INTERNKONTROLL HMS. Sykefraværsoppfølging. Tidlig og tett oppfølging

Transkript

1 Utarbeidet av: rådgiver Godkjent av: Tidlig og tett oppfølging Åpenhet, tillit og gjensidig respekt skal kjennetegne dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Det er viktig å raskest mulig komme i gang med en god og løsningsorientert dialog, slik at medarbeideren i størst mulig grad kan være i arbeidsrelatert aktivitet. Det skal derfor være en samtale mellom leder og arbeidstaker både første og tredje fraværsdag i egenmeldingsperioden. Ved eventuelt sykefravær utover egenmeldingsperioden er det svært viktig med en tett og jevnlig dialog. For å sikre at jevnlig og tett oppfølging forekommer benyttes vedlagt prosedyre i alle oppfølgingstilfeller. Dette i henhold til folketrygdloven og oppfølgingsregelverket generelt. Ansvar leder Tilretteleggingsplikt: Arbeidsgiver har plikt til å tilrettelegge så langt det er mulig. med personalansvar har ansvar for å ta initiativ til å ha en god dialog og ha jevnlig oppfølging i henhold til prosedyren nedenfor. Nærmeste leder er i denne prosedyren definert som leder. Dersom leder ikke er tilstede må det vært avklart hvem som er stedfortreder og har oppfølgingsansvaret. Det er leders ansvar å passe på at dette er formidlet. Innkallinger, referat etter oppfølgingssamtaler, oppfølgingsplan osv. skal alltid legges inn i WebSak. Referat skal alltid være godkjent av den ansatte. Dette må hver enkelt enhet/avdeling ha gode rutiner på. Ansvar arbeidstaker Medvirkningsplikt: Den syke/sykemeldte har ansvar for å medvirke aktivt i oppfølgingen og bidra til en god dialog. Dette i henhold til prosedyren som er beskrevet nedenfor. Arbeidstaker har ansvar for å registrere fravær så fort som mulig og senest første arbeidsdag etter sykdom ved å logge seg inn på «Min side Visma ERP». 1

2 Utarbeidet av: -rådgiver Denne prosedyren benyttes i alle oppfølgingstilfeller Første dag Arbeidstaker: Du skal ringe nærmeste leder/stedfortreder, eller andre etter nærmere avtale med leder, i god tid før arbeidstidens begynnelse. Dette gjelder både ved egenmelding og legemeldt sykefravær. Målet med samtalen er å høre hvordan det går med deg som er syk. Følgende skal avklares så snart som mulig samme dag, i forbindelse med sykdomsforløpet: - Hvor lenge antar du at du blir borte? - Hvilke arbeidsoppgaver må ivaretas mens du er syk og hvordan ser du for deg at dette kan løses? (Må vurderes ut ifra hvilket arbeid man har) - Er det forhold på arbeidsplassen som er til hinder for at du kan komme raskt tilbake? - Har du forslag til tiltak som kan få deg raskt tilbake, enten helt eller delvis? : Hvis du ikke er tilgjengelig når arbeidstaker ringer, må du ringe opp igjen når du har mulighet slik at dere får snakket sammen. I løpet av samtalen skal du: - Avklare omfang, varighet og praktiske forhold rundt fraværet. - Avklare medarbeiderens arbeidsevne. - Snakke om tiltak som hjelper medarbeideren raskest mulig tilbake på jobb. - Avklare om forhold på arbeidsplassen er til hinder for at medarbeideren kan komme raskt tilbake? - Avtale tidspunkt for neste oppfølgingssamtale. Arbeidstaker (Arb.t) Tredje dag : Skal ringe arbeidstaker. Målet med samtalen er å høre hvordan det går med den syke og finne muligheter som gjør at han eller hun kan komme i arbeidsrettet aktivitet. Du skal også avklare om arb.t kan komme tilbake i jobb enten helt eller delvis, med eller uten strakstiltak. Strakstiltakene skal alltid være tidsbestemt. Se relevante spørsmål ovenfor. Arbeidstaker: har hovedansvaret for å ringe deg, men du må gjerne ta kontakt selv også. Det er viktig at du har tenkt gjennom muligheten for tilbakeføring til arbeidet og at du deltar aktivt i samtalen sammen med din leder. Se hva du bør tenke gjennom ovenfor. / arb.t 2

3 Utarbeidet av: -rådgiver Fortløpende etter egenmeldt fravær Dersom fraværet forlenges utover det som er antydet i tidligere dialog, må du informere leder straks om dette. Følgende bør tenkes gjennom før du ringer eller tar kontakt: - Hvor lenge antar du at du blir borte? - Hvilke arbeidsoppgaver må ivaretas mens du er syk og hvordan ser du for deg at dette kan løses? - Er det forhold på arbeidsplassen som er til hinder for at du kan komme raskt tilbake? - Har du forslag til tiltak som kan få deg raskt tilbake, enten helt eller delvis? Arb.t Innen 2 uker Det skal tas kontakt med den syke for å høre hvordan det går, når en forventer å komme tilbake i arbeid, og om det er aktuelt med tiltak fra arbeidsgivers side. I løpet av samtalen skal du: - Avklare omfang, varighet og praktiske forhold rundt fraværet. - Avklare medarbeiderens arbeidsevne. - Snakke om tiltak som hjelper medarbeideren raskest mulig tilbake på jobb. - Avklare om forhold på arbeidsplassen er til hinder for at medarbeideren kan komme raskt tilbake? - Avtale tidspunkt for neste oppfølgingssamtale. Fokus på å legge til rette for at den ansatte kan være på jobb med det som er friskt i stedet for å bare være hjemme med det som er sykt. Senest innen 4 uker Dialogmøte 1 (DM1) (AML 4-6,4ledd, FTRL 8.7, 6 ledd og 8-8) Skal gjennomføres også ved gradert sykmelding. Det avtales tidspunkt for DM1 for å lage en oppfølgingsplan. Dette kan avtales i forbindelse med kontakt med den sykmeldte, pr. tlf., eller ved å sende innkallingsbrev via WebSak. Obligatoriske deltagere: den sykmeldte og arbeidsgiver. Etter behov/ønske: tillitsvalgt/verneombud, bedriftshelsetjenesten, rådgiver, sykemelder og eventuelt NAV. og arb.t Utarbeidelse av oppfølgingsplanen Både den sykemeldte og arbeidsgiver kan i forkant påbegynne å fylle ut planen. Den andre parten vil da automatisk få beskjed per sms/epost. En oppfølgingsplan skal alltid inneholde en god beskrivelse av arbeidsoppgaver, muligheter og eventuelle tiltak. Alle punkter skal fylles ut. Samtalen bør hovedsakelig omhandle muligheter og hva du klarer ut i fra din helsesituasjon. Planen skal ikke være fokusert på begrensninger. 3

