Vedtatt av arbeidsmiljøutvalget Revidert juli 2014 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

Transkript

1 Vedtatt av arbeidsmiljøutvalget Revidert juli 2014 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

2 1.0 MÅL Målet er å legge best mulig til rette for god kvalitet i oppfølgingen av sykemeldte slik at sykemeldte skal komme så raskt som mulig tilbake i arbeid ivareta den sykemeldte og opprettholde kontakt mellom arbeidstaker og arbeidsplassen skape forutsigbarhet og trygghet i oppfølgingsfasen sikre likeverdig behandling kartlegge om fraværet er arbeidsmiljørelatert 2.0 OMFANG Rutinen gjelder for alle arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid, som har tiltrådt stilling i kommunen. for alt fravær som skyldes egen sykdom eller skade, uavhengig av om fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen, utenforliggende forhold eller en kombinasjon av disse. 2 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014

3 3.0 ANSVAR 3.1 Generelt Alle som involveres i oppfølging av sykemeldte arbeidstakere har taushetsplikt om personopplysninger som kommer frem f.eks. diagnose og andre sensitive opplysninger. Alt som blir skrevet ned i forbindelse med oppfølging av sykemeldte lagres unntatt offentligheten i den enkeltes HMS mappe i ephorte. Vær oppmerksom på at helseopplysninger kun kan registreres skriftlig dersom den sykemeldte samtykker sykdom/skader som skyldes arbeidsforholdet skal registreres i Qm+ 3.2 Den sykemeldtes eget ansvar Alle ansatte har ansvar for å ta kontakt med sin nærmeste leder for å lete etter løsninger/alternative oppgaver når han/hun opplever å stå i fare for å bli sykemeldt. Dersom problemene likevel resulterer i egenmelding/sykemelding skal den ansatte: melde fra om fravær til nærmeste leder så raskt som mulig første fraværsdag informere om forventet fraværslengde og funksjonsevne informere/opplyse om fraværet er arbeidsmiljørelatert tenke gjennom hvilke arbeidsoppgaver han/hun kan klare og hva som ikke bør gjøres, samt hvilke forhold det kan tilrettelegges for medvirke i utarbeiding av individuell oppfølgingsplan og aktivt samarbeide om aktuelle tilretteleggingstiltak Hvis helsen tillater det bør den sykemeldte forsøke å holde seg i form. Aktivitet er bra men den sykemeldte må ikke gjøre noe som kan forverre plagene. LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

4 3.2 Nærmeste leders ansvar Nærmeste leder skal følge opp sykemeldte medarbeidere og har ansvaret for at oppfølgingsrutinen blir fulgt og gjennomført på en kvalitativt god måte helt fram til medarbeideren er frisk eller en permanent løsning er funnet. Nærmeste leder skal informere den sykemeldte så langt som mulig om hva som skjer på arbeidsplassen, invitere til lunsjpauser, avdelingsmøter, sosiale tilstelninger o.l. Lederen skal videre koble inn interne og eksterne aktører som kan bidra positivt i oppfølgingen tilrettelegge for den sykemeldte på arbeidsplassen så langt det er mulig dokumentere all oppfølging og tilrettelegging informere andre ansatte når tilrettelegging er aktuelt Nærmeste leder vurderer om det skal sendes blomster ved sykehusinnleggelse eller ved fravær over 16 dager. Dersom konflikt mellom nærmeste leder og den sykemeldte er årsaken til fraværet, eller gjør oppfølgingen svært vanskelig, kan leder på overordnet nivå overta oppfølgingen med sikte på å løse konflikten. 3.3 Tillitsvalgte Tillitsvalgtes rolle i sykefraværsoppfølgingen er å bistå i oppfølgingsarbeidet dersom den sykemeldte ønsker det vurdere om tilrettelegging påvirker andres arbeidssituasjon og melde fra om dette bidra til å gjøre nærværsarbeidet til en integrert del av HMS arbeidet på arbeidsplassen tillitsvalgte skal trekkes inn i saken dersom omplassering til annet arbeid blir aktuelt 4 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014

