KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS 8403

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS 8403 Prosjekt Tilbud/kontrakt Vedlegg: o Ytelsesbeskrivelse

2 INNHOLD 1 INNLEDNING ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) Beskrivelse av aktuelle bygg- og anlegg Planlagt entrepriseform Oppdragets omfang SHA koordinering i utførelsesfasen Opsjoner Anslått tidsforbruk Avklaringer mot bruker ORGANISATORISKE FORHOLD Forsvarsbyggs organisasjon Byggeleders organisasjon Grensesnitt mot andre aktører Byggeplass og møtested ØKONOMISKE FORHOLD Honorarform Overtid Prisregulering Reisekostnader FREMDRIFT KVALITETSSIKRING AV BYGGELEDERS LEVERANSE Kvalitetsplan Kontrollplan FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) SPRÅK SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering... 9 Versjonsdato Side: 2 av 9

3 1 INNLEDNING Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvarsbygg er en av Norges største eiendomsaktører, og totalleverandør av eiendomstjenester til Forsvaret. Nærmere informasjon om Forsvarsbygg finnes på Stortinget har gjennom behandling av Innst. S. nr. 318 ( ),jf. St.prp. nr. 48 ( ) vedtatt at 334 skvadronen, 337 skvadronen og 339 skvadronen skal organiseres under en felles ledelse på Bardufoss. 139 Luftving på Bardufoss skal etableres som hovedbase for Forsvarets helikopterstruktur. Prosjektet for etablering av helikopterbasen på Bardufoss ble vedtatt i juni Forsvarsdepartementet har gitt Forsvarsbygg i oppdrag å etablere nødvendige fasiliteter for etablering av hovedbase for helikopter på Bardufoss. Forsvarsbygg ønsker på denne bakgrunn tilbud på byggeledelse for prosjektene tilknyttet denne etableringen. 2 ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) 2.1 Beskrivelse av aktuelle bygg- og anlegg Prosjektene omfatter hangarer, administrasjonsbygg, helikopteroppstillingsplasser og nødvendige flyoperative flater på Bardufoss, samt nødvendig infrastruktur (vann/avløp, strøm, fjernvarme mv) i bakken: Nybygg: Det bygges nytt felles administrasjonsbygg for 334, 337 og 339 skvadronen, som vil inneholde kontorarbeidsplasser, møterom, spiserom mv. Det bygges en ny hangar som vil inneholde klargjøringsdokker, vedlikeholdsdokker og dokk for komposittarbeider med tilhørende lager- og verkstedfunksjoner. Total areal nybygg er ca 9000 kvm. Infrastruktur: Det skal etableres landingsplass, taksebane og oppstillingsplasser for det nye helikopteret. Totalt etablering av ca kvm flyoperative flater. I tillegg skal det etableres parkeringsplasser og grøntanlegg på landsiden (ikke-flyoperativt område), samt teknisk infrastruktur i bakken (opsjon). Eksisterende bygg: Et mindre omfang av fornying og tilpassing av eksisterende hangarer inngår. (Orienteringen er ikke uttømmende.) 2.2 Planlagt entrepriseform Forsvarsbygg vil hovedsakelig benytte generalentreprise som entrepriseform. For enkelte fagområder benyttes også rammeavtaler. 2.3 Oppdragets omfang Byggelederoppdraget omfatter ytelser i følgende faser i samsvar med prosjektets fremdrift: Detaljprosjekterings- og anskaffelsesfasen Utførelsesfasen Overtakelsesfasen Prøvedriftsfasen Reklamasjons- og garantifasen Versjonsdato Side: 3 av 9