4 Utarbeidet av: -rådgiver Arb.t. plikter: Medvirke til en god dialog for å finne løsninger som bidrar til raskest mulig tilbakeføring til arbeidet. Vurdere mulighetene dine for å delta i arbeid selv når du er syk og funksjonsevnen endres. Tenke gjennom hvilke ulike arbeidsoppgaver du har og om det eventuelt er noe som kan utføres? Kan andre arbeidsoppgaver utføres? Orientere sykemelder om mulighetene som er på arbeidsplassen. : En god relasjon og er viktig for å kunne ha en god dialog. Skal vurdere sammen med arb.t hvilke arbeidsoppgaver som kan utføres på egen arbeidsplass, eller i andre deler av virksomheten. Oppfølgingsplan skal sendes til sykemelder og NAV. Velg knappen «DEL PLANEN» og del med sykemelder og NAV. Oppfølgingsplanen skal lastes ned og legges inn i WebSak. Husk at all skriftlig dokumentasjon skal skannes inn i WebSak. Ved behov for bistand fra NAV må dette meldes fra om i oppfølgingsplanen. Senest innen 7 uker skal ta initiativ til ny oppfølgingssamtale. Agenda er samtale med den sykemeldte og muligheter for tilbakeføring til arbeid. Dersom endringer forekommer må dette tilføres i oppfølgingsplanen som på nytt må sendes til NAV og sykemelder. Husk å dokumentere i WebSak. / arb.t Det bør på bakgrunn av aktivitetskravet (Folketrygdloven 8-7, 4 ledd) foreligge arbeidsrelatert aktivitet innen 8 uker såfremt sykemelder har dokumentert at det foreligger tungtveiende medisinske grunner for å fravike kravet. NAV vurderer alle som er 100% sykemeldt etter 8 uker. Fortløpende Fortløpende kontakt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker Husk å oppdatere oppfølgingsplanen (dersom det er nødvendig) som igjen sendes til sykemelder, NAV og legges inn i WebSak. Senest innen 6 DM2 (FTRL 8.7, 7ledd) NAV innkaller til møtet. Arbeidsgiver og sykemeldte plikter å møte. Agenda er gjennomgang av oppfølgingsplanen, den sykemeldtes funksjon, muligheter og løsninger videre. NAV 4

5 Utarbeidet av: -rådgiver Innen 9 DM3 innkaller til møte når det uavklart om medarbeider kommer tilbake i jobb innen utløpet av sykepengeperioden. I noen tilfeller innkaller også NAV til et DM3 møte. Obligatoriske deltagere: den sykmeldte og arbeidsgiver. Etter behov/ønske: tillitsvalgt/verneombud, bedriftshelsetjenesten, rådgiver, sykemelder og eventuelt NAV. Innen 12 DM4 innkaller til samtale med medarbeider for å vurdere løsninger som skal til for at medarbeider kan returnere til arbeid. Det er viktig å skape et godt grunnlag for en god oppfølging videre. Obligatoriske deltagere: arbeidsgiver, medarbeider, behandlende lege og eventuelt NAV-kontor dersom de er inne i bildet. Etter behov ønske: Tillitsvalgte/verneombud, bedriftshelsetjeneste, rådgiver Innen 21 DM5 Innkalle til samtale for å vurdere og avklare hvorvidt det er sannsynlig at medarbeider kommer tilbake til hele/deler av stillingen. Obligatoriske deltagere: Nærmeste leder, - rådgiver og arbeidstaker. Etter behov/ønske: Tillitsvalgt/verneombud, bedriftshelsetjenesten, behandlede lege og eventuelt NAV. rådgiver i samarbeid med leder. Etter 24 sykefravær Dialog om arbeidsforholdet skal avsluttes formelt dersom den ansatte ikke er inne i opplegg hvor det er mulighet for, helt eller delvis, gjeninntredelse i eksisterende eller ny stilling i kommunen. Personal og org sjef. 5

6 Utarbeidet av: -rådgiver Sykdom i ferien Ansvar For å ha rett til ny ferie er det en forutsetning at du har vært helt, altså 100% arbeidsufør/sykemeldt. Arb.t som blir helt arbeidsufør før ferien, kan kreve at ferien utsettes til senere i ferieåret. Kravet må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes senest siste arbeidsdag arb.t skulle hatt før ferien. Arb.t har ansvar for å levere nødvendig dokumentasjon. har ansvar for å påse at nødvendig dokumentasjon foreligger dersom det kommer inn ønske om å utsette ferien. Arb.t som har blitt helt arbeidsufør i løpet av ferien, kan kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret. Kravet må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt. 6