Tema: Medarbeidersamtale/personvurdering

Transkript

1 Tema: Medarbeidersamtale/personvurdering Innledning En medarbeidersamtale er en regelmessig, organisert form for samtale mellom medarbeider og nærmeste overordnede, der en samtaler om arbeidsoppgaver, resultater, arbeidsprosess, samarbeidsforhold og medarbeiders faglige og personlige utvikling. Samtalen skal være forberedt, åpen, fortrolig og forpliktende. Hensikten med medarbeidersamtalen er å sikre at det skjer en formalisert dialog mellom nærmeste leder og den enkelte medarbeider minst en gang i året. Samtalen skal bidra til å skape tillit mellom leder og medarbeider, og til å klargjøre mål og prioriteringer av arbeidsoppgaver i avdelingen og for bedriften som helhet. Videre skal samtalen bidra til å klargjøre ønsker om videreutvikling i stillingen og evt. ønsker om andre og nye arbeidsoppgaver. Samtalen skal også bidra til å klargjøre leders forventninger til medarbeider. For [bedriftens] strategi, er det viktig å ha verdier og mål, slik at både leder og medarbeider påser at det er disse verdiene og målene som er styrende for arbeidet i [bedriften/avdelingen/stillingen]. Leder skal spesielt fokusere på medarbeiders utviklingspotensial. Samtalen skal danne grunnlag for en gjensidig avtale om satsingsområder i kommende periode og skal underskrives av begge parter. Disse satsingsområdene gjelder både for leder og medarbeider. Personvurdering/lønnsregulering skjer ikke i medarbeidersamtalen, men pr. [dato] hvert år. Lønnsreguleringen skjer etter at det sentrale lønnsoppgjøret er avsluttet og utbetales med tilbakevirkende kraft pr. [ dato] forutsatt at de sentrale forhandlinger ikke resulterer i konflikt. En medarbeidersamtale kan deles inn i 3 faser: 1. Første og viktigste fase er forberedelse o tidspunkt avtales i god tid, minst 45 dager i forveien, samtaleskjema utleveres o både leder og medarbeider møter godt forberedt og har gjennomgått samtaleskjema o leder har foreberedt seg godt i forhold til den enkelte medarbeider 2. Andre fase en gjennomføring av samtalen o gjennomføres i en uforstyrret og avslappet atmosfære o leder og medarbeider er likeverdige parter o legg vekt på god dialog o samtalen bør vare i 1 2 timer o det er leder som har ansvar for framdrift og styring under samtalen 3. Tredje fase er oppfølging av samtalen handlingsplan o leder og medarbeider avtaler hvordan forhold som kommer fram under samtalen skal følges opp framover o handlingsplanen underskrives av begge og inneholder mål, hvem som har ansvaret og oppfølging med frister o oppfølgingspunkter er så konkrete som mulig o medarbeidersamtalen gjennomføres minste en gang pr år

2 LEDER SKAL FORBEREDE SEG VED Å: VURDERE OM OPPSATTE MÅL ER NÅDD VURDERE DENNE MEDARBEIDEREN SPESIELT. HVA ER HAN/HUN GOD PÅ? UTNYTTES KOMPETANSEN? HAR HAN/HUN ANDRE STERKE SIDER SOM KAN BENYTTES? PÅ HVILKE OMRÅDER KAN JEG SOM LEDER UTFORDRE DENNE MEDARBEIDEREN MV? VURDERE OG EVENTUELT FORESLÅ NYE ARBEIDSMÅL VURDERE AKTUELLE FRAMTIDIGE ARBEIDSOPPGAVER, UTVIKLINGS OG FORBEDRINGSTILTAK I FORHOLD TIL BEDRIFTENS/AVDELINGENS BEHOV OG MEDARBEIDERS ØNSKER FORBEREDE TILBAKEMELDING TIL MEDARBEIDER MEDARBEIDER SKAL FOREBEREDE SEG VED Å: OPPSUMMERE EGEN ARBEIDSINNSATS OG TENKE GJENNOM NØDVENDIGE UTVIKLINGS OG FORBEDRINGSBEHOV VURDERE OG EVENTUELT FORESLÅ NYE ARBEIDSMÅL VURDERE AKTUELLE FRAMTIDIGE ARBEIDSOPPGAVER FORBEREDE TILBAKEMELDING TIL LEDER FORSLAG TIL MAL FOR GJENNOMFØRING AV MEDARBEIDERSAMTALE Det er leder som setter opp punktene som begge skal forberede seg til i medarbeidersamtalen. Leder må ha klart for seg bedriftens/avdelingens strategi, verdier og mål når en setter opp momenter som skal gjennomgås. Det er viktig at samtaleskjemaet ikke blir for omfattende det er bedre å fokusere på viktige punkter som kan følges opp og at en får klargjort forventninger, enn at det blir et mas om å komme gjennom skjemaet. Vedlagt følger et disposisjonsskjema for medarbeidersamtale. Skjemaet er ment som en rettleder for temaer en skal innom i samtalen, men trengs ikke å følges slavisk. Leder må vurdere om skjemaet er tilpasset arbeidsstedet. Ønsker leder å lage et eget skjema eller tilpasse skjemaet, må han/hun sørge for at følgende temaer blir tatt opp i samtalen: Gjennomgang av forrige samtales handlingsplan og resultatet fra forrige medarbeidersamtale. Drøfting av arbeidsmetoder og arbeidsmengde Arbeidsmiljøet Klargjøring og drøfting av den enkeltes stilling og bedriftens /avdelingens mål og resultater. Herunder medarbeiders og leders synspunkter på sammenhengen mellom målene. Medarbeiders rolle i den sammenheng. Forslag til tiltak, endringer og forbedringer. Mulighet for å ta opp andre tema om ønskelig. Handlingsplan til neste samtale.