5 3.4 Verneombud Verneombudets rolle i sykefraværsoppfølgingen er å bistå leder og den sykemeldte dersom en av partene ønsker det delta på dialogmøter der sykefravær vedrører arbeidsmiljøet bidra til å gjøre nærværsarbeidet til en integrert del av HMS arbeidet 3.5 HMS rådgiver HMS rådgiverens rolle i sykefraværsoppfølgingen er bidra med faglig veiledning til ledere med oppfølgingsansvar skal bistå med råd og veiledning ved tilrettelegginger, omplasseringer og endring av stillingsstørrelse delta på utvidede dialogmøter 3.6 Bedriftshelsetjenesten Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål og skal i første rekke arbeide forebyggende. De kan også trekkes inn i oppfølgingsarbeidet der de kan bidra med råd, veiledning og spesialkompetanse. BHT kan innkalles til dialogmøter dersom arbeidstaker eller arbeidsgiver ønsker det. AML 4-6 (4) 4.0 VIKTIGE REFERANSER Arbeidsmiljøloven 4-6 Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne 2-3 Om ansattes informasjons- og medvirkningsplikt. 6-2 Om verneombudets oppgaver. Hovedavtalen 3-1: Om arbeidsgivers drøftingsplikt med tillitsvalgte Forvaltningsloven 13: Om taushetsplikt. LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

6 5. 0 OPPFØLGINGSRUTINEN STEG FOR STEG 5.1 Generelt Oppfølgingsrutinen er lagt opp slik at man har faste oppfølgingspunkter i henhold til lov og avtaleverk. Det er leders ansvar at det blir tatt kontakt ved de forskjellige tidspunktene, men det kan også avtales i særskilte tilfeller at den sykemeldte på eget initiativ skal ta kontakt for eksempel for å gi tilbakemelding etter legekonsultasjon eller lignende Diagnosen er en privatsak, men den ansatte plikter å si hva han eller hun kan greie å gjøre/gjennomføre av arbeidsoppgaver. Det vil si gi en vurdering av egen funksjonsevne i forhold til egne, eller andre oppgaver som arbeidsplassen har behov for. 5.2 Første fraværsdag Snarest mulig og i løpet av første fraværsdag skal den ansatte melde fraværet til nærmeste leder. I denne første samtalen mellom den sykemeldte og leder skal det avklares så langt det lar seg gjøre: Skyldes fraværet barns- eller egen sykdom? Antatt varighet av fraværet Avtaler/arbeidsoppgaver som må endres/avlyses/overtas av andre. Vurdering av funksjonsevne (er det mulig at den ansatte kan komme på jobb og utføre deler av arbeidet?) Ønsk den ansatte god bedring! 6 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014

7 5.3 Innen tredje fraværsdag første ordinære oppfølgingssamtale Leder tar kontakt innen 3 dager for å høre hvordan det går, og om det er deler av jobben den ansatte kan utføre. Hva kan arbeidsgiver bidra med? Behov for tilrettelegging avklares så langt det er mulig Leder ønsker den ansatte god bedring! 5.4 Innen åttende fraværsdag Den ansatte tar kontakt med nærmeste leder tidligst mulig dersom fraværet strekker seg utover egenmeldingsperioden. I tilfeller hvor arbeidstaker ikke har gitt noen beskjed, skal nærmeste leder ta kontakt. Regler: Egenmelding kan benyttes for åtte kalenderdager. (Dette innebærer at dersom en ansatt egenmelder seg fra søndag til mandag i neste uke må vedkommende levere legeattest for mandagen). Sykefravær utover åtte dager SKAL dokumenteres av lege. Sykemelding SKAL leveres/sendes arbeidsgiver så snart som mulig etter legebesøk. Merk at under pkt. 8.1 Erklæring og underskrift så står det at ansatte plikter å gi beskjed til NAV dersom de i sykemeldingsperioden blir friske, avvikler ferie osv Om oppfølgingssamtalen Ved kontakt med den sykemeldte skal følgende forhold søkes avklart (på nytt) : Hvordan det står til? Den ansattes og (evt. leges) vurdering av funksjonsevne Kan arbeidsgiver bidra med noe? Tilrettelegging, bruk av andre virkemidler? (les om virkemidler på nav.no) Antatt varighet på fraværet LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

8 Hvilke utsikter er det til friskmelding? Er fraværet arbeidsmiljørelatert og/eller skyldes det utilfredsstillende forhold på arbeidsplassen? Disse spørsmålene er ment å være retningsgivende for de oppfølgingssamtalene nærmeste leder skal ha med den sykemeldte. Vektlegging av de ulike punktene vil variere avhengig av individuelle forhold og samtalens tidspunkt. Plikter Arbeidsgiver skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig. Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Leder oppretter oppfølgingslogg i den ansattes HMS mappe i ephorte og noterer datoer og konklusjoner fra oppfølgingssamtaler. Det avtales tidspunkt for DIALOGMØTE 1 og avklares om den ansatte ønsker å ha med lege, verneombud eller tillitsvalgt. Leder kaller inn etter 5 ukers fravær møtet avlyses dersom den ansatte er tilbake på jobb innen 7 uker. Leder gir den sykemeldte informasjon og oppdatering om hva som skjer på arbeidsplassen og oppfordrer til kontakt gjennom å invitere til besøk og deltagelse på møter og tilstelninger der det er naturlig og mulig. Ønsk den ansatte god bedring! 8 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014