4 Oppdraget vil bli spesifisert etter kontraktsinngåelsen, med utgangspunkt i vedlagte ytelsesbeskrivelse. 2.4 SHA koordinering i utførelsesfasen Byggeleder skal ivareta rollen som SHA-koordinator i utførelsesfasen. Det inngås egen avtale om dette. 2.5 Opsjoner Prosjektet for fremføring av nødvendig infrastruktur (vann/avløp, strøm, fjernvarme mv) til helikopterbasen er i forprosjektfasen. Forprosjektet skal leveres til FD for godkjenning første kvartal På bakgrunn av er følgende opsjon tilknyttet denne kontrakten: Opsjon 1: Byggeledelse for prosjekt Bardufoss infrastruktur. Opsjonen omhandler ytelser i alle faser som listet opp i pkt 2.6, detaljprosjekterings- og anskaffelsesfasen, utførelsesfasen, overtakelsesfasen, prøvedriftsfasen og reklamasjons og garantifasen. Forsvarsbygg står fritt til å avgjøre om opsjonsytelsene skal utføres eller ikke. 2.6 Anslått tidsforbruk Leverandøren må i kontraktsperioden forvente inntil % kapasitetsutnyttelse for tilbudt hovedbyggeleder og inntil 60 80% for øvrige tilbudte ressurser. Omfang av byggeleders ytelser vil variere i de enkelte faser av prosjektet (detaljprosjekterings- og anskaffelsesfase, utførelsesfase, overtakelsesfase, prøvedriftsfase, reklamasjonsog garantifasen). Tidsforbruk er kun et anslag, og er ikke en bindende forutsetning for kontrakten mellom partene. I tillegg vil kontrakten gjennom endringsavtale kunne utvides med ytterligere personell dersom leverandøren har dette tilgjengelig. Forsvarsbygg vil akseptere oppmøtetider som legger til rette for ukependling, eksempelvis start mandag formiddag, arbeid utover normalarbeidstid i ukedager, og fri fredag. I perioder vil enkelte prosjekter også fordre arbeid i helger/ferier. 2.7 Avklaringer mot bruker Ved oppstart av prosjektet vil det bli holdt et oppstartsmøte der alle relevante data fra brukere, parallelle prosjekter etc. gjennomgås. Det må påberegnes en kontinuerlig dialog med bruker og prosjektledelsen hos Forsvarsbygg. Disse vil bidra til avklaringer i forhold til behov, funksjon, standard og lignende. 3 ORGANISATORISKE FORHOLD 3.1 Forsvarsbyggs organisasjon Forsvarsbyggs organisasjon er organisert slik: Funksjon Firma Kontaktperson Regionsjef Forsvarsbygg utvikling nord Erik Anders Helin (fung.) Prosjektsjef byggefase Forsvarsbygg utvikling nord Jens Hugo Leiknes Prosjektleder Forsvarsbygg utvikling nord Helén I Ryeng Innleid delprosjektleder Borealis Arkitekter AS Tor Pedersen Arkitekt Longva Arkitekter AS Knut Longva Landskapsarkitekt Grindaker Landskapsarkitekter Geir Pettersen Teknisk prosjektering (alle fag) Sweco Norge AS Cato Berg (oppdragsansvarlig) Versjonsdato Side: 4 av 9

5 Leverandørene/firmaene kan ikke samtidig med det aktuelle oppdraget påta seg andre oppdrag i dette prosjektet. 3.2 Byggeleders organisasjon Det skal tilbys byggeledelse som dekker alle nødvendige fag slik at samtlige krav i kontrakten nås. Det skal tilbys navngitte personer for følgende fag: Hovedbyggeleder med koordineringsansvar Byggeleder bygg/anlegg Byggeleder elektro Byggeleder VVS Ved gjennomføringen av oppdraget er byggeleder forpliktet til å benytte de tilbudte navngitte personer innenfor aktuelle fag til utførelsen av oppdraget. I tillegg vil kontrakten gjennom endringsavtale kunne utvides med ytterligere personell dersom leverandøren har dette tilgjengelig. Timepris for dette personellet vil være det samme som tilbudt timepris for det respektive fag. 3.3 Grensesnitt mot andre aktører Det vil være grensesnitt mot flere aktører. Foruten byggherre, vil de viktigste være: - Forsvaret (bruker) - Forsvarsbygg Utleie (Forvalter) - Prosjekterende (ulike prosjekteringsgrupper) - Offentlige myndigheter - Andre byggelederressurser (andre kontrakter) Listen er ikke uttømmende, og vil kunne endres. 3.4 Byggeplass og møtested Adresser for byggeplass og møtested er: Byggeplass: Møtested: Bardufoss Brakkerigg FBUN og/eller etablert byggherrerigg på byggeplass Forsvarsbygg stiller nødvendige kontorfasiliteter til disposisjon for gjennomføring av oppdraget. Med nødvendige kontorfasiliteter menes utstyr som er å finne i alle kontorer i Forsvarsbygg, herunder PC med skjerm, skrivebord, skrivesaker, kontorstol, o.l. Behov for andre kontorfasiliteter/ utstyr utover det som er nevnt, må leverandøren selv skaffe seg, ev. avtale med prosjektleder dersom det anses som nødvendig for å løse oppdraget. 4 ØKONOMISKE FORHOLD 4.1 Honorarform Oppdraget honoreres etter medgått tid. Byggeleder skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide honorarbudsjett for oppdraget, se konkurransegrunnlaget del II. Versjonsdato Side: 5 av 9

