.0 av Byggeprosjektet inkluderer utstyr som angår bygningens sikkerhet, utstillinger og annen formidling samt innredning av magasiner, jf. oppdragsbrev av Figur: Prosjektomfang Brukerutstyrsprosjektet vil omfatte brukernes behov for løst inventar og installasjoner. Prosjektet skal organiseres og iverksettes etter at byggeprosjektets forprosjektfase er avsluttet, forutsatt oppdragsgivers bestilling. Brukerutstyrsprosjekt er organisert som et delprosjekt under hovedprosjektet. Statsbygg avventer departementets beslutning vedrørende KORO ( Kunst i offentlige rom). Statsbyggs prosjektgjennomføringsmodell Statsbyggs prosjektgjennomføringsmodell med tilhørende prosedyrer er førende for gjennomføringen av prosjektet, men prosjekttilpassede endringer kan forekomme. I dette prosjektet vil detaljprosjektering og byggefase gå parallelt. Reguleringsplanen ble vedtatt av Oslo Kommune 30. januar Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 5 av 20

6 Bruk av verktøy I gjennomføringen av Byggeprosjektet er det stilt krav om bruk av spesifikke verktøy. Disse er: Verktøy/program Solibri, Revit, Dialux, Archicad med flere Synchro MS Project (2010 eller nyere) drofus TIDA webhotell LCCWeb.no Klimagassregnskap.no Forklaring BIM-verktøy til løpende prosjektutvikling og gjennomføring. Visualisering av hovedfremdrift byggfag (4D-BIM) Fremdriftsplaner For den løpende romprogrammering. SBs verktøy for innsamling og distribusjon av FDVdokumentasjon. Samhandlingsverktøy for kommunikasjon og informasjonsdeling. (webhotell vil kunne erstattes av tilsvarende system på et senere tidspunkt). Til levetidskostnadsanalyser For miljødokumentasjon /klimagassregnskap Tabell 2: Verktøy 1.3 Forkortelser Forkortelser er gitt i vedlegg 1. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 6 av 20

7 2. ORGANISASJON 2.1 Prosjektets organisering Prosjektorganisasjonen er gruppert i 4 kategorier etter funksjon: Prosjektledelsen (Byggherreorganisasjon) Prosjektledelsen ledes av Prosjektdirektør (PD). PD rapporterer til Prosjekteier og Prosjektråd, iht. Statsbyggs interne rutiner. Prosjektdirektør, prosjektledere, prosjekteringsledelse, byggeledere og prosjektstøtte er prosjektets operative ledelse. I tillegg består prosjektledelsen av Statsbyggs interne fagressurser og prosjektstyringsteamet. I denne enheten ligger det totale ansvaret for å gjennomføre prosjektet PNN innenfor den økonomiske styringsrammen som er tildelt Statsbygg gjennom vår oppdragsgiver. Enheten har blant annet ansvar for alle kontrakter som inngås for å gjennomføre prosjektet. Prosjekteringsgruppen ARK (PG ARK) - Kleihues+Schuwerk Gesellschaft von Architekten mbh Gruppen dekker fagene Arkitekt (ARK), Landskapsarkitekt (LARK) og Interiørarkitekt (IARK) og ledes av en prosjekteringsgruppekoordinator (PGKArk). Prosjekteringsgruppen Rådgivende (PG RI) Rambøll Norge AS Gruppen dekker fagene Byggeteknisk rådgiver (RIB), VVS-teknisk rådgiver (RIV). Rådgiver elektro (RIE), Brannteknisk rådgiver (RIBR), Rådgiver akustikk (RIAKU) og Geoteknisk rådgiver (RIG). Gruppen ledes av prosjekteringsgruppekoordinator (PGK RI). Entreprenører og leverandører Entreprisestrategien legger opp til en serie med byggherrestyrte delte entrepriser basert på NS8405. Ved oppstart byggeprosjekt vil det være få samtidige entrepriser. Fra oppstart innvendige arbeider vil det være egne entrepriser fordelt på hvert fagområde. Entreprisene blir tildelt en firesifret kode i følgende format Kxxx. Et par av de store vareleveransene blir kontrahert av byggherren, men senere tiltransportert til den entreprisen som skal stå for montasje/utførelse. Disse leveransene får tildelt en femsifret kode som også gjenspeiler hvilken entreprise som skal stå for utførelsen. Prosjektledelsens organisasjonskart, rollebeskrivelser og ansvarsfordeling og utarbeidet, og vil bli inkludert i prosjektets kvalitetsplan. 2.2 Nøkkelfunksjoner og adresseliste Liste over prosjektorganisasjonens representanter er opprettet elektronisk på webhotell. Liste over prosjektets nøkkelfunksjoner er gitt i vedlegg 2. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 7 av 20