9 FASTE, LOVPÅLAGTE AVTALEPUNKTER : TIDSFRISTER Utarbeides i samarbeid mellom leder og medarbeider Planen formidles til sykemelder. Leder lagrer oppfølgingsplan i ephorte Leder og ansatt. BHT, HMS rådgiver, NAV og andre aktuelle aktører kan kalles inn v/behov Leder skriver referat og lagrer i ephorte. Konklusjon noteres i oppfølgingsloggen. Leders ansvar HMS rådgiver kan bistå. Leder sender oppfølgingsplan og annen dokumentasjon som NAV ber om ved behov Planen gjennomgås og oppdateres av leder og medarbeider sammen før dialogmøte 2 Revidert plan sendes til NAV via altinn. Husk kopi til ephorte Nav kaller inn. Leder, lege og ansatt deltar. Nav skriver referat. Leder noterer konklusjonen i oppfølgingsloggen. LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

10 6.0 MER OM VIKTIGE PUNKTER I OPPFØLGINGEN 6.1 Oppfølgingsplan Så snart som mulig og senest innen 4 uker skal arbeidstaker og leder utarbeide en oppfølgingsplan (også ved gradert sykemelding). Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Skjema finnes på nav.no arbeidsgiverskjema oppfølging av sykemeldte oppfølgingsplan - velg oppfølgingsplan og gå videre neste steg - en privatperson folke registrert og bor i Norge fyll inn postnr og fødselsnr - oppfølgingsplan ved sykemelding Planen signeres av både arbeidstaker og leder (arbeidsgiver). Kopi av planen skal sendes til sykemelder (lege, kiropraktor eller fysioterapeut). Husk å registrere i ephorte. Planen skal ligge til grunn for videre sykemeldingsgrad. Det er viktig å føre opp mulige arbeidsoppgaver på arbeidsplassen som den sykemeldte kan gjennomføre også ved sykemelding. Mer info finnes på nav.no under veiledning til oppfølgingsplan 6.2 Oppfølgingssamtaler Det bør gjennomføres jevnlige oppfølgingssamtaler. Nærmeste leder tar kontakt på telefon ca. hver 14 dag. Forholdene som ble forsøkt avklart i tidligere oppfølgingssamtaler følges opp. Dato og viktige stikkord fra samtalene noteres i oppfølgingsloggen i ephorte Den ansatte kan når som helst be om å få se det leder har skrevet i oppfølgingsloggen. 6.3 Dialogmøte 1 Dialogmøte skal avholdes på arbeidsplassen senest innen 7 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig (se nav.no om når dette er åpenbart unødvendig). Ved delvis sykmelding vurderes det i hvert enkelt tilfelle om arbeidstaker skal innkalles til dialogmøte (Oppfølgingsplan må uansett lages). Plikten til å avholde dialogmøte skal overholdes uavhengig av om det foregår annen oppfølging og dialog på arbeidsplassen. Deltakere på møtet skal være minimum leder og ansatt. Det anbefales at BHT kalles inn som en tredjepart. Eventuelt kan også HMS rådgiver, lege eller annen sykemelder, tillitsvalgt og eller verneombud delta. 10 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014

11 Leder skriver et enkelt referat som arkiveres i ephorte og sendes til de som har deltatt på møte. Tema som et minimum skal tas opp og drøftes på dialogmøtet: Tilrettelegging av arbeidsplassen og bedriftsinterne tiltak: Forslag til nye tiltak. Evaluering av utprøvde tiltak. Oppdatering av oppfølgingsplanen. 6.3 Aktivitetsplikten. Innen uke 8 kreves det at den sykemeldte kommer i en eller annen form for arbeidsrelatert aktivitet, med mindre dette av medisinske årsaker ikke er tilrådelig. Manglende aktivitet skal godkjennes av lege. Den sykemeldte bør komme i aktivitet så raskt som mulig. Dette er en viktig del av veien tilbake til arbeidslivet 6.4 Dokumentasjon til NAV Krav: Arbeidsgiver skal kunne dokumentere hvordan bestemmelsene om oppfølgingsplan og dialogmøter har vært fulgt opp, herunder hvem som har vært innkalt til og deltatt i dialogmøte. AML 4-6 (5) Arbeidsgiver skal sende oppdatert oppfølgingsplan senest en uke før det avholdes dialogmøter etter folketrygdloven 25-2 (Dialogmøte 2). Nærmeste leder sender oppfølgingsplanen via altinn med å logge på med sin personlige kode. Beskrivelse av denne prosessen finnes på intranettet. Direkte link til oppfølgingsplan via skjemaet «avtalepunkter i sykefraværsoppfølging». Tilgang i altinn for å rapportere gis av HMS rådgiver. LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

