Fraværsoppfølging med varsling (web)

Transkript

1 Visma Enterprise HRM Versjon Fraværsoppfølging med varsling (web) Rutiner for Oppland fylkeskommune Sist oppdatert

2 Innhold 1. Fraværsoppfølging varsler til leder Plikten til å følge opp sykmeldte Varslingsgrensene Oppfølgingsplan innen 4 uker Dialogmøte 1 innen 7 uker Rapportskjema NAV innen 9 uker Dialogmøte 2 - innen 26 uker Søknad pensjonskasse Behandling av varsler for leder i Web Oppfølgingsplan Arkiver

3 1. Fraværsoppfølging varsler til leder 1.1 Plikten til å følge opp sykmeldte Folketrygdlovens setter krav om aktivitetsplikt fra arbeidsgiver, NAV og den sykmeldte i løpet av sykmeldingsperioden. I Visma Enterprise HRM Fravær får ledere automatisk varsel når grensene for aktivitetsplikten nærmer seg. Skolene registrerer sykmeldinger og sender sykmeldingene til HR-enheten fortløpende. HR-enheten kjører rapport hver uke slik at varslene går i arbeidsflyt til alle ledere med personalansvar. Lege og bedriftshelsetjenesten skal involveres i tråd med retningslinjene. 1.2 Varslingsgrensene Oppfølgingsplan innen 4 uker 3

4 I henhold til regler for oppfølging av sykmeldte skal det utarbeides oppfølgingsplan i samarbeid med den sykmeldte innen 4 ukers sykmelding. Planen skal beskrive hva som skal til for at den sykmeldte skal være helt eller delvis i arbeid. Vurder arbeidsoppgaver og arbeidsevne, aktuelle tiltak med eller uten bistand og legg en plan framover. Oppfølgingsplanen skal sendes sykmelder eller at den sykmeldte tar med planen til lege. Legg kopi i personalmappa. Ta kontakt med den sykmeldte og avtal tidspunkt for møte. Varselet sendes 3 uker fra sykmeldingstidspunktet Dialogmøte 1 innen 7 uker I henhold til regler for oppfølging av sykmeldte skal det avholdes dialogmøte 1 innen 7 uker når arbeidstaker er 100% sykemeldt. Ved delvis sykemelding avholdes møte dersom arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykemelder anser det hensiktsmessig. Arbeidsgiver har ansvar for innkalling. Tillitsvalgt/verneombud kan delta dersom den ansatte ønsker det. Gjennomgå alternativ tilrettelegging på arbeidsplassen. 4

5 Oppfølgingsplanen skal oppdateres. Bestillingskjema til bedriftshelsetjenesten: Varselet sendes 5 uker fra sykmeldingstidspunktet Rapportskjema NAV innen 9 uker I henhold til ny I/A avtale har rapportering til NAV innen 9 uker utgått Dialogmøte 2 - innen 26 uker 5

6 Du skal nå ha mottatt innkalling til dialogmøte 2 fra NAV. Dersom du ikke har mottatt slik innkalling, ta kontakt med NAV. Oppdatert oppfølgingsplan skal sendes til NAV senest 1 uke før Dialogmøte 2. Dialogmøte 2 kan avholdes tidligere dersom en av aktørene (arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder) krever dette. Varselet sendes 25 uker fra sykmeldingstidspunktet Søknad pensjonskasse Utbetaling av lønn fra Oppland fylkeskommune stopper når arbeidstaker når Maks dato etter 1 års sykefravær. På grunn av lang behandlingstid i pensjonskassene bør søknad om uførepensjon sendes senest 3 måneder før maxdato. Du finner søknadskjema for Statens pensjonskasse på Kommunal landspensjonskasse på 6

7 2. Behandling av varsler for leder i Web Enhetsleder og andre som mottar varsel får disse via e-post samt i oppgavelisten i web. Her skjer også videre saksbehandling med mulighet for å legge inn merknader og sette varsel til Utført. Du får mulighet for å utarbeide, redigere og arkivere oppfølgingsplaner direkte i Enterprise Web. I de tilfeller hvor den ansatte har flere stillings-ider, går det varsel til alle lederne. Via e-post: Via oppgavelisten i Visma web: 7

