KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS Relokalisering av Luftforsvaret til Bodø-regionen og Sørreisa

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS 8402 Relokalisering av Luftforsvaret til Bodø-regionen og Sørreisa

2 INNHOLD 1 INNLEDNING ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) Beskrivelse av oppdraget Opsjoner Oppdragets omfang Annet ORGANISATORISKE FORHOLD Forsvarsbyggs organisasjon Rådgivers organisasjon Grensesnitt mot andre aktører Byggeplass og møtested ØKONOMISKE FORHOLD Honorarform Prisregulering Reisekostnader FREMDRIFT OG FRISTER KVALITETSSIKRING AV LEVERANSE Kvalitetsplan Kontrollplan FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) SPRÅK ELEKTRONISK SAMHANDLINGSVERKTØY SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering... 9 Versjonsdato Side: 2 av 9

3 1 INNLEDNING Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvarsbygg er en av Norges største eiendomsaktører, og totalleverandør av eiendomstjenester til Forsvaret. Nærmere informasjon om Forsvarsbygg finnes på Stortinget har vedtatt at Luftforsvarets ledelse skal etablere seg på Reitan. Videre så skal det etableres et Nasjonalt luftoperasjonssenter. Prosjektene vil både være nybygg, ombygginger/tilpasninger og arbeider i fjellanlegg. Det skal også gjennomføres en flytting av Luftforsvarets kontroll- og varslingsskole fra Mågerø til Sørreisa Videre så skal det planlegges for diverse sikringstiltak med tilhørende tilpasninger til infrastruktur, veier og plasser. Forsvarsbygg, i samråd med Forsvaret, utarbeider også planer for ev samlokaliseringer og/eller flyttinger av virksomhet i Bodø-regionen som en konsekvens av nedleggelsen av Bodø Hovedflystasjon og dette kan også medføre oppføring av nye kapasiteter. Dette kan være velferd/idrett, mannskapsforlegninger, messer, lager mv. Totalt så anslår Forsvarsbygg at det til enhver tid vil være mellom 5-10 pågående prosjekter i ulike faser i Bodøregionen (med hovedvekt på Reitan) over en periode på 3-5 år. Videre så vil det være 2-3 prosjekter i Sørreisa de neste årene. 2 ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) 2.1 Beskrivelse av oppdraget Forsvarsbyggs oppdrag vil i første fase være å finne frem til gode og rasjonelle EBA-løsninger som muliggjør disse etableringene. Løsningene som fremmes som anbefalinger til Forsvarsdepartementet skal fremkomme som resultat av grundige behovsavklaringer samt analyser av relevante alternativer. Dette arbeidet ledes av Forsvarsbygg Utvikling Nord og må gjennomføres som prosesser i tett samarbeid med brukende avdelinger og utleier. Det vil bli vektlagt nøkterne EBA-løsninger og i størst mulig grad gjenbruk av arealer. Det pågår en risikoog sårbarhetsanalyse (ROS) for lokasjon Bodø/ Reitan p.t. som vil få innvirkning på prosjektene der. Forsvarsbygg Utvikling Nord ønsker tilbud på prosjektledelse som skal ha en sentral rolle i ledelsen og planleggingen av EBA-fasilitetene som er nødvendig å etablere for at Forsvaret skal kunne settes i stand til å realisere ovenstående. Det forventes at arbeidsmengden vil utgjøre inntil 100% av normert arbeidstid. Arbeidssted vil være ved våre kontorer på Bardufoss og i Bodø/Reitan med hovedvekt på Bodø/Reitan. Prosjektene vil inneha sikkerhetsgradert informasjon. Leveranser i planleggingsfasen vil være: 1. Mulighetsstudie(r) / Helhetlig gjennomføringsplan(er): I samarbeid med Eiendom skaffe til veie oversikt over eksisterende kapasiteter med tilstander sett opp mot kartlagt behov og ev. under/overdekning av eiendommer, bygg og anlegg. Overordnede planer for utvikling av områdene, illustrasjonsplaner og bebyggelsesplaner samt formingsveiledere. 2. Løsningsdokument(er) (behovsavklaringer, alternativstudier) m/vedlegg: Gjennom en prosess med alternativsvurderinger utarbeides et omforent løsningsdokument som identifiserer og dokumenterer behov, vurderer og analyserer alternativer og anbefaler løsning. I løsningsdokumentet skal LCC-kostnader beregnes både for minimumsløsning, tilfredstillelse av lover og forskrifter, og løsning iht. Forsvarsbyggs miljømål. Som grunnlag for løsningsdokumentene så må det foreligge et rom-/funksjonsprogram. Løsningsdokumentet skal godkjennes av Forsvarsdepartementet (FD). 3. Forprosjekt(er) (normalt sett videreføring av anbefalt løsning i løsningsdokument) m/vedlegg: Når anbefalt alternativ er godkjent av FD utvikles prosjektet normalt videre gjennom et forprosjekt (enkelte ganger kan forenklet beslutningsunderlag også fremskaffes). Til forprosjektet ligger også leveranse av beslutningsgrunnlag (behovskartlegging og budsjettering) for innredning og utstyr til prosjektet. Forprosjekt til anbefalt løsning utvikles, kvalitetssikres og fremsendes til FD for godkjenning via Forsvarsbygg Utviklings sentral stab. 4. Diverse tilleggsutredninger vil også være aktuelt. Ovennevnte opplisting er ikke uttømmende. Andre arbeidsoppgaver i tilknytning til planleggingsfasen må også påregnes. Prosjektene vil inneholde mye gradert informasjon. Planleggingsteamet vil bestå av ansatte fra FBUN, innleid prosjektledelsen fra denne konkurransen samt ev. medarbeidere utløst av denne kontrakten. Videre så vil det bli utlyst eksterne konkurranser på identifiserte delleveranser (eks rom-/funksjonsprogrammering, løsningsdokumenter og forprosjekter) som også er nevnt over, Versjonsdato Side: 3 av 9

