Veileder Tilrettelegging for ansatte

Transkript

1 Veileder Tilrettelegging for ansatte Styrende dokumenter Organisasjonsnivå: Fylkesrådmannen Område: Personal/HMS Dokumentnavn: Veileder Tilrettelegging for ansatte Dokumenteier: Dokumentnr: Godkjent dato: Godkjent av: HR-seksjonen HR Fylkesrådmannen Sist revidert: Dokumentreferanser Arbeidsmiljøloven 1, 2 og 4 Organisasjonspolitikk 2020 Kultur og identitet (vedtatt av FT ) Strategisk plan for IA-arbeidet i Vestfold fylkeskommune (vedtatt av HAMU ) Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 1

2 Innhold Formål Aktuelle bestemmelser Leders ansvar i det generelle tilretteleggingsarbeidet overfor ansatte, jfr AML 1-1, 4-1 og Momenter i tilretteleggingsarbeidet for ansatte med redusert arbeidsevne Veiledende prosess ved tilrettelegging for ansatte med redusert arbeidsevne Samtale personalleder og arbeidstaker + evt. en bisitter Iverksette tiltak jobbe tilpasset Følge opp i henhold til plan Aktuelt å prøve ut jobb i annen virksomhet i VFK Omplassering aktuelt dvs. overføring til stilling i annen virksomhet i VFK Situasjonen er avklart Ressurser i tilretteleggingsarbeidet Flytskjema for veiledende prosess ved tilrettelegging for ansatte med redusert arbeidsevne... 8 Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 2

3 1. Formål Veiledningen skal bidra til å tydeliggjøre arbeidsgivers plikter ved tilrettelegging av arbeidssituasjonen for ansatte samt den medvirkningsplikt den ansatte selv har i slike saker. I tilretteleggingssaker finnes ingen fasitløsning. Det er i dialogen mellom leder og medarbeider, med grunnlag i den konkrete arbeidssituasjonen og eventuelt med støtte i medisinsk og/eller annen dokumentasjon, at partene sammen skal finne de muligheter og begrensinger som ligger til grunn for tilretteleggingen. Veiledningen peker også på mulige ressurser som leder og medarbeider kan trekke veksler på både i det forebyggende arbeidet og i oppfølgingsarbeidet ved sykmelding. 2. Aktuelle bestemmelser Arbeidsmiljøloven har både i formålsparagrafen 1-1 og i 4-1 til 4-6 bestemmelser som pålegger arbeidsgiver plikter med hensyn til organisering og tilrettelegging av arbeidet. Når det gjelder den generelle tilretteleggingsplikten overfor enkeltansatte, vises spesielt til følgende: AML 1-1 Formål «c) å legge til rette for tilpasninger i arbeidsforholdet knyttet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon» AML 4-1 Generelle krav til arbeidsmiljøet «(5) Atkomstveier, sanitæranlegg, arbeidsutstyr m.v. skal så langt det er mulig og rimelig være utformet og innrettet slik at arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne kan arbeide i virksomheten» AML 4-2 Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling «( 2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: b) arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger» Organisasjonspolitikk 2020 Kultur og identitet I avsnittet om Etikk og samfunnsansvar presiseres følgende: «Å handle etisk forsvarlig er å opptre i samsvar med gjeldende lover og forskrifter og i samsvar med etablerte oppfatninger av hva som er rett og galt. God behandling av medarbeidere og et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er en del av dette. Det handler også om å kunne begrunne valg og beslutninger.» I «Ledelsesprinsipper» fremkommer hva som forventes av et godt lederskap og hvor det bl.a. uttrykkes følgende: «Ta vare på medarbeiderne og seg selv gjennom Å være en god rollemodell Åpen dialog, klare forventninger og konstruktive tilbakemeldinger Å legge til rette for faglig og personlig utvikling» I tillegg til foranstående har AML en egen bestemmelse i 4-6 som pålegger arbeidsgiver særskilte plikter til å tilrettelegge for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. I nevnte paragraf heter det bl.a.: AML 4-6 Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne «(1) Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje e.l., skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 3

