MEDARBEIDER- SAMTALER

Transkript

1 MEDARBEIDER- SAMTALER I MANDAL KOMMUNE Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 1

2 Medarbeidersamtaler skal gjennomføres på alle arbeidsplasser i Mandal kommune. God arbeidsgiverpolitikk er evnen til å utnytte ressursene til hver enkelt. For å klare det må vi vite hvilke ressurser hver enkelt har. Medarbeidersamtalen skal brukes til å få fram hva som bor i hver enkelt. Dette heftet skal være en veileder for ledere som skal gjennomføre medarbeidersamtaler, og som en informasjon til medarbeidere. Forberedelsesskjemaet og kontrakten bør brukes av begge parter. HVA ER EN MEDARBEIDERSAMTALE? En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk, tilbakevendende personlig samtale mellom leder og medarbeider, der man tar opp forhold som arbeidsresultater, arbeidsmiljø, faglig og personlig utvikling. Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 2

3 HENSIKTEN: Hovedhensikten med medarbeidersamtaler er å få klarlagt ønsker, interesser, kunnskaper, ferdigheter og utviklingsmuligheter hos medarbeiderne, slik at den enkelte får brukt sine evner og anlegg på best mulig måte i jobben. Ofte får en ikke tid til å snakke særlig grundig om arbeidssituasjonen og arbeidsoppgaver i det daglige. Både for leder og medarbeider kan det være nyttig å «stoppe opp» med jevne mellomrom, og la den enkelte medarbeider være tema. Det at det da er «lov» å ta opp forhold som gjelder jobbutførelse, framtidsønsker, forventninger m.v. gjør det lettere for begge parter å snakke om ting som kanskje ellers ikke så lett kommer fram. Erfaringer viser at medarbeidersamtaler kan føre til økt tillit og åpenhet, og mer samarbeid i det daglige. GJENNOMFØRING: Informasjon Det er viktig at alle medarbeidere er godt informert om hva medarbeidersamtaler er, før en går i gang; hva er hensikten med samtalene, hvordan gjennomføres de mv. Et personalmøte på forhånd kan være en begynnelse. Et tilbud til alle Alle medarbeidere skal få tilbud om medarbeidersamtale. Nærmeste leder Det er den nærmeste lederen, dvs. den som har det daglige personalansvaret, som skal ha samtale med sine underordnede. Årlige samtaler Samtalene skal gjennomføres minst en gang pr. år. Oppfølging Oppfølgingsfasen er kanskje den viktigste. Det leder og medarbeider blir enige om i medarbeidersamtalen må følges opp, ellers kan effekten bli negativ. Arbeidsmål og utviklingsplaner bør derfor være realistiske. Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 3

4 SPILLEREGLER FOR MEDARBEIDERSAMTALER 1. Lederen har ansvar for å kalle inn til samtalen. Innkallingen bør gjøres minst ei uke på forhånd. Forberedelsesskjemaet legges ved innkallingen. 2. Beregn ca. en time til samtalen, men planlegg slik at du kan bruke to. 3. Før samtalen må begge parter forberede seg godt hver for seg. Tenk igjennom hva du vil oppnå med samtalen, og hva du ønsker å få fram. Bruk forberedelsesskjemaet. 4. Samtalen bør holdes på et uforstyrret og nøytralt sted. 5. Samtalen skal være en samtale, og ikke en enetale fra en av partene. 6. Konsentrer dere om å gi og få informasjon, heller enn å vurdere eller bedømme informasjon. 7. Verken lønn eller private forhold er tema. Private forhold som har innvirkning på arbeidssituasjonen kan tas opp dersom medarbeideren ønsker det. 8. Samtalene forutsetter tillit og trygghet, og skal være fortrolige. Dersom lederen må orientere andre om noe fra samtalen, krever det samtykke fra medarbeideren. 9. Noter minst mulig under selve samtalen. Det virker lett forstyrrende. 10. På slutten av samtalen bør partene bli enige om mål og tiltak, og notere dem ned på kontrakten. 11. Helt til slutt skal begge vurdere selve samtalen. 12. Kontrakten er et fortrolig og forpliktende dokument. Hver av partene beholder sitt eksemplar. 13. Kontrakten skal gjennomgås i neste samtale. Den skal ikke ligge i en skuff i mellomtiden, men gi styring i det daglige arbeidet. 14. Medarbeidersamtaler erstatter ikke alminnelig kommunikasjon, men må følges opp med regelmessig kontakt. Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 4

