KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS Nytt betongdekke og avløpsrenne i hall /3349

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS 8405 Nytt betongdekke og avløpsrenne i hall /3349

2 1 KVALITETSSIKRING 1.1 Generelt Entreprenøren skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Entreprenøren er ansvarlig for systematisk kontroll også av underentreprenørers og underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Forsvarsbyggs kontraktspartner skal videreføre denne kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 1.2 Avviksbehandling Entreprenøren skal utrede konsekvensene av eventuelle avvik og rapportere forslag til behandling av avviket. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse. 2 FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 2.1 Krav til fremdriftsplanlegging Planleggingsnivåer Fremdriftsplanene i prosjektet er organisert i et planhierarki bestående av ulike nivåer hvor det skal være samsvar mellom planene for de ulike nivåer. Nivå 1: Byggherrens hovedfremdriftsplan for hele prosjektet Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens overordnede fremdriftsplan for alle deler og faser av prosjektet, jfr. Del III A Revisjon av planer Hvis den faktiske fremdriften avviker fra de gjeldene planene i en slik grad at de ikke lenger utgjør et hensiktsmessig grunnlag å rapportere mot, kan byggherren kreve at planene revideres. Ved revisjoner skal entreprenøren levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette har for å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Revisjonene skal godkjennes av byggherren Fremdriftsrapportering Byggemøter/byggherremøter Entreprenøren skal rapportere fremdriftstatus for arbeidene 2.2 Krav til kostnadsstyring Entreprenøren skal som del av månedsrapporten rapportere om følgende nøkkeltall for kostnadsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente endringer. Verdien av omtvistede endringer Verdien av evt. endringsforespørsler under behandling. Verdien av evt. mengdejusteringer Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. Versjonsdato Side: 2 av 5

3 2.3 Krav til rapportering Generelt I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering Månedsrapport Entreprenøren skal utarbeide en månedsrapport som redegjør for kostnads- og fremdriftsmessig status, status for kvalitetssikring, viktige hendelser, saker som krever byggherrens avklaring. Standard rapporteringsmal er vist i vedlegg 2. Skjema «Månedlig samlerapport for SHA og ytre miljø», ref del III-B pkt. 4.1, skal vedlegges månedsrapporten. Med mindre annet er avtalt, skal siste søndag i måneden være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Byggherren holder byggemøter hver 14. dag, dersom ikke annet er avtalt. Entreprenøren kan innkalle til byggemøter dersom han mener det er behov for det. I byggemøtene skal entreprenøren rapportere om status på fremdrift, bemanning, kostnader, og endringsstatus. SHA skal inngå som fast post. Byggherren skal føre referat fra det som behandles på byggemøtene Andre møter Byggherren kan beslutte at det skal avholdes andre møter, for eksempel separate månedsmøter. 2.4 Endringsavtaler Endringer skal formaliseres ved egne endringsavtaler før de iverksettes. Dette gjelder både når endringen har økonomiske og/eller fremdriftsmessige konsekvenser. Byggherrens representant skal utstede/signere endringsavtalene. 3 FAKTURERING 3.1 Innledning Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: Kontraktsarbeider (avdragsfakturaer) Endringsarbeider sluttfaktura. Se pkt 3.5 nedenfor for hvilke krav som stilles de ulike fakturakategoriene. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 3.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr 50995» (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I tillegg vil det bli opprettet et innkjøpsordrenummer som faktura skal merkes med. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr » og «kontraktsnr 2013/3349». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Versjonsdato Side: 3 av 5

