Medarbeidersamtaler ved Høgskolen i Molde

Transkript

1 Medarbeidersamtaler ved Høgskolen i Molde Medarbeidersamtalen (jf Statens Personalhåndbok 1 ) Arbeidsgiveransvaret ivaretas gjennom daglig utøvelse av lederfunksjonen. Systematiske, fortrolige medarbeidersamtaler er et særlig viktig redskap for ledere og medarbeidere ved at slike samtaler kan sikre bl a: - oppfølging - samsvar mellom arbeidsoppgaver og planer og avklaring av forventninger - systematiske innspill til forbedringsarbeidet i enheten - kompetansetiltak - arbeidsmiljøforhold Årlig samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling (jf HTA 3 pkt 5) 2 Samtalene skal bidra til likelønn mellom kjønnene. Av praktiske årsaker er samtalen knyttet til medarbeidersamtalen, jf lokal lønnspolitikk 3. Arbeidstakere bør ha slike samtaler minimum en gang i året. Ansvar og gjennomføring Medarbeidersamtalene har følgende prosedyre: 1. Invitasjon/Avtale om samtale 2. Forberedelse, 3. gjennomføring med utarbeidelse av tiltaksplan og 4. leders samlede rapportering av tilstand til overordnet (anonymisert). Leder har ansvar for at medarbeidersamtaler blir avtalt og gjennomført. Tid og nøytralt sted avtales en til to uker før samtalen finner sted, og lederen sørger for at medarbeideren får tilgang til/oversendt nødvendige dokumenter til forberedelse (foreliggende skriv med vedlegg 1 og 2). Det bør avtales en tidsramme på inntil to timer for samtalen. Samtalene gjennomføres årlig, primært innen utgangen av september, for at eventuelle økonomiske behov til for eksempel kompetanseutvikling skal komme tidlig inn i budsjettprosessen. Tiltakene som en blir enig om i løpet av samtalen nedfelles i tiltaksplan tilsvarende mal (vedlegg 1). Som hjelp til forberedelse og gjennomføring av samtalen er det utviklet et sett med spørsmål under hvert hovedpunkt som en kan/bør komme innom (vedlegg 2). Lederen rapporterer resultatet til sin overordende etter at siste samtale er gjennomført på følgende måte: - antall gjennomførte samtaler - i hvilken tidsperiode er de gjennomført - vesentlige funn/tilbakemeldinger/tiltak ift hovedpunkt listet ovenfor - eventuelle forslag til endring av samtaleopplegget Dokumentasjon Samtalen bygger på fortrolighet og tillit. Dokumentasjon i sammenheng med samtalen skal behandles konfidensielt, hvis ikke annet avtales. Aktuelle tiltak nedfelles i eget skjema som signeres og hver av samtalepartene beholder et eksemplar. Når ledelsesforholdet mellom en leder og medarbeider opphører, skal dokumentasjonen fra medarbeidersamtaler mellom disse makuleres juni2005-nr-62-om-arbeidervern-og-arbeidsmiljo-arbeidstid-og-stillingsvern-mv/#SPH /73Fellesbestemmelsene/733-3-Innplassering-pa-lonnsplan-og-opprykk/#SPH Side 1 av 5

2 Vedlegg 1. Utarbeidelse av tiltaksplan Medarbeidersamtale ved Høgskolen i Molde den mellom og (navn) (navn) (signatur) (signatur) Hva vi ble enige om Tidsfrist Ansvar Side 2 av 5

