RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD Hovedmålene ved sykefraværsoppfølgingsarbeidet Oppfølging av sykefraværet skal bidra til å finne løsninger og tilpasninger slik at den ansatte kan komme tilbake til jobb at ansatte som er sykemeldte så tidlig som mulig kan prøve seg i arbeidsrelatert aktivitet vurdere om det er behov for ytelser fra NAV avklare om den ansatte kan gå tilbake til sin opprinnelige stilling eller eventuelt vurdere om vedkommende må over i annet arbeid i samråd med den ansatte, behandler og NAV kartlegge funksjonsevne og restarbeidsevne dokumentere sykefraværet overfor NAV og samhandle med NAV dersom Stavanger kirkelige fellesråd ikke har egnet arbeid å tilby Stavanger kirkelige fellesråd har en generell tilretteleggingsplikt overfor ansatte, slik at han eller hun kan komme tilbake i arbeid. Den ansatte har samtidig en medvirknings- og aktivitetsplikt i oppfølgingsarbeidet. Den sykemeldte kan om vedkommende ønsker det, la seg bistå av tillitsvalgte eller verneombud i oppfølgingssamtalene. Første sykedag Sykefravær meldes første fraværsdag til nærmeste leder eller unntaksvis til annen kollega i staben. Meldingen noteres på egenmeldingsskjema. Daglige ledere melder fra til arbeidsstedet første fraværsdag og til kirkevergen etter tre fraværsdager. Det redegjøres for følgende: funksjonsevne mulighet for arbeidsrelatert aktivitet fraværets forventede varighet ikke spørre om diagnose Egenmelding kan ikke benyttes de første 16 dagene etter en sykemeldingsperiode (arbeidsgiverperioden). Arbeidstakeren må i slike tilfeller ha sykemelding fra lege eller bli trukket i lønn. Fra 3 til 8 dagers sykefravær Nærmeste leder tar kontakt med arbeidstakeren. Det er viktig å avklare sykefraværets antatte varighet og arbeidstakerens funksjonsevne. Videre skal det spørres etter om fraværet er arbeidsrelatert om arbeidstakeren har mulighet til å utføre større eller mindre deler av arbeidet om arbeidsgiver kan bistå for å forkorte fraværsperioden

2 Avventende sykemelding Dersom arbeidstakeren har fått utstedt en avventende sykmelding, må leder ta stilling til om legens forslag til tilrettelegging av arbeidet kan gjennomføres. Dersom tilrettelegging lar seg gjennomføre, iverksettes aktiviteten. Hvis den foreslåtte tilrettelegging ikke lar seg gjennomføre, må arbeidsgiver gi tilbakemelding om dette på blankettens del C. Arbeidstakeren skal ta dokumentasjonen med tilbake til legen, som må gjøre en ny vurdering på bakgrunn av de nye opplysningene. Reisetilskudd Som et virkemiddel for å holde ansatte helt eller delvis i arbeid, kan i stedet for sykepenger eller rehabiliteringspenger gis reisetilskudd til dekning av nødvendige ekstra transportutgifter til og fra arbeidsstedet. Sykemelding/krav om sykepenger Sykemelding må fremskaffes som dokumentasjon for arbeidsuførhet utover åttende dag. Ta gjerne med til legen/sykemelder en oversikt over tilpasningsmuligheter på arbeidsplassen. Arbeidstaker skal sende sykemeldingen til nærmeste leder senest innen to uker. I motsatt fall bortfaller retten til lønn ved sykefraværet. Sykemeldingen videresendes snarest mulig til personalkontoret. Pkt. 8: Egenærklæring skal fylles ut av arbeidstakeren Husk å oppgi første sykefraværsdag Dersom arbeidstakeren har vært i lønnet arbeid utover den oppgitte sykemeldingsprosent, skal pkt 8.5 besvares. Rubrikken for hvor mange timer mer pr uke, skal fylles ut Ved endringer i sykemeldingsprosenten, skal nærmeste leder i samarbeid med den sykemeldte melde dette til lønningskontoret mot slutten av sykemeldingsperioden Husk underskrift fra arbeidstaker Dersom arbeidstakeren har tilsetting både i fellesrådet og i menighetsråd, må den sykemeldte levere to sykemeldinger. Innen 4 ukers fravær skal det utarbeides oppfølgingsplan Nærmeste leder tar ny kontakt med arbeidstakeren. Arbeidsgiver og arbeidstaker skal sammen avklare hvilke muligheter som foreligger. Det skal tas hensyn til arbeidstakerens funksjonsevne og til bedriftens muligheter til tilrettelegging og tilpasning av arbeidsforholdene. Oppfølgingsplanen skal inneholde Vurdering av den sykemeldtes arbeidsoppgaver og arbeidsevne, evt. gradert sykmelding Tilrettelegging eller tiltak som kan gjøre det mulig å arbeide Plan for videre oppfølging Dato for neste oppfølgingsmøte Videre bør en ta med i vurderingen