4 men da vil prosjektledelsen være ansvarlig for kvalitet og fremdrift på beslutningsunderlag med støtte fra personell fra FBUN. Det vil kunne være aktuelt å videreføre prosjektledelsen inn i selve gjennomføringsfasen. Dette er lagt inn som en opsjon til denne kontrakten. Med gjennomføringsfase menes leveranser innenfor følgende områder: 1. Ledelse av prosjekteringsarbeid (detaljprosjektering eller funksjonsbeskrivelser for totalentrepriser) 2. Anskaffelsesprosesser og gjennomføring av prosjektet iht. inngåtte kontrakter med entreprenører, herunder også ledelse av byggeledere. 3. Overtakelse, overlevering og oppfølging av feil, mangler, sluttoppgjør og terminering av prosjektet. Prosjektledelsen vil i denne fasen kunne tillegges en overordnet rolle eller inngå som prosjekteringsleder, prosjektleder eller delprosjektleder i ett eller flere enkeltprosjekter. Det skal tilbys minst én person som Senior prosjektleder og ev. andre personer som bidrar til å fylle opp ift kapasitetsbehovet på inntil 100% (team). Samtlige som tilbys må kunne sikkerhetsklareres til nivå «Hemmelig». Personene som tilbys må kunne sikkerhetsklareres innen kort tid, da arbeidet skal påbegynnes 1. feb Tilleggsressurser utover tilbudt prosjektledelse: Tilbydere kan i tillegg tilby inntil 2 prosjektmedarbeidere som kan være til ytterligere støtte for prosjektledelsen under oppdraget. Tilbyder som blir antatt vil selv kunne velge ut ressursene fra sin organisasjon. Disse skal inneha rolle som prosjektmedarbeidere, men det kreves at en prosjektmedarbeider skal ha minimum 5 år relevant erfaring. Bruken av prosjektmedarbeidere vil variere i oppdragsperioden og skal avstemmes med øvrige tilgjengelige ressurser i teamet. Omfang og bruk av prosjektmedarbeidere skal på forhånd avtales med oppdragsgiver. For prosjektmedarbeidere bes det kun om timepris. Avtalens varighet vil være fra kontraktssignering og frem til at oppdraget gitt fra Forsvarsdepartementet er løst. Oppdragene som Forsvarsbygg er satt til å løse vil sortere under følgende hovedkategorier: Administrasjonsfasiliteter, herunder fasiliteter for luftforsvarets ledelse Beskyttelse- og sikringstiltak Infrastruktur og utomhus ENØK-tiltak Boliger Forlegninger Undervisning Prosjektledelsen skal lede, støtte og drive alle prosesser i planleggingsteamet på vegne av Regionssjef og/eller den i Forsvarsbygg som har fått ledelsesansvaret for gjennomføringen av hele oppdraget. Dette innebærer blant annet oppgaver og aksjoner innenfor: oppdragsforståelse, struktur i planleggingsarbeidet, prosjektplaner/styringsdokumenter, honorarbudsjetter og oppfølging av innleide ressurser utarbeide kommunikasjon/budskap på ledelsesnivå i FD, Forsvaret, Forsvarsbygg på vegne/oppdrag av FBUN behovsavklaringer og brukeravklaringer prosessledelse, forankring, samhandling i alle ledd organisering og strukturering av prosjektporteføljen «arbeidspakker» avklaring av alle rammebetingelser eksternt og internt utføre og bistå i PL-arbeidet Versjonsdato Side: 4 av 9