12 6.4 Dialogmøte 2 Innen 26 uker skal NAV avholde nytt dialogmøte hvor det vurderes om den ansatte kan vende tilbake til sitt opprinnelige arbeid. Deltakere på møtet skal være NAV, arbeidsgiver, arbeidstaker, eventuelt BHT og/eller lege om den ansatte ønsker det. Om den sykemeldte ønsker det kan vedkommende også ta med seg en tillitsvalgt, verneombud eller en annen som han/hun har tillit til. Tema som skal drøftes og informeres om: Behov for yrkesrettet attføring eller rehabilitering Behov for ytterligere/endrede tilretteleggingstiltak dersom det er sannsynlig at den sykemeldte kan komme tilbake til arbeid Arbeidsgiver skal informere om at når en ansatt har vært sykemeldt i 1 år, må den ansatte søke permisjon fra sin stilling i 1 år. Arbeidsgiver skal også informere om rutiner for å søke uførepensjon hvis dette er eneste mulighet. Lovens og rutinens krav til møtepunkter er minimumskrav. Det kan ved behov avholdes flere dialogmøter og legges opp til hyppigere samtalekontakt. 7.0 ANDRE UTFORDRINGER - KORTTIDSFRAVÆR Ved hyppige korttidsfravær kan nærmeste leder ta initiativ til en oppfølgingssamtale når den sykemeldte er tilbake på jobb. Samtalen skal være avtalt på forhånd, og målet med den er å søke følgende avklart: Er det noe nærmeste leder kan gjøre for å tilrettelegge slik at fraværet reduseres? Er fraværet arbeidsmiljørelatert? Er det aktuelt å søke fritak for arbeidsgiverperioden? 8.0 OMPLASSERING - INTERN ATTFØRING Arbeidsgiver skal, så langt det er mulig, legge til rette for at ansatte med redusert arbeidsevne skal beholde eller få et passende arbeid. (AML 4-6). 12 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014

13 Behov for omplassering blir som regel lagt frem i et av de faste møtepunktene i sykefraværsoppfølgingen, Dialogmøte 1, Dialogmøte 2 eller direkte fra leder, den ansatte eller etter henvisning fra lege. Når behov for omplassering kommer utenom de faste møtepunktene, kaller leder inn den ansatte, BHT, HMS rådgiver og evt andre aktører til møte. Tillitsvalgte informeres og tas med på råd (AML 4-6 (2) og kan delta på møte. Før en ansatt kan bli omplassert må det kunne dokumenteres at det er tilrettelagt så langt det lar seg gjøre på nåværende arbeidssted. Tilretteleggingstiltak må ikke utgjøre en vesentlig og uakseptabel belastning på andre. Leder må foreta en helhetsvurdering i forhold til kvalitet på tjenesten og forsvarlighet i forhold til de andre medarbeiderne (AML 4-1) I særskilte tilfeller vil en omplassering kunne finne sted før en tilstrekkelig utprøving på nåværende arbeidssted. Dette må da fremkomme av dokumentasjonen. Kvalifikasjoner og muligheter/begrensninger dokumenteres av leder og arkiveres i HMS mappen. HMS rådgiver går gjennom oversikt over kommunens avdelinger sammen med den ansatte og koordinerer utprøving med tanke på omplassering. Fortrinnsvis i ledige stillinger eller vikariater. Det kan være aktuelt med utprøving der det ikke er ledig stilling for å teste ut arbeidsevne i annet type arbeid. Dette må fremkomme av dokumentasjon som leder fra avgivende enhet har ansvar for. Det er mottagende enhet som kaller inn den ansatte til samtale for å få avklart om vedkommende har de nødvendige «minimums»-kvalifikasjoner for stillingen, evt om det er behov for opplæring. Samtalen skal ha karakter av et vanlig LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