6 4.2 Overtid Godtgjørelse for eventuelt overtidsarbeid skal innkalkuleres i tilbudt timepris. 4.3 Prisregulering Prisene reguleres i samsvar med bestemmelsen i konkurransegrunnlaget del II 4.4 Reisekostnader Tilbudte priser skal dekke kostnader i forbindelse med reiser fra hjem-/overnattingssted til oppdragsgivers møtested. Tid til reiser mellom møtested og byggeplass honoreres 100 % av avtalt timehonorar. Øvrige kostnader ved slike reiser skal innkalkuleres i timeprisen. Reisekostnader utover dette dekkes bare dersom Forsvarsbygg på forhånd har godkjent reisen. Slike reiser vil dekkes etter statens satser. 5 FREMDRIFT Kontrakten vil omfatte flere entrepriser med ulike milepæler. Delprosjektene er i ulike faser, med ulike ferdigstillelsestidspunkt. Foreløpig entrepriseinndeling og grov fremdriftsplan er som følger: Entreprise Aktiviteter kv 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv 4.kv. E1 Flyside Generalentreprise E2 Nybygg Generalentreprise E2 Infrastruktur Generalentreprise E3 Tiltak eks. bygg Generalentreprise Detaljprosjekt Anskaffelse Gjennomføring Detaljprosjekt Anskaffelse Gjennomføring Forprosjekt Behandling FD Detaljprosjekt Anskaffelse Gjennomføring Detaljprosjekt Anskaffelse Gjennomføring Tilbudte ressurser må være tilgjengelig like etter kontraktssignering for sikkerhetsklarering og autorisering. I løpet av en tremånedersperiode fra kontraktsignering må tilbudte ressurser være tilgjengelig inntil 60%, med gradvis opptrapping inntil 100 % iht plan om oppstart generalentreprise for nybygg (E2). Kontraktens varighet følger prosjektets faktiske fremdrift. Versjonsdato Side: 6 av 9

7 6 KVALITETSSIKRING AV BYGGELEDERS LEVERANSE 6.1 Kvalitetsplan Byggeleder skal i prosjektet ha implementert en kvalitetsplan for å sikre at egne arbeider utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Kvalitetsplanen skal oversendes oppdragsgiver senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Kvalitetsplanen skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden. 6.2 Kontrollplan Byggeleder skal utarbeide kontrollplan for rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav, gjeldene offentligrettslige krav samt kvalitetsplan oppfylles. Kontrollplanen skal også omfatte de kvalitetskontroller som byggeleder skal utføre for å verifisere at Forsvarsbyggs kontrakt med entreprenørene, og entreprenørenes etterlevelse av offentligrettslige krav, oppfylles. Forsvarsbyggs mal for kontrollplan skal benyttes, og skal minimum angi: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (byggherre / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Kontrollplanen skal oversendes Forsvarsbygg senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Forsvarsbygg vil angi på byggeleders kontrollplaner hvilke aktiviteter/sjekkpunkter Forsvarsbygg skal delta på og rapportere dette tilbake til byggeleder. Byggeleder skal dokumentere at kontroll i henhold til planen er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik som kontrollene avdekker skal registreres og rapporteres fortløpende til Forsvarsbygg. Oppdatert kontrollplan skal oversendes Forsvarsbygg månedlig. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister/kontrollskjemaer) arkiveres hos byggeleder i hele bygge- og reklamasjonstiden, og tas inn i FDVdokumentasjonen. 7 FAKTURERING 7.1 Innledning Spesifiserte oppgaver i henhold til NS 8403 punkt skal vedlegges alle fakturaer. Det skal sendes separate fakturaer for: Endringsarbeid Sluttfaktura Ved fakturering av endringsarbeid skal fakturaen vise til endringsavtalenummer i tillegg til opplysningene som fremgår av punkt 7.2 nedenfor. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 7.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes med ressursnummer til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. Versjonsdato Side: 7 av 9

8 I fakturaens beskrivelsesfelt skal opplysninger om prosjektnummer og kontraktsnummer fremgå. Videre skal beskrivelsesfeltet inneholde opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 7.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at rådgiver sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 7.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar 8 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal fremlegges på norsk. Muntlige fremstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 9 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG Tilbudte personer må kunne bli sikkerhetsklarert for nivå minimum HEMMELIG, og må derfor ikke være beheftet med forhold som gjør at de ikke kan bli sikkerhetsklarert. For info om hvilke opplysninger som kreves for å oppnå sikkerhetsklarering, se NSM (Nasjonal sikkerhetsmyndighet) sin hjemmeside, skjemaet Personopplysningsblankett: Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 4 uker. For utenlandske statsborgere må det påregnes min måneders behandlingstid. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering. 10 INFORMASJON - PROFILERING 10.1 Retningslinjer for informasjon Byggelederen er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for offentlig presentasjon/omtale av kontraktsforhold/oppdragsgiver/oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Versjonsdato Side: 8 av 9

9 Byggelederen kan ikke uttale seg på vegne av oppdragsgiver i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises/videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver Retningslinjer for firmaprofilering Byggelederen er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for omtale/presentasjon av oppdraget/forsvarsbygg/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg/anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis-/tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver/byggherre. Bilder og omtale av oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 9 av 9