8 3. FORRETNINGSRUTINER 3.1 Kommunikasjon Kommunikasjon eksternt Kommunikasjon til media ivaretas av prosjektdirektør og av prosjektets kommunikasjonsleder. Statsbygg skal holdes orientert om alle henvendelser fra media. Prosjekteringsgruppene kan uttale seg om sitt ansvarsområde. Statsbyggs øvrige samarbeidspartnere skal bare uttale seg etter nærmere avtale og godkjenning fra Statsbygg. Dette er nærmere beskrevet i prosjektets kommunikasjonsplan som ligger på webhotell. Kommunikasjon internt i prosjektet Informasjon skal fortrinnsvis gis skriftlig for å nå flere og for å unngå misforståelser. Det er hensikten at prosjektdeltakerne på rutinemøter får protokollert det viktigste av muntlig informasjon. Vesentlige beslutninger, instrukser og lignende som gjøres i møter skal bekreftes i brev selv om de er inkludert i møtereferat. Viktige meldinger, og saker vedrørende kontrakt, økonomi og fremdrift skal oversendes i brev. Varsler gitt i møte, månedsrapport eller e-post anses først varslet når forholdet er oversendt i brev. Informasjon av formell karakter, til og fra prosjekteringsgruppene vedrørende krav / behov fra brukerne, skal formidles fra PL Prosjektering. (Ref. Rutine for styring av prosjekteringsendringer). Kun Statsbyggs prosjektdirektør, eller de han gir fullmakt, kan instruere kontraktsparter. Kommunikasjonslinjer i prosjekteringen: Figur 1 Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 8 av 20

9 3.2 Korrespondanse / dokumenthåndtering Korrespondanse /brev Korrespondanse stilles til firma, ikke kun til saksbehandler. Brev til prosjektet stilles til: Statsbygg v/ NN TP 10487/12372 Prosjekt Nytt Nasjonalmuseum All korrespondanse skal gjennomføres enhetlig, og det skal av hensyn til arkivering, kun behandles en sak i hvert brev. TP 10487/12372 Prosjekt Nytt Nasjonalmuseum Nr og navn på entreprise Sak / Emne All brevkorrespondanse skal gå via webhotell, hvis ikke annet er avtalt. All korrespondanse mellom byggherre og entreprenør skal sendes kontraktsansvarlig (PL Bygg) med kopi til BL. E-post som kan ha konsekvenser for fremdrift og/eller kostnader skal bekreftes i brev til Statsbygg. E-post skal ha samme overskrift / emnefelt som angitt for korrespondanse, men forkortelser kan benyttes. Dokumenthåndtering/samhandlingsverktøy Prosjektet skal benytte webhotell til all dokumenthåndtering. For påloggingsinformasjon og veiledning til webhotell vises til «Rutine for bruk av eroom». Opplæring tilbys etter nærmere avtale. Prosjektsekretær er kontaktperson for påloggingsinformasjon og brukerveiledning. For de prosjekterende gjelder for koding av brev eller dokumenter JOINTs Kodegenerator som genererer informasjon om prosjektnummer, dokumenttype, firmaforkortelse og et firesifret løpenummer. All korrespondanse, møtereferat og andre arkivverdige dokumenter skal legges inn i webhotell av avsender. Det er dokumenteiers ansvar å påse at dokumentene distribueres til berørte parter (på webhotell). Rutine for fortrolig håndtering I henhold til bestemmelser i Offentlighetsloven vil Statsbyggs arkivsystem generere sakslister som gjøres tilgjengelig for allmennheten. Intensjonen er at mest mulig skal være tilgjengelig for innsyn. Dersom det av ulike årsaker er behov for å holde noe unntatt offentlighet, skal det henvises til Offentlighetslovens paragrafer. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 9 av 20