14 ansettelsesintervju ved at det lages skriftlig begrunnelse hvis vedkommende ikke anses som skikket for stillingen. Dersom den ansatte vurderes som skikket skrives det midlertidig arbeidsavtale for arbeidsutprøving med tanke på omplassering, inntil 6 mnd. Leder må melde fra til lønn/personal om stillingsstørrelse og periode. Leder og ansatt fyller ut «avtale om arbeidsutprøving» hvor det avtales oppfølging og evaluering underveis. Oppfølgingen består i at leder har månedlige samtaler med den ansatte som er på utprøving i forhold til om vedkommendes funksjonsevne samsvarer med kravene knyttet til stillingen. Det vil ofte være aktuelt å søke om tilretteleggingstilskudd for mottagende enhet. HMS rådgiver kan bistå leder med dette. HMS rådgiver kalles inn til evalueringsmøte før 3 måneder av prøvetiden er gått og til et nytt møte før 6. måneders tidspunktet for en endelig evaluering. Ansettelsesreglementet gir ved attføringssaker rådmannen myndighet til å tilby en stilling til fast tilsette i kommunen uten kunngjøring. Berørte arbeidstakerorganisasjoner skal gis anledning til å uttale seg om saken før ansettelse finner sted. Hvis arbeidsutprøvingen er vellykket, skrives ny arbeidsavtale om omplassering etter vanlige prosedyrer, noe som betyr at den ansatte er løst fra sin tidligere stilling. Dersom den ansatte fungerer i ny stilling etter arbeidsutprøving og så takker nei til tilbudet om stilling må det vurderes om det blir å betrakte som en oppsigelse. Dersom den ansatte takker nei til utprøving i annet passende arbeid, strykes han/hun fra lista for omplassering. Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt ansees i slike tilfeller for å være oppfylt. 9.0 OPPFØLGING AV LANGTIDSSYKEMELDTE OVER 12 MÅNEDER 9. 1 De første 12 månedene av sykefraværet Arbeidsgiver kan ikke gå til oppsigelse av arbeidstaker pga. sykefravær de første 12 måneder etter arbeidsuførheten inntrådte (AML 15-8). I utgangspunktet vil oppsigelsesforbudet (12-månedersperioden) gjelde på nytt dersom arbeidstakeren etter en sykdomsperiode har vært tilbake på arbeidet og så blir syk. (D.v.s. korte men hyppige fravær skal ikke summeres) 14 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014

15 Det kan være naturlig å se det hele som et sammenhengende fravær, dersom arbeidsperiodene er korte og sykdoms-problemene de samme. Det skal da foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Oppfølgingsrutinen regulerer ikke lønnsplikten under sykdom. Lønn under sykdom dekkes av folketrygdlovens sykepengeordning og etter regler i hovedtariffavtalen. OBS: Gradert sykemelding regnes som sykefravær i forhold til 12 måneders perioden. Ved utløp av 12-månedersperioden, vurderes oppsigelse etter hovedregelen i AML 15-7 (1). En oppsigelse vil ikke være saklig dersom: a) det er mulig å tilrettelegge arbeidet eller omplassere den ansatte til andre arbeidsoppgaver i virksomheten (AML. 4-6). b) det kan forventes at arbeidstaker vil kunne gjeninntre i stillingen innen rimelig tid og det er grunn til å regne med stabile forhold i framtiden. 9.2 Adgang til å søke permisjon i inntil 1 år Arbeidstaker kan innvilges permisjon i inntil ett år dersom det iverksettes rehabilitering og attføring etter lov om folketrygd, eller i påvente av tiltredelse/gjeninntredelse iht. pkt 1 a, b. Arbeidstaker søker permisjon på eget skjema (Søknad om permisjon uten lønn ved oppfølging sykefravær utover 12 måneder). Når det har gått to år siden arbeidstaker var i stillingen/fraværets begynnelse, kan følgende alternative løsninger komme til anvendelse: arbeidstaker gjeninntrer i stillingen. arbeidstaker oppfordres til selv å si opp sin stilling. arbeidsgiver igangsetter oppsigelsesprosess (følger formkrav i AML 15-4) i særskilte tilfeller der det vil være påregnelig med lengre rehabiliteringstid vil den ansatte gis anledning til å søke ytterligere ett års permisjon. LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI

16 10.0 VEDLEGG Tilgang til vedleggene 1, 2, 4 og 5 finnes på Intranett Personal Personaldokumenter - Oppfølging av sykemeldte 1. Avtalepunkter i sykefraværsoppfølging 2. Skjema for egenmelding 3. Oppfølgingslogg (mal ligger i ephorte og opprettes i den ansattes HMS mappe) 4. Skjema for tilrettelegging/bedriftsintern attføring 5. Søknad om permisjon uten lønn ved oppfølging sykefravær utover 12 mnd 16 LØPENDE OPPDATERT REVIDERT JULI 2014