Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Prosjekt virksomhetsstyring Prinsippnotat Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune

2 2 1. Innledning Prinsipper for virksomhetsstyring som presenteres i dette dokumentet, er utarbeidet innen rammen av prosjekt virksomhetsstyring. Dette prosjektet er forankret i byrådssak 82/07 om forebygging av korrupsjon og misligheter og byrådssak 1170/07 om prosjekt styrket intern kontroll i Oslo kommunes virksomheter. Hvorfor er det viktig med god virksomhetsstyring? God virksomhetsstyring handler om å styre kommunens virksomheter på en slik måte at innbyggerne og andre interessegrupper har tillit til kommunen, dens ledelse og dens evne til å levere tjenester med kvalitet. For å opparbeide og beholde denne tilliten er det viktig at kommunen er i stand til å kommunisere til omverdenen at vi har kontroll på virksomheten og oppgave løsningen. God virksomhetsstyring vil også bidra til at kommunen opparbeider seg et godt omdømme. Formålet med virksomhetsstyringen er å sikre at kommunen løser sine oppgaver og når sine mål mest mulig effektivt og innen de tildelte økonomiske rammene og gjeldende lover og regler. En sentral utfordring i virksomhetsstyringen vil være å finne den rette balansen mellom hensynet til effektivitet og kontroll. Prinsippene skal bidra til å klargjøre oppgaver, roller og ansvar i virksomhetsstyringen. Prinsippene er avgrenset til å gjelde byrådsavdelingenes styring og oppfølging av underliggende virksomheter og den interne styringen innen den enkelte virksomhet. Eierstyring av aksjeselskapene er omfattet av andre prinsipper. Det er lagt vekt på at prinsippene skal være konkrete nok til å tydeliggjøre forventninger til alle som har en rolle i virksomhetsstyringen, samtidig som de må gi rom for tilpasning til den enkelte virksomhets egenart og risiko for styringssvikt. Prinsippene vil inngå i grunnlaget for lederevaluering og lederkontrakter, sammen med en rekke andre dokumenter som også legger rammer for utøvelse av virksomhetsstyringen i kommunen, blant annet instruks for virksomhetsledere.

3 3 2. Virksomhetsstyring en helhetlig prosess Begrepet virksomhetsstyring omfatter den totale styringen av kommunen, på alle nivåer, som skal sikre at kommunen løser sine oppgaver og når sine mål. Virksomhetsstyring kan defineres slik: Virksomhetsstyring favner all ledelsesmessig aktivitet, styring og kontroll som er innrettet mot å iverksette politiske vedtak, prioriteringer, mål og føringer, og å skape best mulige resultater på de områder der kommunen har en rolle som tjenesteleverandør, forvaltningsorgan og tilrettelegger for næringsutvikling, infrastruktur, arealdisponering o.a. Virksomhetsstyring består av den totale prosessen som omfatter arbeidet med å fastsette mål og resultatkrav, planlegge hvordan disse skal nås, løpende rapportering av status, analyser av situasjonen samt utforming og iverksettelse av korrigerende tiltak. Virksomhetsstyring omfatter derfor både styring, ledelse og kontroll og skjer gjennom årlige gjentakende prosesser for planlegging, gjennomføring og oppfølging. Risikostyring og intern kontroll må være en integrert del av en helhetlig virksomhetsstyring. Virksomhetsstyringen skal fokusere på en best mulig anvendelse og videreutvikling av de ressurser, i videste forstand, som kommunen rår over, for å realisere bystyrets vedtak og føringer. Virksomhetsstyringen skal være basert på mål- og resultatstyring og foregå innenfor de tildelte økonomiske rammer, det lov- og regelverk og det verdigrunnlag som til enhver tid gjelder. En forutsetning for god styring er klare mål. Det er viktig at de overordnede prosessene med politikkutforming og målformulering innrettes slik at de gir grunnlag for videre prioritering og operasjonalisering på det enkelte tjenesteområde. Det vil likevel være slik i en politisk styrt virksomhet at det også blir fattet vedtak utenom de formelle budsjett- og planprosessene. Slike nye eller endrede krav/føringer kan påvirke virksomhetenes prioriteringer, budsjettrammer og resultatkrav. Anskaffelser, HR, økonomi, IKT, myndighetsutøvelse/ saksbehandling og prosjektstyring/gode investeringsprosesser er områder som skal understøtte måloppnåelsen. De har det til felles at de alle er områder med høy iboende risiko og som ledere på alle nivåer må ha et løpende fokus på i virksomhetsstyringen. Virksomhetsstyringen foregår innen rammen av Oslo kommunes parlamentariske styringsmodell kombinert med en bydelsordning. Videre er styringen basert på ulike tilknytningsformer (KF, bydel, etat) byrådsavdelinger og den organisasjonsstruktur som finnes innen hver virksomhet. Oslo kommune skal i virksomhetsstyringen videreutvikle og sikre kvalitet i de ulike styringsprosessene og innenfor disse rammene.