4 Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 3.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at den prosjekterende sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 3.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til følgende adresse: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar 3.5 Krav til de ulike fakturakategoriene Avdragsfakturaer m/vedlegg: Det skal medfølge målinger og annen dokumentasjon som er nødvendig for byggherrens kontroll. Fakturavedlegget settes opp på grunnlag av kontraktens enhetspriser og mengder utført pr. statusdato. Vedlegget skal følge spesifikasjonen i konkurransegrunnlagets med nedbrytning pr. post (mengde og pris). Fakturaforsiden skal vise: Sum akkumulert produksjonsverdi iht utførte mengder og priser. Sum akkumulert iflg. forrige avdragsfaktura. Totalbeløp i perioden. Fakturabeløpet for perioden utgjør totalbeløpet fratrukket innestående beløp og eventuelle forskuddsfradrag. Faktura for endringsarbeider Faktura for endringsarbeider skal være spesifisert på samme måte som avdragsfakturaer. Det skal henvises til endringsavtale. Ved arbeider som utføres etter regning skal i tillegg lønningslister eller timelister, materialregninger, målebrev o.l vedlegges. Lønns- og prisstigningsfakturaer (LPS). Ved avtalt LPS skal det foretas beregning av dette etter samme periodisering som for avdragsfakturaer. Beregningen skal fremkomme på LPS-fakturaene. 4 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk, muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 5 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG statsborgere: Alt 1: Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget for norske I forkant av leveransen/besøket skal dette være meldt til prosjektleder med navn på hvem som kommer. Versjonsdato Side: 4 av 5

5 6 LEVERANDØRKLARERING ELLER GODKJENNING/ AUTORISASJON AV LEVERANDØR Alt 1: Dokumentene i dette prosjektet UGRADERT, og det kreves ikke leverandørklarering eller godkjenning/autorisasjon av leverandør Kravene til leverandøren for de forskjellige sikkerhetsgraderingene fremgår av vedlegg 2. Leverandørene bærer alle kostnader for de beskrevne aktivitetene, slik at kravene for behandling av sikkerhetsgradert informasjon blir ivaretatt. Forsvarsbygg bærer sine egne kostnader ifm. leverandørklarering og godkjenning/autorisasjon av leverandør. Ved graderte kontrakter vil Forsvarsbygg innen én uke etter avtaleinngåelsen oversende en sikkerhetsplan som omhandler sikkerhetsforhold. 7 INFORMASJON - PROFILERING 7.1 Retningslinjer for informasjon Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold / byggherren / oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Entreprenøren kan ikke uttale seg på vegne av byggherren i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises / videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. 7.2 Retningslinjer for firmaprofilering Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for omtale / presentasjon av oppdraget / Forsvarsbygg/ bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver / byggherre. Bilder og omtale av oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 5 av 5

6 Vedlegg 1 Rapportering til byggherren I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Fremdriftsplan / frekvens Medlemsbevis fra Grønt Punkt Norge AS Del III-B pkt Ved kontraktsinngåelse eller tilsvarende ordning Helse og miljøfarlige stoffer og produkter Del III-B pkt dager etter kontraktsinngåelse I forbindelse med avslutning av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens FDV-dokumentasjon og annen sluttdokumentasjon Del III C 3 uker før overtakelse (3 uker før ferdigbefaring dersom det er avtalt prøvedriftsperiode) Vedlegg 2 Månedsrapport entreprenør. Månedsrapport entreprenører Dato: Kontraktsnr.: Prosjektnr. hos leverandør: Opprinnelig kontraktsverdi: Verdien av godkjente endringer: Verdien av omtvistede endringer: Verdien av endringsforespørsel under behandling: Verdien av mengdejusteringer: Firma: Prosjektansvarlig hos leverandør: Oppdragsgivers prosjektansvarlig: Kostnadsstyring Planlagt produksjon: Virkelig produksjon: Fakturert: Produksjonsprognose for neste måned: I perioden Akkumulert Fremdrift Entreprenøren skal som del av månedsrapporten vedlegge fremdriftsstatus for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). Fremdrift er i henhold til plan (nivå 2): Ja Nei Hvis nei, beskriv avvik og ev. tiltak: Kvalitetssikring

7 Det er gjennomført kontroller i perioden i henhold til kontrollplan: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Det er avdekket vesentlige feil/avvik gjennom kontrollene: Ja Nei Hvis ja,? Miljørapportering Kvartalvis rapport om evt. bruk av Helse og miljøfarlige stoffer og produkter er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Kvartalvis avfallsrapport er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Viktige hendelser forrige periode: Viktige hendelser Viktige hendelser kommende periode: Saker som krever byggherrens avklaring: Avklaringer