4 beholde eller få et passende arbeid. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr, gjennomgått arbeidsrettede tiltak e.l. (2) Dersom det i medhold av første ledd er aktuelt å overføre en arbeidstaker til annet arbeid, skal arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte tas med på råd før saken avgjøres.» I tillegg vises det til Strategisk plan for IA-arbeidet i Vestfold fylkeskommune, delmål 2 a): «Vestfold fylkeskommune skal så langt mulig legge til rette for egne ansatte slik at ansatte med redusert arbeidsevne kan stå i jobb fremfor å måtte gå over på passive ytelser» Arbeidsmiljøloven har også bestemmelser som pålegger arbeidstaker å medvirke. Dette gjelder både opplysning om forhold i arbeidsmiljøet som påvirker helsen og ved arbeidsgivers oppfølging i forbindelse med sykefravær. AML 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt «(2) Arbeidstaker skal: e) melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet, f) medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt eller delvis fravær fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, g) delta i dialogmøte etter innkalling fra arbeidsgiver, jf. 4-6 fjerde ledd.» Det vises for øvrig til vektleggingen av medarbeiderskap i Organisasjonspolitikk Leders ansvar i det generelle tilretteleggingsarbeidet overfor ansatte, jfr AML 1-1, 4-1 og 4-2 Leders tilretteleggingsansvar innebærer å sikre at medarbeidere har nødvendige og gode rammebetingelser når det gjelder arbeidsmiljø, teknologi, hjelpemidler og ressurser samt fjerne hindringer for å utføre arbeidet. Sammen skal leder og medarbeider finne egnede løsninger slik at man får gode arbeidsforhold og i størst mulig grad forbygger at sykefravær kan inntre. 4. Momenter i tilretteleggingsarbeidet for ansatte med redusert arbeidsevne Nedenfor er listet opp en del momenter knyttet til AMLs 4-6 som er hentet fra forarbeidene i Ot.prp. 89 L ( ) ved revideringen av AML, samt fra AMLs kommentarutgave: Arbeidsgiver plikter å iverksette de tiltak som er nødvendige; primært for at arbeidstaker skal kunne beholde sitt vanlige arbeid; subsidiært få et annet passende arbeid i virksomheten f.eks. andre oppgaver innen samme virksomhet, eller omplassering til oppgaver ved andre virksomheter Tilretteleggingskravet innebærer at man må foreta en helhetsvurdering der virksomhetens art, størrelse, økonomi, hensynet til andre ansatte, og arbeidstakers situasjon må veies opp mot hverandre Tiltakene skal være basert på sykemelders medisinske vurdering av arbeidstakers arbeidsevne Tiltaksbegrepet er meget vidt, og opplistingen i 1. ledd i AML 4-6 er ikke uttømmende. Det kan dreie seg om anskaffelse av teknisk utstyr, bygningsmessige tilpasninger, endringer i rutiner, regulering av arbeidsmengde, arbeidstempo, arbeidstid, opplæring for bedre oppgavemestring m.v. Når bestemmelsen pålegger arbeidsgiver vidtrekkende plikter og krever at nødvendige tiltak skal igangsettes «så langt det er mulig», vil det, ut fra rettspraksis, bli lagt betydelig Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 4