10 Det vises spesielt til 24.3 og «Rutine for behandling av dokumenter som skal unntas offentlighet». E-post E-post benyttes for kommunikasjon eksternt og internt i prosjektet. Henvendelser på e-post starter e-post-heading med PNN «nr på entreprise» og tittel. Alle e-poster med arkivverdig innhold skal arkiveres i webhotell. E-post som kan ha konsekvenser for fremdrift og/eller kostnader skal bekreftes i brev til Statsbygg. Viktige meldinger, og saker vedrørende kontrakt, økonomi og fremdrift skal oversendes i brev. Møtereferater Det skrives alltid referat fra møter. Referatene distribueres via webhotell. Dersom det ikke er kommet skriftlig innsigelse innen 14 dager etter mottakelse av møtereferatet, eller senest i påfølgende møte, oppfattes referatet som godkjent. Dersom en møtedeltaker blir pålagt oppgaver som haster, må møtedeltaker selv notere seg oppgaven og ikke vente på referatet. Referatet skal ha forside som inneholder: Prosjektets nummer og navn Møtested Møtetype og nummer Møtedeltakere Fordeling av referat Kommunikasjon på byggeplassen Alle ordrer, tegninger og henvendelser m.m. på byggeplassen skal normalt gå gjennom byggeleder. Det gjelder så vel fra prosjekterende til entreprenør som omvendt, og entreprenører imellom. Alle beskjeder til byggeplassen fra prosjektleder og prosjekterende skal normalt gå gjennom byggeleder. 3.3 Tegningshåndtering Tegninger i prosjekteringsfasen legges ut på webhotell under 03 Detaljprosjektering. Nummerering skjer i henhold til DAK-manual. Alle entreprenører mottar arbeidstegninger og revisjoner, iht PNN-GEN-PR-004 Rutine for tegningshåndtering. Endringer på tegninger markeres i samsvar med NS 8310:1983 (gyldig pr. 2006). De prosjekterende fører liste over gjeldende tegninger med dato og indeks for siste endring. Oppdatert tegningsliste og endringsliste skal følge hver forsendelse. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 10 av 20

11 Arbeidstegninger legges ut på webhotell under 08 Byggefase-arbeidstegninger. Arbeidstegninger som endres etter anbudstegning, skal alltid følges av en endringsliste enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Inndragning av foreldede tegninger på byggeplassen er de respektive entreprenørers ansvar. 3.4 Endringshåndtering Prosjektet utarbeider prosedyrer for endringsstyring i tråd med rutiner i Statsbygg. For alle kontrakter skal endringer av arbeidets art og/eller omfang håndteres i henhold til Statsbyggs prosedyre for endringsstyring. Varsel om endring skal utformes skriftlig av leverandør og nummereres fortløpende. Prosjekteringsendringer skal godkjennes av Prosjektleder Prosjektering, endringer som berører utførelse skal godkjennes av Prosjektleder Produksjon før formell bestilling utarbeides og godkjennes i henhold til fullmaktsmatrise. Endr.- forslag fra PG Endr.- forslag fra SB Avviksmelding / endringsforslag fra entreprenør Varsel fra entreprenør Endringsliste Pris innhentes fra entreprenør Evalueres av PG/SB Varselskjema behandles av PG/SB Krav fra entreprenør Evalueres av PG/BL/SB Endringsforslag avvises Kravskjema behandles av PG/SB Kommer ikke til utførelse Godkjennes av SB etter fullmaktsmatrise Varsel / Krav godkjennes Krav avvises Bestilles av SB etter fullmaktsmatrise Figur: Planlagt styring av endringer i byggefasen 3.5 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Endringer kan initieres av så vel Statsbygg, prosjekterende eller entreprenør. Prosjektleder avgjør hvorvidt endringsforslaget skal realiseres. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av Statsbygg, ved bruk av endringsliste. Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Endringslista skal beskrive endringen og skal skille mellom Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 11 av 20