5 MEDARBEIDERSAMTALE - OM HVA? I en medarbeidersamtale kan en ta opp forhold som angår arbeidssituasjon, arbeidsmål og - resultater, arbeidsmiljø og trivsel, faglig og personlig utvikling. Akkurat hva som skal tas opp, kan de to som deltar i samtalen bestemme selv, ut fra egne ønsker og behov. Medarbeidere er ulike, og derfor bør heller ikke medarbeidersamtaler være like. I forberedelsesskjemaet som er lagt ved, er det listet opp en del eksempler på aktuelle samtaleemner og spørsmål. Skjemaet kan brukes som en forberedelse til samtalen for begge parter, og gjerne som en støtte i selve samtalen også. Ikke la listen bli en tvangstrøye. Det kan være viktigere å få snakket ut om det en har på hjertet! LIVSFASESAMTALE. Det er lagt med en mal for livsfasesamtale. Denne samtalen kan kjøres uavhengig, eller kobles sammen med medarbeidersamtalen der det er naturlig. Fra fylte 55 år skal medarbeidere tilbys livsfasesamtale en gang pr. år. Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 5

6 FORBEREDELSESSKJEMA Brukes av både leder og medarbeider i forberedelsen til samtalen. EKSEMPLER PÅ VANLIGE SAMTALEEMNER OG SPØRSMÅL: EGNE NOTATER: TILTAK: NÅVÆRENDE ARBEIDSMÅL OG RESULTATER Er arbeidsområdet klart når det gjelder: - Ansvar? - Myndighet? - Fagområde? Er det oppgaver du ikke fikk løst som planlagt? Hva kan årsakene være? ARBEIDSSITUASJONEN Hvordan har du det på jobb? Hvordan er oppgavefordelingen? Får du brukt dine evner og kunnskaper? Får du nødvendig informasjon? Hvordan er arbeidsbelastningen? Har du ønske om endret stillingsstørrelse? Har du behov for tilrettelegging av arbeidstida? FRAMTIDIGE ARBEIDSOPPGAVER OG ARBEIDSMÅL. Hvilke arbeidsoppgaver er de viktigste i tida framover? Hvilke oppgaver er mindre viktige? Kunne du tenke deg andre oppgaver? Hvordan kan vi gjensidig følge opp og informere om arbeidsresultater og arbeidsmål? Har du behov for tilrettelegging av oppgaver? Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 6

7 SAMARBEID OG LEDELSE Hvordan fungerer samarbeidet innen avdelingen og i hele enheten? Hva gjør du for å skape et godt arbeidsmiljø? Kan noe gjøres av lederen din eller andre for at du skal fylle jobben på en bedre måte? (eks. gi støtte, oppmuntring, synspunkter, informere, veilede osv.) Har du tilstrekkelig innflytelse over egen arbeidssituasjon? Har du betenkeligheter med å varsle om kritikkverdige forhold? Hva kan lederen endre på i sin måte å utøve ledelse? OPPLÆRING OG UTVIKLING Har du behov for opplæring nå eller på lengre sikt for å fylle stillingen godt? Hva tenker du om din framtid på lengre sikt? Er det andre oppgaver innen avdelingen du ønsker å prøve deg på? Er det aktuelt å justere på kompetanseregistreringsskjemaet? TIL SLUTT Er det personlige forhold du ønsker å snakke om? Hvordan fungerte denne medarbeidersamtalen? Har du forslag til endring? Dato:.. Underskrift medarbeider Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 7