5 vekt på hva som konkret er gjort iht bestemmelsen når det gjelder kravet om saklig grunn ift evt. oppsigelse etter AMLs 15-7 Arbeidsgivers ansvar for å tilrettelegge for arbeidstaker vil være mer omfattende jo lenger arbeidstaker har vært i arbeidsgivers tjeneste. Alder vil være av betydning særlig i forhold til vedkommendes mulighet for nytt arbeid Det følger av rettspraksis at tilretteleggingsplikten er særlig vidtgående dersom helseplagene har oppstått i arbeidssituasjonen. Imidlertid omfattes også skader/sykdom som har sin årsak utenfor arbeidsforholdet av tilretteleggingsplikten, dersom arbeidstakers arbeidsevne reduseres I tilfeller hvor det ikke er mulig å tilrettelegge arbeidet for arbeidstaker, skal vedkommende, så langt det er mulig, gis annet «passende arbeid». Dette såfremt det er eller blir, ledig passende stilling. Arbeidsgiver har imidlertid ikke plikt til å opprette en ny stilling Med «passende arbeid» menes normalt at arbeidet ikke må være vesentlig annerledes mht oppgaver, ansvar, mv. enn arbeidstakers tidligere arbeid. Videre er det en forutsetning at arbeidstaker er kvalifisert og egnet til arbeidet - om nødvendig etter en viss opplæring/omskolering. Arbeidstaker må også være i stand til å utføre arbeidet til tross for den reduserte arbeidsevnen Ved omplassering er arbeidstaker forpliktet til å ta imot «passende arbeid», herunder å gjennomgå en viss opplæring eller omskolering for å kunne utføre de nye oppgavene Arbeidstaker har stor medvirkningsplikt. Tillitsvalgte bør brukes aktivt i prosessen, jfr. 2. ledd i 4-6 I enkelte tilfeller kan det tenkes at det finnes annen stilling som arbeidstaker er kvalifisert for, men som ikke ligger innenfor rammen av betegnelsen «passende arbeid» i den forstand at arbeidet er vesentlig annerledes enn nåværende mht. oppgaver, ansvar, m.v. I mangel av andre muligheter vil arbeidsgiver ha plikt til å tilby arbeidstaker også en slik stilling. Arbeidstaker har imidlertid ingen plikt til å ta imot denne NAV skal støtte opp under tilretteleggingsarbeid på arbeidsplassen ved behov for tekniske hjelpemidler eller andre tilretteleggingsløsninger, bistand til diverse utredning og behandling, diverse arbeidsavklaringstiltak, m.v. 5. Veiledende prosess ved tilrettelegging for ansatte med redusert arbeidsevne Prosessen eies av opprinnelig virksomhet (= ansvarlig virksomhet) inntil endring av arbeidssituasjonen, inkludert avslutning av arbeidsforholdet, er avklart. Prosessen kan gjelde uavhengig av om sykepengeåret er i gang, ikke er startet eller er passert. Prosessen starter med en ansatt med redusert arbeidsevne i en gitt arbeidssituasjon/gitt arbeidsforhold med bakgrunn i ansatt er sykemeldt eller mottar avklaringspenger ansatt melder til nærmeste personalleder leder observerer behov fremkommer ved periodevise samtaler Tilretteleggingsarbeidet skal skje i nært samarbeid/tett dialog med den aktuelle ansatte 5.1 Samtale personalleder og arbeidstaker + evt. en bisitter Del 1 Kartlegge og enes om ståsted arbeidstakers nåværende oppgaver opp mot arbeidsevne forventet periode midlertidig/varig reduksjonsgrad reduksjonsform varighet i tilsetting i VFK Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 5