12 endringer som prises etter kontraktens enhetspriser (kontraktsjustering), og endringer som skal prises etter utførelsesdagens priser (tillegg). Normal prosedyre Endringslistene sendes ut som prisforespørsel fra prosjekterende på vegne av Statsbygg. For arbeider som utgår og endringer som prises etter kontraktens enhetspriser, vil prisene normalt være forhåndsutfylt av den prosjekterende. Entreprenør skal gi tilbud på beskrevne arbeider og returnere endringslisten til den prosjekterende uten ugrunnet opphold. Entreprenøren skal ikke endre enhetspriser i oppsettet fra prosjekterende. Den prosjekterende for fagområdet, attesterer endringslisten som bekreftelse på at prisberegningen er gjennomgått og er riktig i henhold til kontrakten. Attestert endringsliste oversendes byggeledelsen som gjennomgår dette og gir sine merknader og eventuelle anbefaling før dokumentene oversendes Statsbygg. Arbeider tilbudt på endringsliste skal alltid bestilles som beskrevet i pkt Rutine for endringer i byggefasen samt rutine for tekniske avklaringer er under utarbeidelse. Hasteprosedyre Derom arbeidene haster, kan byggeleder/prosjektleder pålegge arbeidet utført etter endringsliste før pris og eventuelle andre konsekvenser er avklart (endringsordre/pålegg om endring). Hvis kostnadene overstiger byggeleders fullmaktsgrense, må prosjektleder signere endringsordren. Nummerering av endringslister Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Endringslistene merkes med kontraktsnummer, fagkode og løpenummer. Eksempel: K201-RIB-03, som er endringsliste nr. 3. Oversikt over fagkoder: - ARK - RIB - RIG - RIV - RIE - LARK - SB (Statsbygg) Byggeleder skal vedlikeholde en samlet oversikt over endringslister og status. 3.6 Bestillinger Statsbyggs kontrakter skiller mellom justert kontraktssum som er opprinnelig kontraktssum med tillegg/fradrag for endringer som er priset etter kontraktens enhetspriser (og som skal lønns- og prisreguleres dersom dette er hjemlet i kontrakten) og tilleggsbestillinger/rekvisisjoner som er priset etter utførelsesdagens prisnivå og som ikke skal lønns- og prisreguleres. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 12 av 20

13 En endringsliste er en prisforespørsel, ingen endringsordre. Aksepterte pristilbud på endringsliste skal bestilles ved justeringsbestilling og/eller tilleggsbestilling. Dersom en endringsliste omfatter beløp både med kontraktens enhetspriser og utførelsesdagens priser, skal den bestilles både med justeringsbestilling og tilleggsbestilling. Justeringsbestilling Enhver endring som skal utføres i henhold til kontraktens enhetspriser skal uten unntak bestilles ved en justeringsbestilling. Dette gjelder f.eks.: Utslag ved mengdekontroll Utslag ved regulerbare mengder Endret mengde (tillegg/fradrag) av en post i kontrakten. Endring av riggposten eller av påslag som følge av entrepriseform. Tilleggsbestilling Tilleggsbestilling skal brukes ved endringer der det ikke er mulig å bruke kontraktens enhetspriser. Tilleggsbestillinger kan omfatte: Fastpris, rund sum Fastpris, enhetspriser Regningsarbeid Justerings- og tilleggsbestillinger medundertegnes i hht. fullmaktsmatrisen (vedlegg 3). Rekvisisjon Byggeleder har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inn til kr ,- eksklusive mva., med mindre det er særlig avtalt et annet beløp. Dette gjelder bare arbeider som ikke kan følge de vanlige forretningsrutinene. 3.7 Fakturering Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Betalingsfristen regnes fra mottak av faktura og er normalt 30 dager. For byggeplass: med unntak av sluttfaktura der fristen er 60 dager. Se nærmere om dette i Blåboka (NS8405). Fakturaer som mangler informasjon, vil bli returnert. Bruk av fakturagebyr skal være avtalt på forhånd. Fakturabilag som ikke genereres automatisk fra et elektronisk registreringssystem, skal signeres. Statsbygg ber vennligst om at underbilag ikke stiftes. Statsbyggs elektroniske fakturaadresse er: 9908: (skriv av om elektronisk fakturering ettersendes på forespørsel) Elektronisk adresse er: fakturamottak@statsbygg.no Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 13 av 20