5 Prosjektledelsen må derfor ha særdeles god erfaring innenfor ledelse og styring av store og komplekse prosjekter og arbeider i store og sammensatte organisasjoner. Videre må prosjektledelsen ha god erfaring med prosjekter som innehar gradert informasjon. 2.2 Opsjoner Avtalen skal i tillegg til hovedanskaffelsen inneholde følgende opsjoner: Seniorprosjektledelse (ledelse og støtte) i gjennomføringsfasen Ifm. opsjonen vil personene kunne tillegges en overordnet rolle (Senior PL) eller inngå som prosjekteringsleder, prosjektleder eller delprosjektleder i ett eller flere enkeltprosjekter. Dette avklares tidligst ifm. ferdigstillelse av forprosjektene i planleggingsfasen. Dersom Forsvarsbygg beslutter å effektuere opsjonen skal timerater og øvrige betingelser som avtalt i kontrakten anvendes. Forsvarsbygg står fritt til å bestemme i hvilket omfang opsjonen skal benyttes. Varsel om utnyttelse av opsjonen skal gis i rimelig tid før oppstart av arbeidet i tilknytning til opsjonen. Frist for å gjøre opsjonen gjeldende er: Forsvarsbygg står fritt til å avgjøre om opsjonsytelsene skal utføres eller ikke, eller eventuelt settes bort til andre leverandører. 2.3 Oppdragets omfang Anslått omfang av oppdraget er: Hovedanskaffelsen: Inntil 100% kapasitet Opsjon: Inntil 100% kapasitet Tidsforbruk er kun et anslag, og er ikke en bindende forutsetning for kontrakten mellom partene. 2.4 Annet 3 ORGANISATORISKE FORHOLD 3.1 Forsvarsbyggs organisasjon Forsvarsbyggs organisasjon er organisert slik: Funksjon Firma Kontaktperson Prosjektsjef Forsvarsbygg Erik Anders Helin Senior prosjektleder Forsvarsbygg John Ommund Syvertsen Prosjektleder Forsvarsbygg John Eivind Skogøy Prosjektsikkerhetsleder Forsvarsbygg Ingunn Bakke-Foss Prosjektstyring/ prosjektadministrasjon Forsvarsbygg Ingunn Bakke-Foss 3.2 Rådgivers organisasjon Tilbudte ressurser inngår i Forsvarsbyggs prosjektorganisasjon. 3.3 Grensesnitt mot andre aktører Egne rådgivere og entreprenører anskaffes separat og skal styres av prosjektledelsen. 3.4 Byggeplass og møtested Adresser for byggeplass og møtested er: Versjonsdato Side: 5 av 9