3 SAMTALESKJEMA 1. Hva husker du best fra forrige samtale? Før samtalen (notater) Etter samtalen 2. Gjennomgang av forrige samtales handlingsplan. Hva var medarbeiderens hovedarbeidsmål i forrige planperiode, og hvordan er disse målene oppfylt? Dersom dette er første medarbeidersamtale, og medarbeideren ikke har hatt mål tidligere, gå videre uten å fylle ut dette feltet. Oppfølging av forrige samtales handlingsplan. Før samtalen (notater) Etter samtalen Hva er gjennomført? Hva er ikke gjennomført? Hvorfor? Skal tiltak som ikke er gjennomført overføres til neste års handlingsplan eller slettes? Evaluering av måloppnåelse Fokusområder/Arbeidsmål Før samtalen (notater) Etter samtalen Hva er de viktigste målene for din stilling og hvilke resultater er oppnådd? Arbeidsmål 1: Arbeidsmål 2: Hva skal til for at du eventuelt når målene dine? Evaluering av egne resultater og arbeidsinnsats. Tilbakemelding fra leder på resultater og arbeidsinnsats. 2. Arbeidsoppgaver, arbeidssituasjon og ansvarsområder

4 Leder og medarbeider skal i samtalen gjøre hverandre kjent med utfordringer fremover og avklare krav og forventninger til bedriften / avdelingen og til den enkelte medarbeider. For å nå de mål bedriften / avdelingen har satt seg er det viktig at organiseringen og gjennomføringen av oppgaver er best mulig. Hva er dine viktigste oppgaver? Mål for arbeidet framover? Har du innflytelse på egen arbeidssituasjon? Har du ønske om endringer i egen arbeidssituasjon: Flere eller færre oppgaver? Annen type oppgave? Annet? Hvordan synes du oppgavene er organisert i bedriften / avdelingen? Har du synspunkter på gjennomføringen av oppgavene? Hvordan kan vi organisere og fordele arbeidet for mer effektivt å nå våre mål? Ser du noen forbedringspunkter? Hvilke oppgaver og mål bør vi ha for neste periode sett i lys av virksomhetens mål og strategier? Hva skal du bidra med for at bedriften / avdelingen skal nå målene? Hva skal jeg som leder bidra med for at vi skal nå oppsatte mål? 3. Faglig og personlig utvikling

5 Både leder og medarbeider har ansvar for å tilpasse og utvikle kompetanse som svarer til nåværende og fremtidige utfordringer i bedriften / avdelingen. Forslag til tiltak for faglig og personlig utvikling? Har du personlige ønsker/behov for læring /utvikling? Kurs? Tiltak for utvikling av bedriften / avdelingen? Situasjoner hvor leder vurderer deg som god? Situasjoner hvor du selv vurderer deg som god? 4. Arbeidsmiljø og samarbeid Alle har et ansvar for å få til et godt miljø i bedriften / avdelingen. Et godt miljø preges av samarbeid, åpenhet og tillit. Det skal være utfordrende, samtidig som det er lov å prøve og feile. Hvordan opplever du dialogen og samarbeidet med kolleger? Får du den informasjonen som er nødvendig for å fungere i jobben? Får du tilbakemelding på det arbeidet du gjør? Trives du? Hva er bra med din arbeidssituasjon? Hva er bra med arbeidsmiljøet? Er det spesielle stresskilder? Hvordan kan vi bedre samarbeidet, trivselen og arbeidsmiljøet? Har du kommentarer eller forslag til forbedringer av arbeidsmiljøet? Bedrede rutiner? Kvalitetssikring? 5. Ledelse

6 Under dette punktet skal det fokuseres på samarbeid mellom leder og medarbeider og leders utøvelse av ledelse Hvilke krav og forventninger har du til meg som leder? Hvordan ønskes tilbakemelding fra meg som leder? I hvilken grad er jeg tydelig i formidlingen av mine forventninger og tilbakemeldinger til deg? Hvordan fungerer delegeringen/arbeidsfordelingen? Din vurdering av informasjonsflyten i bedriften / avdelingen? 6. Ting som du mener vi ikke har snakket om i samtalen, men som medarbeider ønsker å ta opp før samtalen avsluttes? Før samtalen (notater) Etter samtalen MAL FOR HANDLINGSPLAN

7 Det er viktig at det blir utarbeider en handlingsplan som er skapt for handling og ikke for skrivebordskuffen. Med dette menes at planen ikke må bli for omfattende. Det er nok med 3 4 mål som skal følges opp De målene som settes opp skal være så krevende at medarbeideren har noe å strekke seg etter. Målene bør være konkrete og målbare slik at både leder og medarbeider kan evaluere om målene er nådd. HANDLINGSPLAN Etter medarbeidersamtale den., er vi enig om at følgende punkter skal gjennomføres og følges opp. Leder / begge har ansvar for oppfølging. Medarbeider Oppfølging/tidspkt. Arbeids og utviklingsmål Behov for kompetanseutvikling? Hvordan bidra for å skape et bedre arbeidsmiljø? Leder Oppfølging/tidspkt. Sted/dato Underskrift leder Underskrift medarbeider