4 4 3. Roller/ansvar og styringsdialog Roller i virksomhetsstyringen: Bystyret vedtar overordnede mål og aktiviteter i kommuneplan, årsbudsjett, overordnede planer, regelverk og enkeltsaker. Som øverste organ i kommunen legger bystyret gjennom sine vedtak og kontrollfunksjon viktige premisser for virksomhetsstyringen i kommunen. Bydelsutvalgene vedtar bydelens overordnede planer og mål i budsjettet innenfor rammen av bystyrevedtak. Bydelsutvalgene skal føre tilsyn med bydelens virksomhet. Byrådet og byrådsavdelingene forbereder de saker som vedtas i bystyret, fatter egne vedtak på delegert myndighet og skal påse at de vedtak som er truffet blir iverksatt. De er ansvarlig for å utvikle kommunens organisasjon og for å påse at det er systemer på plass som sikrer at mål og aktiviteter blir gjennomført innen vedtatte ressursrammer og gjeldende lover og regler. Kommunens virksomheter gjennomfører vedtak fattet i overordnede organer innen vedtatte ressursrammer og gjeldende lover og regler, rapporterer avvik til overordnet nivå og iverksetter korrektive tiltak. Virksomhetsstyringen foregår dels gjennom krav og forventninger som stilles gjennom formelle vedtak og styringsdokumenter og dels gjennom styringsdialogen knyttet til iverksettingen. Med styringsdialogen menes den formelle kommunikasjonen mellom byrådsavdeling og underliggende virksomhet samt internt i virksomheten og hvordan denne kommunikasjonen organiseres og dokumenteres. Formålet med styringsdialogen er å legge til rette for gjennomføring av bystyrets og byrådets vedtak, skape grunnlag for felles samhandling og kommunikasjon om hvordan virksomhetens oppgaver skal løses samt danne basis for resultatoppfølging og kontroll. Byrådsavdelingen skal legge til rette for en prosess med virksomheten som sikrer en omforent forankring og forståelse av styringsdialogens form og innhold, herunder mål- og resultatkrav, og forventninger til resultatoppfølging og rapportering, definere behov for nødvendige styringsdokumenter utover de obligatoriske, fastsette møtefrekvens med mer. Gjennom året skal byrådsavdelingen sikre at vedtak, flertallsmerknader, verbalvedtak systematisk blir fulgt opp. Virksomhetsleder har samtidig en plikt i tråd med instruks for virksomhetsledere i Oslo kommune å holde seg orientert om politiske vedtak som er fattet. Bydelsdirektør skal parallelt varsle bydelsutvalget. Virksomheten har et selvstendig ansvar for å fremme synspunkter og gi innspill på strategisk utvikling, styringsparametere, risikofaktorer og ambisjonsnivå gjennom styringsdialogen. Virksomhetens leder skal umiddelbart varsle overordnet byrådsavdeling dersom det avdekkes vesentlige avvik og foreslå korrigerende tiltak. Byrådsavdelingens behov og muligheter for styring av underliggende virksomhet påvirkes av en rekke forhold. De forskjellige sektorene og virksomhetene medfører ulike behov for styring fra overordnet byrådsavdeling. Styring og oppfølging skal derfor tilpasses virksomhetens egenart og risiko samt byrådsavdelingens behov for styring og kontroll som følge av dette.

5 5 4. Prinsipper for virksomhetsstyring Helhetlig virksomhetsstyring handler om aktivt å legge forholdene til rette for at kommunen skal kunne oppnå de ønskede resultater og unngå styringssvikt som kan true måloppnåelse og omdømme. Virksomhetsstyring krever kontinuerlig engasjement og aktivitet fra ledelsen. Etterlevelse av prinsippene skal være tema i og følges opp i ledersamtaler. Nedenfor beskrives de fem prinsippene som gjelder for virksomhetsstyring i Oslo kommune: Virksomhetsstyringen skal baseres på mål- og resultatstyring som overordnet styringsprinsipp Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak Virksomhetsstyringen skal sikre formelt riktig saksbehandling og ivareta kommunens rettslige posisjon Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen Virksomhetsstyringen skal sikre en hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og god ressursanvendelse Virksomhetsstyringen skal baseres på mål- og resultatstyring som overordnet styringsprinsipp Kommunens overordnede styringsdokumenter skal inneholde rammer, mål og krav og utgjøre grunnlaget for operasjonalisering og videre planlegging gjennom styringsdialogen. Det skal være konsistens i kommunens styringsdokumenter ved at styringsdokumenter på et lavere nivå skal være en operasjonalisering av dokumenter på et høyere nivå. Gjennom årlige tildelingsbrev skal byrådsavdelingene presisere bystyrets budsjettvedtak, avklare resultatforventninger og fastsette mål og resultatkrav for alle virksomheter. Dette arbeidet skal gjennomføres ved utstrakt dialog. Styringsprosessene skal gjennomføres på en måte som skaper felles erkjennelse av nåsituasjonen, av behov og utfordringer framover, forpliktelse og eierskap til virksomhetens mål. I den enkelte virksomhet skal mål- og resultatkrav defineres i strategi- og årsplaner som beskriver virksomhetens viktigste resultatambisjoner basert på overordnede føringer. Internt i virksomhetene og mellom virksomhet og byrådsavdeling skal det gjennomføres regelmessig resultatoppfølging med en hyppighet som er tilpasset virksomhetens risiko, situasjon og egenart. I resultatoppfølgingen skal status på framdrift og prognose for måloppnåelse synliggjøres på mål, måltall og resultatkrav. Ved oppståtte eller forventede avvik (risiko) skal det iverksettes korrektive tiltak. Virksomhetsstyringen skal både sikre styring i den aktuelle situasjonen, og samtidig legge grunnlaget for bedre resultater på sikt ved at det tilrettelegges for læring, kompetansehevende tiltak og kontinuerlig fokus på forbedringer.

