Den nødvendige samtalen

Transkript

1 v/ Karin Ask-Henriksen personaldirektør NSH konferanse 19. april 2007 Hvordan løse konflikter? En godt eksempel og en god oppskrift på konflikthåndtering Den nødvendige samtalen forberedelse gjennomføring dokumentasjon

2 Økende tendens av personalsaker ved sykehuset de siste årene Medarbeidere som fungerer uakseptabelt dårlig i sine stillinger, i arbeidsmiljøet og eller i samspillet med øvrige medarbeidere Eksempler på konkrete saker Konfliktdisponert atferd Utilfredsstillende arbeidsmoral Alkohol og stoffproblemer Sykdomsrelaterte problemer Arbeidsytelse under minstekrav 2

3 Resultatet av disse sakene har vært Endring av oppgaver innen samme arbeidsplass Endring av arbeidssted/ omplassering Tilrettevising/skriftlig advarsel Oppsigelse fra arbeidstakers side, ofte med sluttavtale Oppsigelse fra arbeidsgivers side Avskjed 3

4 Hvorfor en økende tendens hos oss Erkjennelse av at det eksisterer motsetningsforhold som igjen kan skape konflikter Trange økonomiske rammer og stadig krav til effektivisering om omstillinger har gjort våre ledere mer bevisst på hva som kan aksepteres av kvalitet på jobbutførelse, personlig atferd og oppførsel på arbeidsplassen 4

5 Hva oppdaget vi Personalavdelingen ble kontaktet for hjelp Sakene hastet plutselig veldig!! Sakene var ofte gamle og hadde utviklet seg over mange år. Dokumentasjonen var ofte svært mangelfull og dårlig. Mange lederne satt med en oppfatning av at det ikke gikk an å gjøre noe med ansatte i offentlig sektor 5

6 Konklusjon Vi ønsket å tydeliggjøre ledernes rolle og ansvar i personalsaker og har startet med å sette fokus på Den nødvendige samtalen Forberedelse, gjennomføring og dokumentasjon. 6

7 Min påstand er: Det er er ikke umulig å gjøre endringer i et arbeidsforhold i form av: - Endring av oppgaver, omplassering, advarsel, oppsigelse eller avskjed Hvis man som leder har gjort det nødvendige forarbeidet og kan dokumentere dette. 7

8 Arbeidsgivers styringsrett Retten til å lede, fordele og kontrollere arbeidet og til å ansette og si opp arbeidstakere. Bestemme hvem som skal gjøre hva, når og hvordan. Normalt kan vi kreve: - Arbeidsfør ved arbeidstidens start - Krav til arbeidsprestasjon,(kvantitet, tempo,engasjement, kvalitet og krav om forbedringer ) - Fleksibilitet ta et tak der det trengs - Utføre overtidsarbeid - Deltagelse på seminar med overnatting - Overholde lojalitetsplikten - Overholde arbeidsreglementets bestemmelser 8

9 Arbeidstakers lojalitetsplikt innebærer normalt Utføre arbeidet pliktoppfyllende og påpasselig Avstå fra handlinger som ikke er i samsvar med arbeidsgivers interesser Fremme arbeidsgivers interesser fremfor sine egne hvis det oppstår eller kan oppstå interessekonflikt Følge vanlige normer for sømmelig og korrekt opptreden Opptre normalt høflig og vise tilbørlig respekt overfor overordnede, kollegaer og underordnede 9

10 Hva er leders ansvar Utøve aktiv problemløsning bidra til at den ansatte skal forbedre seg Må ta stilling til: - når det skal gripes inn - hva som skal gjøres - hvordan det skal gjøres Finne fram til tiltak Gjennomføre tiltakene Ivareta saksbehandlingen 10

11 Forberedelse til samtalen Møteinnkalling Sendes hjem (rekommandert) eller leveres personlig. (unntas fra offentlighet i.h.h.t Off.lovens 5a1.ledd og forv.lovens 13 1.ledd nr.1) Innkallingen skal angi : - Dato og klokkeslett for samtale - Hvor samtalen finner sted - Hvem som skal delta fra arbeidsgiver - Hva saken gjelder (arbeidsprestasjoner, atferd etc. ) - Formålet med samtalen ( arbeidstakers redegjørelse - vurdere konsekvenser ) - Muligheten for å ha med tillitsvalgt eller annen rådgiver i møtet. 11