14 Fakturaadresse ved ordinær postforsendelse er: Statsbygg HK Fakturamottak Postboks PORSGRUNN Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva. Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato KID-nummer Fakturering skal skje særskilt for: Avdragsfaktura på avtalt kontraktssum med justeringer Tilleggsbestillinger Rekvisisjoner Lønns- og prisregulering (LPS) Timelister skal være attestert av Statsbygg i forkant av faktureringen. Det skal spesifiseres hva saken gjelder i faktura og eventuelt i vedlegg. Faktura må være merket med: Prosjektnavn: Prosjekt Nytt Nasjonalmuseum Prosjektnummer: TP 10487/12372 PNN Detalj- og byggefase Referanse ID: S380 EM Kontraktsnummer og navn: Bestilling o Avdragsfakturanummer (A01, A02 osv.) gjelder avdrag på kontrakt o Tilleggsbestillingsnummer(T0001, T0002 osv.) o Rekvisisjons-ID: Kxxx-Rxxx (eks. K201-R001) o LPS-nummer (LPS-01, LPS-02 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura) o Bestillingsnummer (PO-nr.): sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev Lønns- og prisregulering (LPS) skal sendes i egen faktura. Utlegg faktureres separat. Det skal spesifiseres hva saken gjelder i faktura og eventuelt i vedlegg. Kontraktens ordinære bestillingsnummer skal ikke benyttes for utlegg. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 14 av 20

15 Avdragsfaktura Av avdragsfaktura skal følgende fremgå: Siste justeringsbestillinger med justeringsnummer og dato (siden forrige faktura) Justert kontraktssum ekskl. mva. (Summen av opprinnelig kontraktssum og alle justeringsbestillinger) Opparbeidet beløp (eks. mva.) Tidligere fakturert beløp (eks. mva.) Rest ifølge kontrakt (eks. mva.) Innestående beløp (eks. mva.) Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestilling skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen Rekvisisjoner Kopi av rekvisisjon skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Lønns- og prisregulering Avregning av lønns- og prisregulering skal faktureres så snart grunnlag for beregningen foreligger. Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. Fakturabilag (Gjelder PGene) For honoraravtaler skal timelister per uke på personnivå, vedlegges faktura. I tillegg ønskes en samlet oversikt for perioden, summert for hver enkelt stillingskategori. Oppsett for fakturagrunnlag finnes på webhotell. Endringer/avvik (Gjelder PGene) Endring av honorarsatser skal varsles. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 15 av 20

16 3.8 Møter Prosjekteringsgruppene Følgende møter avholdes: AGP-møter PM - Prosjektmøter IMP - Internmøte prosjektering PTM - Prosjekteringsmøter KO - Koordineringsmøter BIM koordineringsøkt BIM-koordinatormøter Kontraktsmøter BRM - Brukermøter MM - Miljømøter SM Særmøter Møteplan er gitt i vedlegg 4. Vises også til felles møteplan på webhotell Byggefasen Entreprenøren skal delta på følgende møter: Oppstartsmøte Byggemøter Fremdriftsmøter Kontraktsmøter Vernerunder og SHA-møter Kvalitetssikringsmøter og KS-revisjoner, etter nærmere avtale Prosjekteringsmøter, etter nærmere avtale Koordineringsmøter, etter nærmere avtale Særmøter, f.eks. BIM, miljø m. m, etter nærmere avtale Befaringer, etter nærmere avtale. Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater. Ved faste møter godkjennes referatet i neste møte. Ellers settes frist på 1 uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer tas inn i neste referat eller sendes alle pr brev av referenten. Saker som er fremsatt i møter anses ikke som gyldig varsel eller krav. Varsel og krav skal oversendes i egen korrespondanse. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 16 av 20