3 Tilretteleggingstiltak med tilskudd fra NAV Reisetilskudd Behov for kontakt med bedriftshelsetjenesten Benytte NAVs tilbud: "Raskere tilbake" (Raskere tilbake-telefonen ) Hva kan informeres til kolleger Tilpasning av arbeidsforholdene vil om mulig kunne kombineres med helt eller delvis sykemelding, eller ved at man kan benytte reisetilskudd. Oppfølgingsplanen skal sendes sykemelder (som oftest fastlegen) innen 4 uker. Kopi sendes til personalkontoret. Tilretteleggingstilskudd Det kan søkes NAV om kompensasjon for merutgifter eller merinnsats i forbindelse med nødvendig tilrettelegging, utprøving eller opplæring i nye arbeidsoppgaver, eller praktisk hjelp som arbeidstakeren har behov for. Tilretteleggingen må dokumenteres ved bruk av søknadsskjema om tilretteleggingstilskudd (med eller uten vikar).den sykemeldte skal skrive under på søknadsskjemaet og ha kopi. Nærmeste leder skal sørge for løpende orientering til den sykemeldte om relevante hendelser i bedriften. Tips til hvordan man kan gjennomføre selve samtalen om tilpasning og tilrettelegging kan du lese om under Samtaleguide for leder - sykefravær. Innen 7 ukers fravær - Dialogmøte 1 Dialogmøte skal gjennomføres selv om arbeidstakeren har gradert sykemelding. Det er gitt følgende unntak: ved innleggelse i helseinstitusjon når sykdommen er så alvorlig at man ikke kan forvente å komme tilbake i arbeid når friskmelding vil foreligge innen en til to uker Det er et vilkår for fortsatt utbetaling av sykepenger utover åtte uker, at arbeidstaker enten er i arbeidsrelatert aktivitet eller fremlegger ny sykemelding. Dialogmøte Nærmeste leder skal innkalle arbeidstaker, bedriftshelsetjeneste og sykemelder (som oftest fastlege) til å delta i dialogmøte, med mindre arbeidstaker ikke ønsker det. Sykemelder kan om nødvendig delta pr telefon. Dialogmøte skal avholdes uavhengig av arbeidstakers uføregrad, med mindre sykemelder har gitt beskjed om at dialogmøte ikke er medisinsk tilrådelig. Arbeidstaker skal være kjent med innholdet i dialogmøte på forhånd, og er forpliktet til å medvirke til å finne løsning for å komme fortest mulig tilbake på jobb. Dialogmøte skal inneholde