6 dokumentasjon = situasjonsbeskrivelse for person og rammer Del 2 Vurdere og enes om tilretteleggingstiltak forventningsavklaring - arbeidstakers rettigheter opp mot arbeidsgivers muligheter arbeidstakers nåværende oppgaver opp mot nåværende arbeidsevne tidligere erfaring med tilrettelegging gradert sykmelding arbeidsoppgaver/arbeidsmengde/organisering av arbeidet behov for kompetanse/annen støtte avklare behov for og evt. når ta i bruk andre ressurser - NAV/BHT dokumentasjon = alle tilbudte og vurderte tiltak Del 3 Plan for tiltak og oppfølging - mål og ansvar avklares innen 4 uker ved sykefravær sendes NAV innen 7 ukers sykefravær dokumentasjon = plan 5.2 Iverksette tiltak jobbe tilpasset 5.3 Følge opp i henhold til plan Dokumentere resultatet av utprøvde tiltak. Avklare følgende: tilbake til ordinær situasjon behov for justeringer/andre mulige tiltak Pkt 4.4. og 4.5. under kan gjensidig utelukke hverandre. Situasjonen kan bli avklart uten at punktene 4.4. og 4.5. anvendes. 5.4 Aktuelt å prøve ut jobb i annen virksomhet i VFK Møte representant for ansvarlig virksomhet og mottakende virksomhet med deltakelse fra NAV og HR-seksjonen (fylkeshuset) utforme plan for utprøving - tidsperiode samt hvem har ansvar for oppfølging underveis avklare hvordan mottakende virksomhet skal informere ansvarlig virksomhet ved behov for endringer evt avslutning av utprøving før opphør av avtale 5.5 Omplassering aktuelt dvs. overføring til stilling i annen virksomhet i VFK Forutsetter at alle aktuelle tiltak i ordinær virksomhet er tilbudt og utprøvd. sjekke Stillingstorget - alle ledige stillinger, faste eller midlertidige og uavhengig av stillingsstørrelse, skal legges ut på Stillingstorget på fylkeskommunens intranett så snart man vet at en stilling blir ledig, jfr de fastsatte rutiner for dette hvis aktuell stilling finnes, skal HR-seksjonen (fylkeshuset) kontaktes 5.6 Situasjonen er avklart når ansatt kan jobbe tilrettelagt (tidsbestemt, ev også tidsubestemt med avtalt vurdering av situasjonen) når ansatt er tilbake i ordinær situasjon når arbeidsforholdet er avsluttet på ansvarlig virksomhet Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 6

7 6. Ressurser i tilretteleggingsarbeidet Følgende ressurser kan være nyttige å samarbeide med, som f.eks.: Bedriftshelsetjenesten (veilede leder, veilede medarbeider, bidra til avklaring, være ressursperson i møter mm) Fastlege (gi nyttig informasjon (etter tillatelse med ansatte) i forhold til arbeidsevne gjennom f.eks. telefonmøte) Lokalt NAV-kontor (bistå med tilretteleggingstiltak og muligheter gjennom NAVsystemet) Hoved IA-kontakt for VFK (bistå i forhold til saker som vedrører grupper og virksomheten som helhet, kan også bistå for å få kontakt med fastlege) ibedrift (gi kunnskap om muskel- og skjelettplager og lettere psykiske lidelser, bistå med medisinsk vurdering for å unngå sykmelding/komme raskt tilbake) HR-seksjonen (veilede leder, bistå i forhold til eksterne ressurser mm) Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 7

8 7. Flytskjema for veiledende prosess ved tilrettelegging for ansatte med redusert arbeidsevne Ansatt med redusert arbeidsevne i en gitt arbeidssituasjon Samtale personalleder og arbeidstaker + evt. en bisitter Del 1 Kartlegge og enes om ståsted Del 2 Vurdere og enes om tilretteleggingstiltak Del 3 Plan for tiltak og oppfølging - mål og ansvar Iverksette tiltak jobbe tilpasset Følge opp i henhold til plan Dokumentasjon situasjonsbeskrivelse alle vurderte tiltak plan for tiltak og oppfølging Dokumentasjon utprøvde tiltak resultater Tilbake til ordinær situasjon? Nei Behov for justering? Nei Avtale utprøving på annen virksomhet (plan og oppfølging) med deltakelse fra NAV og HR Aktuelt å prøve jobb i andre virksomheter i VFK? Sjekke stillingstorget Utprøving vellykket? /nei Nei Situasjonen er avklart Nei Aktuell stilling ledig? Kontakte HRseksjonen Veileder Tilrettelegging for ansatte Side 8