3 Vedlegg 2. Forberedelse / gjennomføring Oppfølging (av/siden forrige samtale) Momenter / problemstillinger Tiltak Hvilke tiltak ble vi enige om å arbeide med ved forrige samtale? Har vi oppnådd disse tiltakene ev hvorfor ikke? Hvordan kan vi eventuelt følge opp tiltakene videre i neste periode? Hva synes du om dine prestasjoner i perioden (ev ift arbeidsplan)? Hva ble bra og hvorfor? Er det noe du kunne ha gjort annerledes? Hvordan har tilbakemelding fra leder på utført arbeid, innsats og resultater vært siden sist? Hva kunne din nærmeste overordnede ha gjort for å hjelpe deg til å nå målene på en bedre måte? Samsvar mellom arbeidsoppgaver og planer og avklaring av forventninger Hvordan oppfatter du målene for denne enheten/avdelingen? Hva er målene for ditt arbeid? Er de klare og prioriterte? Hvilke konkrete arbeidsmål ift f eks arbeidsplan/fou og/eller administrative oppgaver bør avtales for neste periode? Er det oppgaver du har som kan delegeres/rasjonaliseres/tas bort, ev hvilke? Er det nye oppgaver som du kan/bør utføre, ev hvilke? Hvordan er dine muligheter/ditt behov for faglige innspill, råd og veiledning i jobben? Kan kvaliteten endres, og er det i så fall riktig å gjøre det? Hvordan viser du serviceinnstilling overfor studenter, kollegaer og publikum? Momenter / problemstillinger Tiltak Side 3 av 5

4 Systematiske innspill til forbedringsarbeidet i enheten Momenter / problemstillinger Tiltak Hvordan synes du enheten/fagmiljøet fungerer i forhold til å løse sine oppgaver? Er det andre enn din leder som kan pålegge deg oppgaver/be om tjenester og føles dette eventuelt som et problem for deg? Er det lett eller vanskelig å planlegge arbeidsdagen/uken? Hva gjør det lett eller vanskelig? Hvordan er arbeidsfordelingen for deg daglig/i perioder? Har du ønsker om/behov for endret tilrettelegging av arbeidssituasjonen din, f eks redusert arbeidstid eller spesielle hjelpemidler? Er det forhold som virker forstyrrende for det arbeidet du/enheten/fagmiljøet skal utføre? Er arbeidsoppgavene som du utfører allsidige/ensidige? Er det systemer og rutiner som bør endres? Kompetansetiltak (Lærings- og utviklingsbehov) Momenter / problemstillinger Tiltak Hvordan kan du bidra aktivt til forbedring, fornyelse og omstilling? Er det områder (f eks forskning, undervisning eller administrative oppgaver) du ønsker å oppdatere/utvikle deg på (ev ut over fag)? Er interessen og muligheten for å lære av hverandre og hjelpe hverandre stor i enheten? Er det behov for mer veiledning fra lederen din? Side 4 av 5

5 Arbeidsmiljøforhold (Samarbeid, trivsel og ledelse) Momenter / problemstillinger Tiltak Hvordan opplever du samarbeidet ved egen/med andre enhet(er)/i fagmiljø? Er det noen du burde samarbeide mer med for å forbedre arbeidssituasjonen? Får/gir du tilstrekkelig informasjon? Hvordan opplever du det sosiale miljøet ved enheten/fagmiljøet? Opplever du mobbing på arbeidsplassen? Er det forhold som gir uheldig samarbeidsmiljø (avbrudd, uklarheter, støy, konflikter, arbeidsmengde, raske endringer, usikkerhet om fremtiden)? Har du ev forslag som kan minske eller fjerne ulempene? Får du tilstrekkelig tilbakemelding og veiledning om hvordan du fungerer i arbeidssituasjonen? Gir du selv tilbakemelding til leder om din oppfatning av ledelsesutøvelsen? Er det forhold som vanskeliggjør samarbeidet mellom deg og din leder? Er det noe du, leder, enheten eller virksomheten bør arbeide videre med? Opplever du dilemmaer og utfordringer ift lojalitet? Andre aktuelle tema Momenter / problemstillinger Tiltak Ser du for deg at du jobber hos oss om 3-5 år? Hva skal ev til? Er du fornøyd med din lønn? Er det andre forhold som har betydning for deg i arbeidssituasjonen, og som du ønsker å ta opp? Side 5 av 5