8 MAL FOR LIVSFASESAMTALE. Et samtaleverktøy for ledere og medarbeidere for å tilpasse arbeidssituasjonen med utgangspunkt i kommunens livsfasepolitikk. Hensikten med samtalen er å peke på rettigheter og muligheter den enkelte har i ulike livsfaser, samt å sikre aktive arbeidsforhold i stedet for passivt sykefravær eller for tidlig pensjonering (spørsmål om pensjon kontakt personalkontoret). Ved å fokusere på hva som kan tilpasses på arbeidsplassen og på hva arbeidstaker kan bidra med, vil samtalen kunne synliggjøre nye løsninger. Samtalen forutsetter tillit og trygghet for hensikten med samtalen å sikre et aktivt arbeidsforhold. Bakgrunnen for samtalen kan være utfordringer i forbindelse med småbarnsfase, samlivsbrudd, seniorfase, sykdom eller andre forhold. Det er viktig å understreke at det må skje en avveining mellom medarbeiders behov for tilpassing og leders behov for å sikre at oppgaver løses på en forsvarlig måte. Både medarbeider og leder kan ta initiativ til samtalen. Spørsmål i samtalen: Egne notater: HVORDAN ER ARBEIDSDAGEN I FORHOLD TIL HVERDAGEN PRIVAT? Hensikten med dette spørsmålet er å sirkle inn de områdene som er viktige for arbeidsmuligheten framover, - ikke å gi en mest mulig detaljert beskrivelse. Det er viktig at medarbeider og leder har en felles forståelse av situasjonen, slik at tiltak som velges blir målrettet og meningsfulle. Eksempler på spørsmål som kan belyse og beskrive problemstillingen: - Hvilke forhold er det som påvirker arbeidssituasjonen? - Hva går bra og hva er vanskelig? (Oppgaver, arbeidstid, samarbeid, trivsel ) - Har tiltak vært forsøkt tidligere? (Hva har fungert/ikke fungert?) Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 8

9 ER DET FORHOLD SOM BØR OG KAN ENDRES? Et tips for å lede samtalen i riktig retning kan være å spørre: Hva skal til for at..? Ta utgangspunkt i de problemene som ble avdekket i beskrivelsen av arbeidsdagen/privat, og drøft løsningsmuligheter. Det viktige er å finne fram til hva som er ønskelig og hva som er mulig for å forbedre situasjonen. Fokuser både på hva som kan tilpasses på arbeidsplassen og hva medarbeider kan bidra med. HVA ER VI ENIGE OM? Følgende må avklares: - Tiltak permanent eller midlertidig eventuelt for hvor lang tid? - Tidsfrister for gjennomføring. - Hvem gjør hva? - Hvordan og når skal oppfølging og evaluering av tiltak skje? Det utarbeides en avtale som underskrives av begge parter. Avtalen arkiveres i personalmappen. Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 9

10 AVTALE OM INDIVIDUELL TILPASSING Med hjemmel i arbeidsgiverpolitikken og på bakgrunn av forespørsel og samtale rundt muligheter for tilpassing av arbeidssituasjonen, inngås følgende avtale for: Navn Fødselsdato Arbeidsplass Stilling Stillingsstørrelse Beskrivelse av ordningen: (Ordningen skal være innenfor rammene som leder har anledning til å benytte. Dersom leder er i tvil, oppfordres det til at det tas kontakt med enhetsleder, eventuelt støttefunksjon for Personal og organisasjon for avklaring. Begrunnelse: (Begrunnelsen skal redegjøre for hvilke individuelle hensyn som har vært avgjørende for leders skjønn ved inngåelse av avtalen.) Varighet: (Avtaler kan inngås med inntil ett års varighet.) Avtalen gjelder fra til Avtalen vil bli evaluert før den utløper, og kan forlenges dersom det er ønskelig og hensiktmessig for begge parter. Sted/dato Leder Medarbeider Medarbeidersamtaler i Mandal kommune Side 10