17 Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er til stede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med delegere oppgaven til vedkommende. Protokoller benyttes for å dokumentere viktige beslutninger og skal undertegnes i møtet av de som forpliktes av vedtaket. Det skal alltid skrives protokoll fra overtagelser. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 17 av 20

18 4. UTARBEIDELSE AV KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurransegrunnlaget skal utarbeides i h.h.t. PA-0301 Konkurransegrunnlag for entrepriser. 5. KVALITETSSIKRING OG KVALITETSKONTROLL 5.1 Prinsippskisse for PNNs kvalitetssystem 5.2 Kvalitetssikring Alle firma som utfører arbeid for Statsbygg, enten direkte eller via underordnede kontrakter, skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og kontraktens krav. Det vises spesielt til Internkontrollforskriften. Firmaene skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten, men kan referere til eget standard kvalitetssystem. Kontraktspartene er ansvarlig for å vurdere, verifisere, akseptere og revidere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Det enkelte firma skal utarbeide egne kvalitetsplaner iht. kontrakt. For de prosjekterende er kvalitetssikringen er beskrevet i YT for PGK, PRL og Felles-YT for prosjekteringsgruppe. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 18 av 20

19 5.3 Kontrollprosedyrer Firmaene skal kontrollere og dokumentere at Statsbyggs krav ivaretas, for eksempel med sjekklister som er lagt inn i deres kvalitetsplaner. 5.4 Kvalitetsrevisjoner Statsbygg vil igangsette revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen i henhold til revisjonsplan for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet. 6. RUTINER FOR RAPPORTERING Prosjektet følger prosjektmodellens rutiner for rapportering, samt egen tilrettelagt rutine for rapportering fra PG og rutine for rapportering fra entreprenør. Mal månedsrapport PG er gitt som vedlegg 5 og mal månedsrapport entreprenør inkl. betalingsplan er under utarbeidelse. Rapporteringen skal inneholde: Sammendrag (kort sammendrag av status) Hovedaktiviteter (planlagt utført i perioden / utført i perioden / planlagt utført neste periode) Entreprisebudsjett (fortløpende oppdateringer av kostnader for ev. endringer) Arealer (kun PG ARK, fremstilling av BTA og netto funksjonsarealer) Fremdrift (hovedtrend / milepeler oppnådd / milepeler neste periode / avvik og korrigerende tiltak) Usikkerhet / risikoforhold Byggherrebeslutninger / Forhold som krever BHs avklaring Timerapportering (planlagt benyttet / prosjektkontor annet kontor) Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Kvalitetssikring Avvik PG Ark og PG RI og entreprenørene skal rapportere til prosjektledelsen hver måned. Rapporteringen vil inngå i prosjektets økonomi- og statusrapport til prosjekteier i SB. Rapporteringsmal er tilgjengelig på webhotell. PG ARK og PG RI: Frist for månedsrapportering den 5. i hver måned eller innen utgangen av påfølgende arbeidsdag. Entreprenører: Cut-off for rapportering er normalt siste søndag i måned, og frist for månedsrapportering er påfølgende onsdag. Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 19 av 20

20 7. PROSJEKTSPESIFIKKE PROSEDYRER 1. Prosedyre V2/PNN Prosjektterminologi 2. Prosedyre for brukermedvirkning 3. Mal for månedsrapportering (PG 4. Rutine for fremdriftsoppfølging (PG) 5. Prosedyre for bruk av drofus og for endringshåndtering 6. Rutine for bruk av webhotell 7. Rutine for behandling av dokumenter som skal unntas offentlighet 8. Rutine for tegningshåndtering 8. VEDLEGG 1. Forkortelser 2. Nøkkelpersoner i prosjektet 3. Fullmaktsmatrise 4. Møteplan PG 5. Mal månedsrapport PG Godkjent dato: Godkjent av: Per Willy Nysæter Side 20 av 20