6 6 Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak Byrådsavdelingene og virksomhetene skal ha systemer som sikrer at vedtak, flertallsmerknader og verbalvedtak systematisk fanges opp og behandles. Det forventes at den enkelte virksomhetsleder holder seg orientert både om de vedtak som direkte gjelder eget ansvarsområde, og på sektorovergripende områder som berører alle virksomheter i kommunen, eksempelvis myndighetsutøvelse, saksbehandling, anskaffelser, HR, IKT, universell utforming og energi- og miljøeffektivitetskrav. Byrådsavdelingene og virksomhetene skal ha en beredskap til å gjennomføre politiske vedtak som fattes utenom den målstyrte budsjett- og planprosessen. Selv om hovedprinsippet er at Oslo kommune skal være en målstyrt organisasjon, vil det alltid være slik at eksterne forhold og politiske vedtak kan medføre behov for endringer i aktiviteten i løpet av året. Det skal føres en dialog om håndteringen av nye eller endrede krav/ føringer som kan påvirke virksomhetenes prioriteringer og budsjettrammer og resultatkrav nedfelt i tildelingsbrev. Virksomhetsstyringen skal sikre formelt riktig saksbehandling og ivareta kommunens rettslige posisjon Utredning av eventuelle rettslige problemstillinger skal inngå som ledd i alle virksomheters saksbehandling. Dette er nødvendig for å sikre kommunens rettslige posisjon og at kommunen som myndighetsutøver og tjenesteleverandør ivaretar innbyggernes rettigheter slik de fremgår av lover, forskrifter og de standarder kommunen selv har vedtatt. Alle virksomheter skal ha eller innhente tilstrekkelig kompetanse, til å ivareta korrekt saksbehandling. Alle virksomheter skal ha oversikt over gjeldende fullmakter og aktuelt lov- og regelverk som har betydning for oppgaveutførelsen.

7 7 Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen Byrådsavdelingene og virksomhetene skal gjennomføre risikovurderinger av mål, resultatkrav og arbeidsprosesser (myndighetsutøvelse, anskaffelser, HR, IKTetc) og ha et bevisst forhold til hvilket risikonivå som kan aksepteres. Risikostyring skal ivaretas løpende i planlegging, gjennomføring og oppfølging, og tilpasses virksomhetens risikonivå og egenart. Risikovurderinger skal dokumenteres og følges opp i styringsdialogen mellom nivåer og internt i virksomhetene. Det skal løpende vurderes behov for risikoreduserende tiltak og kontrollaktiviteter. System for internkontroll skal etableres, dokumenteres og følges opp i tråd med rammeverk for internkontroll i Oslo kommune. Internkontrollsystemet skal utformes på basis av en vurdering av virksomhetens egenart, vesentlighet og risiko. Virksomhetsstyringen skal sikre en hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og god ressursanvendelse Ledere på alle nivåer skal fokusere på utvikling og effektiv anvendelse av de samlede ressurser/ innsatsfaktorer. Organisering av virksomhetene skal skje ut fra hensynet til samordning, effektiv oppgaveløsning og kvalitet for brukerne. Organiseringen skal også ivareta krav til rolledeling og derigjennom sikre en reell internkontroll. Kompetanseutvikling skal vektlegges og rettes mot strategisk viktige kompetanseområder. Tiltak for standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av arbeidsprosessene skal være del av arbeidet for å oppnå kontinuerlig forbedring og fornyelse. Viktige fokusområder for ledere på alle nivåer er myndighetsutøvelse, anskaffelser, HR og IKT. Investeringsprosjekter skal følge kommunens prinsipper for gode investeringsprosesser, jf også økonomireglementet.