8 Fra oppgavelisten blir du ledet direkte inn i Medarbeidere/Saksbehandling/ -Varslinger og -Varsel ansatt Under "Oppgaver" finner du alle varslene du skal følge opp. Når du setter markøren på et gitt varsel, får du se detaljer i nederste del av bildet. For å behandle varsler, går du til Fraværsoppfølging som vist nedenfor: Søk opp den ansatte og klikk deg på linjen for å få opp detaljene, se figur nedenfor: 8

9 2.1.1 Oppfølgingsplan Du skal i samarbeid med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan innen fire uker fra første fraværsdag. For å utarbeide en ny oppfølgingsplan for en sykemeldt går du frem som beskrevet under: 1. Velg menybanen Medarbeidere Saksbehandling Fraværsoppfølging 2. Velg Selskap og Enhet fra nedtrekkslistene 3. Søk etter en ansatt, eller klikk på Søk for å liste alle ansatte 4. Klikk på ønsket ansatt. Den ansattes fraværsperioder vil da vises i listen under 5. Klikk på ønsket fraværsperiode 6. Klikk på Utarbeid på Oppfølgingsplan for sykemeldte. (Rediger dersom oppfølgingsplanen allerede er påstartet.) 7. Fyll inn nøkkelopplysninger og klikk neste Merk: Det må være registrert et aktivt, ikke avsluttet fravær på den ansatte for at det skal være mulig å opprette en oppfølgingsplan. 9

10 Tiltak Under Tiltak beskrives hvilke oppgaver som kan utføres/ikke utføres, og hvilke konkrete tiltak som avtales for at arbeidstaker skal være i eller komme tilbake til i arbeid. Informasjon på sykemeldingsblanketten kan gi viktige opplysninger til vurderingen av tilrettelegging eller andre tiltak. Fokus her skal ligge på hvilke muligheter som foreligger til tilrettelegging sett hen til den ansattes funksjonsevne og foretakets muligheter. Tiltak skal avtales for en angitt periode, og vurderes ved slutten av eller underveis i perioden. Rediger Hvis vurderingen viser at det er behov for nye tiltak, oppdateres oppfølgingsplanen ved å fylle ut tiltak for en ny tiltaksperiode. Tidligere tiltak vil være synlige i oppfølgingsplanen. Dette gjør du ved å klikke på Rediger for deretter å føye på tiltak. Skriv ut Ved å klikke Skriv ut genereres det en pdf-fil som er en ferdig utfylt oppfølgingsplan på blankett NAV Av personvernhensyn er personnummeret trunkert. Dersom du ønsker en utskrift med personnummer kan dette velges ved å åpne oppfølgingsplanen (Rediger) og velge Sende inn. 10

11 2.1.2 Arkiver Oppfølgingsplanen er først og fremst et levende dokument som benyttes aktivt i oppfølgingsprosessen, men det er også et viktig dokument ved eventuelle rettslige prosesser. For å arkivere oppfølgingsplanen går du frem som beskrevet under: 1. Velg menybanen Medarbeidere Saksbehandling Varslinger og klikk Fraværsoppfølging 2. Velg Selskap og Enhet fra nedtrekkslistene 3. Søk etter en ansatt, eller klikk på Søk for å liste alle ansatte 4. Klikk på ønsket ansatt. Den ansattes fraværsperioder vil da vises i listen under 5. Klikk på ønsket fraværsperiode 6. Klikk på Arkiver og Oppfølgingsplan for sykemeldte Det vil nå bli generert en forhåndsvisning av rapporten, klikk deretter på arkiver i forhåndsvisningen for å arkivere dokumentet. Dokumentet vil bli arkivert i personalarkivet. Merk at du ikke overskrider eksisterende dokument når du arkiverer på nytt. Oppfølgingsplanen arkiveres på formatet: «Etternavn-OppfoelgingsPlanXXX.pdf» 11

12 Under mappen Personalarkiv har man mulighet for å laste opp signert oppfølgingsplan ved å hente opp en scannet oppfølgingsplan fra ditt eget område. 12