1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. HMS

Transkript

1 1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. HMS

2 Foredragsholderen Joar Hove Leder for Agresso Consulting West Erfaring som Seniorkonsulent - Lønn/HR Joar.hove@evry.com

3 Formål med HMS-modulen Overvåke og følge opp sykefravær Håndtere og redusere skader, ulykker, trusler og vold 3

4 HMS Støttes på: Unit4 BW 553, Update 14 Milestone Prosess-støtten leveres på Self Service Oppsett gjøres i Smart Client og Self Service Forutsetninger: Unit4 Business World Lønn og Personal må være implementert Annet: HMS-modul kan leveres med e-læring HMS-modul kan leveres med kobling til virksomhetsstyring Egen lisens ta kontakt med selger for tilbud 4

5 Datakontroll / DIA Roller og brukere Arbeidsflyt Intell Agent HMS benytter seg av standard funksjonalitet Browser Fleksifelt Dokumentarkiv 5

6 Grunnleggende tankegang for håndtering av HMS-prosessene Melding Sak Tiltak Innregistrering av ulike hendelser innen HMSområdet. Hendelser innen HMS-området som krever en form for oppfølging. Aktivitet som settes i gang med utgangspunkt i en HMS-sak. 6

7 Melding Ulike meldingstyper: - Arbeidsulykke - Trussel/Vold - Nestenulykke Sak Tiltak Mottatte meldinger kan registreres av både ansatt, kollega og leder i HMS-modulen. - Sykmelding - Egenmeldt fravær 7

8 Melding Sak Tiltak Sak kan knyttes mot en eller flere meldinger. Sak følges opp med obligatoriske og/eller egendefinerte tiltak 8

9 Melding Sak Tiltak - Tiltak kan delegeres ved hjelp av arbeidsflyt - Tiltak kan defineres for å støtte interne HMS-prosesser - Tiltak må lukkes før sak kan ferdigstilles. 9

10 Oppfølging av sykmeldte Krav til oppfølging av sykmeldte Oppfølgingsplan skal utarbeides innen 4 uker og sendes sykmelder Dialogmøte 1 innen sju uker (i utgangspunktet for 100% sykmeldte) Oppfølgingsplan skal sendes til NAV når de ber om det eller når det er hensiktsmessig 10

11 Fordeler for ansatte, ledere og virksomhet For ansatte vil HMS-modulen vise at det eksisterer systemer som gjør at man blir ivaretatt. For ledere vil HMS-modulen støtte korrekt håndtering av ulike hendelser. For virksomheten vil HMS-modulen bidra til et mer systematisk HMS-arbeid. Modulen gir et potensial for å skape en positiv kultur der det arbeides aktivt med håndtering av hendelser. Mulig å synliggjøre arbeidet med HMS. 11

12 Noen eksempler og skjermbilder 1. Sykefravær o Registrering av sykefravær o Opprettelse av sak og oppfølging av sykefravær o Tiltak og skjema knyttet til sykefravær 2. Arbeidsulykke o Registrere arbeidsulykke o Oppfølging av arbeidsulykke o Tiltak og skjema for rapportering av arbeidsulykke

13 Enkel registrering av fravær for ansatte Prosessen for fraværsoppfølging starter med opprettelse av meldingstype og ressursnummer.

14 Leder supplerer med mer informasjon om fraværet Informasjon om tilrettelegging og om fraværet er arbeidsrelatert legges inn av leder.

15 Tilleggsinformasjon om fraværet på flere skillekort Flere skillekort med informasjon sak, sykmelder, tiltak, fraværsoversikt og loggføring. Pre-definerte tiltak ligger klare med skjemastøtte

16 Sykefraværsoppfølging varsler Varsler til leder ved registrert sykefravær Oppretter egenmelding /sykemelding Varsel til leder første dag. Sak registrert på sykefravær Varsel til leder etter 4 dager om oppfølging av sykefravær Varsel etter 9 dager: be om sykemelding Varsel etter 20 dager. Opprett oppfølgingsplan Varsler ved manglende oppfølging av fravær Varsel etter 12 dager til leder hvis HMS sak ikke er opprettet, men fravær registrert Varsel etter 16 dager til leder hvis fravær er registrert, men ikke HMS melding Varsel til leders leder etter 20 dager hvis sak ikke er opprettet 16

17 Opprette oppfølgingsplan Nærmeste leder innkaller til samtale med medarbeider for utarbeidelse av oppfølgingsplan. Planen skal inneholde: Vurdering av arbeidsoppgaver og arbeidsevne Mulige tiltak eller tilrettelegginger som kan gjennomføres Dato for neste oppfølgingsmøte og plan for videre oppfølging