6 Byggeplass: Møtested: Bodø (Innledningsvis)/Reitan/Sørreisa Bodø (Innledningsvis)/Reitan/Sørreisa/ Bardufoss 4 ØKONOMISKE FORHOLD 4.1 Honorarform Oppdraget honoreres etter medgått tid. Rådgiveren skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide honorarbudsjett for oppdraget, se konkurransegrunnlaget del II. 4.2 Prisregulering Prisene reguleres i samsvar med bestemmelsen i konkurransegrunnlaget del II 4.3 Reisekostnader (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alternativ 1: Tilbudte priser skal dekke kostnader i forbindelse med reiser til og fra byggestedet og til og fra Forsvarsbyggs møtested. Alternativ 2: Reisekostnader i forbindelse med oppdraget dekkes på følgende måte: Reiser skal på forhånd være avklart med Forsvarsbygg. Reisekostnader utover dette dekkes bare dersom Forsvarsbygg på forhånd har godkjent reisen. Reiser dekkes etter bestemmelsene i del II, uten påslag og etter regning. 5 FREMDRIFT OG FRISTER Forsvarsbygg har følgende tidsplan* for gjennomføringen av oppdraget: Ytelse: Frist: Oppdraget skal påbegynnes: Oppdraget skal være ferdigstilt: Delfrister: Jf. gjeldende fremdriftsplan Dagmulkt: (Ja, Nei eller beløp) * Kontraktens varighet følger oppdragets faktiske fremdrift. Leveransekrav fremkommer i de ulike beslutningsunderlag som utarbeides med tilhørende frister. 6 KVALITETSSIKRING AV LEVERANSE 6.1 Kvalitetsplan Rådgiver skal i oppdraget ha implementert en kvalitetsplan for å sikre at egne arbeider utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Kvalitetsplanen skal oversendes oppdragsgiver senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Kvalitetsplanen skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden. Versjonsdato Side: 6 av 9

7 6.2 Kontrollplan Rådgiver skal utarbeide kontrollplan for rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav, gjeldende offentligrettslige krav samt kvalitetsplanen oppfylles. Mal for kontrollplan vedlagt dette dokumentet skal benyttes, og skal minimum angi: Område (fag/funksjon/del/...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon/leveranse/ytelse/...) Kontrollgrunnlag (krav/referanse/...) Hvordan (prosedyre/sjekkliste/...) Tidspunkt (fast rutine/tidsfrist/milepæl/...) Ansvarlig (utførende/godkjenning/...) Varsling (byggherre/myndighet/...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Kontrollplanen skal oversendes Forsvarsbygg senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Rådgiver skal dokumentere at kontroll i henhold til planen er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik som kontrollene avdekker skal registreres og rapporteres fortløpende til Forsvarsbygg. Oppdatert kontrollplan skal oversendes Forsvarsbygg månedlig. 7 FAKTURERING 7.1 Innledning Attesterte timelister skal vedlegges alle fakturaer. Det skal sendes separate fakturaer for: Endringsarbeid Sluttfaktura. Ved fakturering av endringsarbeid skal fakturaen vise til endringsavtalenummer i tillegg til opplysningene som fremgår av punkt 7.2 nedenfor. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 7.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr 55415» (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «Det gjeldende prosjekt (avtales etter kontraktinngåelse) og «kontraktsnr ». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 7.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at rådgiver sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 7.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Versjonsdato Side: 7 av 9

8 Postboks Hamar 8 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk. Muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 9 ELEKTRONISK SAMHANDLINGSVERKTØY Oppdraget skal ved bruk at slike verktøy etablere samhandlingsrutine basert på web-basert «prosjekthotell». Det kreves at samhandlingsverktøyet oppfyller Forsvarsbyggs krav til informasjonssikkerhetskrav med versjonshåndtering eller tilsvarende og benyttes for kommunikasjon og informasjonsdeling. Verktøyet skal i utgangspunktet kunne ivareta kontraktsfestede forhold/leveranser mht. kontrakts/entrepriseadministrasjon og byggherrens administrative behov. Eksempler på dette er tilgjengeliggjøring av eget KS-system, tegningsdistribusjon samt avviks og endringshåndtering. 10 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alternativ 1: Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: I forkant av leveransen/besøket skal dette være meldt til vakta med navn på hvem som kommer og navn på den som skal motta. Vakta vil da ringe for å kontrollere at besøket/leveransen er ventet, og at det blir tatt i mot. Alternativ 2: Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 4 uker. For utenlandske statsborgere må det påregnes 4-12 måneders behandlingstid. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering. 11 INFORMASJON - PROFILERING 11.1 Retningslinjer for informasjon Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold/oppdragsgiver/oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Rådgiveren kan ikke uttale seg på vegne av oppdragsgiver i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises/videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Versjonsdato Side: 8 av 9

9 11.2 Retningslinjer for firmaprofilering Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for omtale/presentasjon av oppdraget/forsvarsbygg/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis-/tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver/byggherre. Bilder og omtale av oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 9 av 9