4 Evaluering av innholdet i oppfølgningsplanen Hovedfokus på arbeidstakers funksjonsevne og tiltak på arbeidsplassen. Prøve å finne muligheter som ikke tidligere er prøvd Diagnose skal ikke diskuteres Oppfølgingsplanen oppdateres og sendes sykemelder. Arbeidstakeren skal ha kopi. Det skal sendes rapport til NAV om avholdt dialogmøte innen 9 uker. Arbeidstakeren skal ha kopi. Det skal søkes NAV om refusjon når bedriftshelsetjenesten deltar. Bruk eget skjema, bedriftshelsetjenesten signerer. Det skal sendes kopi til personalkontoret av Melding om at sykemelder har vært innkalt til og deltatt på dialogmøte Oppdatert oppfølgingsplan Refusjonskrav for bedriftshelsetjenestens deltakelse Innen 9 ukers fravær Rapport om dialogmøte sendes NAV - enten elektronisk eller ved papirskjema. Elektronisk rapportering er tilgjengelig gjennom Altinn Kvittering for avsendt rapport til NAV skal sendes personalkontoret Rapporten til NAV skal inneholde Melding om gjennomført dialogmøte Oppdatert oppfølgingsplan Den sykemeldtes medvirkning Melding om sykemelder har vært innkalt til og deltatt på dialogmøte Behov for bistand fra NAV Dersom den sykemeldte ikke er i arbeidsrelatert aktivitet, må legen dokumentere sykefraværet med utvidet legeærklæring om at tungtveiende medisinske grunner hindrer aktivitet. NAV vurderer om det er fortsatt grunnlag for rett til sykepenger, vurdere krav om arbeidsrelatert aktivitet og behov for arbeidsrettet oppfølging fra NAV Utover 12 ukers fravær Oppfølgingssamtaler vil i de fleste tilfeller fortsatt finne sted minimum en gang per måned. Formålet med samtalene er å opprettholde kontakten mellom arbeidstakeren og arbeidsstedet, samt utveksle informasjon som kan bidra til at arbeidstakeren kan komme tilbake i arbeid så snart som mulig. Arbeidsgiver skal vurdere muligheter for annet arbeid i virksomheten. Dersom dette ikke er mulig, skal NAV informeres. De vil vurdere muligheten for omskolering til annet arbeid før en eventuell uførestønad/uførepensjon vurderes. Etter uker Daglig leder innkaller til oppfølgingsmøte der personalsjef deltar.

5 Formålet med samtalene er å opprettholde kontakten mellom arbeidstakeren og arbeidsstedet, samt utveksle informasjon som kan bidra til at arbeidstakeren kan komme tilbake i arbeid så snart som mulig. Arbeidsgiver skal vurdere muligheter for annet arbeid i virksomheten Evaluering av oppfølgingsplanen Vurdering av de tiltak som har vært gjennomført o hva har fungert o hva har vist seg umulig å gjennomføre Vurdere evt. tiltak andre steder i virksomheten eller om det er behov for rehabilitering eller andre tiltak i regi av NAV Daglig leder skal sende inn revidert oppfølgingsplan til NAV innen 25 uker. Kopi til personalkontoret. Innen 26 uker - Dialogmøte 2 i regi av NAV NAV skal innkalle til og avholde et dialogmøte med den sykmeldte og dennes arbeidsgiver senest innen seks måneder, regnet fra første sykefraværsdag. Nærmeste leder, personalsjef og evt. bedriftshelsetjenesten deltar. NAV avgjør om lege eller annet helsepersonell skal delta på møtet. Ved innkalling, har denne møteplikt. Hensikt med dialogmøte 2 Evaluere oppfølgingsplanen og de tiltak som er gjort Finne løsninger og legge til rette for en plan for tilbakeføring Vurdere om det er behov for rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak i regi av NAV Oppfølgingsplanen som NAV innhenter fra arbeidsgiver danner grunnlag for dialogmøtet. NAV kan kreve at arbeidsgiver gjør redegjøre for de eventuelle bedriftsinterne tiltak som er gjort for å tilbakeføre vedkommende til arbeid. Behov for arbeidsrettede tiltak i regi av NAV vil bli vurdert. Dersom bedriftshelsetjenesten deltar må det søkes NAV om refusjon. Kopi av oppfølgingsplan og evt. refusjonssøknad for BHT og annen dokumentasjon, sendes personalkontoret. Tre måneder før maksimumsdato I de tilfeller hvor det er mulighet for at sykefraværet varer utover den perioden hvor det ytes sykepenger, må krav om annen ytelse fremsettes senest tre måneder før maksimumsdato på grunn av saksbehandlingstiden i NAV. Arbeidstakeren bør bestille time på det lokale NAV-kontoret for å få nærmere orientering om hvilke ytelser som er aktuelle. Personalkontoret sender melding til den sykemeldte om dato for opphør av lønnsutbetaling. Etter 12 mnd Den sykemeldte, NAV eller arbeidsgiver kan kreve at det avholdes et dialogmøte 3. Agendaen er som ved dialogmøte 2.

6 I Stavanger kirkelige fellesråd har den sykemeldte som regel rett til å beholde sin stilling i 1 år etter maksdato. Medarbeideren må søke om permisjon. Nærmeste leder i samarbeid med personalsjef må fortsette oppfølgingen til arbeidsforholdet opphører.