12 I forkant av samtalen skal du som leder Samle inn og strukturere fakta, ( krav til skriftlighet ) Forberede samtalen godt : - innledning - tema - hvor vil jeg, tydelig budskap - resultat Forberede deg på motargumentasjon Forberede deg på ulike reaksjoner - utenomsnakk og bortforklaringer - taushet/ total avvisning - sinne /utskjelling - fortvilelse/gråt 12

13 Gjennomføring av samtalen Sørg for rolige omgivelser - slå av telefonen Bakgrunn for samtalen - arbeidsprestasjoner, atferd Hjelpemidler: dokumenterbare fakta Hensikten med samtalen - vise omsorg, bekymring, ansvarlighet Oppgi at det vil bli skrevet referat fra møtet Medarbeider behandles med høflighet og respekt. - vær lyttende og ikke avbryt 13

14 Nøkkeltips Hold fokus på formålet med møtet Prøv å få en felles virkelighetsoppfatning av problemet Involver medarbeideren m.h.t hvilke tiltak som iverksettes Få fram konsekvenser dersom arbeidstaker viser seg negativ Noter stikkord i møtet Skriv referat med en gang og la arbeidstaker skrive under på at opplysningene som fremkommer i referatet er korrekt gjengitt. 14

15 Referatet skal inneholde Dato/tidspunkt: Sted: Tilstede: fornavn etternavn, funksjon Bakgrunnen for møte: Samme som i innkallingen Opplysninger som fremkom i møtet : Arbeidsgivers vurdering/arbeidstakers vurdering Konklusjon: Hva skjer videre Underskrift Arbeidsgiver og arbeidstaker 15

16 Eksempel på tiltak som kan iverksettes ( avhengig av årsak ) Generell veiledning og oppfølging Intern /ekstern opplæring Avtale om kvalitetsnivå leveringsfrister Avtale om medarbeiderens arbeidsoppgaver Skriftlig enighet om oppførsel og atferd I alvorlige tilfelle vurdere skriftlig advarsel, oppsigelse, avskjed. 16

17 Skriftlig advarsel Brukes i utgangspunktet hvis arbeidstaker selv visste eller burde vite at det han/hun gjorde innebar mislighold av arbeidsavtale eller brudd på arbeidsreglement. Vil styrke en evt. senere oppsigelsessak Skal oppbevares i personalmappen. Kan avtale at en advarsel gjelder for en tidsavgrenset periode 17

18 Eksempel: Unntatt offentlighet i.h.h.t Off.lovens 5a1.ledd og forv.lovens 13 1.ledd nr. 1 Advarsel Du meddeles med dette en skriftlig advarsel. Bakgrunnen for dette er :. Dersom du på nytt skulle gjøre deg skyldig i tilsvarende klandreverdige forhold vil dette kunne få konsekvenser for ditt fremtidige ansettelsesforhold ved sykehuset, i form av oppsigelse eller avskjed. Advarselen vil bli lagt i din personalmappe. Dato: Underskrift arbeidsgiver Underskrift arbeidstaker 18

19 Oppsigelse Oppsigelse fra arbeidsgiver ( adm.direktør personaldirektør) Sakelig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. ( mislighold / pliktbrudd av arbeidsavtale - Spesielle formkrav må følges ) Avskjed (adm.direktør /personaldirektør) Sakelig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. ( vesentlig mislighold / grovt pliktbrudd av arbeidsavtale - Spesielle formkrav må følges ) 19

20 Dokumentasjon fra samtaler/ møter All dokumentasjon ( referater, notater, advarsler ) som vedgår arbeidstakers ansettelsesforhold skal ligge i vedkommendes personalmappe. Dette gjelder ikke arbeidsgivers egne arbeidsnotater. 20

21 Opplæring - ledertrening Gjennomgang av tema på ledersamling, fast innslag på obligatorisk lederskole Praktiske case og trening på bl. annet gjennomføring av den nødvendige samtalen Lykke til i din organisasjon! 21