Medarbeidersamtalen i Midtre Gauldal kommune. Veileder til lederne,

Transkript

1 Medarbeidersamtalen i Midtre Gauldal kommune Veileder til lederne,

2 1. Innledning Hvorfor medarbeidersamtalen? Rollen som ansatt har endret seg de siste tiårene, og det har gjort det nødvendig å gi medarbeidersamtalen en annen vinkling og noe annet innhold enn tidligere. I dag forventes det at de ansatte er myndiggjorte medarbeidere som tar ansvar for enhetens resultater sammen med lederen. Det forventes at de ansatte holder seg faglig oppdatert på sitt hovedområde, samtidig som det mer generelt stilles større krav til endringer i kompetansen enn tidligere. Samtidig er virksomheten vår i stadig større grad avhengig av de ansattes kompetanse. Mange av våre ansatte er i nøkkelposisjoner, og kan mer enn før sette premisser for egen utvikling. Dette gjør at det er svært viktig å legge til rette for å kunne vie våre medarbeidere nødvendig oppmerksomhet, og ikke minst få dem i tale. I denne sammenheng vil en regelmessig, godt planlagt medarbeidersamtale være et godt redskap. Målet med medarbeidersamtalen Medarbeidersamtalen skal foregå mellom ansatt og nærmeste leder. Det overordnede målet med samtalen er å involvere den enkelte medarbeider i målsettinger og utfordringer for enheten. Enhetens konkrete oppdrag gitt ut fra styringsdokumentene, oppdrag gitt direkte av rådmannen og resultater i styringskortene skal klargjøres. Gjennom samtalen skal grunnlaget for medarbeidernes myndiggjøring gis, og dermed også en tydeliggjøring av medarbeidernes frihet i oppgaveløsningen. Samtalen skal klargjøre hva den enkelte kan bidra med for å nå enhetens mål. Videre er det en klar målsetting med medarbeidersamtalen å legge til rette for en dialog med den enkelte medarbeider om trivsel og mestring på arbeidsplassen, og ikke minst å skape motivasjon for videre innsats. Viktigheten av forberedelser og etterarbeid Det er svært viktig at medarbeidersamtalen er godt forberedt fra begge parter. Dette innebærer at det må ryddes plass med hensyn til tid og sted. Planlagte medarbeidersamtaler bør bare unntaksvis avlyses/forskyves i tid; at planlagte samtaler blir avholdt som planlagt gir signal om at lederen tar medarbeideren på alvor. Under medarbeidersamtalen skal både leder og medarbeider ta opp det som det er behov for å si og som direkte eller indirekte er knyttet til arbeidssituasjonen. Det påhviler derfor begge parter et stort ansvar til å forvalte denne informasjonen på en slik måte at det skaper tillit. Samtidig er klart at det som blir sagt, blir brukt. Dette må klargjøres i forkant av 2

3 samtalen, og oppsummeringen av samtalen blir et viktig dokument i forhold til selve ansettelsesforholdet. Det er viktig at arbeidstakers egenvurdering i forhold til eget arbeidsforhold inngår i denne oppsummeringen. I forkant av samtalen må følgende være klargjort/sendt ut: Skriftlig invitasjon der målet og forventningene til samtalen synliggjøres Samtaleskjema/angivelse av tema i samtalen Mal/skjema for oppsummering av samtalen De viktigste grunnlagsdokumentene for samtalen Grunnlagsdokumenter: Oppsummering fra forrige medarbeidersamtale Medarbeiders stillingsbeskrivelse der slik finnes Utviklingsmål i enhetsleders-/avdelingsleders lederavtale Styringskortet for enheten Virksomhetsplan for enheten 3

4 2. Eksempel på invitasjon til medarbeidersamtale Her er et eksempel på hvordan en invitasjon til medarbeidersamtalen kan utformes: Til Ola Normann Støren, dato Medarbeidersamtalen 2017 Vi du og jeg skal nå gjennomføre medarbeidersamtale. Jeg ser fram til dette og ønsker deg vel møtt! Jeg ønsker at vi i samtalen skal se framover, at vi lar samtalen være en utviklingssamtale. Medarbeidersamtalen skal gi oss mulighet til å drøfte hvordan du best mulig kan bidra til å oppfylle Midtre Gauldal kommunes målsettinger. Den skal gi oss mulighet til å avklare gjensidige forventninger i arbeidsforholdet, og ikke minst hvordan vi to i fellesskap kan bidra til at du mestrer arbeidsoppgavene dine og trives på arbeidsplassen din. Jeg ønsker at medarbeidersamtalen skal bidra til: Bedre samarbeid og ledelse Klargjøring av målsettinger og oppgaver Myndiggjøring av deg som arbeidstaker Klargjøring av den frihet du har i oppgaveløsningen Ide og meningsutveksling At vi hever blikket fra de daglige gjøremål og til den overordnede og langsiktige siden av arbeidet At vi tar tak i tema som ikke blir tatt opp til daglig; avklare gjensidige forventninger, forbedre arbeidsforhold, arbeidsmiljø, faglig utvikling, kommunikasjonsforhold og diskutere langsiktig utvikling At de de tjenestene vi leverer får riktig kvalitet For at denne samtalen skal bli vellykket må vi begge to på forhånd gjøre oss opp en oppfatning av status på resultater, aktivitet og kvalitet. Dette betyr at vi begge blant annet må reflektere over egen praksis siden forrige samtale. Jeg minner om at medarbeidersamtalen er en individuell samtale mellom oss og bør bygge på tillit, åpenhet og mest mulig gjensidighet. Jeg ønsker deg vel møtt! 4

5 3. Samtaleskjema Medarbeidersamtalen har som nevnt flere formål. Den skal dekke medarbeideres trivsel i jobbsituasjonen og i fritiden. Den skal dekke oppgaver og mål for kommende periode. Den skal beskrive utviklingsbehov og fastsette tiltak. Rådmannen anbefaler at Jan Spurkelands skjema fra lederutviklingsprogrammet Relasjonskompetanse benyttes som tilnærmingsmåte i samtalene: Relasjon og resultat-samtalen /Hovedstasjoner sidespor (bygger på teorien om 24- timersmennesket) Flytsonemodellen (Enkelt bilde på utvikling og trivsel. Når balansen mellom utfordringer og kompetanse er god, vil mennesker være innenfor flytsonen eller trivselssonen. For store utfordringer gir utrygghet, og menneskene havner i angstsonen. For lite utfordringer gir kjedsomhet). Begge skjemaene er vedlagt. Samtalen kan oppsummeres i følgende skjema: Oppfølging av forrige medarbeidersamtale Status: Utfordringer: Nye tiltak: Samarbeid og arbeidsmiljø Status: Utfordringer: Nye tiltak der du kan bidra: Personlig og faglig utvikling Status: Ønsker: Nye tiltak: 5

6 Kontinuerlig kvalitetsforbedring/utvikling med utgangspunkt i enhetsleders lederavtale, styringskortet og virksomhetsplan Fokusområder: Utfordringer: Nye tiltak der du kan bidra for å oppnå felles mål: Samfunn Brukere Medarbeidere Økonomi Oppsummering av medarbeidersamtalen for. Aktivitet/oppgave Ansvarlig Frist Kommentarer Evaluering Nye tiltak: Kompetanseutvikling: Andre forhold av betydning: Leders underskrift: Medarbeiders underskrift: 6