18 Dialogmøte På møtet drøftes den sykmeldtes muligheter for aktivitet: Evaluere oppfølgingsplan Prøve å finne nye muligheter Oppfølgingsplanen oppdateres i HMS-modulen. Oppfølgingsplan arkiveres i arkiv. Oppfølgingsplanen kan sendes til sykemelder via Altinn

19 Eksempler på dokumenter etter lagring Leder loggfører dokumentasjonen i dokumentarkiv.

20 Oppsummering prosess-støtte sykefravær (1) Fange informasjon om fraværet når det oppstår Enkelt registreringsbilde som kan tilpasses bruker Ingen godkjenning, uavhengig av fraværsregistreringen i forsystemer eller ABW Raskt informere leder Varsel til leder når melding blir lagt inn Oppgaver genereres automatisk med frister i forhold til første sykefraværsdag (tiltak) Logging av all kommunikasjon/henvendelser Dokumentasjon for videre oppfølging Kan sende oppfølgingsplan til sykemelder via Altinn. 20

21 Oppsummering prosess-støtte sykefravær (2) Arbeidsflyt og varsler hjelper til å etterse at oppgaven blir utført Kan sendes til leders leder eller personalfunksjon dersom ikke utført Dokumentarkiv Enkel tilgang til alle saksdokumenter Standard oppsett av tiltak Oppfølgingsmøte Dialogmøte Egne brukerdefinerte tiltak For å støtte kundespesifikke oppfølgingsprosesser 21

22 Arbeidsulykke/skade

23 Arbeidsulykke/ -skade Melding opprettes Leder mottar melding og vurderer alvorlighet av denne Hvis alvorlig oppretter leder en sak som genererer tiltak Leder vurderer ytterligere hmstiltak Saken ferdigbehandles Verneombud bistår leder i vurdering av melding og opprettelse av sak

24 Registrere arbeidsulykke

25 Registrere arbeidsulykke Når man velger Type «Arbeidsulykke» tilpasses meldingsbildet til denne prosessen

26 Registrere arbeidsulykke Etter valg av type hendelse registreres Ressursnummer. Ved registrert ressursnummer følger også informasjon om stilling, arbeidssted og saksbehandler/leder

27 Risikomatrise Vurdering av alvorlighetsgrad gjennomføres av ansatt som registrerer hendelsen. Leder vil også ha anledning til å gjennomføre en slik vurdering senere i prosessen. Hendelsesinformasjon henter koder fra NAVs skadeskjema. Man markerer her passende hendelseskode/ bakgrunnskode og bruker deretter de grønne pilene til å «overføre» koden.

28 Opprette sak Leder velger å opprette en sak fra meldingen og setter status på melding til «Opprett sak». Ved lagring blir melding opprettet med saksnummer for videre behandling Leder kan da legge til mer informasjon i saken. Dersom leder ikke ønsker å registrere hendelsen som HMS-sak så kan meldingen avsluttes ved å sette status til «Loggført».

29 Registrere involverte Under skillekortet for involverte vil leder her ha anledning til å registrere ytterligere informasjon rundt detaljer og omfang av skade. Det er også anledning til å registrere detaljer rundt oppfølging av skaden. Disse detaljene vil senere lastes opp i dokumentasjonen til NAV.

30 Tiltak Tiltak finnes både som skillekort på sak og som eget menypunkt. Noen tiltak opprettes automatisk ved registrering av sak Ved registrering av arbeidsulykke dreier dette seg om Melding om yrkesskade NAV 13.7

31 PDF-dokument HMS-modulen lagrer skjemaene som usignert PDF i HRsystemets arkiv. Leder går inn på arkivet i HMSmodulen, skriver ut skjemaene, signerer og sender disse til NAV. Siste frist for dette er tre dager etter hendelsen.

32 Arbeidsulykke/ -skade Når alle HMS-tiltak er gjennomført så oppdaterer leder status i HMS-modulen fra Under behandling til Ferdigbehandlet. HMS-modulen avslutter da HMS-sak og denne vil da lagres som en historisk HMS-sak. Spørringer/Rapporteringer kan fremdeles gjøres mot historiske HMS-saker i ettertid. Hvis leder ikke holder fristen for utførelse av tiltak får han et varsel Hvis denne ikke følges opp får leders leder et varsel

33 Rapportering av hendelser

34 Oppsummering Raskere og bedre oppfølging av den ansatte. Letter rapportering til NAV og evt bedriftshelsetjeneste/verneombud. Enkel tilgang til kodeverk og automatikk i risikovurdering God dokumentasjon av hendelser. Oversikt over pågående og historiske hendelser. Entydig og oversiktlig knytning mellom sak og tiltakene God informasjon til årsberetning. Viktig for strategisk HMS arbeid

35 Spørsmål?

36